1

Vertragsparteien / Vertragsschluss

1.1

1.2

1.3

1.4

2

Software-Produkte von AMANA

Dieser Vertrag gilt für die nachstehenden Softwareprogramme des Herstellers und deren zukünftigen Versionen („Software-Produkte“ oder „Vertragsprodukte“).

2.1

„Smartnotes“ Produktbeschreibung

SmartNotes unterstützt die Bilanz- und Geschäftsberichtserstellung durch Funktionalitäten, die im Folgenden erläutert werden.

Automation der Datenlogistik

Der Weg der Daten eines Einzel- oder Konzernabschlusses vom Buchhaltungs- oder Konsolidierungssystem bis in das Dokument des Geschäftsberichts ist häufig durch zahlreiche manuelle Schnittstellen unterbrochen. Manuelle Schnittstellen beinhalten das Risiko von Übertragungsfehlern, führen zu Verzögerungen und somit zu Ineffizienzen. SmartNotes beseitigt diesen Engpass, in dem es die Daten aus dem Buchhaltungs- oder Konsolidierungssystem [oder Business Warehouse] importiert und in die entsprechenden Tabellen der Bilanz- und Geschäftsberichte überträgt. Sobald im Buchhaltung- oder Konsolidierungssystem Daten vorliegen, lässt sich beispielsweise auch der Zahlenteil des Anhangs [und damit der Finanzteil des Geschäftsberichts] automatisiert erstellen. Bei Bedarf können bestimmte Werte weiterhin manuell erfasst werden. Manuelle Erfassungen oder Korrekturen bleiben zu Kontrollzwecken als solche erkennbar.

Statusverfolgung von Datenänderungen

Wenn nach dem ersten Datenimport nach SmartNotes ein erneuter Import aus dem Buchhaltungs- oder Konsolidierungssystem erfolgt, so hat sich die Datenbasis in der Regel durch neue Buchungen geändert.SmartNotes zeigt genau an, welche Daten sich in welchen Tabellen verändert haben. Bei den engen Terminen der Abschlusserstellung hilft diese Eigenschaft dabei festzustellen, welche Abschnitte des Geschäftsberichts gegebenenfalls neu kommentiert werden müssen.

Validierung und Rundung der importierten Daten

SmartNotes validiert beim Import der Daten ihre Konsistenz. Hierdurch wird sichergestellt, dass Zusammenhänge in unterschiedlichen Abschnitten der Ergebnisdokumente der Bilanz- und Geschäftsberichte auch überall einheitlich dargestellt werden. Dabei werden auch Rundungsdifferenzen sofort aufgedeckt. Über die integrierte Rundungsfunktionalität lassen sich Rundungsdifferenzen schnell - und konsistent - beseitigen. Einmal durchgeführte Rundungen werden bei einem erneuten Datenimport nicht automatisch überschrieben. Nur bei Änderung der Datengrundlage, also bei Änderung des Wertes auf der betroffenen Position, wird auch der gerundete Wert überschrieben.

Statusverfolgung der Berichtsarbeiten

SmartNotes ermöglicht durch eine an die individuellen Wünsche anpassbare Statusübersicht eine jederzeitige Kontrolle des Fortschritts des Erstellungsprozesses. Ausstehende Arbeiten und bereits berücksichtigte Änderungen sind so jederzeit im Blick. Engpässe können so frühzeitig identifiziert und aktiv vermieden oder behoben werden. Durch die Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte werden die einzelnen Arbeiten für alle Beteiligten und für Dritte nachvollziehbar.

„XBRL Tagger“ Produktbeschreibung

XBRL Taxonomie Anzeige

Der XBRL Tagger kann beliebige valide XBRL Taxonomien laden und anzeigen. Durch die generische Implementierung können neuen Taxonomien ohne Änderung der Software direkt geladen werden. Die Darstellung der Taxonomie in Presentation-, Calculation-, Definition Linkbase erfolgt in allen in Taxonomie verfügbaren Sprachen der Label-Linkbase.

Taggen von Word, XHTML, InDesign (ePub) und PDF Dateien mit XBRL Taxonomie-Positionen.

