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Dabei werden die Bewegungsdaten und Stammdaten durch das AMANA DataGate aus dem SAP entnommen und in das VAT-Audit transferiert. Die Daten werden durch individuell gestaltete Prüfungen verprobt und nach Feststellung von Auffälligkeiten an Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen. Anschließend erfolgt eine Bewertung des Sachverhalts. Je nach Situation erfolgt eine Korrektur des Belegs im SAP, eine Weiterleitung der Aufgabe, oder eine positive Bestätigung. In jedem Fall aber wird die sogenannte Aufgabe am Ende bewertet. Dieser abgeschlossene Prozess stützt die Compliance Ansprüche und führt unweigerlich zu bereinigten Voranmeldungsdaten.
Import von Daten
Import starten
Der Import der Datengrundlage für das VAT-Audit wird im Bereich "VAT-Audit - SAP Schnittstelle" durch drücken des Buttons Import gestartet. Die Schnittstelle kopiert, in folgender Reihenfolgen, den Inhalt der Tabellen FI_BSEG, FI_LFA1, FI_BSET, FI_BKPF, FI_BSEC, FI_KNA1 in die separat angelegt Datenbank. Änderungen der Daten im VAT-Audit führen zu keiner Änderung der Daten im SAP/ERP-System. Einträge der Tabellen FI_LFA1, FI_KNA1 werden für die Stammdaten nur übernommen, wenn dazu eine Referenz aus den Bewegungsdaten vorhanden ist, sodass nicht benötigte Stammdaten nicht kopiert werden.
Import Einschränken
Es besteht die Möglichkeit den Import bereits vorab durch gewisse Filterkriterien einzuschränken. Die Einstellung dafür wird im Verbindungsparameter des jeweiligen SAP-Servers unter "Einstellungen - Verbindungsparameter - ERP Server - Filterkriterien" eingetragen.
Hier können die folgenden zusätzliche Filterkriterien für die BKPF-Tabelle angegeben werden:
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
EQUAL_TO NOT_EQUAL_TO GREATER_THAN LESS_THAN GREATER_OR_EQUAL LESS_OR_EQUAL IN NOT_IN BETWEEN, NOT_BETWEEN LIKE NOT_LIKE |
Beispiele: "BLART NOT_EQUAL_TO 'WA'" oder "BLART NOT_IN ('WA', 'WE')" = Die Belegarten WA und WE werden ausgeschlossen und nicht im Importvorgang herangezogen.
Es können maximal 2000 Zeichen eingegeben werden. Es sind mehrere Statements möglich mit Trennung durch einen Umbruch.
Prüfungen
Die Bewegungsdaten werden nun den vorher erstellten Prüfungen unterzogen, um diese auf Ihre Richtigkeit zu überprüfen.
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Die Prüfung wird über den Button Prüfungslauf beginnen gestartet. Sobald eine Prüfung gestartet wurde, wird die Periode für die Dauer der Prüfung kurzzeitig für weitere Importe oder Prüfungen gesperrt, damit es nicht zu Doppelungen im System kommt.
Excel Vorschau der Prüfungen
Es ist möglich, die Prüfungsergebnisse zu eigenen Zwecken in Excel zu exportieren über den Button "Vorschau".
Ergebnis der Prüfung (= Aufgaben)
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| Belegprüfungen | Name der Kategorie und Beschriftung der Aufgabe. |
|---|---|
| Vorhandene Parameter | Auflistung der Parameter, die in der jeweiligen Prüfung definiert wurden. |
| Status | Welchen Bearbeitungsstatus eine Prüfung hat. |
| Abgeschlossen (%) | Visuelle Darstellung des Fortschritts einer Prüfung. |
| Aufgaben (Belege) | Anzahl der Aufgaben einer Prüfung. |
Excel Export von Prüfungsergebnissen
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Aufgaben
In den Aufgaben werden die einzelnen Belege als Aufgabe einem Bearbeiter zur Prüfung zugeordnet. Dazu wird der Beleg individuell einem hinterlegten Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü (Zuweisen) oder dem bereits in SAP hinterlegtem verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen (Buchhalter zuweisen). Die Zuweisung kann, mit der Rolle "reopen", über den Button "Zuweisung lösen" auch wieder aufgehoben werden.
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