Assistenzbereich Fließtextzahlen einfügen

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Zum Einfügen eines Berichtswertes aus einer Excel-Datei in den Fließtext wird der Cursor an die entsprechende Stelle in der Word-Datei gesetzt und anschließend der Button „Fließtextzahl einfügen“ im SmartNotes Ribbon (oder AddIn) von Word ausgewählt.

Dadurch öffnet sich der Assistent „Fließtextzahlen einfügen“. Im Bereich „Fließtextzahlen einfügen“ können nun einzelne Berichtswerte aus beliebigen Excel-Dateien in das Word-Dokument eingefügt werden.

dashedKapitel

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Um einen einzelnen Berichtswert einzufügen, wählen Sie im Auswahlfeld „Kapitel“ mittels des Dropdown-Menüs das gewünschte Kapitel aus, in dem die einzutragende Fließtextzahl vorhanden ist.

dashedSpalte

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Gibt es in dem Excel-Dokument mehrere Spalten mit Berichtswerten [value_1, value_2, etc.], so werden diese im Dropdown-Menü „Spalte" zur Auswahl gestellt.

Perioden

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Gleiches gilt für vorhandene Perioden.

dashedWert

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Nach Auswahl des gewünschten Tabellenbereichs werden alle als mögliche Fließtextzahl zur Verfügung stehenden Werte in der Übersicht „Wert“ mit ihrer Bezeichnung und dem aktuellen Wert angezeigt. Die Bezeichnung ergibt sich aus der zugehörigen „name_“-Spalte des Excel-Dokumentes.

Beim Öffnen des Assistenten trifft SmartNotes eine intelligente Vorauswahl, indem automatisch die Excel-Datei des dem Word-Dokument zugehörigen Kapitels voreingestellt ist. Sollte für das entsprechende Kapitel keine Excel-Datei [mit Wertespalte] hinterlegt sein, so sucht SmartNotes nach dem in der Gliederung nächstgelegenen Excel-Dokument und trägt dieses als Vorauswahl ein.

dashedButton „Wert einfügen“

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Zum Einfügen der Fließtextzahl wird anschließend der Button „Wert einfügen“ verwendet. Auf diesem wird die Fließtextzahl angezeigt, so wie sie – unter den aktuellen Einstellungen – eingefügt wird.

Button „perc var“

dashedButton „Proz. Abw.“

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Auf dem Button „Proz. Abw.“ wird die prozentuale Änderung des Wertes gegenüber der Vorperiode angezeigt. Bei der Verwendung des Buttons wird der Abweichungswert mit einem Prozentzeichen eingefügt.

Der Button wird nur dann angezeigt, wenn zur ausgewählten Periode eine Vorperiode existiert.

dashedButton „Abs. Abw.“

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Auf dem Button „Abs. Abw.“ wird die absolute Änderung des Wertes gegenüber der Vorperiode angezeigt. Bei der Verwendung des Buttons wird der Abweichungswert mit der aktuell eingestellten Einheit [Mio., Mrd.] eingefügt.

Der Button wird nur dann angezeigt, wenn zur ausgewählten Periode eine Vorperiode existiert.

dashedDropdown-Menü „Einheit“

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Über das Dropdown-Menü „Einheit“ kann die zu verwendende Einheit der Fließtextzahl angegeben werden. Das Währungsformat richtet sich nach den hinterlegten in den Word Einstellungen.

Die Auswahl der angegebenen Einheiten richtet sich nach der eingecheckten Tabelle. Ist die Tabelle in Mio. € eingecheckt, so werden in der Auswahl Prozent, Millionen und Milliarden angeboten. Es ist nicht möglich, die Fließtextzahlen in einer geringeren Einheit als die in der Tabelle hinterlegte einzufügen.

dashedDropdown-Menü „Zahlenformatierung“

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Über das Dropdown-Menü „Zahlenformatierung“ kann die Darstellung der Fließtextzahl festgelegt werden, wie z.B. die Trennzeichen oder die Anzahl der Nachkommastellen.

dashedCheckbox „Exakten Wert verwenden“

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Durch die Checkbox „Exakten Wert verwenden“ wird festgelegt, dass mit dem exakten Wert des Berichtswertes gerechnet wird, auch wenn im Fließtext eine gerundete Zahl angezeigt wird.

dashedCheckbox „Betrag verwenden“

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Durch die Checkbox „Betrag verwenden“ wird festgelegt, dass der Berichtswert ohne Beachtung des Vorzeichens verwendet wird.

Assistenzbereich Neue Fließtextzahlen Formate

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Im Assistenzbereich „Format bearbeiten“ können die Zahlenformate für die Fließtextzahlen editiert werden. Für negative Fließtextzahlen kann bspw. ein Gedankenstrich oder ein geschütztes Leerzeichen zwischen Minuszeichen und Zahl eingestellt werden.

