Benutzer- und Berechtigungen
- Sebastian Wellsandt
1. Vorbereitung
Der Ist-Zustand in SmartTaxBalance sollte eingesehen und Exportiert werden. Wir empfehlen an dieser Stelle den Benutzer- und Rechtereport.
Dieser kann über Reports | Benutzer | Benutzer- und Rechtereport geöffnet werden.
Über einen Rechtsklick auf die Liste kann nach Excel exportiert werden.
Danach empfehlen wir zu Prüfen ob die in SmartTaxBalance angelegten Benutzer noch aktuell sind um keine, bereits ausgeschiedene Benutzer mit nach Tax Balance zu migrieren.
2. Benutzeranlage
Vor Anlage der Benutzer empfehlen wir die die Passwortrichtlinien im Portal zu aktivieren und entsprechend der Unternehmensvorgaben einzurichten.
Danach können Sie die Benutzer im Portal anlegen, beziehungsweise über eine Importdatei importieren. Unter 20 Benutzern empfehlen wir die manuelle Anlage der Benutzer.
Der Benutzer- und Rechtereport oder die Benutzerliste in der Benutzer- und Rollenverwaltung kann dabei als Grundlage dienen.
Eine Anleitung für die Anlage, bzw. den Import von Benutzern finden Sie hier: Benutzer
Beachten Sie, dass wir in keinem Fall die Passwörter der STB-Benutzer migrieren können. Die entsprechenden Anwender müssen die Passwörter erneut, entsprechend der Passwortrichtlinien vergeben.
3. Rollen anlegen
Die Benutzerrollen müssen im Portal neu definiert werden.
Als Grundlage kann auch hier der Benutzer- und Rechtereport dienen.
Bedenken Sie aber, dass Sie modulübergreifende Rollen definieren. Sollte es also bereits eine Rolle "Administrator" für ein anderes Modul, wie Income Taxes oder DAC6, geben, können Sie eine entsprechende Rolle nicht erneut anlegen.
Sie können die bereits vorhanden Rolle entweder um die neuen Berechtigungen erweitern oder mit Präfixen arbeiten und eine Rolle "Tax Balance - Administrator" anlegen.
Eine Anleitung für die Anlage von Rollen finden Sie hier: Rollen
Beachten Sie, dass die Bezeichnungen der Berechtigungen sich teilweise verändert haben. Es sind Berechtigungsobjekte weggefallen, Neue hinzugekommen, bestehende aufgeteilt oder mehrere zu einem Recht zusammengefasst worden.
Als Hilfestellung haben wir Ihnen eine Berechtigungsübersicht zwischen den SmartTaxBalance und Tax Balance Berechtigungen erstellt.
4. Rollen zuweisen
Zum Schluss müssen den angelegten Benutzern die neuen Rollen zugewiesen werden.
Wenn Sie einem Benutzer allgemein eine Rolle zuweisen wollen legen Sie diese ohne Gesellschaftseinschränkung an.
Wenn Sie einem Benutzer nur für bestimmte Gesellschaften eine Rolle zuweisen wollen legen Sie diese mit einer entsprechenden Gesellschaftseinschränkung an.
Beachten Sie, dass es keine Benutzergruppen mehr gibt. Jedem Benutzer muss also einzeln die entsprechende Rolle zugewiesen werden.
Eine Anleitung für die Rollenzuweisungen finden Sie hier: Rollenzuweisung