Zielsetzung

Im Bereich der "Eigenen Reports" können sich GTC-Anwender, die die entsprechenden Berechtigungen besitzen, individuelle Reports zur Datenauswertung zusammenstellen. Beispiele dafür sind Kennzahlenanalysen oder komplexe Buchungsbelege. Diese individuellen Reports können sodann als "eigener Standard" hinterlegt und abgerufen werden.

Image Removed

Um einen "Eigenen Report" im GTC nutzen zu können, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

1. Report-Template erstellen inklusive der angepassten Auswertungen
2. Hochladen des Report-Templates im GTC
3. Ausführen des "Eigenen Reports"

Erstellen des Report-Templates 

Die Report-Templates basieren auf Excel. Daher muss als Erstes in Excel eine leere Arbeitsmappe geöffnet werden. Das Report-Template muss sich während der späteren Ausführung im GTC Informationen (Berechnungsdaten, Stammdaten) aus dem GTC laden können. Dazu wird ein Arbeitsblatt mit der Bezeichnung "config" in der Arbeitsmappe angelegt.

Es gibt 2 Varianten Informationen aus dem GTC zu laden:

1. Auslesen von bestehenden Standard-Reports ( "Steuer Reports")
2. Auslesen von Datenbankinhalten mit Hilfe von SQL-Abfragen

Erstellen auf Basis von "Steuer Reports"

Um auf bestehende Reports aufsetzen zu können, muss zuerst die technische ID des jeweiligen Reports ermittelt werden. Im Anschluss daran wird dieser in der Konfiguration des Report-Templates verwendet.

Ermitteln der IDs der zu verwendenden Steuer Reports

...

Objective

In the menu "Own Reports" users of the GTC who have the appropriate authorisations can compile individual reports for data evaluation. Examples are key figure analyses or complex posting documents. These individual reports can then be stored and marked as "own standard".

Image Added

In order to be able to use an "Own Report" in the GTC, the following steps must be carried out:

1. Create a report template including the customized reports and formulars
2. Uploading the report template in the GTC
3. Running the "Custom Report"

Creating the Report Template  

The report templates are based on Excel. Therefore, the first thing to do is to open an empty workbook in Excel. The report template must be able to load information (calculation data, master data) from the GTC during later execution in the GTC. For this purpose, a worksheet with the name "config" is created in the workbook.

There are 2 ways to load information from the GTC:

1. Read out existing standard reports ("Tax Reports")
2. Reading database contents with the help of SQL queries

Creation on the basis of "Tax Reports"

To be able to build on existing reports, the technical ID of the respective report must first be determined. This is then used in the configuration of the report template.

Determine the IDs of the tax reports to be used

1. Navigate to "Reports / Tax Reports"
2. Click on the "Columns" button in the header of the overview table
3. Click on "Change columns"
   
4.        "Click "ID" anklicken, um die to display the GTC-IDs der of the "Steuer Tax Reports" anzuzeigen
5.        Die ID des gewünschten Report kopieren  Copy the ID of the required report
   

Konfiguration im Report-Template

...

Configuration in the report template

...

1. Switch to the "config" wechseln
2. Zu verwendende Report-IDs in Spalte A eintragen
3. Bezeichnung des Ausgabe-Reports in Spalte B definieren
4. Optional: In Spalte C die auszuwertende Periodenart festlegen
   1. <leer> .. aktuell, ausgewählte Periode
   2. PRIOR .. Vorperiode, der aktuell ausgewählten Periode
   3. COMPARE .. angegebene Vergleichsperiode
   4. TRUEUP .. TrueUp-Periode, der aktuell ausgewählten Periode
   5. PRIORTRUEUP .. TrueUp-Periode, der Vorperiode, der aktuell ausgewählten Periode

Image Removed

1. worksheet
2. Enter the report IDs to be used in column A
3. Define the name of the output report in column B
4. Optional: Specify the period type to be evaluated in column C
   
   1. <empty> .. current, selected period
   2. PRIOR .. Previous period, the currently selected period
   3. COMPARE .. specified comparison period
   4. TRUEUP .. TrueUp period, the currently selected period
   5. PRIORTRUEUP .. TrueUp period, the previous period, the currently selected period

Image Added

Creation of the basis of SQL-SELECT-Statements

1. In das Tabellenblatt Switch to the "config" wechselnworksheet
2. Enter SELECT -Statement statement in Spalte column A eintragenBezeichnung des Ausgabe-Reports in Spalte B definieren
3. Define the name of the output report in column B
4. Optional: Wenn das SELECT-Statement mit dem If the SELECT statement has been defined with the "?" -Operator definiert wurde, können in den Spalten C ff. definiert werden, wodurch diese ersetzt werden sollen. Der Wert in Spalte C ersetzt somit das erste operator, the columns C ff. can be defined what to replace them with. The value in column C thus replaces the first "?", der Wert the value in Spalte D ersetzt das zweite column D replaces the second "?", uswand so on. (case sensitive)
   
   1. PERIODID .. aktuell current, ausgewählte Periodeselected period
   2. PERIODID_PRIOR .. Vorperiode, der aktuell ausgewählten Periode Prior period, the currently selected period
   3. COMPARE .. angegebene Vergleichsperiode specified comparison period
   4. PERIODID_CURRENT_TRUEUP .. TrueUp-Periode, der aktuell ausgewählten Periode TrueUp period, the currently selected period
   5. PERIODID_TRUEUP .. TrueUp-Periode, der Vorperiode, der aktuell ausgewählten Periode TrueUp period, the previous period, the currently selected period
   6. UNITID .. Unit-Id der aktuell ausgewählten Gesellschaft

