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Im Unterdialog [Meldung] ist - je nach ausgewählter Periodenart - das deutsche Formular38 für die Voranmeldung bzw. die Jahreserklärung (inkl. Anlage UR) sichtbar. In diesem Dialog werden stets Meldungen von einzelnen Gesellschaften betrachtet. Die Erläuterung der Meldungsstruktur innerhalb eines Organkreises erfolgt im Dialog [Meldung Organkreis].
Manuelle Meldungserstellung ohne Steuerkennzeichen-Mapping
In den Stammdaten erfolgte die Einstellung, ob eine Gesellschaft die Meldedaten über SAP-Reports importiert oder ob diese manuell in das Meldeformular eingepflegt werden. Wurde dabei die manuelle Eingabe ausgewählt, so unterscheidet sich der Meldedialog dahingehend, dass die Bemessungsgrundlagebeträge und Steuerbeträge unmittelbar in das Formular eingetragen werden können. Die Bestätigung der Werte erfolgt anschließend über [Speichern ]. Sind manuelle Anpassungen erforderlich, so können die bereits vorhandenen Werte in den Meldezeilen überschrieben werden.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, trotz manueller Meldungserstellung eine Zuordnung der Steuerkennzeichen vorzunehmen. Diese Aktivierung erfolgt ebenfalls über Stammdaten und setzt angelegte Steuerkennzeichen für die ausgewählte Periode voraus. Zum Befüllen des Meldeformulars können die gewünschten Felder über das [Pluszeichen] aufgeklappt werden.
Über das aufgeklappte Feld kann nun das zugehörige Steuerkennzeichen ausgewählt werden und die Eingabe des zu meldenden Wertes erfolgen.
Sind in einer Formularzeile die Felder Bemessungsgrundlage und Steuer vorhanden, kann nur eines der beiden Felder befüllt werden. Das VAT@GTC berechnet den dazugehörigen Wert automatisch nachdem [Speichern ] gedrückt worden ist. Bei Felder, die in einer Abhängigkeit miteinander stehen, kann ebenfalls nur eine Feldposition aufgefüllt werden, da die korrespondierende Feldposition automatisch angepasst wird, sofern das Formular aktualisiert wird.
Sind die Meldezeilen vollständig aufgefüllt worden, so kann die Meldung geschlossen werden.
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| Es wird empfohlen, vor dem Schließen der Meldung die eingetragenen Werte erneut sorgfältig abzugleichen, da bei einer manuellen Eingabe keine Abstimmungen zur Verfügung stehen und eine weitergehende automatisierte Plausibilitätsprüfung nicht möglich ist. |
Meldungserstellung via Import
Bei der Meldungserstellung via Import werden die Meldedaten automatisch in das Voranmeldungsformular eingetragen. Voraussetzung hierfür ist, dass zuvor ein Datenimport durchgeführt wurde und dass das Steuerkennzeichen-Mapping in den Stammdaten korrekt hinterlegt ist.
Die Felder die mit einem [Pluszeichen] gekennzeichnet sind, können aufgeklappt werden. Beim Aufklappen
erscheinen folgende Spalten:
Kennung
Die Kennung setzt sich aus der Angabe des Steuerkennzeichens, der Steuerkennzeichenart und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Ist die fortlaufende Nummer eine [0], so bedeutet dies, dass der Wert aus der Importdatei RFUMSV00 entstammt, wie sich auch dem Kommentarfeld entnehmen lässt.
BuKr
Angabe der Buchungskreisnummer, welcher der Meldungswert zugewiesen ist. Falls eine Gesellschaft mehrere Buchungskreise besitzt, setzen sich die Meldungswerte aus Daten mehrerer Buchungskreise zusammen.
Wert
Höhe der Bemessungsgrundlage oder des Steuerbetrages in Abhängigkeit davon, ob ein Bemessungsgrundlagefeld oder ein Steuerfeld betrachtet wird. Negativbeträge werden mit einem vorangestellten Minus gekennzeichnet.
Kommentare
Im Kommentarfeld wird erläutert, woher die Einzelposition stammt, die Teil des Meldungswertes ist. Der Kommentar wird bei automatischen Einträgen vom System vergeben, z. B. wird der Ersteintrag (fortlaufende Nummer = „0“) standardmäßig mit dem Text [Import Report V00] hinterlegt.
Nach dem Import kann die Durchführung der Abstimmungen gestartet werden. Sind die Abstimmungen erfolgreich durchführt worden, so kann die Meldung geschlossen werden.
Manuelle Meldungserstellung ohne Steuerkennzeichen-Mapping
Da die Eingabe der Steuerbeträge in das Formular manuell erfolgt ist, können manuelle Anpassungen einfach getätigt werden, indem die bereits eingetragenen Steuerbeträge überschrieben und über [Speichern 
] bestätigt werden.
Manuelle Meldungserstellung mit Steuerkennzeichen-Mapping und Meldungserstellung via Import
Um manuelle Anpassungen vornehmen zu können, muss zunächst das [Pluszeichen
in der gewünschten Meldezeile aufgeklappt werden.
