Besonderheiten der USt-Meldung
Die Umsatzsteuermeldung für das Vereinigte Königreich ist im VAT@GTC in Landessprache vorhanden. Für jedes Feld der Meldung gibt es eine Info Box, welche eine nähere Beschreibung für das Feld auf deutsch oder englisch bereitstellt (je nach eingestellter Sprache im VAT@GTC).
Die Meldung wird in Landeswährung "Pfund Sterling" erstellt und kann für Großbritannien direkt über das VAT@GTC übermittelt werden.
Die Meldung muss bis spätestens zum 7. Tag des übernächsten Monat versendet werden. Handelt es sich dabei um einen Sonn- oder Feiertag, muss die Meldung vorher versendet werden.
Eine Jahreserklärung gibt es in Großbritannien nicht.
Praxishinweis
Um die Meldung der Umsatzsteuer direkt über das VAT@GTC zu versenden, muss die HMRC Schnittstelle eingerichtet sein. Zudem muss der Versender der Meldung einen Autorisierungscode vom HMRC besitzen, welcher dort beantragt werden kann. Außerdem muss die USt-ID (VRN) in den Stammdaten der Gesellschaft hinterlegt sein.
Als Agent versenden
Die Meldung kann entweder als Agent oder direkt als Business abgegeben werden. Um eine Meldung als Agent abzugeben, muss dies im VAT@GTC in der jeweiligen Gesellschaft unter [Stammdaten→ Gesellschaften] hinterlegt sein.
Quartalsmelder
Quartalsgrenzen können in Großbritannien abweichen. Ein Quartal muss nicht nur, wie in Deutschland, von Januar bis März (usw.) existieren, sondern kann auch von Februar - April (usw.) gelten.
Um das korrekt abzubilden, muss in der entsprechenden Gesellschaft unter [Stammdaten→Gesellschaften→Erster Meldemonat im Jahr] die Periode hinterlegt sein, in der zum ersten Mal im Jahr die Meldung ausgefüllt und abgeschickt werden soll.
| Quartal | Erster Meldemonat im Jahr | |
|---|---|---|
| Nov-Jan | Januar |
|
| Dez-Feb | Februar | |
| Jan-Mar | März |
Im Dialog HMRC Dienste können die Quartalsgrenzen überprüft werden:
Making Tax Digital
Wenn die steuerbaren Umsätze in Großbritannien 85.000£ überschreiten, ist ein Unternehmen verpflichtet, seinen Meldeprozess zu digitalisieren. Die Versendung der Umsatzsteuermeldung über das VAT@GTC erfüllt die entsprechenden Vorgaben. Dafür muss sich das Unternehmen für Making Tax Digital beim HMRC registrieren: https://www.gov.uk/guidance/sign-your-business-up-for-making-tax-digital-for-vat. Sobald ein Unternehmen für Making Tax Digital registriert ist, lässt sich die Meldung nicht mehr manuell versenden.
Digital Link
Ab 2021 müssen die Meldungen digital in das VAT@GTC gelangen und dürfen dort nicht mehr manuell eingetragen werden. Änderungen hingegen dürfen manuell im VAT@GTC getätigt werden.
Praxishinweis
Aufgrund der Corona-Krise hat das HMRC den Zeitpunkt, zu dem der Digital Link zur Pflicht wird, nach 2021 verschoben.
Korrekturmeldung
Die digitale Abgabe einer Korrekturmeldung ist vom HMRC nicht vorgesehen. Wenn eine Korrektur an einer abgegebenen Meldung getätigt werden muss, muss das HMRC bei einer Überschreitung gewisser Grenzen direkt kontaktiert werden. Dafür gibt es ein eigenes Formular, das postalisch eingereicht werden muss. Unterhalb dieser Grenzen können Korrekturen in einer zukünftigen Meldung einberechnet werden. Nähere Informationen dazu befinden sich hier: https://www.gov.uk/vat-corrections.
Schnittstelle HMRC
Wenn die Schnittstelle zum Service der britischen HMRC eingerichtet ist, muss sichergestellt sein, dass die korrekte USt-ID Nummer in der ausgewählten Gesellschaft hinterlegt ist. Im Info-Bereich des Dialogs [Umsatzsteuer→HMRC Dienste] kann sichergestellt werden, dass der gewünschte Zeitraum und die USt-ID korrekt sind.
Anschließend muss der Benutzer sich unter [HMRC Login] anmelden, um die Services nutzen zu können. Dabei öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Es muss sichergestellt werden, dass Pop-Ups im VAT@GTC durch den Browser zugelassen werden. Der Benutzer wird durch den Login-Prozess geleitet und bestätigt, dass das VAT@GTC in seinem Namen Zugriff auf die Schnittstellen des HMRC erhält. Am Ende des Prozesses wird ein Code angezeigt.
