Aufruf der Dokumentverwaltung

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Der Assistent für die Dokumentverwaltung findet sich unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ und kann mit dem Unterpunkt „Dokumente“ geöffnet werden.

Alternativ kann der Button „Dokumentverwaltung“ in der verwendet werden.

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Nach der Auswahl eines Dokumentes durch einen Linksklick werden für dieses Dokument im Assistenzbereich weitere Detailinformationen angezeigt.

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Die Ansicht der vorhandenen Dokumente in der „Dokumentübersicht“ kann mit Hilfe verschiedener Gruppierungsoptionen verändert werden. Zum Umschalten der Ansicht wird ein Rechtsklick in die Dokumentübersicht ausgeführt, um das Kontextmenü zu öffnen. Hier kann nun zwischen drei weiteren Ansichten gewählt werden. Diese entsprechen den Ansichtsoptionen, die auch im Dialog „Verfügbare Dokumente“ angeboten werden.

Wenn die Dokumente in der gewünschten Form bearbeitet wurden, kann der Assistent zur Dokumentverwaltung über den Button „Schließen“ verlassen werden.

Änderungen werden temporär vorgehalten, sobald ein anderes Dokument in der Übersicht selektiert wird. Erst mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt.

Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, den Assistenten zur Dokumentverwaltung mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten.

Siehe „" für eine Erklärung der Buttons.

Neues Dokument anlegen

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Zum Anlegen eines neuen Dokumentes wird der Button „Neuen Eintrag anlegen" verwendet.

Im Assistenzbereich „Dokumentendetails“ können anschließend Detailinformationen zum neuen Dokument hinterlegt werden. Dazu gehören der Name und der Stichtag [z.B. der 31.12.], der zugleich auch das Bezugsjahr des Dokumentes bestimmt.

Das Feld „Name“ ist mit einem * versehenen, da es sich hierbei um eine Pflichtangabe handelt. Wenn das Namensfeld beim Speichern leer oder nicht korrekt ausgefüllt wurde, erscheint eine Fehlermeldung und die Eingabe muss korrigiert werden. Der fehlerhafte Eintrag wird rechts neben dem Eingabefeld mit einem Ausrufezeichen versehen.

Bei der Vergabe des Namens des Dokumentes darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen. Wird kein neuer Name für das Dokument angegeben, so wird der Standardeintrag „Neues SmartNotes Dokument“ verwendet. Ein neu angelegtes Dokument wird automatisch an der letzten Stelle der Dokumentenübersicht angezeigt. Erst nach dem Speichern sämtlicher Änderungen in der Dokumentverwaltung wird es an der entsprechenden chronologischen Position aufgeführt.

dashedWorkflow zuweisen

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Über das Dropdown-Menü „Workflow" kann dem Dokument der entsprechende Workflow zugewiesen werden. Der Button rechts neben dem Dropdown-Menü öffnet die Statusverwaltung, in welcher sich die verschiedenen Statusstufen für das jeweilige Dokument definieren lassen.

dashedStichtag festlegen

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Bei der Neuanlage eines Dokumentes ist standardmäßig der 31.12. des aktuellen Jahres als Stichtag angegeben. Dieser lässt sich über die zugehörige „Kalenderfunktion" beliebig ändern. Alternativ können mit einem Linksklick auf den Tag bzw. das Jahr diese direkt manuell angepasst werden.

Durch einen Linksklick auf ein anderes Dokument in der Dokumentübersicht wird das neue Dokument temporär in die Dokumentübersicht des Assistenten aufgenommen. Anschließend können weitere Funktionen der Dokumentverwaltung genutzt werden [z.B. weitere Dokumente angelegt oder die Dokumentendetails von bereits vorhandenen Dokumenten geändert werden].

Nach dem Speichern können im Bearbeitungsmodus über den Schlüsselbutton Berechtigungen für das neue Dokument vergeben werden.

dashedBerechtigungen kopieren

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Wenn Sie in einem anderen Dokument bereits Berechtigungen hinterlegt haben, dann können Sie diese für das neu angelegte Dokument übernehmen.

Verwenden Sie dazu den Button "Berechtigungen kopieren" und wählen Sie das Dokument aus, das die Vorlage (die Berechtigungen) liefert.

Der folgenden Hinweis warnt Sie noch einmal, dass Sie die Berechtigungen aus dem Zieldokument (Bsp. Dokument 2) in das neue Dokument (Bsp. Dokument 1) kopieren und dies die aktuellen Berechtigungen überschreibt.

Wählen Sie "Ja", wenn Sie die Berechtigungen übernehmen wollen.

Es werden nur dokumentweite Berechtigungen übernommen!

Dokument bearbeiten

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Zum Bearbeiten der Dokumentdetails eines bereits angelegten Dokumentes kann, nachdem dieses mit einem Linksklick in der Dokumentübersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann das gewünschte Dokument auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Anschließend können die Detailinformationen des Dokumentes, der Workflow, Stichtag bzw. Bezugsjahr und bei Bedarf über den Schlüsselbutton auch die Berechtigungen geändert werden.

Hinweis: Wenn der Workflow eines Dokumentes geändert wird, erscheint eine Warnmeldung, dass sämtliche Statusinformationen der Kapitel des ausgewählten Dokumentes verworfen werden. Im Cockpit werden alle Kapitel mit „INVALID STATUS“ gekennzeichnet und es müssen dementsprechend die Statusstufen des neuen Workflows manuell für alle Kapitel neu vergeben werden.

Dokument löschen

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Zum Löschen eines vorhandenen Dokumentes kann dieses in der Dokumentübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Dokument löschen“ muss der Vorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ ist nicht notwendig, die Änderung wird nach dem Schließen des Assistenten für die Dokumentverwaltung automatisch im SmartNotes Cockpit übernommen.

Dokument Wiederherstellen

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Zum Wiederherstellen eines gelöschten Dokuments muss der Benutzer zunächst in die Dokumentenverwaltung.

Mit einem Linksklick auf den Button „Dokument Wiederherstellen“ öffnet sich ein weiteres Fenster, mit all den zuvor gelöschten Dokumenten.

Die blaue Markierung zeigt an, welches Kapitel ausgewählt ist und wiederhergestellt werden soll. Klickt der Benutzer auf den Button „Wiederherstellen“, wird das Kapitel erstellt und befindet sich somit wieder in der Dokumentenverwaltung.