Steuerkennzeichen werden in ERP-Systemen genutzt, um verschiedene umsatzsteuerliche Sachverhalte eindeutig identifizieren zu können. Wenn die Importfunktion von Reports aus dem Vorsystem genutzt werden soll, so müssen alle relevanten Steuerkennzeichen inklusive eines Mappings in den Stammdaten angelegt werden.

Neben dem Länderschlüssel und dem Schema sind für die Nutzung des VAT@GTC vor allem der Name des Steuerkennzeichens (A2), die Bezeichnung des Kennzeichens (Ausgangssteuer Inland 7 %) und die Steuerart (A‑Ausgangssteuer) von Bedeutung. Letzteres wird im VAT@GTC im Wesentlichen über die Steuerkennzeichenart, im Beispiel MWS, abgebildet. Das System kann auf diese Weise steuerrelevante Vorgänge automatisch korrekt buchen. Dazu wird der hinterlegte Steuersatz (hier 7,000) verwendet, der ebenfalls (rechts neben dem Schlüssel) hinterlegt ist.

Auf der Startseite des Steuerkennzeichendialogs sind alle angelegten Steuerkennzeichen aufgelistet. Welche Funktionen dieser Dialog bietet, wird nachfolgend beschrieben.

Anlegen der Steuerkennzeichen

Bevor ein Steuerkennzeichen angelegt wird, ist es wichtig, neben Periode und Gesellschaft auch den Buchungskreis auszuwählen, da die Zuordnung von Steuerkennzeichen auf Buchungskreisebene erfolgt.

Beim [Anlegen] eines Steuerkennzeichens erscheint eine neue Eingabemaske, in der folgenden Felder auszufüllen sind:

StKz

Das Steuerkennzeichen kann zwischen 2 und 20 Zeichen lang sein. In der Regel ist das Steuerkennzeichen aus dem Vorsystem exakt zu verwenden. Diese sind im SAP immer zweistellig (Buchstaben/ Ziffern/ Sonderzeichen), in anderen Vorsystemen kann die Länge variieren.

Beschreibung StKz

Die Beschreibung des Steuerkennzeichens dient der Erklärung, welcher umsatzsteuerliche Sachverhalt dem Steuerkennzeichen zugeordnet ist. Empfohlen wird, denselben Text wie im Vorsystem zu verwenden.

Meldeland

In dieser Auswahlliste stehen alle Länder zur Verfügung, die auch im VAT@GTC hinterlegt sind. In der Regel stimmt das Meldeland des Steuerkennzeichen mit dem aktuellen Meldeland im VAT@GTC überein. Zu statistischen Zwecken können auch Steuerkennzeichen angelegt werden, die nicht mit dem derzeitigen Meldeland des Systems übereinstimmen. Eine Auswertung dieser Steuerkennzeichen kann über den Report "Ausländische Steuerkennzeichen" erfolgen.

StKz Art

Die Steuerkennzeichenart entspricht dem Kontenschlüssel/ der Steuerkennzeichenart des Steuerkennzeichens im SAP-System. Im VAT@GTC stehen folgende Steuerkennzeichen zur Verfügung.

ESA	Ausgangssteuer innergemeinschaftliche Erwerbe und Reverse Charge
ESE	Vorsteuer innergemeinschaftliche Erwerbe und Reverse Charge
MWS	Ausgangssteuer
NVV	Nicht abzugsfähige Vorsteuer
VST	Vorsteuer

Praxishinweis

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb und bei Reverse Charge Sachverhalten kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Es muss zum einen Umsatzsteuer abgeführt werden und zum anderen kann derselbe Betrag als Vorsteuer erstattet werden. Um die Meldung korrekt erstellen zu können müssen solche Steuerkennzeichen jeweils zweimal angelegt werden, einmal mit der Steuerkennzeichenart [ESA] und einmal mit [ESE]. Darüber hinaus können weitere Steuerkennzeichenarten manuell im VAT@GTC angelegt werden.

Steuersatz

Die Höhe des Steuersatzes (in Prozent vom Nettobetrag) ist anzugeben. Es können bis zu vier Nachkommastellen verwendet werden.

Währung

Die Währung wird automatisch von der Anwendung ergänzt und richtet sich nach dem ausgewählten Meldeland. Diese Währung wurde bereits beim Anlegen des jeweiligen Landes festgelegt.

