Ausgabebereich festlegen

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Ausgabebereiche definieren diejenigen Zellbereiche einer Excel-Tabelle, die zum Export in ein Word-Dokument genutzt werden können.

Ausgabebereiche beginnen grundsätzlich mit „outarea“ und können durch einen Namens- und/oder einen Sprachzusatz ergänzt werden. Diese werden jeweils durch einen „_“ voneinander getrennt [z.B. „outarea_GuV_en“].

Eine Excel-Datei kann mehrere Ausgabebereiche enthalten. Alle Namen, die mit „outarea_“ beginnen, werden als Ausgabebereich interpretiert und können später in Word eingefügt werden.

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Soll ein neuer Ausgabebereich angelegt werden, so erfolgt dies im SmartNotes Ribbon über „Einfügen“, „Zusätzliche Ausgabe Optionen“ und den dortigen Unterpunkt „Neuer Ausgabebereich“.

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Daraufhin öffnet sich der Assistent „Neuer Ausgabebereich“. In diesem können die Namenszusätze für den Ausgabebereich nach „outarea_“ angelegt werden. Das Dropdown-Menü zeigt die Sprachkürzel der bisher angelegten Dokumentsprachen an, so dass eine Zuweisung der Ausgabebereiche zu den Sprachvarianten der Dokumente möglich ist.

Die Anlage eines Namenszusatzes oder eines Sprachkürzels ist dabei nicht verpflichtend. So kann durch Löschen des Standardeintrags „Name“ und ohne die Auswahl eines Sprachzusatzes der Ausgabebereich „outarea“ angelegt werden.

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Bei der Vergabe des Namenszusatzes ist darauf zu achten, dass manche Sonderzeichen wie „!“, „?“ oder Leerzeichen nicht verwendet werden dürfen. Wird dennoch eines der betreffenden Zeichen eingetragen, erscheint ein entsprechender Hinweis.

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Zum Anlegen des Ausgabebereiches „outarea“ oder mit Sprachkürzel z.B. „outarea_en“ wird im Kontextmenü zusätzlich eine direkte Auswahl ermöglicht. Eine Eingabe über den Assistenten „Neuer Ausgabebereich“ ist dabei nicht nötig. Angezeigt werden jeweils Sprachzusätze für die angelegten Dokumentsprachen.

Outarea umbenennen oder löschen

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Nach dem Einfügen der Tabelle in oder besteht eine Verknüpfung zwischen den Dateien. Wird der Name der Outarea nun über den Namensmanager geändert oder die Outarea gelöscht, geht die Verknüpfung in Word und PowerPoint verloren. Es wird eine Fehlermeldung aufgeworfen und die Tabelle aktualisiert sich nicht mehr automatisch. Die einzige Lösung ist das erneute Einfügen der Outarea.

Ab der Version 2.9.0.156 haben wir daher eine Warnung eingebaut. Wird eine Outarea umbenannt oder gelöscht, wird beim Check-In darauf hingewiesen. So kann der User den Check-In abbrechen und die Änderung rückgängig machen.

Zelle für den Titel festlegen

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Die mit „sn_title“ benannte Zelle wird von SmartNotes automatisch mit dem Titel des dem Excel-Dokument zugehörigen Kapitels befüllt.

Änderungen an der Bezeichnung des Kapitels werden dabei automatisch übernommen. Das Zuweisen des Namens „sn_title“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich. Der Titel kann z.B. als Überschrift für die Excel-Tabelle genutzt werden.

Zum Anlegen des Namens „sn_title“ wird die Zelle markiert und über den Button „Einfügen“ im SmartNotes Ribbon der Unterpunkt „Titel einfügen“ ausgewählt.

Zelle für das Jahr festlegen

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Die mit „sn_year“ benannte Zelle wird von SmartNotes automatisch mit dem Bezugsjahr des Dokumentes befüllt.

Änderungen an dem Bezugsjahr werden dabei automatisch übernommen. Das Zuweisen des Namens „sn_year“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich.

Zum Anlegen des Namens „sn_year“ wird die Zelle markiert und über den Button „Einfügen“ im SmartNotes Ribbon der Unterpunkt „Jahr einfügen“ ausgewählt.

Zelle für das Vorjahr festlegen

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Die mit „sn_prevyear“ benannte Zelle wird von SmartNotes automatisch mit dem Vorjahr des Dokumentes befüllt.

Änderungen an dem Vorjahr werden dabei automatisch übernommen. Das Zuweisen des Namens „sn_prevyear“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich. Das Vorjahr wird auf Basis der Jahresangabe [Vorjahr = Jahr – 1] berechnet.

Zum Anlegen des Namens „sn_prevyear“ wird die Zelle markiert und über den Button „Einfügen“ im SmartNotes Ribbon der Unterpunkt „Vorjahr einfügen“ ausgewählt.

Zelle für den Stichtag festlegen

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Die mit „sn_duedate“ benannte Zelle wird von SmartNotes automatisch mit dem Stichtag des Dokumentes befüllt.

