Sprachunabhängige Einstellungen

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Sprachunabhängige Einstellungen werden nicht sprachenspezifisch, sondern unabhängig von der aktuellen Dokumentsprache vorgenommen und sprachübergreifend für alle Sprachen eines SmartNotes-Dokumentes übernommen.

Excel Formatvorlage hinzufügen / bearbeiten

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Bei den sprachunabhängigen Einstellungen kann für die in dem SmartNotes-Dokument verwendeten Excel-Dateien über den Button „Excel Formatvorlage hinzufügen" eine Excel Formatvorlage hinterlegt werden. Über den Button „Excel Formatvorlage bearbeiten“ kann eine hinterlegte Excel Formatvorlage direkt bearbeitet werden.

Die meisten Tabellen innerhalb eines Berichtes können von vier bis fünf unterschiedlichen Grundstrukturen abgeleitet werden. Daher bietet SmartNotes eine einfache Möglichkeit diese Grundstrukturen innerhalb einer Formatvorlage zu layouten und anschließend innerhalb eines Berichtes zur Verfügung zu stellen. Damit ist zusätzlich gewährleistet, dass alle Tabellen eines Berichtes einem einheitlichen Format und Layout folgen.

Eine einmal angelegte Formatvorlage steht innerhalb eines Dokumentes auch dann zur Verfügung, wenn das Dokument fortgeschrieben wird.

In den Mustertabellen der Formatvorlage empfiehlt es sich folgende Eigenschaften zentral zu definieren:

Hintergrundfarben
Schriftart, -größe und -farbe
Zahlenformatierungen
Tabellenrahmen
Zeichen Style [z.B. fett, kursiv]
Spaltenbreiten
Zeilenhöhen

Formatvorlage hinzufügen: Zum Anlegen oder Hinzufügen einer Excel Formatvorlage wird der Button „Excel Formatvorlage hinzufügen“ in den SmartNotes Dokumenteinstellungen für Excel verwendet.

Hierdurch erscheint ein Windows Explorer-Fenster, mit dem eine bereits vorhandene Excel Formatvorlage [z.B. ein Excel-Dokument mit dem gewünschten Corporate Design] oder ein schon vorab gespeichertes Excel-Dokument, welches als [zukünftige] Vorlage angepasst und genutzt werden soll, als Formatvorlage gespeichert werden kann.

Das erfolgreiche Hinzufügen der Formatvorlage wird mit dem Dialog „Erfolg“ bestätigt.

Formatvorlage bearbeiten: Zum Bearbeiten einer Excel Formatvorlage wird der Button „Excel Formatvorlage bearbeiten“ in den SmartNotes Dokumenteinstellungen für Excel verwendet. Hierdurch öffnet sich die hinterlegte Formatvorlage in Excel und kann anschließend bearbeitet werden.

Formatvorlage löschen: Zum Löschen einer Excel Formatvorlage wird der Button „Excel Formatvorlage löschen“ in den Dokumenteinstellungen verwendet. Dieser erscheint nur, wenn bereits eine Excel Formatvorlage hinterlegt worden ist, und ersetzt somit den ursprünglichen Button „Excel Formatvorlage hinzufügen“.

Checkbox „Excel CheckIn Kommentar erzwingen“

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Die Checkbox „Excel CheckIn Kommentar erzwingen“ sorgt dafür, dass beim Einchecken einer Excel-Datei ein Kommentar hinterlegt werden muss.

Checkbox „Bei schreibgeschützten Excel Dateien Kommentare zulassen“

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Durch die Aktivierung der Checkbox „Bei schreibgeschützten Excel Dateien Kommentare zulassen“ können Office Dokumente trotz einer Leseberechtigung kommentiert werden. Beim Schließen eines schreibgeschützten Dokumentes erscheint ein Fenster, ähnlich dem CheckIn Fenster; in dem der Benutzer die Möglichkeit hat einen Kommentar zu verfassen. Dieser wir in der Kapitel Historie angezeigt.

Checkbox „Excel löschen erfordert Benutzerkommentar“

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Die Checkbox „Excel löschen erfordert Benutzerkommentar" erfordert, dass beim Löschen einer Excel Datei ein Kommentar hinterlegt werden muss.

Ausgabeformat

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Das „Ausgabeformat“ der Excel Tabellen eines Dokuments kann zentral festgelegt werden Abweichungen vom zentralen Ausgabeformat können beim CheckIn einer Excel Datei eingestellt werden. Excel-Dateien, die schon vor Einstellung des zentralen Zahlenformats formatiert wurden, behalten ihr ursprüngliches Format.