VSt-Vergütung

Das Steuerkennzeichen ist für Vorsteuerkennzeichen im Ausland relevant. Soll ein Vorsteuervergütungsantrag gestellt werden, so kann dieses Land per Auswahlfeld selektiert werden.

Dieses Feld hat im Standard bislang keine weitergehende Funktion.

Das Steuerkennzeichen besitzt keine Relevanz für einen Vorsteuervergütungsantrag.

Meldedatum im Folgemonat

Durch das Auswählen dieser Funktion, wird das Steuerkennzeichen vom Import ausgenommen. Stattdessen wird für das StKz automatisch eine Wiedervorlage erstellt, die in der Folgeperiode abgearbeitet wird.

Bei der Übernahme der Importwerte in die Meldung, wird durch farbliche Markierungen angezeigt, welche StKz und Meldebeträge in den Folgemonat geschoben werden.

Hinweis

Steuerkennzeichen, die das Meldedatum im Folgemonat haben, werden von den Abstimmungen ausgeschlossen und werden nicht berücksichtigt.

Deaktiviere StKz für den Import

Diese Funktion kann verwendet werden, um alte, inzwischen nicht mehr verwendete Steuerkennzeichen anzulegen, für den Import jedoch nicht mehr zu akzeptieren.

Taucht das StKz in einem ERP-Report auf, erscheint eine Fehlermeldung. Der Import kann nur gelingen, wenn das Kennzeichen für diese Gesellschaft in der bestimmten Periode wieder aktiviert wird. So können alte StKz trotzdem in den Stammdaten hinterlegt werden und gleichzeitig kann verhindert werden, diese weiter zu verwenden.

Manuelle Korrekturen können mit dem deaktivierten StKz dennoch vorgenommen werden.

Kommentar

Das Steuerkennzeichen kann mit einem weiteren Kommentar versehen werden.

VSt-Quote in %

Dieses Feld spielt nur eine Rolle beim Excel-Import der Meldewerte mit nur einem Importwert.

Bei nur einem Importwert wird verwendet

Wenn nur ein Importwert importiert werden soll, kann hier die Einstellung getroffen werden, ob

Bemessungsgrundlage netto
Bemessungsgrundlage brutto
Steuer

berücksichtigt werden soll. Dies spielt nur eine Rolle beim Excel-Import der Meldewerte.

Sollten bereits Steuerkennzeichen bestehen und das neu anzulegende ähnelt in vielen Bereichen einem bereits bestehenden Steuerkennzeichen, so kann die Funktion [Kopie auf Basis von] genutzt werden. Die Daten des kopierten Steuerkennzeichens werden in die leeren Felder der Eingabemaske übertragen und können bearbeitet werden.

Nachdem die Felder vollständig ausgefüllt und über [Speichern] gesichert worden sind, wechselt die Ansicht automatisch zur aktiven Übersicht über die Steuerkennzeichen. Die neu angelegten Steuerkennzeichen erscheinen nunmehr auch im Dialog [StKz Mapping].

Importieren der Steuerkennzeichen

Besteht im ERP-System eine große Anzahl an Steuerkennzeichen, so können diese ins VAT@GTC importiert werden, so dass nicht jedes Steuerkennzeichen manuell eingegeben werden muss.

Über [Import] wird eine neue Seite geöffnet, in der ein Import von Steuerkennzeichen möglich ist.

Nach Auswahl der Periode, der Gesellschaft sowie des entsprechenden Buchungskreises bestehen drei Möglichkeiten, den Import vorzunehmen.

Import aus CSV-Datei

Beim Import aus einer csv-Datei stehen folgende drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

