Tabelle einfügen

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Zum Einfügen einer Tabelle oder eines Diagramms aus einer Excel-Datei wird der Cursor an die entsprechende Stelle in dem Word-Dokument gesetzt. Anschließend wird über das SmartNotes Ribbon oder AddIn die Funktion „Tabelle einfügen“ verwendet.

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Dadurch öffnet sich der Assistent „Tabelle einfügen“.

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In der Tabellenübersicht wird unter „Dokument wählen“ über das Dropdown-Menü zunächst das Dokument mit der gewünschten Tabelle ausgewählt.

Dabei wird vor den Namen der einzelnen Dokumente das zugehörige Bezugsjahr aufgeführt und beides zur besseren Übersicht durch ein „-“ voneinander getrennt.

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Unter „Kapitel wählen“ werden über das Dropdown-Menü die einzelnen Kapitelüberschriften des ausgewählten Dokuments angezeigt, denen eine Excel-Datei zugeordnet ist.

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Sobald ein Kapitel ausgewählt wurde, werden unter „Ausgabebereich wählen“ die in der Excel-Datei vorhandenen Ausgabebereiche [z.B. outarea] aufgelistet. In der jeweiligen Excel-Datei vorhandene Diagramme werden automatisch von SmartNotes erkannt und zum Einfügen angeboten.

Hinweis: Beim Öffnen des Assistenten trifft SmartNotes eine intelligente Vorauswahl, indem automatisch die Excel-Datei des dem Word-Dokument zugehörigen Kapitels voreingestellt ist. Sollte für das entsprechende Kapitel keine Excel-Datei [mit Ausgabebereich] hinterlegt sein, so sucht SmartNotes nach dem in der Gliederung nächstgelegenen Excel-Dokument und trägt dieses als Vorauswahl ein.

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Der Ausgabebereich wird dabei je nach ausgewählter Einstellung [Grafik, RTF-Tabelle, HTML-Tabelle oder OLE-Objekt] in die Word-Datei eingebunden.

Die Einstellung kann entweder über die oder über die vorgenommen werden.

Die Berichtswerte können nicht in der Word-Datei selbst verändert werden, sondern müssen im oder in der entsprechenden angepasst werden.

Die Berichtswerte in der Tabelle werden bei jeder Verwendung des Word-Dokumentes, beispielsweise beim CheckOut oder bei der Erstellung eines Ergebnisdokumentes, aktualisiert.

Diagramm einfügen

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In Excel erstellte Diagramme können ebenfalls in Word eingefügt werden. Das Diagramm wird wie gewohnt in Excel erstellt. Als Datengrundlage kann eine programmierte Tabelle verwendet werden, wodurch die Zahlen immer auf dem aktuellsten Stand sind.

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Um das Diagramm in Word einzufügen, wählen Sie den Menüpunkt „Tabelle einfügen" aus.

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In dem geöffneten Dialog kann der entsprechende Bericht und das gewünschte Kapitel ausgewählt werden. Es ist darauf zu achten, dass als Ausgabebereich nicht die „outarea", sondern „Chart" ausgewählt wird. Ein anschließendes Bestätigen durch „Einfügen" fügt das Diagramm in Word ein. Dieses ist nun mit dem Diagramm in Excel verknüpft und updatet sich automatisch.

Nutzung von Tabellen Templates

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Tabellen und Diagrammen kann beim CheckIn eine Tabellenvorlage zugewiesen werden. Mit einem Klick auf „Vorlage wählen“ können Tabelleneigenschaften wie z.B. Paddings, Spaltenbreiten, Einzüge oder Positionierung eingestellt werden.

Diese zentralen Einstellungen werden anschließend für jede Tabelle und jedes Diagramm übernommen, für die das jeweilige Template ausgewählt wurde. Wird die Tabellenvorlage geändert, werden alle dem Template zugeordneten Tabellen und Diagramme entsprechend angepasst.

dashedVorlagenverwaltung

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Mit einem Klick auf „Vorlagenverwaltung“ öffnet sich das Optionsfenster „Vorlagenverwaltung“. Dort sind alle bisher angelegten Templates aufgelistet.

Neue Vorlage anlegen

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Mit einem Klick auf den Button „Neue Vorlage" wird eine neue Vorlage in der Vorlagenverwaltung hinterlegt. Es können sowohl ein neuer Name vergeben als auch das Format ausgewählt werden.

Als Format stehen folgende Optionen zur Verfügung:

RTF Table: Die Tabelle wird im RTF-Format eingefügt
Metafile (as Image): Die Tabelle oder das Diagramm wird als Bild eingefügt. Diese Option wird vor allem für Diagramme verwendet
HTML Table: Das Default-Format, mit dem Tabellen eingefügt werden.
Excel Table (OLE Object): Die Tabelle oder das Diagramm wird als Excel-Objekt eingefügt. Im Falle eines Diagramms sorgt diese Option dafür, dass die Elemente bearbeitbar und verschiebbar sind. Hierbei ist zu beachten, dass de automatische Aktualisierung diese Veränderungen wieder aufhebt.

Vorlage bearbeiten

Vorlageneinstellungen RTF und HTML

dashedTabelle

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Mit einem Klick auf das „Bearbeiten“ Symbol öffnen sich die „Vorlageneinstellungen“.

Hier können zunächst die Breite, der Textfluss und die Position der Tabelle festgelegt werden.

dashedZellenbegrenzung

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Über den Button „Zellenbegrenzung“ können die Zellenbegrenzungen definiert werden.

