ERP unabhängiges Stammdaten-Management
Stammdaten werden bei Projektbeginn in das VAT@GTC geladen. Dazu zählen Gesellschaften, Steuerkennzeichen und Buchungskreise. Diese Daten sind immer einer Periode zugeordnet. Somit kann unter anderem die Entwicklung des Organkreises periodengetreu abgebildet werden.
Die Zugehörigkeit von Gesellschaften zur Organschaft kann periodengenau (monats- aber auch taggenau) definiert werden. Sollte bekannt sein, dass eine Gesellschaft zu einem bestimmten Zeitpunkt aus der Organschaft ausscheidet, kann dies unter Periodenübergreifend (nur zur Information) hinterlegt werden.
Rollen und Benutzer-Konzept
Im VAT@GTC können für jeden Benutzer sehr detaillierte Rollen-Konzepte definiert werden. Hinter diesen Rollen-Konzepten stecken Berechtigungsobjektwerte (einzelne Dialoge und Funktionen sind im VAT@GTC mit einem solchen Objektwert versehen). Somit kann genau gesteuert werden, was der Benutzer in jedem Dialog sehen und darüber hinaus anpassen darf. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass der jeweilige Benutzer nur die Bereiche und die Gesellschaften sehen kann, für die er berechtigt worden ist und dass er keinen Einblick in für ihn nicht freigegebene Inhalte erhält.
Möglichkeit des automatisierten Imports von umsatzsteuerrelevanten Daten
Voraussetzung hierfür ist ein vorhandenes SAP-System, in dem Standardreports für die Umsatzsteuer-Voranmeldung generiert werden. Über Massendaten-Import, Netzlaufwerk-Import oder Webservice werden diese Reports terminiert sowie voll automatisiert in das VAT@GTC importiert.
Automatische Datenübernahme einzelner Voranmeldungen in mehrstöckigen Organschaften
Beim Anlegen der Organschaftsstruktur im VAT@GTC werden die Gesellschaften zunächst typisiert und untereinander vernetzt (siehe Abbildung). Dies hat zur Folge, dass die Werte der einzelnen Voranmeldungen entsprechend der Vernetzung automatisch summiert werden.
Wie sich die aufsummierten Werte beim Organträger oder Zwischenorganträger in der Box der Voranmeldung zusammensetzen, kann im Einzelnen eingesehen werden.
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Abstimmungen
Auf Basis der importierten SAP-Reports werden im VAT@GTC standardmäßig Verprobungen der Voranmeldungswerte angeboten. Unter anderem wird auf Basis des hinterlegten Steuersatzes die Bemessungsgrundlage mit dem Steuerbetrag abgeglichen. Des Weiteren kann überprüft werden, ob bei bestimmten Kontengruppen (Konten werden ebenfalls in das VAT@GTC importiert) eine falsche Steuerkennzeichenart verwendet wurde (wie z. B. 19 % USt-Inland auf Aufwandskonto).
Direkte Übermittlung an das Finanzamt inkl. Meilenstein-Konzept für Voranmeldung, Jahreserklärung, Sondervorauszahlung und Zusammenfassende Meldung
Mit Hilfe des AMANA Transferclients (ATC) können die Voranmeldungen nach Verprobung der Zahlen direkt an das Finanzamt übermittelt werden. Dabei wird das generierte Versendungsprotokoll direkt in der Datenbank des VAT@GTC gespeichert. Dies erfolgt auch im Zusammenhang mit dem Meilenstein-Konzept. Die Meilensteine stehen dabei für bestimmte Schritte im Rahmen der Bearbeitung der Voranmeldung. Hier ist ebenfalls eine Review-Funktion integriert.
Periodenübergreifendes Aufgabenmanagement
Das VAT@GTC ist mit einer sog. Wiedervorlage ausgestattet. Hintergrund dabei ist, dass nach Import der SAP-Reports möglicherweise Zahlen aufgrund von Findings in den Abstimmungen noch angepasst werden müssen oder Nachbuchungen stattfinden. Diese sind nicht im SAP vermerkt und müssen in der nächsten Periode nachgebucht werden. Beim Import dieser Reports in der Folgeperiode werden nachgebuchte Beträge automatisch rausgerechnet.
