Updates seit der Jahresversion

Version 23.03

Dateigröße von hochzuladenden Dateien

Aus Sicherheitsgründen wird die Dateigröße beim Upload beschränkt. Dies gilt für alle Arten von Datei Uploads ins VAT@GTC. Dabei wird zwischen Daten Importen und Dateianhängen unterschieden. Die jeweils zulässige Dateigröße kann unter [Einstellungen] → [Administration] eingesehen werden. Falls die zulässige Größe nicht ausreicht oder verringert werden soll, hilft der vat-support gerne weiter.

Zugelassene Dateiendungen

Zusätzlich zu den bisher zugelassenen Dateiendungen ist auch das Dateiformat .msg für E-Mail-Dateien erlaubt. Erlaubt sind nun die folgenden Dateiendungen: PDF, RTF, TEXT, CSV, DOCX. XLSX, ODS, ODT, GIF, PNG, JPEG ,TIFF, MSG.

Jahresversion 23.0

Steuerkennzeichen

Steuerkennzeichen Mapping mit abzugsfähiger und nicht abzugsfähige Steuer

Abhängig vom Meldungsfeld, auf welches ein Steuerkennzeichen gemappt wird, kann es sein, dass unterschiedliche Werte eingetragen werden müssen. In den meisten Fällen wird lediglich zwischen Bemessungsgrundlage und Steuer unterschieden. In einigen Fällen muss jedoch explizit die abzugsfähige Steuer, oder auch die nicht abzugsfähige Steuer eingetragen werden. Daher wird für das Mapping nun die zusätzliche Spalte Importwert befüllt.

Je nachdem, auf welches Feld bzw. welchen Feldtypen gemappt wird, steht eine unterschiedliche Menge an Import-Typen zur Auswahl:

Für die Validierung des Steuerkennzeichen Mappings wurde zudem eine weitere Prüfung hinzugefügt, die darauf schaut, ob der Feldtyp des gemappten Feldes mit dem Import-Typ kompatibel ist.

Import von abzugsfähiger und nicht abzugsfähiger Steuer

Die Information Import-Typ aus dem Steuerkennzeichen Mapping wird verwendet, um beim Import der Meldewerte zu entscheiden, ob die Bemessungsgrundlage, die volle , die abzugsfähige oder die nicht abzugsfähige Steuer verwendet wird. Der Haken "StKz ist begrenzt abzugsfähig" im Steuerkennzeichen ist nicht mehr vorhanden

Bei Brutto-Feldern (Relevant für Belgien) wird zusätzlich die Spalte "Typ" angezeigt. Bei Brutto-Feldern kann nicht nur die Bemessungsgrundlage, sondern auch die Steuer auf ein Feld gemappt werden. Dabei werden beide Werte getrennt eingetragen. Um zu unterscheiden, ob es sich um die Bemessungsgrundlage, oder die Steuer handelt, wird der Typ mit angegeben. Es gibt folgende Typen:

Anpassungen mit abzugsfähiger und nicht abzugsfähiger Steuer

Bei manuellen Anpassungen auf ein Steuerkennzeichen mit mehreren Mappings, von denen mindestens eines mit abzugsfähiger bzw. nicht abzugsfähiger Steuer gemappt ist, werden die Anpassungen über die Mappings, bei denen der anzupassende Wert nicht errechnet werden kann, nicht automatisch durchgeführt. Bisher wurde bei der Berechnung der manuellen Anpassungen bei einem Mapping der abzugsfähigen Steuer immer vom vollständigen Steuerwert ausgegangen. 

Dadurch können alle Anpassungen sauber über das richtige Mapping abgebildet werden. Bei der Anpassung auf ein Mapping mit Bemessungsgrundlage bzw. voller Steuer wird der Gegenwert berechnet. Felder, auf denen abzugsfähige Steuer oder nicht abzugsfähige Steuer gemappt ist mit diesem Steuerkennzeichen, bleiben zu diesem Zeitpunkt unverändert. Hier kann im Anschluss der korrekte Wert für dieses Mapping eingetragen und hinzugefügt werden. Dieser Wert wird im Umkehrschluss auch nicht auf die Bemessungsgrundlage oder die volle Steuer hochgerechnet. 

