Eine Wiedervorlage dient dazu, ein periodenübergreifendes Aufgabenmanagement von Anpassungen in der Meldung, sowohl aus den Abstimmungen als auch manueller Herkunft, zu ermöglichen. Anpassungen im VAT@GTC erfolgen mit dem Fokus auf die Erstellung einer korrekten Voranmeldung, wobei Nachbuchungen im zugrundeliegenden ERP-System in der Folgeperiode durchgeführt werden müssen. Diese Werte sollen in der folgenden Periode nicht erneut in der Meldung berücksichtigt werden. Mit der Wiedervorlage kann hinterlegt werden, in welcher Periode dieser Wert beim Import gegengerechnet wird.

Allgemeines

Filterung der Ansicht

Über die DropDown-Funktion [Fälligkeitszeitraum] können die Wiedervorlagen nach der Fälligkeit gefiltert werden. Dabei gibt es 3 Möglichkeiten:

• [Vormonate]: Hierbei werden alle Wiedervorlagen angezeigt, die aus Vormonaten kommen und deren Frist abgelaufen ist. Diese Wiedervorlagen müssen in der aktuellen Periode bearbeitet werden, bevor importiert werden kann.

• [Aktueller Monat und zukünftige Monate]: Hier sind alle Wiedervorlagen zu finden, deren Frist noch nicht abgelaufen ist. Diese stammen häufig aus der aktuellen Periode und müssen spätestens in der Folgeperiode bearbeitet werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt schon bekannt ist, wann bzw. ob dieser Wert im SAP nachgebucht wurde, kann diese Wiedervorlage bereits bearbeitet werden.

• Über die Auswahl [Keine zeitliche Einschränkung] können alle offenen Wiedervorlagen in einer Übersicht dargestellt werden.

Prozessempfehlung

1. Erstellen einer neuen Periode (Voraussetzung: alte Periode komplett abgeschlossen und versendet)

2. Alle offenen Wiedervorlage bzw. Aufgaben in der neuen Periode im Dialog Wiedervorlagen bearbeiten.

3. Import der SAP-Reports

4. Anpassung der Meldung (Falls z.B. bereits bekannt ist, dass einzelne Belege in der Periode fehlen)

5. Durchführung der Abstimmungen und Bearbeitung der Findings

6. Weitere Plausibilisierung (z.B. durch Reports)

7. Abschluss der Meldung (Und eventuell auch ein Review der Meldung)

8. Versand der Meldung an das Finanzamt

9. Erstellen einer neuen Periode

Offene Abstimmungen, Aufgaben und Erinnerungen

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Arten von Wiedervorlagen:

• Offene Abstimmungen, Aufgaben und Erinnerungen:

• Buchungsrelevante Änderungen: Bei Buchungsrelevanten Änderungen hat immer eine Anpassung der Meldung stattgefunden, womit diese vom Vorsystem abweicht.

Es gibt die drei Wiedervorlagentypen, die unter der Kategorie [Offene Abstimmungen, Aufgaben und Erinnerungen] gesammelt werden:

• [Offene Abstimmungen]: Abstimmungen, die nicht erfolgreich durchgeführt worden sind, werden hier aufgelistet

• [Offene Aufgaben]: Hierzu gehören Wiedervorlagen aus dem VAT-Audit Bereich, wenn ein Finding entdeckt, aber nicht mehr in der selben Periode im SAP bearbeitet werden konnte.

• [Offene Erinnerungen]: Es gibt die Möglichkeit, eigene Erinnerungen anzulegen.

Alle Wiedervorlagen, die unter dieser Kategorie gesammelt werden, können und sollten zur Erinnerung und Nachverfolgung gepflegt und bearbeitet werden. Allerdings verhindern unbearbeitete Aufgaben aus diesem Bereich nicht die Bearbeitung der Meldung.

Übersicht

Die Tabelle, in der die offenen Abstimmungen, Aufgaben und Erinnerungen gesammelt werden, setzt sich aus den folgenden Spalten zusammen:

Offene Abstimmungen

Alle Abstimmungen, die mit dem Status [fehlerhaft] gekennzeichnet sind, erscheinen in der Tabelle [Offene Abstimmungen, Aufgaben und Erinnerungen].

