Festgelegte Namen und -zusätze

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Bezeichnung	Funktion
outarea outarea [_Name] outarea [_Name][_Sprache]	Ausgabebereich für den Export nach Word. Jede Zelle und jeder Zellbereich, der mit „outarea“ beginnt, kann optional um einen Namens- und/oder Sprachzusatz ergänzt werden [z.B. outarea_GuV_en].
name_1 name_1[_Sprache]	Namensspalte, welche optional um ein Sprachkürzel ergänzt werden kann [z.B. name_1, name_1_en].
value_laufende Nummer_PeriodenID[_Sprache]	Wertespalte, welche mit einer laufenden Nummer sowie einer PeriodenID versehen wird und optional um einen Sprachzusatz ergänzt werden kann.
column_name_laufende Nummer	Überschrift einer Spalte [bei mehreren „value_“-Spalten], welche mit einer laufenden Nummer versehen wird.
prog_laufende Nummer_PeriodenID	Programmierspalte, welche mit einer laufenden Nummer und einer PeriodenID versehen wird [z.B. prog_2_PAKTUELLESJAHR].

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Um eine Eindeutigkeit innerhalb der Nomenklatur der Excel-Tabellen zu erreichen und so die Programmierung für die Berichtswerte zu vereinfachen, werden in SmartNotes festgelegte Namen und Namenszusätze verwendet. Diese werden in den folgenden beiden Tabellen als Übersicht dargestellt. Eine genaue Beschreibung der einzelnen Punkte findet sich in den folgenden Kapiteln.
Kursiv geschriebene Bezeichnungen stellen beschreibende Platzhalter dar, welche durch die entsprechenden Werte ersetzt werden [z.B. „laufende Nummer“ als Beschreibung für den Wert „2“]. In „[ ]“ eingefasste Beschreibungen stellen optionale Namensergänzungen dar [z.B. „[_Sprache]“ als Hinweis auf eine optionalen Zusatz des Sprachkürzels „[_en]“].

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Bezeichnung	Funktion
sn_title	Titel des zugehörigen Kapitels
sn_duedate	Stichtag des Dokumentes
sn_year	Bezugsjahr des Dokumentes, z.B. „2021“
sn_unit	Kürzel für das Ausgabeformat der Excel-Datei beim Einchecken [z.B. Mio. Mrd.]

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Zellbereiche, die von SmartNotes befüllt und aktualisiert werden.

Ausgabebereich

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In jeder Excel-Datei muss über den Namen „outarea“ ein Zellbereich als Ausgabebereich definiert werden. Dieser kann in einer Word-Datei angezeigt werden und stellt damit die Datenbasis für die Tabellen in Ergebnisdokumenten dar.
Die Bezeichnung kann dabei nur aus „outarea“ bestehen oder optional um einen Namenszusatz und/oder um einen Sprachzusatz in Form des Länderkürzels ergänzt werden.
Der Ausgabebereich muss auch in rein-manuellen Tabellen angelegt werden, wenn diese in weitere Ausgabeformate wie Word- oder PowerPoint-Dateien exportiert werden sollen.

Namensvergabe

dashedüber das SmartNotes Ribbon

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Die einfachste Möglichkeit zur Namensvergabe stellt das SmartNotes Ribbon in Excel dar. Dazu wird die gewünschte Zelle, der Zellbereich oder die Spalte markiert und der passende Eintrag aus dem SmartNotes Ribbon ausgewählt. Je nachdem, ob eine Zelle bzw. Zellbereich oder eine ganze Spalte markiert wird, ändert sich die Darstellung des Ribbons kontextsensitiv.

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Noch anzulegende Namensbereiche sind mit den entsprechenden Symbolen gekennzeichnet.

Über das Add-ins Menü

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Alternativ kann zur Namensvergabe auch jederzeit das normale Kontextmenü mit einem Rechtsklick geöffnet werden. Unter dem Menüpunkt „SmartNotes...“ finden sich die von SmartNotes kontextabhängig zur Verfügung gestellten Funktionen.

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Nach der Anlage der Namensbereiche sind die entsprechenden Zellen noch nicht mit dem jeweiligen Inhalt befüllt. Um eine Voransicht der getätigten Änderungen zu erhalten, wird der Button „Aktualisieren“ im SmartNotes Ribbon verwendet. Anschließend erscheint bspw. in dem Namensbereich „sn_year“ das Bezugsjahr des Dokumentes.

Mehrere Spalten simultan definieren

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SmartNotes stellt die Möglichkeit zur Verfügung, mehrere nicht direkt nebeneinander liegende Spalten gleichzeitig zu benennen. Dazu werden zunächst die gewünschten Spalten markiert; entweder mit gedrückter linker Maustaste und dem anschließendem Ziehen eines Bereiches oder mit Hilfe der gedrückten „Strg“-Taste und dem gezielten Auswählen durch den Mauszeiger plus Klick.