Es müssen in diesem Fall also bis zu 3 Anpassungen gemacht werden:

• Es existiert mindestens ein Mapping mit der BMG bzw. der vollen Steuer: Eine Anpassung der BMG oder der vollen Steuer muss durchgeführt werden und wird auf alle Felder, die mit diesem Steuerkennzeichen mit BMG oder voller Steuer gemappt sind, übertragen.
• Es existiert mindestens ein Mapping mit abzugsfähiger Steuer: Eine Anpassung der abzugsfähigen Steuer muss durchgeführt werden und wird auf alle Felder, die mit diesem Steuerkennzeichen mit abzugsfähiger Steuer gemappt sind, übertragen.
• Es existiert mindestens ein Mapping mit nicht abzugsfähiger Steuer: Eine Anpassung der nicht abzugsfähigen Steuer muss durchgeführt werden und wird auf alle Felder, die mit diesem Steuerkennzeichen mit nicht abzugsfähiger Steuer gemappt sind, übertragen.

Abstimmungsanpassungen werden immer nur auf die Bemessungsgrundlage und die volle Steuer übernommen, verbleibende Felder mit abzugsfähiger- bzw. nicht abzugsfähiger Steuer müssen manuell nachgetragen werden.

Wiedervorlagen werden ebenfalls nur auf die Bemessungsgrundlage und die volle Steuer übernommen. Bei Anpassungen mit abzugsfähiger- bzw. nicht abzugsfähiger Steuer wird keine Wiedervorlage erzeugt. Diese müssen manuell ergänzt werden.

Steuerschlüssel

Steuerkennzeichen müssen nicht mehr zweistellig sein, es können bis zu 20 Zeichen verwendet werden.

Reporte

Reporte über mehrere oder alle Gesellschaften

In allen Reporten, deren Inhalte über alle Gesellschaften ausgegeben werden und dazu die Gesellschaften in der ersten Spalte entweder in einer reinen Liste, oder in einem Organschaftsbaum dargestellt werden, sind die Informationen Gesellschaftsnummer und Gesellschaftsname nicht mehr in einer Spalte zusammen eingetragen, sondern je in einer eigenen Spalte. Betroffen sind:

• Meldewerte aller Gesellschaften nach Feldposition
• Meldewerte aller Gesellschaften nach Steuerkennzeichen
• Übersicht Vorauszahlung / Zahllast
• Monatsübersicht
• Finanzplanübersicht

Neue Umsatzsteuerverprobung

Die Umsatzsteuerverprobung ist jetzt im neuen Design umgesetzt, in dem auch die meisten anderen Reporte erstellt werden. Damit kann dieses Design auch durch das Designtemplate modifiziert werden.

Zudem gibt es in der neuen Version in eine eigene Spalte für jedes Steuerkennzeichen, nicht mehr nur für jedes Feld. Die Steuerkennzeichen werden den Feldern zugeordnet. Zudem gibt es weiterhin für jedes Feld auch eine Summenspalte, insofern mehr als ein Steuerkennzeichen gemappt wird. Damit wird die Funktionalität an der Stelle erweitert. Die Spalten mit den Steuerkennzeichen sind in Excel gruppiert, damit sie komfortabel aus und eingeblendet werden können.

Für jeden Kontentypen gibt es zudem eine fett gedruckte Summenzeile. Auch die Konten des selben Typen sind in Excel so gruppiert, dass sie komfortabel ein und ausgeblendet werden können, um zwischen einer übersichtlicheren und einer detaillierten Ansicht der Verprobung wechseln zu können. 