Reports
Die in der Voranmeldung hinterlegten Werte können durch bestimmte Auswertungen im VAT@GTC als Excel-Übersicht für das interne und externe Berichtswesen verwendet werden. Beispiel hierfür ist die Jahresübersicht der Voranmeldungen inkl. Jahressumme für die ausgewählte Gesellschaft.
USt-ID Prüfung mit ZM-Versendung
Im VAT@GTC kann eine einfache sowie qualifizierte Abfrage von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern erfolgen. Dabei ist eine Auswahl der Quellen BZST oder VIES möglich. Eine einfache Prüfung kann mit jedem ZM-Versand kombiniert werden. Eine qualifizierte Prüfung hingegen ist mit einer Massendaten-Abfrage aus dem zugrundeliegenden ERP-System möglich.
VAT-Compliance im Ausland
Neben dem Inland können Voranmeldungen mit Hilfe des VAT@GTC auch für andere Ländern aufbereitet, verplausibilisiert und zur Versendung vorbereitet werden.
ERP-independent master data Management
Master data is loaded to the VAT@GTC at the start of the project, including companies, tax codes and company codes. These data are always assigned to a period. Thus, the development of the VAT group can be represented on a periodic Basis.
The belonging of companies to the VAT group can be defined precisely (monthly or even daily).
Roles and user concept |
Possibility of automated import of the VAT-relevant data
It is necessary to have a SAP system, where the standard reports for preliminary VAT returns are generated. These reports are scheduled and automatically imported into the VAT@GTC via mass data import, network drive import or web Service.
Automatic data transfer of individual preliminary VAT returns in multi-level VAT groups
When creating the VAT group structure in the VAT@GTC, the companies are first classified and interlinked (see figure below). As a result, the values of the individual preliminary VAT returns are automatically summed, according to the created structure.
The detail view shows all summed values of the representative member of the VAT group or the VAT group intermediate parent in the individual box of the preliminary VAT return.
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Reconciliations
The validation of the preliminary VAT return values can be usually carried out in the VAT@GTC, based on the imported SAP reports. Among other reconciliations, the tax base and the tax amount are compared based on the saved tax rate. It is also possible to check whether an incorrect type of tax code (for example, 19% VAT inland on expense account) was used for certain account groups (accounts are also imported into the VAT@GTC).
Direct submission to the tax office incl. milestone concept for preliminary VAT return, annual VAT return, special prepayment and EC Sales List
Using the AMANA Transfer Client (ATC), preliminary VAT returns can be sent directly to the tax office after validation of the numbers. The generated filing protocol is saved directly to the VAT@GTC database. This is also done in connection with the milestone concept. The milestones represent certain steps in the preliminary VAT return processing. A review function is integrated.
Cross-period task management
The VAT@GTC has the so-called Resubmission function. After the SAP report import, it may still be necessary to adjust amounts in accordance with findings in the reconciliations or to make additional postings. These actions are not registered in the SAP and have to be recorded in the next period. When importing these reports in the following period, the subsequently booked amounts are automatically calculated.
Reports
The values saved in a monthly or quarterly VAT return can be grouped into reports in the VAT@GTC and represented in the Excel files for internal and external reporting purposes. An example of such report is the Excel report which shows the preliminary VAT returns of the current year including the yearly total of the selected Company.
VAT ID check and submission of the European Sales List
The VAT@GTC can be used to perform a simple or a qualified check of VAT ID numbers. A free selection of the BZST or VIES source is possible. A simple check can be combined with every ESL submission. On the other hand, a qualified check is possible with a mass data query from the underlying ERP System.
VAT compliance abroad
In addition to the German VAT returns, preliminary VAT returns can also be created, checked and prepared for filing in the VAT@GTC for other countries.