Daraufhin erscheint der Änderungsmodus, in dem das Steuerkennzeichen und die Steuerkennzeichenart ausgewählt werden können. Der Buchungskreis ist nur dann frei wählbar, wenn eine Gesellschaft mehrere Buchungskreise besitzt, andernfalls ist eine Änderung nicht möglich. Bei der Eingabe der Steuerbeträge ist darauf zu achten, dass Werterhöhungen ohne Vorzeichen und Wertminderungen mit einem vorangestellten Minuszeichen einzutragen sind. Das Kommentarfeld sollte dafür genutzt werden, den Grund der Änderung zu dokumentieren. Der eingetragene Test muss aus
mindestens fünf Zeichen bestehen. Eine detaillierte und zutreffende Beschreibung (evtl. auch Verweis auf eine unternehmensinterne Prozessnummer) ist notwendig, damit die Änderung - auch von anderen Benutzern - nachvollzogen werden kann. Über [Anlegen
] wird die manuelle Änderung in das Meldefeld eingetragen. Die Änderung erscheint nun als neue Zeile über dem Eingabefeld. In der Kennung wird dabei automatisch eine fortlaufende Nummer vom VAT@GTC vergeben.
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| In einigen Formularzeilen kann entweder das Bemessungsgrundlagefeld oder das Steuerfeld befüllt werden. Dies ist davon abhängig, welche Einstellung in den Stammdaten für die automatische Korrektur vorgenommen worden |
Erfolgt eine automatische Korrektur der Steuer, so | Erfolgt eine automatische Korrektur der Bemes- |
Grundsätzlich gilt, dass Änderungen vom VAT@GTC in eine Änderungshistorie geschrieben werden. Daher können einmal durchgeführte Änderungen nicht gelöscht, sondern lediglich durch [Gegenbuchungen 
] ausgeglichen werden. Die erstellte Gegenbuchung muss über [Anlegen 
] bestätigt werden. Zusätzlich besteht
die Möglichkeit, über die [Büroklammer 
] den manuellen Änderungen 
Kommentare zu hinterlegen oder auch Dateien anzuhängen. Über das [InfoSymbol 
] kann per MouseOver eingesehen werden, welcher Benutzer wann eine Änderung vorgenommen hat.
Sind Änderungen
vorgenommen
worden, erscheint eine Fehlermeldung im oberen Bereich des Dialogs, die besagt, dass eine Aktualisierung notwendig ist, damit eine korrekte Darstellung aller vorgenommenen Änderungen gewährleistet wird. Dies wird erreicht, indem der Dialog [Meldung] betätigt und neu geladen wird.
Gründe für manuelle Anpassungen
Trotz Abstimmungen kann es dazu kommen, dass manuelle Anpassungen vorgenommen werden müssen. Aus welchem Grund manuelle Anpassungen erforderlich werden können, wird nachfolgend beschrieben.
Ursache 1: Richtiges Steuerkennzeichen, jedoch mit falschem Betrag, wobei das Verhältnis von Bemessungsgrundlage und Steuer stimmig ist.
Buchhalterisch kann dies durch eine manuelle Fehleingabe in der Buchung mit SAP vorkommen. Beispielweise wird eine Eingangsrechnung anstatt mit 100 € versehentlich mit 1.000 € aber mit dem richtigen Steuerkennzeichen in SAP verbucht. Folglich wird diese Fehlbuchung in die Reports [RFUMSV00] sowie [RFBILA] übertragen und kann daher durch die Abstimmungen nicht identifiziert werden. Wird diese Fehlbuchung per Stichprobe entdeckt, so muss eine manuelle Anpassung in der Meldung vorgenommen werden. In diesem Beispiel wird hier die Korrekturbuchung i. H. v. - 900 € im entsprechenden Feld vorgenommen und über [Anlegen ] bestätigt. Durch das Anlegen wird der 
Wert in Summe verrechnet (i. E. 100 €) und die Steuer (von 190 € auf 19 €) dementsprechend neu angepasst.
Ursache 2: Richtiger Betrag, jedoch mit falschem Steuerkennzeichen, wobei das Verhältnis von Bemessungsgrundlage und Steuer stimmig ist
Buchhalterisch kann dies durch die Auswahl eines falschen Steuerkennzeichens erfolgen, wenn die Buchung eines Wertes manuell ohne ein fest hinterlegtes Konto erfolgte.
Um eine Änderung des Steuerkennzeichens vornehmen zu können, muss zunächst eine Ausbuchung des importierten Betrags erfolgen, da bei importierten Werten keine [Gegenbuchung 
] verfügbar ist. Wichtig bei der Ausbuchung ist, dass in der Dropdown-Liste dasselbe Steuerkennzeichen ausgewählt wird, wie in der importierten Zeile (in diesem Fall I6), die korrigiert werden soll43. In das Eingabefeld muss der Betrag mit umgekehrten Vorzeichen eingetragen und über [Anlegen ] bestätigt werden.
Ist der Eintrag erfolgt, so wird er in der darunterliegenden Zeile angezeigt. Nun kann der Betrag mit dem richtigen Steuerkennzeichen erneut eingebucht werden.
Ursache 3: Nachträgliche Buchung
Aufgrund von nachträglich gestellten Rechnungen kann es dazu kommen, dass Buchungen in einer nicht zugehörigen Periode erfasst werden. Um eine nachträgliche Buchung anlegen zu können, muss zunächst die entsprechende Formularzeile ausgewählt und über das Pluszeichen aufgeklappt werden. Nun kann wie oben beschrieben eine manuelle Anpassung getätigt werden.