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Auf der Startseite des Periodendialogs sind alle angelegten Perioden aufgelistet. Dabei werden die Produktivperioden zusätzlich durch Häkchen [
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Anlegen der ersten Periode
Periodenkonzept
Das VAT@GTC ist ein periodenbasiertes System. Die dabei zur Verfügung stehenden Periodenarten richten sich nach Dabei wird grundsätzlich zwischen den (Vor-)Anmeldungen und den Jahreserklärungen unterschieden. In Deutschland gibt es darüber hinaus noch die Sondervorauszahlungsperiode.
- Eine Voranmeldungsperiode im VAT@GTC bildet immer einen einzelnen Kalendermonat ab. Wenn der Meldungszeitraum einer Gesellschaft abhängig von den gesetzlichen Vorschriften des jeweiligen Landes
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Monatliche Voranmeldung | Vierteljährige Voranmeldung | Jahreserklärung |
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Hat die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 € betragen, müssen im laufenden Jahr monatliche UmsatzsteuerVoranmeldungen abgegeben werden. | Hat die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr weniger als 7.500€ betragen, ist eine vierteljährige Voranmeldung abzugeben | Hat die Vorjahressteuer nicht mehr als 1.000 € betragen, ist eine Befreiung von der Verpflichtung zur Abgabe der UmsatzsteuerVoranmeldungen und der Entrichtung der Vorauszahlungen möglich. Hat das Finanzamt diese Befreiung bewilligt, ist die Abgabe einer Jahreserklärung ausreichend. |
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| title | Praxishinweis |
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Im Falle einer Quartalsmeldung ist es wichtig hierbei zu beachten, dass die ERP-Reports im VAT@GTC dennoch monatlich importiert werden müssen. Eine Verplausibilisierung kann bei Quartals- sowie Jahresmeldungen dennoch durchgeführt werden.
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- mehrere Kalendermonate umfasst, dann kann dies unter [Stammdaten→ Gesellschaften] in der Gesellschaft hinterlegt werden. Die Werte werden in diesen Gesellschaften monatlich importiert. In der letzten Periode des Meldezeitraums werden die Werte aus allen Vorperioden automatisch importiert und kumuliert. In dieser Periode können zudem Verprobungen über das Quartal durchgeführt und auch der Versendungsprozess findet hier statt. Eine manuelle Erstellung von Meldungen die mehr als einen Kalendermonat umfassen, erfolgt ausschließlich in der letzten Periode des Meldezeitraums.
- Die Jahreserklärung bildet immer die Erklärung eines gesamten Kalenderjahres ab. Dies ist unabhängig davon, ob Voranmeldungen erstellt und versendet wurden, oder dies die einzige Meldung des Jahres ist. In beiden Fällen wird in den Voranmeldungen monatlich importiert und Werte werden in die Jahreserklärung übernommen. Die einzige Ausnahme sind hierbei manuell erstellte Meldungen, welche nur in der Jahreserklärung befüllt werden.
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Die Periode ist als Basis für alle weiteren Stammdaten im System zu sehen, d. h. die Stammdaten werden immer periodengerecht abgebildet. Ferner müssen alle weiteren Stamm- und Bewegungsdaten jeweils einer konkreten Periode zugeordnet werden. Es Es besteht die Möglichkeit, beim Anlegen einer Periode alle Stammdaten der Vorperiode zu übernehmen. Daher ist es empfehlenswert, Perioden sukzessive anzulegen. D. h. erst wenn die Erstellung einer bestimmten Meldung relevant wird, sollte die zugehörige Periode angelegt werden. |
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Auf diese Weise lassen sich bspw. Änderungen in der Organschaft Periodengetreu abbilden, ohne die Daten aus vorherigen Perioden zu verändern. |
Anlegen einer Periode
Bei dem [Anlegen] einer Periode erscheint eine neue Eingabemaske, in der folgende Felder ausgefüllt werden müssen:
| ID | Hier ist keine Eingabe erforderlich, da die ID als fortlaufende Nummer vom VAT@GTC automatisch vergeben wird. Sie dient der eindeutigen Identifizierung einer Periode innerhalb der Datenbank. | ||
Ultimo☆ | Der Ultimo ist ein Pflichtfeld und stellt den jeweils letzten Tag der Periode dar, so ist z. B. der Ultimo für die Voranmeldungsperiode Januar 2017 der 31.01.2017. Die Eingabe des Ultimos kann über die Kalenderfunktion oder manuell im vorgegeben Format erfolgen. | ||