Zahlenformatierung

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Mittels der „Zahlenformatierung“ wird die Standardformatierung für Werte in Excel-Tabellen festgelegt und die Zahl der Nachkommastellen mit denen SmartNotes rechnet . Durch einen Linksklick in das Eingabefeld öffnet sich der Assistent zur Zahlenformatierung, welcher auch eine Vorschaufunktion bietet. Das Format der Angabe entspricht dabei der manuellen Formatanpassung in Excel:

#,0 Zahl mit Tausender-Trennzeichen und ohne Nachkommastelle
#,0.# Zahl mit Tausender-Trennzeichen und einer Nachkommastelle
#,0.## Zahl mit Tausender-Trennzeichen und zwei Nachkommastellen

Kommentierungspflichtige %-Rundung

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Es kann ein Wert bestimmt werden, ab dem eine prozentual vorgenommene Rundung verpflichtend kommentiert werden muss.

Kommentierungspflichtige Abs-Rundung

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Es kann ein Wert bestimmt werden, ab dem eine absolute Rundung verpflichtend kommentiert werden muss.

Für die Kommentierungspflicht der absoluten Rundung sind in der aktuellen SmartNotes Version auch nicht ganzzahlige Werte erlaubt.

Checkbox „Layout Bereiche beim Checkout anwenden“

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Die Checkbox „Layout Bereiche beim Checkout anwenden“ sorgt dafür, dass die in der Formatvorlage definierten Layout Bereiche [Layout Actions] automatisch bei jedem Checkout auf die Excel-Dokumente angewendet werden, in denen ihre Verwendung vorgesehen ist. Es ist zu beachten, dass die Nutzung der Layout Actions bei jedem Checkout von Excel-Dateien leistungsintensiv sein kann.

Checkbox „Exakte von gerundeten Nullwerten unterscheiden“

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Die Checkbox „Exakte von gerundeten Nullwerten unterscheiden“ ermöglicht es, dass eine „unechte Null", also einer Zahl die abgerundet Null ist, von einer "echten Null" (0) unterschieden wird. Dafür wird zu einer „unechten Null" ein winzig kleiner Wert (10^-6) addiert und echte Nullen bleiben Null. Dadurch wird z.B. eine „#.##0;-#.##0;-“ Formatierung bei den unechten Nullen eine „0“ anzeigen, bei den richtigen Nullen einen Strich „-“.

Checkbox „Erweiterte Excel Programmierung erlauben“

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Die Checkbox „Erweiterte Excel Programmierung erlauben“ stellt in der Programmierspalte die folgenden Funktionen zur Verfügung [die Auflistung erfolgt mit Hilfe von Beispielkonten]:

Soll(4711;4712): Die Werte der Konten 4711+4712 fließen in die Summe ein, wenn sie postitiv sind.
Haben(4711): Die Wertespalte enthält nur dann einen Wert, wenn dieser negativ ist.

Diese Funktion greift sowohl bei den deutschen Begriffen „Soll" und „Haben", als auch bei den englischen Begriffen „Debit" und „Credit".

Nach Setzen des Hakens muss der Zahlenimport neu durchgeführt werden, damit die Funktion greifen kann.

Checkbox „Erweiterte Excel-Programmierung: Legacy Modus aktivieren“

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Die Checkbox „Erweiterte Excel-Programmierung: Legacy Modus aktivieren“ ist eine zusätzliche Funktion, um die erweiterte Excel-Programmierung zu ergänzen. Mit dieser Funktion werden alle Kontonummern als Soll-Haben-Programmierungen gewertet, die mit einen „S" oder „H" beginnen oder enden. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, die Kontonummern mit dem Zusatz „SOLL" oder „HABEN" zu ergänzen.

Diese Funktion greift auch bei den jeweils englischen Begriffen „DEBIT" und „CREDIT" und damit auch auf die englischen Kürzel „D" und „C".

Durch diese Option werden alle Kontonummern, die mit „S" oder „H" sowie „D" oder „C" beginnen oder auf diesen Buchstaben enden, als Soll oder Haben gewertet. Dau gehören beispielsweise auch Kontonummern wie „Konzernergebnis" oder „Dividents".

Nach Setzen des Hakens muss der Zahlenimport neu durchgeführt werden, damit die Funktion greifen kann.

Ausgabeformat für Differenzspalte

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In Excel besteht die Möglichkeit die Differenz zwischen zwei voneinander abhängigen Perioden automatisch berechnen zu lassen. Hierzu wird in Excel über das Kontextmenü die „difference"-Spalten programmiert. In den Einstellungen kann ausgewählt werden, ob die Differenz in absoluten Werten (Betrag) angegeben werden soll oder mit umgekehrten Vorzeichen bzw. dem tatsächlichen Differenz-Wert.

Einstellung für die Berechnung der Prozentwerte

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In den „Einstellung für die Berechnung der Prozentwerte“ kann eingestellt werden, ob die Prozentwerte auf Basis der gerundeten oder der exakten Werte berechnet werden sollen. Weiterhin kann festgelegt werden, welcher Text bei Werten größer oder kleiner eines gewissen Schwellenwerts oder bei einer Division durch Null angezeigt werden sollen [Exaktspalte festlegen].