Assistenzbereich Prä- und Postfixe

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Fließtextzahlen können mit Prä- und Postfixen ausgestattet und so dynamisch hinterlegt werden, beispielsweise „Verlust" oder „Gewinn". Dazu können unter „" bestimmte Bedingungen hinterlegt werden. Die definierten Textbausteine werden von oben nach unten geprüft. Es wird dann derjenige Textbaustein ausgeführt, dessen Bedingung als erstes erfüllt ist.

dashedNeuen Textbaustein hinzufügen

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Ein weiterer Textbaustein kann über den Button „Neuen Eintrag anlegen“ hinzugefügt werden.

dashedButton zur Änderung der Reihenfolge der Textbausteine

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Die Reihenfolge der Textbausteine kann über die Pfeiltasten entsprechend angepasst werden.

dashedTextbaustein löschen

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Zum Löschen einzelner Textbausteine wird der Löschen-Button rechts neben dem Dropdown-Menü „Einschränkung“ verwendet.

Zum endgültigen Löschen eines Textbausteins muss die erscheinende Sicherheitsabfrage bestätigt werden.

dashedDropdown-Menü „Einschränkung“

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Über das Dropdown-Menü „Einschränkung“ wird die Bedingung festgelegt, wann ein Textbaustein verwendet werden soll.

immer / sonst: Diese Bedingung greift immer bzw. sonst, wenn diese Bedingung in dem letzten Textbaustein verwendet wird. Typisch ist diese Auswahl entweder um ein anderes Postfix als eine Währungseinheit zu verwenden (z.B. kWh).
Wert < 0: Dieser Textbaustein wird angewendet, wenn die Zahl kleiner als Null ist.
Wert <= 0: Dieser Textbaustein wird angewendet, wenn die Zahl kleiner als oder gleich Null ist.
Wert >= 0: Dieser Textbaustein wird angewendet, wenn die Zahl größer als oder gleich Null ist.
Wert > 0: Dieser Textbaustein wird angewendet, wenn die Zahl größer als Null ist.

dashedEingabefeld „Präfix“

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Über das Eingabefeld „Präfix“ kann der Text festgelegt werden, der beim Einfügen einer Fließtextzahl vor diese geschrieben wird.

dashedCheckbox „Leerzeichen nach Präfix einfügen“

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Durch das Aktivieren der Checkbox „Leerzeichen nach Präfix einfügen“ wird ein geschütztes Leerzeichen nach dem im Eingabefeld „Präfix“ eingetragenen Text eingefügt.

dashedCheckbox „Leerzeichen vor Postfix einfügen“

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Durch das Aktivieren der Checkbox „Leerzeichen vor Postfix einfügen“ wird ein geschütztes Leerzeichen vor dem im Eingabefeld „Postfix“ eingetragenen Text eingefügt.

dashedCheckbox „Wert nicht anzeigen“

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Die Checkbox „Wert nicht anzeigen“ ermöglicht es, dass der Wert der Fließtextzahl beim Einfügen nicht angezeigt wird, sondern ausschließlich der Text im „Präfix“- und/oder „Postfix“ Eingabefeld.

dashedCheckbox „Vorzeichen umkehren [+/-]“

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Durch die Checkbox „Vorzeichen umkehren [+/-]“ wird das Vorzeichen des Wertes der eingefügten Fließtextzahl geändert.

dashedEingabefeld „Postfix“

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Über das Eingabefeld „Postfix“ kann der Text festgelegt werden, der beim Einfügen einer Fließtextzahl hinter diese geschrieben wird.

dashedZentrale Definition der Fließtextzahlen Formate

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In den zentralen Wordeinstellungen können Prä- und Postfixe für Fließtextzahlen editiert werden. Die dort vorgenommenen Einstellungen wirken sich direkt auf alle Fließtextzahlen mit der entsprechenden Einheit [z.B. Währung in Millionen] aus. Bisher mussten die Prä- und Postfixe für jede Fließtextzahl einzeln geändert werden.

Die Änderungen werden in allen Fließtextzahlen vorgenommen, deren Währungen durch das Drop-Down-Menü hinterlegt worden sind. Währungsangaben, die über die Prä- und Postfix-Eingabefelder hinterlegt wurden, werden nicht verändert.

Fließtextzahlen hervorheben

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Zum Hervorheben von Fließtextzahlen kann der Button „Fließtextzahlen hervorheben“ verwendet werden.

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Im Fließtext eingefügte Variablen und Referenzen auf Berichtswerte werden dabei mit einem Kommentar versehen und farbig unterlegt. Der Kommentar enthält eine Beschreibung über die Art des Berichtswertes und dessen Quelle.

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