Nach dem Abruf des Reports sind die Spalten mit den Steuerkennzeichen pro Feld und die Zeilen mit den einzelnen Konten ausgeblendet, sodass nur die Summe pro Feld und Kontotyp sichtbar ist. Diese Ansicht ist für den Beginn übersichtlicher. Anschließend kann je nach Bedarf gezielt eine einzelnes Feld oder ein Kontotyp ausgeklappt werden, um die Werte pro Steuerkennzeichen und Konto zu betrachten. Außerdem kann der komplette Report aufgeklappt werden, sodass alle Werte zu sehen sind.

Verbleiben in der Letzten Zeile bzw. letzten Spalte Abweichungen, die betrachtet werden sollten, dann sind diese nun gelb hinterlegt.

Ist der Meldezeitraum der Gesellschaft weder monatlich, noch quartärlich, wird zudem ein weiteres Tabellenblatt über den Meldezeitraum angeboten, wenn der Benutzer sich in der Meldeperiode befindet.

Abbruch der Reporterstellung

Während der Erstellung eines Reports kann die Erstellung dieses Reports über den Bereich Benachrichtigungen abgebrochen werden. Dazu ist eine Schaltfläche mit einem X vorhanden.

Nach der Erstellung eines Reports kann dieser über den Bereich Benachrichtigungen gelöscht werden, ohne dass er heruntergeladen werden muss. Dazu ist eine Schaltfläche mit einem Mülleimer-Symbol vorhanden.

Neuer Report: Wiedervorlagen des Jahres

In diesem Report werden alle Wiedervorlagen aller Gesellschaften ausgegeben, die im ausgewählten Jahr eine Rolle spielen und für die der Benutzer berechtigt ist. Das inkludiert sowohl Wiedervorlagen aus vorherigen Jahren, die erst im aktuellen Jahr eingebucht worden sind, als auch Wiedervorlagen die im ausgewählten Jahr angelegt wurden und entweder noch nicht, oder im Folgejahr verbucht werden. Folgende Spalten werden für jede Wiedervorlage befüllt:

Meldewerte aller Gesellschaften nach Steuerkennzeichen

Die Reporte "Meldewerte des Organkreises nach Steuerkennzeichen" und "Meldewerte aller Gesellschaften nach gemappten Steuerkennzeichen" wurden in den Report "Meldewerte aller Gesellschaften nach Steuerkennzeichen" vereint. Die Reporte haben sich inhaltlich sehr geähnelt und waren nur in Details unterschiedlich. Zudem ist der neue Report auch im Ausland abrufbar. Der Report erfasst alle Meldewerte der ausgewählten Periode über alle Gesellschaften. Es gibt ein Tabellenblatt pro Organkreis und ein Tabellenblatt mit allen Standalones. Zudem gibt es ein Tabellenblatt mit allen Gesellschaften. Eine Liste der Gesellschaften bzw. der Organschaftsbaum wird dabei den Steuerkennzeichen in einer Tabelle gegenüber gestellt, die nach den Meldungsfeldern sortiert sind.

Abstimmungen

Bei manuellen Meldern

Die Abstimmungen 10, 12 und 13 sind nun auch für manuelle Melder konfigurierbar und durchführbar.

Der Status der Abstimmungen bei manuellen Meldern werden im Status und in der Monatsübersicht auch angezeigt. Außerdem können Abstimmungen auch bei manuellen Meldern  auf zwingend gesetzt werden, sodass die Meldung erst geschlossen werden kann, wenn diese Abstimmungen den Status erfolgreich haben.

Wiedervorlagen aus Auto Abstimmung 1 (Rundungsdifferenzen): 

Unter [Stammdaten] → [Abstimmungen] kann pro Gesellschaft das Kästchen [Wiedervorlagen auf nicht zu buchen setzen] angehakt werden, Wenn dieses Kästchen angehakt ist, dann werden die Wiedervorlagen, die aus der automatischen Anpassung der Abstimmung 1 erfolgen, also derer Anpassungen unter dem ebenfalls in dieser Tabelle konfigurierbaren Toleranzlimit, automatisch auf nicht zu buchen gesetzt. Im Regelfall handelt es sich hier um Rundungsdifferenzen, die im ERP-System wahrscheinlich nicht nachgebucht werden.