Image Removed

Erstellte Templates ein erstes Mal hochladen 

Navigieren zu „Eigene Reports
1. 1.  Unit ID of the currently selected company

Image Added

Upload created templates for the first time  

1. Navigate to „Own Reports“                
2. Klick auf „Report anlegenClick on „create Report“               
            
3. Reportnamen vergeben
4. Klick auf "Report anlegen"Assign report names
5. Click on „create Report“  
    Image Modified
6. Auf "Datei auswählen" bzw. "Durchsuchen" klicken und das erstellte Template auswählen
7. Mit dem "+"-Symbol das Template hochladen
   Image Removed

Ein erstes Ausführen des Reports

Der Report kann in der Spalte "Report ausführen" erstellt werden und dann oben Rechts im "Report Repository" heruntergeladen werden.

Image Removed

Nach erfolgreichem Herunterladen wurden die zuvor definierten Tabellenblätter erstellt.

Integrieren von individuellen Auswertungen

Jetzt kann in Excel ein neues Blatt erstellt werden, wo die Daten aus dem GTC anschaulich dargestellt werden können.

Image Removed

Abschließendes Hochladen des Report-Templates

Wenn das Template mit der anschaulichen Darstellungsweise fertig ist, muss es noch einmal hochgeladen werden.

1. Erst auf das "Stift"-Symbol klicken
   Image Removed
2. Dann das alte Template löschen
   Image Removed
3. Jetzt das neue Template hochladen, indem auf "Datei auswählen" bzw. "Durchsuchen" geklickt und das erstellte Template auswählt wird
4. Mit dem "+"-Symbol das Template hochladen
   Image Removed
5. Eigener Report ist erfolgreich erstellt

Der eigene Report wird nun bei jeder Ausführung mit „frischen“ Daten in Kombination mit den gewählten Parametern befüllt. Durch die Verformelung des eigenen Tabellenblatts mit den GTC-Reports werden die aktualisierten Daten auf dem eigenen Tabellenblatt angezeigt.

Weitere Hinweise

Bei der Auswahl der Reports ist darauf zu achten, dass Reports aus verschiedenen Periodenarten nicht vermischt werden. So können beispielweise Reports aus Planungsperioden nicht in "Abschluss V3"-Perioden verwendet werden.
Bei der Verwendung von Einstellungsparameter wie Vergleichsperiode, Währung und Scope ist darauf zu achten, dass nicht zwingend alle verwendeten Reports diese Parameter unterstützen. Ob ein Report einen Parameter unterstützt, ist der Tabelle unter "Steuer Reports" zu entnehmen. 
1. Click on "Select file" or "Browse" and select the created template                                                                                                                         Image Added
2. Upload the template by using the "+"-symbol

A first execution of the report

The report can be created in the "Run Report" column and then downloaded from the "Report Repository" at the top right.

Image Added

After successful download, the previously defined spreadsheets were created.

Integration of individual evaluations

Now a new sheet can be created in Excel, where the data from the GTC can be displayed clearly.

Image Added

Final upload of the report template

When the template with the descriptive presentation is finished, it must be uploaded again.

1. Click on the "Pen" symbol first                                                                                                                                                                                Image Added
2. Then delete the old template                                                                                                                                                                                  Image Added
3. Now upload the new template by clicking on "Select file" or "Browse" and select the created template
4. Upload the template with the "+" symbol
   Image Added
5. Own report is successfully created

The own report is now filled with "fresh" data in combination with the selected parameters each time it is executed. By deforming the own spreadsheet with the GTC reports, the updated data is displayed on the own spreadsheet.

Further notes

1. When selecting the reports, make sure that reports from different period types are not mixed. For example, reports from planning periods cannot be used in "Closing V3" periods.
2. When using setting parameters such as comparison period, currency and scope, you should ensure that not all reports used necessarily support these parameters. The table under "Tax Reports" shows whether a report supports a parameter.                                

...

Editing the Report

...

Templates

1. Navigieren zu Eigene Reports (Unter dem Bereicht Reports)
2. Auf Bearbeiten klicken
   Image Removed
3. Dann das Template herunterladen(auf den Dateinamen klicken)Image Removed
4. Jetzt die Datei lokal speichern und die Excel-Tabelle, wie gewünscht, bearbeiten und wieder speichern.
5. Das bearbeitete Template hochladen, dazu wieder in den Bearbeitungsmodus gehen und das alte Template erstmal löschen.Image Removed
6. Dann die neue Datei(Template) auswählen und hochladen (Auf das "+"-Symbol klicken)Image Removed
7. Anschließend auf Ändern drücken
   Image Removed
8. Zum Schluss den Report ausführen
   Navigate to My Reports (Under the Reports section)
9. Click on Edit                                                                                                                                                                                                            Image Added
   
   
10. Then download the template (click on the file name)                                                                                                                                             Image Added
11. Now save the file locally and edit the Excel table as desired and save it again.
12. Upload the edited template, return to edit mode and delete the old template.
    Image Added
13. Then select the new file (template) and upload it (click on the "+" symbol)                                                                                                         Image Added 
14. Then press Edit
    Image Added
15. Finally, execute the report