Sind die Abstimmungen in den Stammdaten auf [nicht zwingend] eingestellt, kann im Dialog [Gesellschaft: Melderelevante Daten] eingestellt werden, wie oft die Abstimmungsdifferenzen verschoben werden können. 

Dabei besteht die Möglichkeit, einzelne Abstimmungen in die nächste Periode zu verschieben. Wird eine offene Abstimmung in die nächste Periode verschoben, so erscheint diese im Wiedervorlagen-Dialog der Folgeperiode unter [Aktueller Monat und zukünftige Monate]. Nur bei einer nicht erfolgten Bearbeitung im Vormonat erscheinen offene Abstimmungen unter [Vormonate]. 

Ist die Anzahl der ausgewählten maximalen Verschiebung erreicht, ist dies im Wiedervorlagendialog mit [Erledigung kann nicht weiter aufgeschoben werden] gekennzeichnet und muss in der Periode, in der der Fehler aufgetreten ist, bearbeitet werden. Da die Meldungen in den Vorperioden in der Regel bereits versendet worden sind hat dies zur Folge, dass die Abstimmungen im Normalprozess nur über eine Korrektur richtiggestellt werden können.

Wenn der Benutzer mit den entsprechenden Rechten ausgestattet ist, kann dieser im Dialog [Alle Aufgaben] alle offenen Aufgaben – auch aus den Vormonaten – über die [Bearbeitungsfunktion] bearbeiten. Dabei können auch offene Aufgaben aus den Vormonaten auf den Status [erledigt] gesetzt werden. Bereits auf [erledigt] gesetzte Aufgaben können umgekehrt über diese Funktion auch wieder auf den Status [offen] zurückgesetzt werden. 

Offene Aufgaben

Offene Aufgaben stammen aus Findings im VAT-Audit Bereich. Wenn diese nicht bearbeitet werden konnten, bevor die SAP-Periode geschlossen ist, so wird eine Wiedervorlage im Umsatzsteuer Bereich des VAT@GTC angelegt, damit der Bearbeiter der Meldung weiß, dass hier womöglich Anpassungen in der Meldung getätigt werden müssen. 

Wenn die gesetzte Frist abgelaufen, die Wiedervorlage allerdings noch offen ist, dann wird diese Wiedervorlage in den [Umsatzsteuer] Dialogen [Status], [Import] und [Meldung] als Information angezeigt.

Offene Erinnerungen

Der Benutzer hat die Möglichkeit, manuelle Wiedervorlagen im VAT@GTC anzulegen. Diese können unter anderem Reminder für Gesellschaftsumstrukturierungen oder auch Änderungen von Stammdaten im zugrundeliegenden ERP-System sein. Dabei ist prozessual wie folgt vorzugehen: Über [Alle Aufgaben] wird eine neue Seite geöffnet auf der eine manuelle Wiedervorlage angelegt werden kann. 

In der Detailansicht der Wiedervorlage können ein Kommentar, eine SAP-Buchungsbeleg-Nr. (äußerst selten, da alle Änderungen mit Buchungsbelegen in buchungsrelevanten Änderungen münden) sowie eine Frist ergänzt werden. Der Bearbeitungsstatus bleibt zunächst auf offen. Nach Anlage der Wiedervorlage erscheint diese im Wiedervorlagendialog der Gesellschaft. 

Wenn die gesetzte Frist abgelaufen, die Wiedervorlage allerdings noch offen ist, dann wird diese Wiedervorlage in den [Umsatzsteuer] Dialogen [Status], [Import] und [Meldung] als Information angezeigt.

Buchungsrelevante Änderungen

Entstehung

Nach dem Import der Umsatzsteuerzahlen aus dem ERP-System müssen häufig noch Änderungen vorgenommen werden. Gründe hierfür können z. B. sein:

• Manuelle Anpassungen der Zahlen im Formular nach Import (z. B. durch bekannte, nicht erfasste Buchungen, welche der aktuellen Meldeperiode zugehören).

• Anpassungen aufgrund von fehlerhaften Abstimmungen direkt im Abstimmungsdialog.

• Automatische Anpassungen resultierend aus Rundungsdifferenzen in Abstimmung 1 bis zu einem gesetzten Limit.