Abstimmung 1: Abstimmung der Vorsteuer

Unter [Stammdaten] → [Abstimmungen] kann pro Gesellschaft ausgewählt werden, ob nur die Umsatzsteuerwerte in der Abstimmung 1 geprüft werden sollen, oder ob auch Vorsteuerwerte geprüft werden sollen. Standardmäßig ist der Haken in Deutschland gesetzt.

Sonstiges

Bearbeitung von Wiedervorlagen

Wiedervorlagen können nicht mehr in Perioden gebucht werden, die sich vor oder in der Periode befinden, in der die Wiedervorlage erstellt wurde. Auch in Jahreserklärungen können Wiedervorlagen nicht eingebucht werden.

Gegenbuchungen

Bei der Erstellung einer Gegenbuchung öffnet sich ein Pop-Up, dass alle Gegenbuchungen, die daraus entstehen aufzählt und nach einer Bestätigung dieses Vorgangs bittet. Gegenbuchungen wirken sich nicht nur auf das Feld selbst, sondern bspw. auch auf das korrespondierende Mapping der Bemessungsgrundlage bzw. Steuer, oder auf ein Mehrfachmapping aus. Im Pop-Up muss wie in der normalen Eingabemaske ein Kommentar geschrieben werden, der beim Speichern um die Information ergänzt wird, welcher Eintrag der Meldung gegengebucht worden ist.

Lizenzschlüssel

Für den Fall, dass eine Lizenz mit begrenzter Gesellschaftszahl hinterlegt ist, wird im Dialog Stammdaten → Home die Anzahl angelegter und die Anzahl maximaler Gesellschaften der aktuell ausgewählten Periode angezeigt. Wenn mindestens 90%, aber nicht 100% der Gesellschaften bereits vorhanden sind, gibt es bei der Anlage einer Gesellschaft eine Warnung, dass die maximale Anzahl der Gesellschaften bald erreicht ist. Für den Fall, dass das Gesellschaftslimit voll ausgeschöpft ist, wird die Anlage einer neuen Gesellschaft verhindert. Falls weitere Gesellschaften angelegt werden sollen, muss AMANA wegen einer Lizenzerweiterung angesprochen werden.

ZM-CSV-Import

Im Dialog Einstellungen → Schnittstellenkonfiguration kann für eine ZM-Import Schnittstelle mit dem Dateityp CSV-Datei nun konfiguriert werden, welches Trennzeichen in der CSV-Datei verwendet wird. Mögliche Trennzeichen sind das Komma, das Semikolon oder die Pipe ( ; , | ).

Buchungskreis

Beim Steuerkennzeichen-Import wurde die Option entfernt, weitere Buchungskreise der Gesellschaft anzulegen, wenn diese nicht vorhanden sind, da nur noch ein Buchungskreis pro Gesellschaft erlaubt wird. Wenn eine Gesellschaft mehrere Buchungskreise hat, so wird dies über Teilgesellschaften abgebildet. Nur für einen unterjährigen Wechsel de Buchungskreises ist dies in der Jahreserklärung erlaubt. Die Buchungskreise werden dabei aus den Voranmeldungen übernommen.

Dateianhänge

Aus Sicherheitsgründen wird die Menge an zugelassenen Dateitypen zum Upload als Dateianhang in das VAT@GTC beschränkt. Erlaubt sind die folgenden Dateiendungen: PDF, RTF, TEXT, CSV, DOCX. XLSX, ODS, ODT, GIF, PNG, JPEG ,TIFF.

Updates of the minor Version since the 2023 major version

Version 23.03

File size of files to be uploaded

For security reasons, the file size is limited when uploading. This applies to all types of file uploads to VAT@GTC. A distinction is made between data imports and file attachments. The permissible file size can be viewed under [Settings] → [Administration]. If the permissible size is not sufficient or should be reduced, vat-support will be happy to help.