Die Exaktspalte ist eine optionale Spalte. Sie gibt den exakten Wert des gewünschten importiertes Wertes wieder. Sie kann flexibel nach Auswahl der gewünschten Spalte über das SmartNotes Ribbon gesetzt werden.

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Inhaltlich gibt sie den genauen Wert des entsprechenden Datensatzes wieder. Im gegebenen Beispiel den exakten Wert der Value 1 für die aktuelle Periode.

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Um die Exact-Spalte auch im Rundungsassistenten sichtbar zu machen, müssen zunächst die Datailinformationen eingeblendet werden. Die Exactspalte erscheint dann ganz recht im Rundungsassistenten. Dabei werden sowohl die exakten importierten Werte als auch die exakten Summen angezeigt. Da es sich bei diesen Werten um importierte Werte aus den Vorsystemen handelt, sind manuelle Anpassungen sowie Änderungen in dieser Spalte nicht möglich.

Nachdem erneut Daten der selben Positionen aus dem Vorsystemen eingeladen werden, können im Rundungsassistenten die Veränderung der Werte gegenüber dem ersten Import in der Spalte ,,Alter Wert“ eingesehen werden. Die Dateilinformationen zu der Exact-Spalte können flexibel im Rundungsformular über den Button ,, Details ein- /ausblenden“ ausgeblendet werden.

Button „Excel Processing Einstellungen“

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Mit diesen Einstellungen kann die Aisführung von externen Excel-Makros verwaltet werden.

„OnProcessing“ bedeutet, dass die Funktion ausgeführt wird, nachdem der Listeintrag „Ausführen Excel Bearbeitung“ getätigt wurde.

„OnOpen“ bedeutet, dass die Funktion ausgeführt wird, nachdem die Excel-Datei geöffnet wurde [hier im Beispiel].

„OnCheckin“ bedeutet, dass die Funktion ausgeführt wird, nachdem die Excel-Datei eingecheckt wurde.

Welche Funktion ausgeführt werden soll muss in der Eingabezeile hinterlegt werden.

Eine genaue Beschreibung mit Beispiel zum Nachstellen finden Sie in dem Kapitel .

Sprachabhängige Einstellungen

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Die Überschrift „Sprachabhängige Einstellungen“ ist mit einem in Klammern geschriebenen Sprachzusatz versehen [z.B. „[Deutsch]“]. Dieser stellt die aktuell im SmartNotes Cockpit verwendete Sprachversion dar und wird in Abhängigkeit von der genutzten Dokumentsprache vergeben. Die sprachabhängigen Einstellungen können also für jede Dokumentsprache einzeln vorgenommen werden. Sollen Einstellungen für eine andere Sprache getätigt werden, so muss zunächst die aktuelle Dokumentsprache gewechselt werden.

Abkürzungseinstellungen

Abkürzungseinstellungen

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Bei den sprachabhängigen Einstellungen können für die in dem SmartNotes-Dokument verwendeten Excel-Dateien über den Button „Abkürzungseinstellungen“ Abkürzungen für Einheiten definiert werden. Es öffnet sich ein Assistent, in dem die Abkürzungen frei bestimmt werden können.

Ausgabe- und Zahlenformat zurücksetzen

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Die benutzerdefinierte Ausgabe- und Zahlenformate können jederzeit flexibel für die gewünschten Kapitel zurückgesetzt werden. Hierzu wird im Cockpit das Kaptiel gewählt, indem die Ausgaben- und Zahlenformate zurückgesetzt werden soll und mit einem Rechtsklick in den markierten Kapitel das Kontextmenü aufgerufen. Hierbei wird nicht das Ausgabe- und Zahlenformat der Excel-Datei zurückgesetzt, sondern nur individuell definierte Ausgabe- und Zahlenformate auf Berichtsdatenebene, sofern diese von der Formatierung der Excel-Datei abweichen.

Neben der Möglichkeit die Ausgaben- und Zahlenformate auf der Kapitelebene zurückzusetzen, ist es auch möglich, das ganze auf der Dokumentebene für das gesamte Dokument zurückzusetzen. Der Assistent für das Zurücksetzten von Ausgaben- und Zahlenformaten befindet sich unter dem Menüpunkt ,,Dokument‘‘ und kann mit dem Unterpunkt ,,Einstellungen‘‘ aufgerufen werden. Die globalen Einstellungen für Excel findet sich unter dem Reiter ,,Excel Einstellungen“. Über den Button ,,Reset Output and Number Format for Report Data“ lassen sich dann die gesamten Ausgabe- sowie Zahlenformate für das Dokument zurücksetzen.

Hinweis: Die Einstellungen für Excel werden dokumentweit angewendet d.h. sie gelten nur für das aktuelle SmartNotes-Dokument. Sind in ein anderes SmartNotes-Dokument Änderungen gewünscht, so müssen diese Einstellungen im nächsten Dokument erneut angepasst werde

CloudExcel Settings