inkl. Mapping importieren	Mit Setzen dieses Häkchens wird das StKz-Mapping aus der csv‑Datei ebenfalls importiert. Die Werte werden automatisch im Dialog [StKz Mapping] sichtbar. Voraussetzung hierfür ist, dass die Feldpositionen im Meldeformular bereits in der Datei vermerkt worden sind. Es erfolgt kein Import des StKz-Mappings. Es muss im Nachgang manuell erfolgen.
Importiere alle Steuerkennzeichen der csv-Datei (alle Gesellschaften)	Beinhaltet die Datei Steuerkennzeichen für mehrere Gesellschaften, so ist es möglich, diese für alle betreffenden Gesellschaften hochzuladen. Die Daten werden dann anhand des Buchungskreises automatisch vom VAT@GTC zugeordnet. Es werden die Steuerkennzeichen der ausgewählten Gesellschaft importiert (ggf. mehrere Buchungskreise). Steuerkennzeichen anderer Gesellschaften, die in der csv-Datei stehen, finden beim Import keine Beachtung.
Bereits vorhandene Steuerkennzeichen und Mappings löschen	Diese Auswahl sollte nur dann getroffen werden, wenn die Steuerkennzeichen einer Gesellschaft komplett erneuert werden sollen. Hintergrund kann eine grundlegende Änderung der Steuerkennzeichen (z. B. durch Fusion) sein. Das Löschen der vorhanden Steuerkennzeichen unterliegt einer definierten Logik: Werden Steuerkennzeichen importiert, die bereits vorhanden waren, so werden diese komplett überschrieben. Waren sie im Archiv, so werden sie darüber hinaus auch wieder reaktiviert. Werden Steuerkennzeichen importiert, die vorher nicht vorhanden waren, so werden diese komplett neu erstellt. Sind Steuerkennzeichen vorhanden gewesen, die nunmehr nicht importiert werden, so werden diese ins Archiv geschoben. Ohne Setzen dieses Häkchens bleiben bereits vorhandene Steuerkennzeichen und Mappings bestehen. Dies eignet sich insbesondere, wenn einem bestehenden Buchungskreis eine große Anzahl weiterer Steuerkennzeichen zugefügt oder wenn für einen weiteren Buchungskreis der Gesellschaft Steuerkennzeichen importiert werden sollen.

Import aus anderem Buchungskreis

Sollen Steuerkennzeichen derselben Periode aus einem anderen Buchungskreis kopiert werden, so muss der Buchungskreis, aus dem der Import erfolgen soll, in der Dropdownliste ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen alle Buchungskreise aktiver Gesellschaften in dieser Periode. Die Steuerkennzeichen des ausgewählten Buchungskreises werden daraufhin in den aktiven Buchungskreis, in dem zurzeit gearbeitet wird, importiert.

Die Optionen, "inkl. Mapping importieren" und "Bereits vorhandene Steuerkennzeichen und Mappings löschen" stehen bei dieser Variante des Imports ebenfalls zur Verfügung und werden im Abschnitt "Import aus CSV-Datei" erklärt.

Import aus anderer Periode

Sollen Steuerkennzeichen für dieselben Buchungskreise aus einer anderen Periode kopiert werden, so muss die Periode, aus welcher der Import erfolgen soll in der Dropdownliste ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen alle im VAT@GTC aktiven Perioden. Die Steuerkennzeichen der ausgewählten Periode werden daraufhin in die aktive Periode importiert.

Die Optionen, "inkl. Mapping importieren" und "Bereits vorhandene Steuerkennzeichen und Mappings löschen" stehen bei dieser Variante des Imports ebenfalls zur Verfügung und werden im Abschnitt "Import aus CSV-Datei" erklärt.

Nach dem Import gibt das VAT@GTC Auskunft darüber, ob und wie viele Steuerkennzeichen hinzugefügt worden sind. Fehlerhafte Steuerkennzeichen werden ebenfalls angezeigt.

Umgang mit Sonderzeichen im Steuerkennzeichen-Template

Um Steuerkennzeichen mit Sonderzeichen importieren zu können, müssen diese in der CSV-Datei in Anführungszeichen gesetzt werden.

Damit [ " ] als Steuerkennzeichen importiert werden kann, muss das Anführungszeichen doppelt geschrieben werden.
Um A" zu importieren, sollte das Steuerkennzeichen wie folgt in die CSV-Datei geschrieben werden: "A""". Die äußeren Anführungszeichen sind dafür da, dass Steuerkennzeichen mit Sonderzeichen importiert werden können. Die Inneren Anführungszeichen sind dafür da, dass [ " ] als Steuerkennzeichen erkannt wird.

Praxishinweis

Die Folgenden Sonderzeichen dürfen nicht für Steuerkennzeichen benutzt werden: [ - ], [ _ ], [ ~ ], [ | ], [ \ ], [ ß ], [ & ].

Exportieren der Steuerkennzeichen

Sollen die angelegten Steuerkennzeichen im VAT@GTC auch außerhalb Anwendung finden, so können sie über [Export] in eine csv-Datei exportiert werden. Das ermöglicht dem Benutzer - vor allem beim Vorhandensein einer Vielzahl an Steuerkennzeichen - die eingepflegten Steuerkennzeichen übersichtlich in Excel dargestellt zu erhalten und den aktuellen Stand inkl. des Mappings auf dem Laufwerk abzulegen. Die exportierten Daten können bei Bedarf angepasst und über die Import-Funktion wieder in die Anwendung geladen werden.