Name☆ | Die Periode muss einen eindeutigen Namen tragen, welcher als Freitext vergeben werden kann. Es wird empfohlen, eine einheitliche Regel pro Periodentyp anzuwenden, z. B. Voranmeldungsperioden mit JJJJ-MM. Demgegenüber sollten Jahreserklärungs- bzw. Sondervorauszahlungsperioden in einer anderen Form betitelt werden, wie bspw. USt-JE JJJJ (für Jahreserklärung) und SVZ JJJJ (für Sondervorauszahlung). Der Name einer Periode erscheint in den Auswahllisten der meisten Dialoge sowie bei bestimmten Kopierfunktionen. Meldeland | ||
Meldeland☆ | Die Auswahl des Meldelandes ist fest vorgegeben und ergibt sich aus dem ausgewählten Meldeland im Dialog [Home]. | ||
Periodenart☆ | Die Periodenart gibt an, welche Art von Meldungen erstellt werden sollen. Gleichzeitig setzt sie die Zeiteinheit für diese Periode fest. Die Periodenart hat erhebliche Auswirkung auf das Vorhandensein bestimmter Unterdialoge im Meldeprozess. | ||
Typ der der Periode☆ | Eine Produktivperiode stellt die tatsächlich genutzte Periode für die Erstellung der jeweiligen Meldungen dar. Pro Kalendermonat kann immer nur eine Produktivperiode pro Periodenart eingerichtet werden. Der Periodentyp wird im Regelprozess nicht angepasst und verbleibt auf [Produktivperiode]. | Stammdaten Kopie auf Basis von☆ | Eine Produktivperiode stellt die tatsächlich genutzte Periode für die Erstellung der jeweiligen Meldungen dar. Pro Kalendermonat kann immer nur eine Produktivperiode pro Periodenart eingerichtet werden. Der Periodentyp wird im Regelprozess nicht angepasst und verbleibt auf [Produktivperiode]. Wenn eine Testperiode ausgewählt ist, werden in Übersichten, wie der Jahresübersicht nur Testperioden abgebildet. Auch Datenübernahmen in Testperioden finden nur aus Testperioden statt. Gleiches gilt im Umkehrschluss natürlich auch für die Produktivperioden. |
| Stammdaten kopieren auf Basis von | Mit diesem Auswahlfeld können alle Stammdaten einer beliebigen Periode in die aktuelle Periode kopiert werden. Diese Auswahl kann nur beim Anlegen einer Periode getätigt werden und ist später nicht mehr änderbar. Wird als Kopiervorlage eine Periode mit einer anderen Periodenart gewählt (z. B. Erstellung einer Jahreserklärungsperiode auf Grundlage einer Voranmeldungsperiode), so kann das StKz-Mapping nicht übernommen werden. Es ist Für Voranmeldungsperioden und Sondervorauszahlungsperioden können nur Voranmeldungsperioden als Basis verwendet werden. Für Jahreserklärungsperioden können die Stammdaten anhand von vorherigen Jahreserklärungen kopiert werden. Dies beschränkt sich jedoch auf die Steuerkennzeichen. Die Gesellschaften und weiteren Stammdaten werden anhand der Voranmeldungsperioden ermittelt, insofern der entsprechende Haken gesetzt wird. Wenn keine Steuerkennzeichen aus einer vorherigen Jahreserklärung übernommen wurden, sind diese im Nachgang manuell zu pflegen oder die Steuerkennzeichen sind samt StKz-Mapping zu importieren, wobei die bestehenden Steuerkennzeichen der Periode gelöscht werden sollten. | ||
| Formular-version | Die Einstellung in diesem Feld bestimmt, welche Formularversion für die Periode verwendet wird. Kommt es zu einer Gesetzesänderung oder werden Berechnungsfehler behoben, so wird mittels Produkt-Update ein neues Formular im VAT@GTC hinterlegt. Es wird dringend empfohlen, immer die aktuellste angebotene Version auszuwählen (gilt für jegliche Periodenarten und -typen). Diese ist im VAT@GTC automatisch voreingestellt. | ||
| Hinweis für Perioden im Ausland: | Wenn noch nicht die aktuellste Formularversion hinterlegt ist, kann dennoch eine Periode angelegt werden. Beim Speichern wird die Periode mit „---“ hinterlegt. Im Nachhinein kann die Formularversion angepasst werden. |
Die Eingabe in den Feldern ist anschließend durch durch [ Speichern] zu bestätigen
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| title | Praxishinweis |
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Prozess zum Anlegen neuer Perioden
Das Anlegen einer neuen Periode ähnelt dem Anlegen der ersten Periode, mit dem Unterschied, dass in den Folgeperioden mittels [Stammdaten Kopie auf Basis von] die Stammdaten aus den Vorperioden übernommen werden können. Dabei empfiehlt es sich, die Perioden kontinuierlich anzulegen. Der Anstoß des Kopiervorganges der Stammdaten in die neue Periode erfolg durch erfolgt durch [Speichern].