Es können für alle vier Richtungen [oben, unten, links, rechts] zwischen Text und Rahmen Leerräume gesetzt werden.

Mit der Option „Abstand zwischen Zellen zulassen“ wird ein Standard-Abstand gesetzt.

dashedZeile und Spalte

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Über den Reiter „Zeile und Spalte“ kann z.B. die Spaltenbreite festgelegt werden.

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Die Checkbox „Wiederhole als Überschriftenzeile zu Beginn jeder Seite“ fügt bei mehrseitigen Tabellen die erste Zeile [meist Namenszeile] auf jeder neuen Seite erneut ein.

Es wird immer nur die erste Zeile wiederholt. Ist der Tabellenkopf auf mehrere Zeilen aufgeteilt, so wird trotzdem nur die erste Zeile berücksichtigt.

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Für die Einstellung der Spaltenbreiten existieren vier Optionen:

Generische Spaltenbreiten: Hierbei wird eine Breite für die Zahlenspalten und eine Breite für reine Füllspalten [Fußnoten oder optische Leerspalten] angegeben. Die Breite der ersten Spalte [meist die Namensspalte] wird dann automatisch berechnet.
Absolute Spaltenbreiten: Hier wird die Breite aller Spalten nacheinander in cm und durch ein Semikolon getrennt eingegeben [Bsp.: 0,3;1,2;2,0;3;4,1;]. Das Dezimaltrennzeichen kann ein Komma oder Punkt sein.
Einfaches Autofit: Auf eine Spalte wird ein Autofit ausgeführt. Die übrigen Spalten bleiben so, wie sie in Excel definiert wurden. [Die Autofit-Funktion ist veraltet und wird von uns nicht mehr empfohlen.]
Spaltenbreiten aus Excel übernehmen: Spaltenbreiten werden aus Excel übernommen.

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Tabstopps werden bei der Darstellung von Prozentangaben genutzt. Durch den Tabstopp werden die Zahlen rechts eingerückt, damit die Zahlen in der Tabelle untereinander stehen. Das Prozentzeichen ragt dabei rechts heraus.

Diese Einstellung sollte nur in Verbindung mit Prozentzeichen genutzt werden, da die Tabelle ansonsten falsch formatiert wird und die Ausrichtung der Zahlen nicht mehr stimmt.

dashedSonstige

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Über den Reiter „Sonstige" werden drei Einstellungen angeboten:

Nicht vom nächsten Absatz trennen: hierüber kann eingestellt werden, ob die Tabellenabsätze zusammenhalten oder voneinander getrennt werden sollen. Standardgemäß ist der Haken in der Vorlage gesetzt. Besonders aber bei Tabellen, die über mehrere Seiten laufen (wie z.B. die Anteilsbesitzliste) macht es Sinn, den Haken in der Vorlage zu entfernen.
Hintergrundfarbe entfernen: Markierungen, welche durch die Hintergrundfarbenfunktion erstellt wurden, können über diese Option ausgeblendet werden. Die Markierung bleibt dabei in der Exceldatei erhalten, ist in Word aber nicht sichtbar.
Minus Null ("-0") ersetzen mit: über diese Funktion kann bestimmt werden, wie mit einer -0 in der Tabelle umgegangen werden soll. Wird hier ein Wert eingetragen, überschreibt dieser die zentral hinterlegte Vorlage unter den .

Nachdem die Auswahl des gewünschten Templates und Ausgabebereichs gespeichert wurde, kann über den Button „Einfügen“ die Tabelle in das Word Dokument eingefügt werden.

Vorlageneinstellungen Metafile und OLE

dashedPosition

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Unter dem Reiter „Position" lässt sich die genaue Position des eingefügten Elements bestimmen. Diese Optionen werden erst freigeschaltet, nachdem der Zeilenumbruch im Reiter „Layout" auf „Umgebend" gestellt wurde.

dashedLayout

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Unter dem Reiter „Layout" lässt sich der Zeilenumbruch („mit Text in Zeile" oder „Umgebend") sowie der Textfluss einstellen. Außerdem kann hier auch der Abstand zum umgebenden Text definiert werden.

Die Auswahl „Zeilenumbruch umgebend" (zweiter Button) ist Voraussetzung dafür, die Position auf dem ersten Reiter definieren zu können.

dashedGröße

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Unter „Größe" lässt sich die Größe des Elements bestimmen. Es kann sowohl die Größe aus Excel verwendet werden als auch eine spezifische Abmessung. Diese macht Sinn, wenn Sie mehrere exakt gleiche Diagramme haben. Bitte beachten Sie, dass die Elemente skaliert werden, um der entsprechenden Abmessung zu entsprechen.

Tabellen hervorheben

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Zum Hervorheben von Tabellen kann der Button „Tabellen hervorheben“ verwendet werden. Hierbei kann außerdem noch zwischen SmartNotes- und Nicht-SmartNotes Tabellen gewählt werden.

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Im Fließtext eingefügte Tabellen werden dabei mit einem Kommentar versehen und farbig unterlegt. Der Kommentar enthält eine Beschreibung über das Dokument und Kapitel sowie den Ausgabereich der Excel-Datei, die als Quelle fungiert.

Zahlenänderung hervorheben

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Über die SmartNotes-Funktion „Highlight" können Sie die Option „Zahlenänderung hervorheben" anwählen. Es werden dann Zahlenänderungen in dem Word-Schnipsel gelb markiert angezeigt.

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Wenn die Option „Zahlenänderung hervorheben" aktiv ist (die Zahlen werden gelb markiert angezeigt), dann können Sie diese durch erneutes Anwählen der Option wieder abwählen.