#3 Workflow - Prüfung durchführen

Workflow in VAT-Audit

Prüfungen

Prüfung starten

Prüfungen werden unter VAT-Audit - Prüfungen durchgeführt.

Hierbei wird wie gewohnt die richtige Periode und Gesellschaft ausgewählt.

Im Bereich können alle Prüfungen die durchgeführt werden sollen ausgewählt werden (oder alle).

Die Prüfung wird gestartet durch das Klicken des Buttons "Prüfungslauf beginnen"

Ergebnis der Prüfung (= Aufgaben)

Die Prüfungsergebnisse werden, nach erfolgtem Prüfungslauf, unter VAT-Audit  (rechts, siehe Screenshot) aufgelistet und von dort aus über den Buttongeöffnet.

Aufgaben Übersicht

In der Aufgaben Übersicht sind alle Kategorien aus einem Prüfungslauf aufgelistet in denen Fehler bzw. Aufgaben gefunden wurden. Über den Button  wird die jeweilige Kategorie geöffnet und man gelangt automatisch in den Bereich "Aufgaben" zur jeweiligen Kategorie.

In der Aufgaben Übersicht sind alle Kategorien aufgelistet die geprüft wurden.

Aufgaben

In den Aufgaben werden die einzelnen Belege mit Aufgabe dem Bearbeiter zugeordnet. Dabei wird der Beleg individuell einem hinterlegten Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü (Zuweisen) oder dem bereits in SAP hinterlegtem verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen (Buchhalter zuweisen). Die Zuweisung kann, mit der Rolle "reopen", über den Button "Zuweisung lösen" auch wieder aufgehoben werden.

Über den Button "E-Mail" wird eine Benachrichtigung für die ausgewählten Aufgaben per E-Mail an die vorher festgelegten Bearbeiter versendet. Dabei können alle Aufgaben oder auch nur einzelne Aufgaben ausgewählt werden.

Aufgabe (Beleg) Bearbeiten

Die Aufgabe wurde zugewiesen und kann nun im Bereich Aufgaben vom Mitarbeiter gesehen werden - Zuvor ist der Mitarbeiter über die zu erledigende Aufgabe bereits per E-Mail benachrichtigt worden.

Durch Anklicken der Belegnummer wird die ausgewählte Aufgabe geöffnet.  

Es stehen die folgenden Informationen zur Verfügung:

• Belegdetails: ID, ERP System ID, Mandant, Belegnummer, Buchungskreis, Geschäftsjahr, Verantwortlicher Buchhalter, Transaktionscode, Hauswährung, Belegart
• Bearbeitungsstatus
• Historie
• Positionen

Über den Button "Beleg in SAP öffnen" springt man aus dem VAT-Audit in das SAP ab und erhält dort direkten Zugriff auf den Beleg, der vorher ausgewählt wurde. Dabei wird eine Datei heruntergeladen, die zunächst geöffnet werden muss, um den Absprung auf den Beleg zu machen. 

**Tipp: Anstatt die Datei jedes mal herunter zu laden, kann eine Konfiguration im Windows vorgenommen werden, dass diese Art von Datei immer direkt in der SAP GUI geöffnet wird.

**Hinweis: Bei den abgebildeten Daten handelt es sich um ein SAP-Test System. Dabei ist das Veranlagungsjahr 2012 gewählt worden. 

Belegdetails

Aus dem SAP werden die folgenden Informationen in das VAT-Audit importiert:

ID, ERP System ID, Mandant, Belegnummer, Buchungskreis, Geschäftsjahr, Verantwortlicher Buchhalter, Transaktionscode, Hauswährung, Belegart.

Die Informationen sind nachrichtlich und können nicht verändert werden.

Bearbeitungsstatus

Der Bearbeiter kann hier die Status des Beleges wie folgt ändern:

• zuweisen an
  Der Beleg wird einem anderen Mitarbeiter zugewiesen und es wird ein Kommentar, z.B. der Grund, hinterlegt
• kein Fehler
  Der Beleg wird geschlossen, da es sich um keinen Fehler handelt.
• Beleg korrigert
  Der Beleg wurde korrigiert und es wird die Belegnummer der Korrekturbuchung, sowie die Periode in der die Korrektur durchgeführt wurde angegeben.

Historie

Die Historie zeigt alle Bearbeitungsstatus chronologisch an.

Im Feld "Neuer Kommentar" können individuelle Kommentar zur Historie, sowie Dokumente (z.B. zur Dokumentation) hinzugefügt werde.

Positionen

Unter Positionen werden für diesen Beleg sämtliche Fehler für alle Kategorien von Prüfungen angezeigt, die zu bearbeiten sind.

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