Permitted file extensions

In addition to the previously permitted file extensions, the file format .msg is also permitted for e-mail files. The following file extensions are now permitted: PDF, RTF, TEXT, CSV, DOCX. XLSX, ODS, ODT, GIF, PNG, JPEG ,TIFF, MSG.

Major Version 23.0

Tax codes

Mapping of tax codes with deductible and non-deductible tax

Depending on the declaration field to which a tax code is mapped, different values may have to be entered. In most cases, a distinction is only made between base and tax. In some cases, however, the deductible tax, or even the non-deductible tax, must be entered explicitly.

Depending on which field or field type is mapped, a different set of import types is available for selection:

For the validation of the tax code mapping, another check has been added to see if the field type of the mapped field is compatible with the import type.

Import of deductible and non-deductible tax

The information import type from the tax code mapping is used to decide when importing the reporting values whether the assessment basis, full , deductible or non-deductible tax is used. The checkbox "Tax code is partly deductible" in the tax code itself is no longer available.

For gross fields (relevant for Belgium), the column "Type" is also displayed. For gross fields, not only the tax base but also the tax can be mapped to a field. In this case, both values are entered separately. In order to distinguish whether it is the tax base or the tax, the type is also indicated. The following types are available:

Adjustments with deductible and non-deductible tax

In the case of manual adjustments to a tax code with several mappings, at least one of which is mapped with deductible or non-deductible tax, the adjustments are not carried out automatically via the mappings for which the value to be adjusted cannot be calculated. Previously, the calculation of manual adjustments over a mapping of deductible tax was always based on the full tax value. 

This allows all adjustments to be mapped cleanly using the correct mapping. When adjusting to a mapping with Tax base or full tax, the other value is calculated. Fields on which deductible tax or non-deductible tax is mapped with this tax code remain unchanged at this point. The correct value for this mapping can then be entered and added here. Conversely, this value is not extrapolated to the Tax base or the full tax. 

In this case, up to 3 adjustments must be made:

• At least one mapping with the Tax base or full tax exists: An adjustment of the Tax base or full tax must be made and is transferred to all fields that are mapped with this tax code with Tax base or full tax.
• At least one mapping with deductible tax exists: An adjustment of the deductible tax must be performed and will be transferred to all fields mapped with this tax code with deductible tax.
• At least one mapping with non-deductible tax exists: An adjustment of the non-deductible tax must be performed and will be transferred to all fields mapped with this tax code with non-deductible tax.

Reconciliation adjustments are only ever transferred to the tax base and the full tax, remaining fields with deductible or non-deductible tax must be entered manually.

Resubmissions are also only transferred to the tax base and the full tax. For adjustments with deductible or non-deductible tax, no resubmission is generated. These must be added manually.

Tax code name

Tax codes no longer have to have two digits, up to 20 characters can be used.

Reports

Reports with several or all companies

In all reports whose contents are output for all companies and for which the companies are displayed in the first column either in a pure list or in a VAT group tree, the information unit number and unit name are no longer shown together in one column, but each in a separate column. Affected are:

• Reporting values of all companies by field position
• Reporting values of all companies by tax codes
• Overview prepayment / payable
• Month overview
• Finance plan overview

Vat validation

The VAT validation is now implemented in the new design in which most other reports are also created. This means that this design can also be modified by the design template.

In addition, the new version has a separate column for each tax code, not just for each field. The tax codes are assigned to the fields. In addition, there is still a totals column for each field if more than one tax code is mapped. This extends the functionality at this point. The columns with the tax codes are grouped in Excel so that they can be displayed and hidden conveniently.

There is also a bold totals row for each account type. The accounts of the same type are also grouped in Excel so that they can be conveniently shown and hidden in order to switch between a clearer and a detailed view of the validation.

After retrieving the report, the columns with the tax codes per field and the rows with the individual accounts are hidden so that only the total per field and account type is visible. This view is clearer to start with. Then, depending on the need, an individual field or account type can be specifically expanded to view the values per tax code and account. In addition, the entire report can be expanded so that all values can be seen.