Neben der Auswahl einer Periode, der relevanten Gesellschaft sowie des entsprechenden Buchungskreises gibt es verschiedene Einstellungen, die getroffen werden können:

inkl. Mapping kopieren	Mit Setzen dieses Häkchens wird das StKz-Mapping als zusätzliche Spalte in die csv-Datei aufgenommen. Voraussetzung hierfür ist, dass für die Steuerkennzeichen bereits ein Mapping durchgeführt worden ist. Die Steuerkennzeichen werden ohne zugehöriges Mapping der Voranmeldungsfelder exportiert.
Der Umfang der zu exportierenden Steuerkennzeichen kann pro Export festgelegt werden.
Aktuellen Buchungskreis		Nur die Steuerkennzeichen des ausgewählten Buchungskreises werden exportiert.
Alle Buchungskreise der Gesellschaft		Neben den Steuerkennzeichen des ausgewählten Buchungskreises werden auch die Steuerkennzeichen weiterer Buchungskreise derselben Gesellschaft exportiert.
Alle Buchungskreise aller Gesellschaften der Periode		Es werden alle Steuerkennzeichen aller aktiven Gesellschaften (mit deren aktiven Buchungskreisen) in die csv-Datei exportiert.

Zuordnung kopieren nach

Mit der Funktion [Zuordnung kopieren nach] können die Steuerkennzeichen auch für andere Gesellschaften derselben ERP-Gruppen übernommen werden. Mit dieser Funktion lassen sich ganze Steuerkennzeichen-Sätze am besten in eine große Gruppe mit dem gleichen Satz kopiert werden. Um diese Funktion zu nutzen, muss eine ERP-Gruppe unter Einstellungen → Verbindungsparameter angelegt werden und die gewünschten Gesellschaften dieser ERP-Gruppe unter Stammdaten → Gesellschaften zugeordnet werden.

Die Optionen, "inkl. Mapping importieren" und "Bereits vorhandene Steuerkennzeichen und Mappings löschen" stehen bei dieser Variante des Imports ebenfalls zur Verfügung und werden im Abschnitt "Import aus CSV-Datei" erklärt.

Steuerkennzeichen Art bearbeiten

Unter der Funktion [StKz-Art bearbeiten] sind bereits Standard Steuerkennzeichenarten hinterlegt. Diese können individuell um weitere Arten ergänzt werden.

Dabei können mehrere Felder befüllt werden:

StKz-Art	Hier ist das 3-Stellige Kürzel der Steuerkennzeichenart einzutragen, welches auch im SAP verwendet wird.
Steuerart	Über diesen Eintrag muss konfiguriert werden, ob es sich um Eingangs- oder Ausgangssteuersachverhalte handelt.
Gegensätzliche StKz-Art	Über diese Funktion kann eine bereits angelegte Steuerkennzeichen-Art als Gegensätzlich hinterlegt werden. Dies ist nur dann einzutragen, wenn für die betroffenen Sachverhalte stets Vorsteuer und Ausgangssteuer gleichzeitig fällig wird, wie im Fall von innergemeinschaftlichen Erwerben oder anderen Reverse-Charge-Sachverhalten.
Kommentar	Optional kann ein Kommentar angefügt werden.

Bearbeiten, Anzeigen und Löschen eines Steuerkennzeichens

Über die [Bearbeitungsfunktion] wird die Detailansicht des ausgewählten Steuerkennzeichens aufgerufen, in der Änderungen bereits gespeicherter Daten vorgenommen werden können. Allerdings sind der Name des Steuerkennzeichens, das Meldeland sowie die Steuerkennzeichenart nicht mehr änderbar. Nachdem [Speichern] wird automatisch zur Periodenübersicht gewechselt.

Über die [Detailansicht] wird ebenso die Detailansicht des ausgewählten Steuerkennzeichens aufgerufen, jedoch sind Änderungen hierüber nicht möglich.

Das [Löschen] eines Steuerkennzeichens bewirkt lediglich eine Archivierung des gelöschten Steuerkennzeichens. Über die Anzeigefunktion können alle archivierten Steuerkennzeichen angezeigt werden.

Die zuvor gelöschten Steuerkennzeichen können über [Wiederherstellung] reaktiviert werden und erscheinen daraufhin in der Anzeigefunktion wieder bei den aktiven Perioden.