Änderungen an dem Stichtag werden dabei automatisch übernommen. Das Zuweisen des Namens „sn_duedate“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich.

Zum Anlegen des Namens „sn_duedate“ wird die Zelle markiert und über den Button „Einfügen“ im SmartNotes Ribbon der Unterpunkt „Stichtag einfügen“ ausgewählt.

Hinweis: Es ist zu beachten, dass SmartNotes einstellige Tages- und Monatsformate ohne vorangestellte „0“ in Excel einfügt [bspw. „1.1.“ oder „30.6.“].

Namensspalte festlegen

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Die Namensspalte ist eine Pflichtspalte. Sie enthält die Zeilenbeschriftung, also die Namen der einzelnen Berichtswerte. Sie kann nur einmal pro Excel-Datei und pro Sprache vergeben werden, folglich „name_1" oder „name_1[_Sprache]".

Die Namensspalte kann komfortabel, nach Auswahl der entsprechenden Spalte, über das SmartNotes Ribbon angelegt werden. Dort sind Unterpunkte für alle angelegten Sprachen des Dokumentes vorhanden.

Wertespalte festlegen

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Die Wertespalte enthält die Berichtswerte [values] des aktuellen Dokumentes.

Sie wird mit „value_“, einer laufenden Nummer und ggf. einem Zusatz definiert [z.B. value_1_PAKTUELLESJAHR01]. Sie kann komfortabel, nach Auswahl der entsprechenden Spalte, über das SmartNotes Ribbon angelegt werden. Dort sind Unterpunkte für alle angelegten Perioden vorhanden.

Die Anzahl der Wertespalten muss mit der Anzahl der Programmierspalten übereinstimmen [die Spalte „prog_1“ enthält die Anweisungen zur Befüllung der Spalte „value_1“, z.B. durch Angabe der entsprechenden Positionsnummern, „prog_2“ die Anweisungen für „value_2“ etc.].

Spaltenname festlegen

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Existieren mehrere Spalten mit Berichtswerten des aktuellen Jahres [„value_“-Spalten], so können die Zellen, welche die Spaltenüberschriften enthalten, mit „column_name“ benannt werden.

Das Zuweisen des Namens „column_name“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich. Der Spaltenname kann komfortabel, nach Auswahl der gewünschten Zelle, über das SmartNotes Ribbon angelegt werden.

column_name_1 korrespondiert dabei mit value_1, die laufende Nummer stellt die Verbindung her. Es wird demnach pro Wertespalte nur ein Spaltenname vergeben. value_1_[Periode] und value_1_[Periode]_[Sprache] teilen sich folglich einen Spaltennamen.

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In folgender Abbildung existieren mehrere Spalten des selben Berichtsjahres. Die Zellen, in denen die zugehörigen Spaltenüberschriften eingetragen sind, werden mit dem Namen „column_name_[fortlaufende Nummer]“ versehen.

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SmartNotes wird den Inhalt der mit „column_name“ benannten Zellen auch für die Wertespalten der Vergleichsperiode im Rundungsformular übernehmen und dort systematisch geordnet darstellen.

Programmierspalte festlegen

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Die Programmierspalte z.B. die Positionsnummern aus dem Konsolidierungssystem vor und enthält die Anweisungen zur Befüllung der entsprechenden Wertespalten.

Die Programmierspalte wird mit „prog_“, einer laufenden Nummer und dem Periodennamen definiert [z.B. prog_1_PAKTUELLESJAHR01]. Sie kann komfortabel, nach Auswahl der entsprechenden Spalte, über das SmartNotes Ribbon angelegt werden. Dort sind die entsprechenden Unterpunkte für alle angelegten Perioden vorhanden.

Die Anzahl der Programmierspalten muss mit der Anzahl der Wertespalten übereinstimmen [die Spalte „prog_1“ enthält die Anweisungen zur Befüllung der Spalte „value_1“, z.B. durch Angabe der entsprechenden Positionsnummern; „prog_2“ die Anweisungen für „value_2“].

Wertespalten der Zweitsprache beziehen sich auf die Inhalte der Default-Sprache, daher wird ihnen keine Programmierspalte zugewiesen.

Weitere SmartNotes Spalten

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Mit Hilfe des SmartNotes Ribbons lassen sich komfortabel weitere Spalten direkt anlegen. Dazu wird eine Spalte markiert und anschließend der Button „Andere“ im SmartNotes Ribbon verwendet. Alternativ kann auch direkt ein Rechtsklick auf den Spaltenkopf ausgeführt werden. Das SmartNotes Ribbon stellt kontextsensitiv noch nicht vergebene Namen zur Verfügung.