Der XBRL Tagger kann die oben genannten Dateitypen öffnen, auslesen und dem Benutzer anzeigen, so dass die entsprechenden Taxonomie-Positionen zugeordnet werden können („mapping“ bzw. „tagging“). Die Taxonomie-Positionen können per Drag&Drop zugeordnet werden, der Tagger unterstützt den Benutzer mit einer Konsistenzprüfung. Mehrspaltige Tabellen lassen sich mit XBRL Dimensionen der Taxonomie taggen. Für XBRL Tags notwendige Informationen wie der Berichtszeitraum oder die Währung werden nach Möglichkeit automatisch ermittelt. Mittels verschiedener Farben kann das Mapping einem Status zugeordnet werden und so für anderen Benutzer zur Überprüfung gekennzeichnet werden. Das Mapping selber wird in den Dateien selbst gespeichert. Bei Änderungen der Ursprungsdateien (z.B. Änderung der Zahlen, neue Zeilen in Tabellen) wird das Mapping automatisch angepasst. Mappings können exportiert und importiert werden („Roll-forward“) und nach Excel exportiert.

Taxonomie-Erweiterung

Der Tagger bietet die Möglichkeit, Taxonomie-Erweiterungen vorzunehmen. Dazu muss eine entsprechende Zeile als Erweiterung markiert werden. Dies umfasst auch das sog. Anchoring.

Auto-Tagger

Der Auto-Tagger ist eine Funktion, welche das Mapping per Knopfdruck automatisch vornimmt. Dazu werden zwei Methoden angewendet: Ein unscharfer Namensvergleich ordnet Positionen automatisch der Taxonomie zu, wenn der Name (fast) übereinstimmt. Weiterhin erlaubt ein auf Künstlicher Intelligenz (KI) basierende Auto-Tagger die Zuordnung basierend auf vorhandenen XBRL Meldungen. Als Datenquelle dienen öffentlich verfügbare XBRL Meldungen basierend auf der IFRS-Taxonomie. Dazu wird das berichtsspezifische-Label der Taxonomie-Position als „Lerngrundlage“ für die KI verwendet. AMANA stellt regelmäßig aktualisierte Datenbanken bzw. Modelle zur Verfügung, so dass der Auto-Tagger mit zunehmender Datenbasis immer besser wird.

Der Auto-Tagger kann auch zur Konsistenzprüfung eines Mappings bzw. einem Branchenvergleich verwendet werden.

XHTML Konvertierung und iXBRL Instanzgenerierung

Der XBRL Tagger wandelt Word, PDF und ePub Dateien in valide XHTML Dateien um, welche die Grundlage für das Inline XBRL (iXBRL) darstellen. Dabei wird das Design und die Struktur der Dokumente soweit möglich übernommen. Angereichert um die eingebetteten XBRL Tags  kann so eine optisch ansprechende und valide iXBRL Datei erzeugt werden. XBRL Validierung

Bei der Instanzgenerierung, als auch beim Öffnen von vorhandenen iXBRL Dateien wird eine vollständige XBRL Validierung durchgeführt, welche die folgenden Spezifikationen umfasst:

• XBRL Specification 2.1
• XBRL Dimensions 1.0
• XBRL Formula 1.0
• Extensible Enumerations 1.0 und 2.0
• Inline XBRL 1.1 inkl. XHTML

Darüber hinaus wird ein sog. Filing Rule Validierung für ausgewählte Meldeanforderungen durchgeführt.

„Factory“ Produktbeschreibung

Das SmartNotes Modul FACTORY vereinfacht die Erstellung gleichartiger Berichte. Von einem Master-Dokument können Sub-Dokumente, z.B. pro Gesellschaft, abgeleitet werden, die gewisse Inhalte (Texte, Kontenzuordnungen, Tabellenstrukturen) von den Master-Dokumenten erben. Inhalte müssen so nur einmal gepflegt werden und werden automatisch in allen Sub-Dokumenten aktualisiert.

„Layout Roboter“ Produktbeschreibung

Das SmartNotes Modul Layout-Roboter vereinfacht die druckreife Erstellung von Berichten auf Basis von Microsoft Word. Der Layout-Roboter wird für den Kunden maßgeschneidert und ist in der Lage, Tabellen entsprechend den Layoutvorgaben des Kunden automatisch zu gestalten.