Die Übernahme der Daten kann einige Minuten in Anspruch nehmen. 
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Bereits im Vorfeld sollte ein klarer Prozess definiert werden, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt welche Periode anlegen darf. Durch die klare Definition der zeitlichen Vorgänge und der Zuständigkeiten wird zum einen ein sauberer VAT-Compliance-Prozess abgesichert. Zum anderen kann nur durch eine zeitgemäße Periodengründung gewährleistet werden, dass eine aktuelle Abbildung des Organkreises gewährleistet bleibt. Wird eine Periode vorzeitig angelegt und scheidet in der Zeit zwischen Anlegen der Periode und dem Meldemonat eine Organgesellschaft aus dem Organkreis aus bzw. kommt eine neue hinzu, so wird der Organkreis im Meldemonat durch das zu frühe Anlegen der Periode nicht richtig abgebildet. Auch für den Fall, dass zwischenzeitlich einzelne Steuerkennzeichen o.ä. geändert werden, ist eine zeitgemäße Anlegung der Perioden ratsam. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Stammdaten aus der Vorperiode mittels [Stammdaten Kopie auf Basis von] in die anzulegende Periode übernommen werden sollen. Wurden zwischenzeitlich bereits verfrüht Perioden angelegt, so beinhalten diese Perioden noch die veralteten Steuerkennzeichen und die geänderten Steuerkennzeichen müssen händisch nachgepflegt bzw. geändert werden. |
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Welche der nachfolgenden Funktionen zu sehen sind, ist davon abhängig, welche Rollen und Berechtigungsobjekte vergeben worden sind. Über die [Bearbeitungsfunktion Bearbeitungsfunktion] wird eine Detailansicht der ausgewählten Periode aufgerufen, in der Änderungen bereits gespeicherter Daten vorgenommen werden können. Allerdings ist die Periodenart nicht mehr änderbar. Nach dem Speichern wird automatisch zur Periodenübersicht gewechselt.
Über die [Detailansicht Detailansicht] wird ebenfalls eine Detailansicht der ausgewählten Periode aufgerufen. Allerdings sind hierüber Änderungen nicht möglich. Das [Löschen Löschen] einer Periode bewirkt lediglich eine Archivierung dieser Periode. Über die Anzeigefunktion können alle archivierten Perioden angezeigt werden. Die zuvor gelöschten Perioden können über die [Wiederherstellung Wiederherstellung] reaktiviert werden und erscheinen daraufhin in der Anzeigefunktion wieder bei den aktiven Perioden.
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| Beim Wiederherstellen wird der [Typ der Periode] automatisch auf Testperiode gestellt. Die automatische Umstellung auf Test hat den Hintergrund, dass eine Produktivperiode mit demselben Ultimo sowie der gleichen Periodenart angelegt werden kann, da nämlich nur jeweils ein Ultimo mit derselben Bezeichnung existieren kann. Die Umstellung auf Produktivperiode ist dennoch möglich. Beim Wiederherstellen wird der [Typ der Periode] automatisch auf Testperiode gestellt. Die automatische Umstellung auf Test hat den Hintergrund, dass nach der Archivierung der alten Produktivperiode eine neue Produktivperiode mit demselben Ultimo sowie derselben Periodenart angelegt werden kann. Da allerdings jeweils nur eine Produktivperiode mit demselben Ultimo und derselben Periodenart existieren kann, ist vor Löschung der zwischenzeitlich angelegten Produktivperiode nur das Anlegen einer Testperiode möglich. Danach oder für den Fall, dass zwischenzeitlich noch keine neue Produktivperiode angelegt worden ist, ist eine Umstellung auf Produktivperiode wieder möglich. |
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Das VAT@GTC bietet in diesem Dialog die Möglichkeit an, Datensätze einer Periode zu ex- und importieren. Diese Funktion kann u. a. für eine Unternehmensrestrukturierung genutzt werden, um bestimmte Perioden, Gesellschaften, Stammdaten sowie Bewegungsdaten auszugliedern und diese dann in einem anderen Unternehmen einzubringen. Ebenfalls kann diese Funktion zu Testzwecken verwendet werden, indem Datensätze aus einer Periode entnommen und als Testperiode eingespielt werden. Der Periodenexport dient zudem als Fehleranalyse für AMANA. Voraussetzung eines Periodenex- oder imports ist, dass identische Systeme mit gleichen Applikationsversionen vorhanden sind.
Sollte Interesse daran bestehen, melden Sie sich gerne bei AMANA. Voraussetzung für den Periodenexport/import ist eine Freischaltung im Einstellungsbereich.