Aus all diesen Anpassungen resultieren Aufgaben für den laufenden Geschäftsbetrieb, wofür im VAT@GTC eine Wiedervorlage erstellt wird. Im Dialog [Wiedervorlage] erfolgt eine Gruppierung der Aufgaben sowie die Entscheidung über das weitere Vorgehen.

Übersicht

Die Übersicht über die buchungsrelevanten Wiedervorlagen findet in Tabellenform statt. Für jede Wiedervorlage sind die folgenden Spalten befüllt:

Bearbeitung

Die Herausforderung in der Bearbeitung von buchungsrelevanten Wiedervorlagen besteht darin, dass die Anpassungen im VAT@GTC in dem Formular der aktuellen Meldeperiode erfasst werden und Nachbuchungen im SAP meist in der Folgeperiode erfolgen, da die aktuelle Periode – auch aufgrund einer eventuellen Dauerfristverlängerung in vielen Unternehmen – bereits geschlossen ist.

Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten, eine Wiedervorlage im VAT@GTC zu bearbeiten. Die Bearbeitung einer Wiedervorlage ist möglich in der Spalte "Gebucht in Periode"

Zur Bearbeitung der Wiedervorlagen können zudem die Komfortfunktionen in der Funktionsleiste benutzt werden. Durch die Schaltflächen [in aktuelle Periode buchen], [noch nicht gebucht] und [nicht zu buchen] kann die Spalte [Gebucht in Periode] für alle Wiedervorlagen auf den entsprechenden Eintrag gesetzt werden. Diese Funktion sollte jedoch mit Vorsicht angewendet werden.

Egal nach welcher Methode das Feld [Gebucht in Periode] gesetzt wird, muss die Bearbeitung der Wiedervorlagen durch die Schaltfläche [Speichern] bestätigt werden.

Wiedervorlagen aus automatischen Anpassungen in Abstimmung 1 

In der Abstimmung 1 gibt es die Möglichkeit, Rundungsdifferenzen bis zu einem bestimmten Wert automatisch anpassen zu lassen. Auch bei diesen Anpassungen entstehen Wiedervorlagen, die bearbeitet werden müssen. Dabei kommen in der Regel einige Wiedervorlagen zusammen, deren Gesamtwert grundsätzlich sehr klein ist. Diese Rundungsdifferenzen werden im SAP in der Regel nicht nachgebucht. Daher sollte hier meist die Bearbeitungsvariante [nicht zu buchen] gewählt werden. Allerdings würde dies bedeuten, dass diese alle einzeln abgearbeitet werden müssten. Daher gibt es hier die Möglichkeit, die Wiedervorlagen aus den Auto_AB1 Anpassungen direkt auf [nicht zu buchen] setzen zu lassen. Damit kann sich der Anwender einiges an Arbeit einsparen. 

Alle Aufgaben

Im Dialog [Wiedervorlage] ist im oberen Bereich des Unterdialogs die Funktion [Alle Aufgaben] zu finden. Hierunter sind für die ausgewählte Gesellschaft alle Aufgaben – erledigt und geschlossen – über alle Monate zu finden, in welchen die Gesellschaft im VAT@GTC besteht.

Je nach Berechtigungen des Benutzers kann er in diesem Dialog die folgenden Funktionen nutzen. Die [Lupe] ermöglicht eine Detailansicht der einzelnen Aufgabe. Besitzt der Anwender die entsprechenden Berechtigungen, kann über die [Bearbeitungsfunktion] der Status der Aufgabe geändert werden. Dies ist zum Beispiel von Bedeutung, wenn eine buchungsrelevante Änderung versehentlich auf [nicht zu buchen] gesetzt wurde. Durch das erneute Öffnen kann diese erneut kategorisiert werden. 

Fehlende Steuerkennzeichen beim Import

Wenn eine Wiedervorlage in die aktuelle Periode gebucht wurde, wird sie beim Import des RFUMSV00 mit dem Importwert für das verwendete Steuerkennzeichen verrechnet. Wenn dieses Steuerkennzeichen in der aktuellen Periode nicht mehr vorhanden ist, dann kann die Wiedervorlage nicht verrechnet werden. Beim Versuch zu importieren wird dabei folgende Warnung angezeigt:

Open

In diesem Fall sollte das entsprechende Steuerkennzeichen wiederhergestellt werden, um die Wiedervorlage buchen zu können. In der Folgeperiode kann das Steuerkennzeichen wieder archiviert werden.