Maßgebliche Produktbeschreibungen und Updates

Neue Versionen der Software-Produkte, die diese verbessern oder erweitern, werden mit ihrer Freigabe durch den Hersteller Vertragsprodukte im Sinne dieser Nutzungsvereinbarung. Der Hersteller wird diese neuen Versionen in der Regel als Update kennzeichnen. Im Falle von Abweichungen zu den vorstehenden Beschreibungen ist die jeweils unter www.docs-amana.de/Produktbeschreibungen aktuelle veröffentlichte Produktbeschreibung maßgeblich.

3

Lizenz und Rechteeinräumung- Softwareüberlassung auf Zeit

Gegenstand dieser Nutzungsvereinbarung ist die auf die jeweilige Vertragslaufzeit befristete Überlassung der unter Ziff. 2 genannten Software-Produkte und die Einräumung der nachstehend beschriebenen Nutzungsrechte auf Basis des gesondert mit dem Vertragshändler geschlossenen Vertrags (vgl. Ziff. 1.2).

Installations- und Konfigurationsleistungen sowie sonstige Support- und Pflegedienstleistungen sind nicht Gegenstand der Leistungen des Herstellers. Soweit der Hersteller Support und Pflegedienstleistungen beim Endkunden erbringt, werden diese - vorbehaltlich einer zwischen Hersteller und Endkunden anderslautenden getroffenen Vereinbarungen - ausschließlich im Auftrag und auf Rechnung des Vertragshändlers als dessen Erfüllungsgehilfe erbracht.

Die Auslieferung der Software-Produkte an den Endkunden erfolgt in der Regel durch den Vertragshändler. Die Lizenzschlüssel der Software-Produkte werden durch den Hersteller erst an den Vertragshändler überlassen, wenn dieser die Erklärung des Endkunden über die Geltung dieser Nutzungsvereinbarung gegenüber AMANA vorgelegt hat.

Die Leistungen und Funktionalität der Software ergibt sich im Übrigen aus der in Ziffer 2 dieser Nutzungsvereinbarung enthaltenen sowie der auf der Internetpräsenz vom Hersteller unter docs-amana.de/Produktbeschreibungen veröffentlichten Produktbeschreibungen. Im Falle von Abweichungen sind unter www.docs-amana.de/Produktbeschreibungen veröffentlichten Produktbeschreibungen maßgeblich.

Die darin enthaltenen Angaben sind als Leistungsbeschreibungen zu verstehen und nicht als Garantien. Eine Garantie wird nur gewährt, wenn sie als solche ausdrücklich bezeichnet worden ist.

Der Endkunde erhält gemäß den Bedingungen des mit dem Vertragshändlervertrag vereinbarten Vertragsbedingungen das nicht-ausschließliche, zeitlich auf die Laufzeit des jeweiligen Vertrags beschränkte, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht zur Nutzung der Software-Produkte gemäß dem in dieser Nutzungsvereinbarung eingeräumten Umfang.

Die Software-Produkte dürfen auf beliebig vielen Arbeitsplätzen als Unternehmenslizenz zeitgleich genutzt werden. Die zulässige Nutzung umfasst ferner die Installation der Software-Produkte, das Laden in den Arbeitsspeicher sowie den bestimmungsgemäßen Gebrauch durch den Endkunden.

Sämtliche Schutzrechte an den Vertragsprodukten einschließlich Urheberrechte, Marken­rechte, Firmenrechte oder sonstige Kennzeichen und Knowhow, so­weit vorhanden, stehen dem Hersteller zu. Der Endkunde verpflichtet sich, die Schutzrechte des Herstellers weder selbst anzugreifen noch durch Dritte angreifen zu lassen oder Dritte beim Angriff in irgendeiner Form zu unterstützen. Insbesondere ist der Endkunde dazu verpflichtet, die in den Vertragsprodukten enthaltenen Urheberrechts- bzw. Copyright-Vermerke und andere Rechtsvorbehalte unverändert beizubehalten.

Der Endkunde ist berechtigt, eine Sicherungskopie zu erstellen, wenn dies zur Sicherung der künftigen Nutzung erforderlich ist. Der Endkunde wird auf der erstellten Sicherungskopie den Vermerk „Sicherungskopie“ sowie einen Urheberrechtsvermerk vom Hersteller sichtbar anbringen.