Anschließend kann im Bereich „Spalten“ im SmartNotes Ribbon die gewünschte Funktion ausgewählt werden. Die Unterpunkte der verschiedenen Menüs werden nun kontextsensitiv mit der Bezeichnung „Range einfügen“ versehen. Im gegebenen Beispiel werden nun die selektierten Spalten I bis L als Wertespalten des aktuellen Jahres – bzw. der aktuellen Periode – definiert. Dabei wird SmartNotes die fortlaufende Nummerierung der Spalten selbst vornehmen, so dass Spalte I als „value_1_PAKTUELLESJAHR01“ benannt wird und Spalte L als „value_4_PAKTUELLESJAHR01“.

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Dasselbe Vorgehen ist natürlich auch für die korrespondierenden Programmierspalten –sowie weitere Spaltentypen – möglich, wodurch sich eine lohnenswerte Zeitersparnis bei der initialen Anlage von SmartNotes-Tabellen ergibt. Im gegebenen Beispiel für die Programmierspalten wurde eine gezielte Selektion mit der „Strg“-Taste vorgenommen.

Anzeigen angelegter Namen

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Excel stellt per Dropdown-Liste eine Übersicht aller bereits angelegter Namen zur Verfügung. Mit einem Linksklick auf den jeweiligen Namen wird der entsprechende Zellbereich markiert und hervorgehoben.

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Alle bereits vorhandenen Namen können auch mit Hilfe des „Namens-Managers“ angezeigt werden. Der Assistent findet sich im Ribbon „Formeln“ unter dem Button „Namens-Manager“.

Wenn Sie statt der Ribbons mit den AddIns arbeiten, dann erreichen Sie den Namensmanager über das Excel-Menü „Formeln".

Im „Namens-Manager“ werden alle vergebenen Namen mitsamt ihrer Bezugsbereiche, Werte sowie weiterer Informationen aufgelistet. Die Einträge können nach verschiedenen Rubriken gefiltert und sortiert werden.

Namen bearbeiten und löschen

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Die in Excel vergebenen Namen für Zellen, Zellbereiche und Spalten können auf unterschiedliche Art und Weise bearbeitet und gelöscht werden. Die verschiedenen Methoden werden in diesem Kapitel beschrieben.

In Excel können angelegte Namen über den „Namens-Manager“ geändert und gelöscht werden. Zum Öffnen des Assistenten wird im Ribbon „Formeln“ der Button „Namens-Manager“ verwendet.

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Zum Bearbeiten wird der gewünschte Name markiert und mit dem Button „Bearbeiten“ der Assistent „Name bearbeiten“ aufgerufen. Um getätigte Änderungen zu speichern, muss der Assistent mit dem Button „OK“ geschlossen werden.

Zum Löschen wird der gewünschte Name markiert und der Löschvorgang mit dem Button „Löschen“ gestartet. Nach Bestätigung der anschließenden Sicherheitsabfrage wird der Name aus der Namensliste gelöscht.

Änderungen an Namen haben direkte Auswirkungen auf die Programmierung oder die Verlinkung zu Word Power Point. Wird beispielsweise der Name der outarea geändert, muss diese in Word oder Power Point neu eingefügt werden.

dashedNamen über das SmartNotes Ribbon bearbeiten

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Eine weitere Möglichkeit zur Bearbeitung von Namen ist die Nutzung des SmartNotes Ribbons. Dazu der Zellbereich nicht markiert sein. Die Funktionen des SmartNotes Ribbon werden kontextsensitiv zur Verfügung gestellt.

Vorhandende Namensbereiche, die über das SmartNotes Ribbon bearbeitet [verlegt] werden können, sind mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet.

Das Bearbeiten der Namen erfolgt im SmartNotes Ribbon generell über das Verlegen der Zellen, Zellbereiche oder Spalten. Dazu wird die neue Zelle, der neue Zellbereich oder die neue Spalte markiert und über das SmartNotes Ribbon der jeweilige, zu verlegende Name ausgewählt.

dashedNamen über das SmartNotes Ribbon löschen

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Das SmartNotes Ribbon bietet die Möglichkeit angelegte Namen einzeln oder insgesamt zu löschen. Soll ein einzelner Name gelöscht werden, so wird dieser entweder über das Namensfeld oder direkt über die Zelle[n] ausgewählt und anschließend über den Menüpunkt „Namen löschen“ entfernt. Eine Sicherheitsabfrage findet nicht statt.

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Zum Löschen aller angelegten Namen muss ist es nicht notwendig einen bestimmte Zelle beziehungsweise Zellbereich zu markieren. Es kann jederzeit der Button „Alle Namen entfernen“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden. Dafür muss jedoch zuvor noch die erscheinende Sicherheitsabfrage „Alle Namen entfernen“ bestätigt werden.

Mit dieser Funktion werden alle Namen im Namensmanager unwiderruflich gelöscht.

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