If there are deviations in the last row or column that should be viewed, they are now highlighted in yellow.

If the reporting period of the company is neither monthly nor quarterly, another spreadsheet is offered on the reporting period if the user is in the reporting period.

Canceling the report creation

During the creation of a report, the creation of this report can be cancelled via the Notifications area. There is a button with an X for this purpose.

After a report has been created, it can be deleted via the Notifications area without having to download it. A button with a bin symbol is available for this purpose.

New report: Resubmissions of the year

This report shows all resubmissions of all companies that play a role in the selected year and for which the user is authorised. This includes both resubmissions from previous years that were just booked in the current year and resubmissions that were created in the selected year and are either not yet booked or will be booked in the following year. The following columns are filled in for each resubmission:

Reporting values of all companies by tax codes

The reports "Reporting values of all VAT group members per tax code" and "Reporting values of all companies by mapped tax codes" were combined in the report "Reporting values of all companies by tax codes". The reports were very similar in content and only differed in details. In addition, the new report is also available in other countries. The report records all reporting values of the selected period for all companies. There is a spreadsheet for each company group and a spreadsheet with all standalones. There is also a spreadsheet with all companies. A list of the companies or the tax group tree is shown in a table opposite the tax codes, which are sorted according to the declaration fields.

Reconciliations

Companies whose values are entered manually

Reconciliations 10, 12 and 13 can now also be configured and carried out for companies whose values are entered manually.

The status of reconciliations for manual declarants is also displayed in the status and in the month overview. In addition, reconciliations can also be set to mandatory for manual declarants, so that the declaration can only be closed when these reconciliations have the status successful.

Reconciliations

In [Master Data] → [Reconciliations], the box [Resubmissions to No booking] can be ticked for each company. If this box is ticked, then the resubmissions resulting from the automatic adjustment of reconciliation 1, i.e. those adjustments below the tolerance limit that can also be configured in this table, are automatically set to not to be posted. Usually, these are rounding differences that will probably not be adjusted in the ERP system.

Reconciliations

In [Master data] → [Reconciliations], you can select whether only the output VAT values should be checked in reconciliation 1 or whether input VAT values should also be checked. The check mark is set in Germany by default.

Other

Processing resubmissions

Resubmissions can no longer be posted in periods prior to the period in which the resubmission was created. Resubmissions cannot be posted in annual declarations either.

Offsetting entries

When creating an offsetting entry, a pop-up opens that lists all offsetting entries that result from this and asks for confirmation of this process. Offsetting entries not only affect the field itself, but also, for example, the corresponding mapping of the tax base or tax, or a multiple mapping. In the pop-up, as in the normal input mask, a comment must be written which, when saved, is supplemented by the information as to which entry of the declaration has been offset.

Licence Key

If a licence with a limited number of companies is stored, the number of created and the maximum number of companies for the currently selected period is displayed in the dialogue Master data → Home. If at least 90% but not 100% of the companies already exist, there is a warning when creating a company that the maximum number of companies will soon be reached. In the event that the company limit is fully exhausted, the creation of a new company is prevented. If more companies need to be created, AMANA must be contacted for a licence extension.

ESL CSV Import

In the dialogue Settings → Interface Configuration, you can now configure which separator is used in the CSV file for an ESL import interface with the file type CSV file. Possible separators are the comma, the semicolon or the pipe ( ; , | ).

Company Code

In the tax code import, the option to create further company codes of the company if they do not exist has been removed, as only one company code per company is now allowed. If a company has several company codes, this is reflected via companie subdivisions. This is only permitted in the annual declaration in case of a change of the company code during the year. In this case, the company codes are taken over from the preliminary declarations.

File attachments

For security reasons, the amount of permitted file types for uploading as file attachments to the VAT@GTC is limited. The following file extensions are permitted: PDF, RTF, TEXT, CSV, DOCX. XLSX, ODS, ODT, GIF, PNG, JPEG ,TIFF.