Der Endkunde ist berechtigt, die Software-Produkte zu dekompilieren und zu vervielfältigen, soweit dies notwendig ist, um die Interoperabilität der Software mit anderen Programmen herzustellen und um Fehler zu beseitigen. Dies gilt jedoch nur unter der Voraussetzung, dass der Hersteller die hierzu notwendigen Informationen nicht veröffentlicht hat oder dem Endkunden auf Anforderung nicht innerhalb angemessener Frist zugänglich gemacht hat.

Nutzt der Endkunde die Software-Produkte in einem Umfang, der die erworbenen Nutzungsrechte qualitativ (im Hinblick auf die Art der gestatteten Nutzung) oder quantitativ (im Hinblick auf die Anzahl der erworbenen Lizenzen) überschreitet, so wird er unverzüglich die zur erlaubten Nutzung notwendigen Nutzungsrechte erwerben. Unterlässt er dies, so wird der Hersteller die ihm zustehenden Rechte geltend machen.

Urhebervermerke, Seriennummern sowie sonstige der Programmidentifikation dienende Merkmale dürfen nicht von den Software-Produkte entfernt oder verändert werden.

Nach Beendigung des jeweiligen Vertrages mit dem Vertragshändler hat der Endkunde die Nutzung der Software-Produkte aufzugeben und sämtliche installierte Kopien des Programms von seinen Rechnern zu entfernen sowie dem Hersteller gegebenenfalls erstellte Sicherungskopien nach dessen Wahl unverzüglich zurückzugeben oder diese zu zerstören.

4

Open Source Software

Die Software-Produkte von AMANA bestehen aus eigenentwickelter Software sowie aus sog. Open Source Software.

Die Rechteeinräumung gem. dieser Nutzungsvereinbarung umfasst ausdrücklich nicht Open-Source Software. Open Source Software wird dem Endkunden ausschließlich auf Grundlage und zu den jeweils einschlägigen Open Source Bedingungen überlassen.

Eine Liste, welche Open Source Software in welcher Version der Softwareprodukte enthalten ist sowie die diesbezüglichen Open Source Bedingungen werden auf der folgenden Webseite von AMANA: https:// docs.amana.de zur Verfügung gestellt und aktuell gehalten.

5

Haftung

Soweit sich aus dieser Nutzungsvereinbarung nichts anderes ergibt, haftet der Hersteller bei einer Verletzung von vertraglichen und außervertraglichen Pflichten nach den gesetzlichen Vorschriften.

Für Schäden, die an anderen Rechtsgütern als dem Leben, Körper oder Gesundheit entstehen, ist die Haftung ausgeschlossen, soweit die Schäden nicht auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Herstellers, eines seiner gesetzlichen Vertreter oder eines seiner Erfüllungsgehilfen beruhen und das Verhalten auch keine Verletzung von vertragswesentlichen Pflichten ist. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Endkunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung des Herstellers jedoch auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens begrenzt.

Der vorstehende Haftungsausschluss findet keine Anwendung, soweit gesetzlich zwingende Haftungstatbestände (z.B. nach dem Produkthaftungsgesetz) betroffen sind oder eine Beschaffenheitsgarantie übernommen wurde.

Für die Wiederbeschaffung von Daten haftet der Hersteller nur insoweit, als der Endkunde alle erforderlichen und zumutbaren Datensicherungsvorkehrungen getroffen und sichergestellt hat, dass die Daten aus Datenmaterial, das in maschinenlesbarer Form bereitgehalten wird, mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können, sofern nicht die Datensicherung selbst Gegenstand der seitens des Herstellers zu erbringenden Leistung ist.

6

Sicherungsmaßnahmen des Endkunden, Audit-Recht

Der Endkunde wird die Software-Produkte sowie gegebenenfalls die Zugangsdaten für den Onlinezugriff durch geeignete Maßnahmen vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte sichern. Insbesondere sind sämtliche Kopien der Software-Produkte sowie die Zugangsdaten an einem geschützten Ort zu verwahren.