Folgende Spaltennamen lassen sich über das SmartNotes Ribbon in einem Excel-Tabellenblatt festlegen:

„autofit_laufende Numme" (z.B. „autofit_1")
- Die autofit-Funktion ist veraltet und wird von uns nicht mehr empfohlen. Sie ist nur noch aus Kompatibilitätszwecken enthalten. Wir empfehlen die Nutzung von oder unserem .
„bid_value-Nummer_Periodenname“ (z.B. „bid_1_AJ“)
- Gibt die Datenbank-ID des entsprechenden Datensatzes wieder. Im gegebenen Beispiel die IDs der value_1 für die aktuelle Periode.
„exakt_value-Nummer_Periodenname" (z.B. „exakt_1_AJ")
- Gibt die exakten Werte der importierten Zahlen wieder.
„resolvedMapping_value-Nummer_Periodenname“ (z.B. „resolvedMapping_1_AJ")
- Gibt für die entsprechende Periode die Detailinformationen an, wenn zwischen Datenimport und Positionen ein Mapping verwendet wurde.
„percent_value-Nummer_Periodenname“ (z.B. „percent_1_AJ")
- Gibt die prozentuale Veränderung in Abhängigkeit der zentral getroffenen Einstellungen zu Prozentwerten wieder [Vgl. ]
„difference_value-Nummer _Periodenname" (z.B. „difference_1_AJ")
- Gibt die Differenz zur Vorperiode an
„footnote_value-Nummer_Periodenname" (z.B. „footnote_1_AJ")
- Kann die Nummer einer Fußnote enthalten.
„footnote_value-Nummer_Periodenname_Sprachkürzel" (z.B. „footnote_1_AJ_en")
- Kann die Nummer einer Fußnote in der Zweitsprache enthalten.

Spalten ausblenden

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Ab der SmartNotes Version 2.9.0.103 ist es möglich Spalten auszublenden, sofern die Zahlen in dem gesetzten Bereich Null sind. Zuvor war diese Funktion nur immer mittels Makro möglich und zwang somit zu einer Umstellung auf den alten Parser. Jetzt können die Spalten mittels SmartNotes-Funktion ausgeblendet werden.

In dem gezeigten Beispiel soll die Spalte zum Bereich „Amerika" ausgeblendet werden. Die Ausblendfunktion kann auf mehrere Spalten in einer Tabelle gelegt werden.

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Es wird nicht die gesamte Spalte markiert, sondern nur der Bereich, in dem die Zahlen für die Ausblendfunktion berücksichtigt werden sollen. In dem Beispiel ist das der Tabellenbereich.

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Danach wird ein Rechtsklick ausgeführt und über das SmartNotes Menü die Funktion „ColumnHide-Bereich einfügen" ausgewählt. Nun wird der Name „sn_ColumnHide_[Index]" auf den Bereich vergeben.

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Nach Einchecken und Auschecken der Tabelle wird der Bereich automatisch ausgeblendet.

Um die Bereiche nachträglich anzupassen, wird am besten der genutzt werden.

Dieser Dialog ist nicht in den SmartNotes Ribbons hinterlegt. Wir empfehlen, die Ribbons dauerhaft abzuschalten. Mehr dazu finden Sie hier: SmartNotes Ribbon-Effekte.

Zeilen sortieren

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Seit der SmartNotes Version 2.9.0.103 ist es möglich, Zahlen automatisch in einem bestimmten Bereich einer Tabelle zu sortieren. Die Sortierung kann sowohl absteigend (der höchste Betrag oben) als auch aufsteigend (der kleinste Betrag oben) sortiert werden.

Anhand der Zahlensortierung wird die Tabelle neu angeordnet – die Namensspalte wird neu sortiert und die Programmierspalte passt sich ebenfalls an. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, mehrere Sortierbereiche nebeneinander in dieselben Zeilen einzufügen. Es darf demnach pro Zeile nur ein Sortierbereich vorhanden sein.

Dieser Dialog ist nicht in den SmartNotes Ribbons hinterlegt. Wir empfehlen, die Ribbons dauerhaft abzuschalten. Mehr dazu finden Sie hier: SmartNotes Ribbon-Effekte.

Absteigend sortieren

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Der gewünschte Bereich wird in Excel markiert. Mittels Rechtsklick kann das SmartNotes Menü aufgerufen werden. Hier finden Sie die Funktion "Absteigenden Sortierbereich einfügen". Nach Betätigung dieser Funktion wird automatisch der Name „sn_sort" auf den Bereich vergeben.

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Nach dem Einchecken wird die Tabelle neu sortiert. Die Programmierspalte und die Namensspalte passen sich der Zahlensortierung an.

Aufsteigend sortieren

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Der gewünschte Bereich wird in Excel markiert. Mittels Rechtsklick kann das SmartNotes Menü aufgerufen werden. Hier finden Sie die Funktion "Aufsteigenden Sortierbereich einfügen". Nach Betätigung dieser Funktion wird automatisch der Name „sn_sortAsc" auf den Bereich vergeben.

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Nach dem Einchecken wird die Tabelle neu sortiert. Die Programmierspalte und die Namensspalte passen sich der Zahlensortierung an.

Sortierung über Summen

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Es ist nicht möglich, die Sortierung auf Summen zu legen. Hier gibt es beim Öffnen der Excel-Datei eine entsprechende Warnung.

Um die Bereiche nachträglich anzupassen, wird am besten der genutzt werden.