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Der Assistent für die SmartNotes Periodenverwaltung findet sich unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ und kann mit dem Unterpunkt „Perioden“ aufgerufen werden.

Der Assistent kann zum Anlegen neuer sowie zum Bearbeiten und Löschen bereits vorhandener Perioden genutzt werden. In der „Periodenübersicht“ werden alle bisher angelegten Perioden eines Dokumentes mit ihrem Namen dargestellt.

Perioden können in Beziehung zueinander stehen, so werden beispielsweise die Daten beim Fortschreiben [Vorrollen] des Dokumentes aus der aktuellen Periode in die hierarchisch untergeordnete Vergleichsperiode verschoben. Diese Beziehung der Perioden wird in der Periodenübersicht über die Reihenfolge der Auflistung und die Einrückung dargestellt: In Beziehung stehende Perioden werden untereinander aufgelistet, die Vorgängerperioden werden dabei eingerückt. Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen spielen u.a. innerhalb des Rundungsformulars oder, wie bereits zuvor erwähnt, bei der Fortschreibung eines Dokumentes eine wichtige Rolle.

Nach Selektion eines Periodennamens werden in den unteren Assistenzbereichen „Perioden Details“ sowie „Optionale Informationen“ weitere Detailinformationen zu der ausgewählten Periode angezeigt. Wenn die Verwaltung der Perioden abgeschlossen ist, kann der Assistent mit dem Button „Schließen“ verlassen werden.

Nach dem Erstellen einer neuen Periode kann diese über den Button „Zur Liste hinzufügen“ der Perioden-Liste hinzugefügt werden. Um getätigte Änderungen endgültig zu übernehmen, muss der „Speichern“ Button verwendet werden.

Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, den Assistenten für die Periodenverwaltung mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten.

Siehe „Hinweise zum Handbuch" für eine Erklärung der Buttons.

Zum Anlegen einer neuen Periode wird der Button „Neuen Eintrag anlegen" verwendet.

In den „Perioden Details“ können anschließend die Bezeichnung der neuen Periode, ggf. die vorhergehende Periode [Vorgängerperiode] und eine Beschreibung für die neue Periode angegeben werden. Die Angabe eines neuen Namens beziehungsweise einer neuen Bezeichnung ist eine Pflichtangabe. Wird kein neuer Name für die Periode angegeben, erscheint vor dem Textfeld ein Hinweis auf die fehlende Bezeichnung. Bei der Vergabe des Namens bestehen keine Einschränkungen in Bezug auf Sonderzeichen, die Länge muss zwischen 1 und 100 Zeichen betragen. Der technische Name wird automatisch von SmartNotes erstellt und kann nicht geändert werden, er wird daher ausgegraut dargestellt.

Im Bereich „Optionale Informationen“ werden das Start- und das Enddatum der Periode angegeben. Nur wenn die XBRL Funktionen in SmartNotes genutzt werden, müssen hier die Zeiträume definiert werden. Dazu kann die Kalenderfunktion genutzt werden. Alternativ können mit einem Linksklick auf den Tag beziehungsweise das Jahr diese direkt manuell angepasst werden.

Die Checkbox „Standardperiode" ermöglicht es, die neue Periode als Standardperiode zu definieren.

Zum Bearbeiten einer bereits angelegten Periode kann, nachdem diese mit einem Linksklick in der Periodenübersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann die gewünschte Periode auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Zum Anzeigen der detaillierten Informationen der Positionsdaten einer Periode kann, nachdem diese in den Bearbeitungsmodus versetzt wurde, der Button „Aktuelle Positionsdaten anzeigen“ verwendet werden.

Im anschließend erscheinenden Assistenten „Positionsansicht“ wird eine Liste mit den Angaben „Alias“, „Name“ und „Wert“ angezeigt. Diese Liste enthält alle Positionsdaten, die für die ausgewählte Periode zuletzt importiert wurden.

In der Spalte Alias werden die beim Import angelegten, eindeutigen Positionsnummern [z.B. Kontennummern oder Kontonummer#BA] angezeigt, in der Spalte „Name“ der zugehörige Name und in der Spalte „Wert“ der zugehörige Wert.