Der Endkunde wird es dem Hersteller auf dessen Verlangen ermöglichen, den ordnungsgemäßen Einsatz der Software-Produkte zu überprüfen, insbesondere daraufhin, ob der Endkunde das Programm qualitativ und quantitativ im Rahmen der von ihm erworbenen Lizenzen nutzt. Hierzu wird der Endkunde dem Hersteller Auskunft erteilen, Einsicht in relevante Dokumente und Unterlagen gewähren sowie eine Überprüfung der eingesetzten Hardware- und Softwareumgebung ermöglichen. Der Hersteller darf die Prüfung in den Räumen des Endkunden zu dessen regelmäßigen Geschäftszeiten durchführen oder durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Dritte durchführen lassen. Der Hersteller wird darauf achten, dass der Geschäftsbetrieb des Endkunden durch seine Tätigkeit vor Ort so wenig wie möglich gestört wird.

7

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit bei der Erbringung von Support-Leistungen die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten durch den Hersteller erfolgt, geltend die als Anlage 1 beigefügten Bestimmungen zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten, die die Einzelheiten zu dieser Auftragsverarbeitung im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 DS-GVO regeln.

Unabhängig von den jeweiligen Leistungen gemäß dieser Nutzungsvereinbarung verarbeitet der Hersteller im Zusammenhang mit vertraglichen Angelegenheiten im Rahmen des Geschäftskontaktes personenbezogene Daten der Kontaktpersonen des Endkunden (z.B. Name, E-Mail-Adresse), die der Hersteller durch den Endkunden, durch den Vertriebshändler gemäß den Bestimmungen des mit diesem geschlossenen Vertrages oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Endkundenwebsite) erhalten hat. Rechtsgrund für die Verarbeitung ist die Vorbereitung und Durchführung des entsprechenden Vertrages mit dem Endkunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Ferner besteht seitens des Herstellers ein berechtigtes Interesse an geschäftlicher Korrespondenz mit dem Endkunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Wenn der Hersteller die personenbezogenen Daten speichert, dann erfolgt dies nur für einen begrenzten Zeitraum und nicht länger als notwendig. Grundsätzlich löscht der Hersteller die personenbezogenen Daten, wenn sie für den Verarbeitungszweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind oder sonstige rechtliche Gründe vorliegen, die eine Löschung erfordern. Soweit der Hersteller gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegt, die eine längere Aufbewahrung erfordern, speichert der Hersteller die Daten für diesen Zeitraum, insbesondere zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, die zwischen 2 und 10 Jahren liegen. Sonstige rechtliche Gründe zur Aufbewahrung können darin bestehen, dass der Hersteller Daten zu Beweiszwecken für die Dauer der anwendbaren Verjährungsvorschriften vorhalten muss. Diese Fristen liegen in der Regel zwischen 2 und 30 Jahren.

Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Löschung und die Berichtigung personenbezogener Daten, sowie die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Außerdem steht ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Beschwerderecht bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde zu.

Ergänzende Informationen zur datenschutzkonformen Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zu den Betroffenenrechten sind der Datenschutzerklärung auf Website des Herstellers unter https://amana.de/de/datenschutz.html zu entnehmen.

8

Sonstiges

Der Hersteller ist berechtigt, die vorstehend vereinbarten Nutzungsbedingungen einseitig zu ändern, soweit dies zur Beseitigung nachträglich entstehender Äquivalenzstörungen oder zur Anpassung an veränderte gesetzliche oder technische Rahmenbedingungen notwendig ist. Die jeweils aktuell gültige Fassung dieser Nutzungsbedingungen ist einsehbar unter docs-amana.de/EULA.

Der Endkunde darf Ansprüche gegen den Hersteller nur nach schriftlicher Zustimmung des Herstellers auf Dritte übertragen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Endkunden finden keine Anwendung.

Die Software-Produkte können (Re-)Exportrestriktionen unterliegen, z.B. der Vereinigten Staaten von Amerika oder der Europäischen Union. Der Endkunde hat diese Bestimmungen bei einer Weiterveräußerung oder sonstigen Ausfuhr zu beachten.

Auf diese Nutzungsvereinbarung ist das deutsche Recht unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf vom 11.4.1980 (UN-Kaufrecht) anzuwenden.

Erfüllungsort ist und ausschließlicher Gerichtsstand ist Essen in Nordrhein-Westfalen, Deutschland.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsvereinbarung unwirksam sein, berührt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Vertragsparteien werden sich bemühen, anstelle der unwirksamen Bestimmung eine wirksame zu finden, die dem wirtschaftlichen Bedeutungsgehalt der unwirksamen Bestimmung am ehesten nahekommt.