Der Code wird kopiert und in das Feld "Autorisierungscode" eingetragen und gespeichert. Der Autorisierungscode ist für 18 Monate gültig, falls er nicht vorher durch andere Handlungen ungültig gemacht wird, und wird im Benutzer des VAT@GTC gespeichert. Nach Ablauf der 18 Monate ist ein erneuter Login notwendig. Der Autorisierungscode bezieht sich jeweils nur auf einen Benutzer des VAT@GTC und pro Benutzer wird nur ein Code gespeichert. Jeder Benutzer, der in einer bestimmten Gesellschaft versenden soll, muss einen eigenen Autorisierungscode anfordern. Der Autorisierungscode wird ungültig, falls der Benutzer diesen mit dem Autorisierungscode einer zweiten Gesellschaft überschreibt. Wenn ein bestimmter Benutzer in mehreren Gesellschaften versenden soll, muss er bei jedem Wechseln der Gesellschaften einen neuen Autorisierungscode anfordern.
Ist der Benutzer erfolgreich eingeloggt, kann er sich nun die Umsatzsteuer Erklärung anzeigen lassen und sowohl die aktuellen Umsatzsteuerverbindlichkeiten, als auch die bisherigen Umsatzsteuerzahlungen einblenden.
Zuletzt kann nach erfolgreichem Login die Umsatzsteuermeldung unter [Umsatzsteuer→Meldung versenden] an das HMRC versendet werden. Hierbei muss beachtet werden, dass im Gegensatz zur deutschen Meldung hier kein Testversand durchgeführt werden kann.
Special characteristics of the VAT return
The VAT return for the United Kingdom is available in the local language in VAT@GTC. For each field of the return there is an info box, which provides a more detailed description for the field in German or English (depending on the language set in VAT@GTC).
The return is made in the national currency "Pound Sterling" and can be transmitted directly via VAT@GTC for Great Britain.
The return must be sent by the 7th day of the month after next at the latest. If it is a Sunday or a public holiday, the return must be sent beforehand.
There is no annual declaration in Great Britain.
Good to know
To send the VAT return directly via VAT@GTC, the HMRC interface must be set up. In addition, the sender of the return must have an authorization code from HMRC, which can be requested there. In addition, the VAT ID (VRN) must be stored in the master data of the company.
Send as an Agent
The message can be submitted either as an agent or directly as a business. In order to submit a declaration as an agent, this must be stored in VAT@GTC in the respective company under [Master data→ Companies].
Units that send vat returns quarterly
Quarterly periods may differ in the UK. A quarter must not only exist from January to March (etc.), as in Germany, but can also be valid from February to April (etc.).
In order to map this correctly, the period in which the declaration is to be filled out and sent for the first time in the year must be stored in the corresponding company under [Master Data→Companies→First Reporting month of the year].
| Quartal | Erster Meldemonat im Jahr | |
|---|---|---|
| Nov-Jan | January |  |
| Dec-Feb | February | |
| Jan-Mar | March |
The quarterly period can be checked in the Value Added Tax→HMRC Services dialogue:
Making Tax Digital
If taxable turnover in the UK exceeds £85,000, a company is required to digitise its reporting process. Sending the VAT return via VAT@GTC fulfils the relevant requirements. To do this, the company must register with HMRC for Making Tax Digital: https://www.gov.uk/guidance/sign-your-business-up-for-making-tax-digital-for-vat. As soon as a company is registered for Making Tax Digital, the return can no longer be sent manually.
Digital Link
From 2020, the reports must be submitted digitally to the VAT@GTC and may no longer be entered there manually. However, changes may be made manually in VAT@GTC.
Good to know
Due to the Corona crisis, HMRC has moved the date on which Digital Link becomes mandatory to 2021.
Correction of the VAT Return
HMRC does not allow the digital submission of a correction notification. If a correction needs to be made to a submitted VAT return, HMRC must be contacted directly if certain limits are exceeded. There is a separate form for this purpose, which must be submitted by post. Below these limits, corrections can be included in a future declaration. Further information can be found here: https://www.gov.uk/vat-corrections.
HMRC interface
If the interface to the UK HMRC service has been set up, you must ensure that the correct VAT ID number is stored in the selected company. In the info area of the dialog [Value Added Tax→HMRC Services] you can ensure that the desired period and the VAT ID are correct.
The user must then log in under [HMRC Login] to use the services. This opens a pop-up window. It must be ensured that pop-ups in VAT@GTC are permitted by the browser. The user is guided through the login process and confirms that the VAT@GTC is granted access to the HMRC interfaces on his behalf. A code is displayed at the end of the process.
The code is copied and entered in the "Authorization code" field and saved. The authorization code is valid for 18 months, unless it is invalidated by other actions before that, and is stored in the VAT@GTC user's memory. After the 18 months have expired, a new login is necessary. The authorisation code refers to only one VAT@GTC user at a time and only one code is stored per user. Each user who is to ship in a particular company must request a separate authorisation code. The authorization code becomes invalid if the user overwrites it with the authorization code of a second company. If a particular user is to send in multiple companies, he or she must request a new authorization code each time the companies are changed.
If the user is successfully logged in, he/she can now display the VAT return and show both the current VAT liabilities and the previous VAT payments.
Finally, after successful login, the VAT return can be sent to HMRC at [Value Added Tax→send declaration]. Please note that in contrast to the German declaration, no test dispatch can be carried out here.