Die Positionsnummern spielen bei der Programmierung der Excel-Tabellen eine wichtige Rolle. Durch die Angabe einer Kontennummer in der Programmierungsspalte einer Excel-Datei kann der gewünschte Wert automatisch aus der SmartNotes-Datenbank eingefügt beziehungsweise für weitere Operationen verwendet werden. Im unteren Bereich des Assistenten wird die „Gesamtanzahl der hinterlegten Daten" für die ausgewählte Periode angegeben. Der Assistent „Positionsansicht“ dient der allgemeinen Übersicht der Daten in der Datenbank und stellt keine weiteren Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.

Zum Löschen der Periodenpositionen können diese mit dem Button „Alle Positionen in der ausgewählten Periode löschen" gelöscht werden.

Zum Löschen einer vorhandenen Periode kann diese in der Periodenübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Periode löschen“ muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ des Assistenten für die Periodenverwaltung ist nicht notwendig, die Änderung wird nach dem Schließen der Periodenverwaltung automatisch im SmartNotes Cockpit übernommen.

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The wizard for SmartNotes period management can be found under the menu item "Master data" and can be called up with the sub-item "Periods".

The assistant can be used to create new periods as well as to edit and delete existing ones. In the "Period overview", all previously created periods of a document are displayed with their names.

Periods can be related to each other, for example, the data is moved from the current period to the hierarchically subordinate comparison period when the document is updated [pre-roll]. This relationship of the periods is shown in the period overview via the order of listing and the indentation: Related periods are listed one below the other, with the predecessor periods indented. Predecessor-successor relationships play an important role, for example, within the Data View or, as already mentioned, when updating a document.

After selecting a period name, further detailed information on the selected period is displayed in the lower assistance areas "Periods Details" and "Optional Information". When the administration of the periods is completed, the assistant can be exited with the "Close" button.

After creating a new period, it can be added to the period list via the "Add to list" button. To finally apply changes made, the "Save" button must be used.

In order to discard changes before saving, it is sufficient to exit the period management assistant with the "Close" button and to answer the security question that appears afterwards with "No".

See„Notes on the Manual" for an explanation of the buttons.

To create a new period, the button "Create new entry" is used.

In the "Period Details", the name of the new period, if applicable the previous period [Preceding Period] and a description for the new period can be entered. The specification of a new name or a new description is mandatory. If no new name is given for the period, a note on the missing description appears in front of the text field. When assigning the name, there are no restrictions regarding special characters, the length must be between 1 and 100 characters. The technical name is automatically created by SmartNotes and cannot be changed, it is therefore displayed greyed out.

In the "Optional information" area, the start and end dates of the period are specified. Only if the XBRL functions in SmartNotes are used, the periods must be defined here. The calendar function can be used for this purpose. Alternatively, these can be adjusted manually by left-clicking on the day or the year.

The checkbox "Default period" allows you to define the new period as the default period.

To edit a period that has already been created, it can be selected in the period overview by left-clicking on it and then switching to the editing mode by clicking on the button "Edit selected entry". Alternatively, the desired period can also be switched to editing mode by double-clicking on it.

To view the detailed information of the position data of a period, the button "Show current position data" can be used after the period has been switched to the editing mode.

In the "Position view" wizard that then appears, a list with the information "Alias", "Name" and "Value" is displayed. This list contains all position data that were last imported for the selected period.

The unique position numbers [e.g. account numbers or account number#BA] created during the import are displayed in the column "Alias", the corresponding name in the column "Name" and the corresponding value in the column "Value".

The item numbers play an important role in the programming of the Excel tables. By entering an account number in the programming column of an Excel file, the desired value can be automatically inserted from the SmartNotes database or used for further operations. In the lower part of the wizard, the "total number of deposited data" for the selected period is indicated. The "Position View" wizard serves as a general overview of the data in the database and does not provide any further editing functions.

To delete the period positions, they can be deleted with the button "Delete all positions in the selected period".

To delete an existing period, it can be selected in the period overview and deleted with the button "Delete selected entry".

The deletion process must be confirmed again in the subsequent security query "Delete period". A further confirmation or saving via the button "Save" of the assistant for the period administration is not necessary, the change is automatically taken over in the SmartNotes Cockpit after closing the period administration.

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