Login und Logout

Die Anwendung verfügt über ein eigenes Modul zur Benutzerauthentifizierung. Dadurch wird ein Zugriff durch unberechtigte Dritte verhindert. Bei einer Einbindung in ein Unternehmensportal kann diese Funktion ggf. auf die entsprechende Portalfunktion ausgelagert sein [sog. SSO – Single Sign On]. In diesem Fall entfällt der Login-Dialog.

Falls der Login-Dialog des VAT@GTC verwendet wird, müssen zunächst der Login-Name und das Passwort eingeben werden, um die Anwendung zu starten.

Es kann passieren, dass es bei einem Update des VAT@GTC zu Komplikationen kommt, in denen das Programm zwar läuft, aber die Datenbank noch nicht bzw. nicht erfolgreich In diesem Fall wird der Log-In nur für den Superuser erlaubt. Zudem gibt es eine Fehlermeldung, in der der Nutzer aufgefordert wird, den System-Administrator zu kontaktieren. Der Systemadminstrator hat hierbei die Möglichkeit, die Update-Skripte direkt aus der Anwendung herunterzuladen.

Logout

Der Logout aus dem System kann sowohl manuell als auch automatisch erfolgen. Für den manuellen Logout steht in der oberen rechten Ecke des VAT@GTC der entsprechende Button [LogOut] zur Verfügung. Sobald die Arbeit im VAT@GTC abgeschlossen ist, ist es von Vorteil, sich immer über [LogOut] vom System abzumelden. Ein Schließen durch den Webbrowser ist nicht ausreichend, da das System keine Rückmeldung über die Beendigung der Arbeit erhält. Das liegt daran, dass der Server, auf dem das VAT@GTC liegt, im Unternehmen installiert ist. Durch ein regelkonformes Abmelden können Systemressourcen geschont und ggf. aufgrund dessen gesperrte Gesellschaften für andere Nutzer wieder freigegeben werden.

Ein automatisches Logout erfolgt nach längerer Inaktivität. In diesem Fall wird der Benutzer bei der nächsten Aktion im VAT@GTC ebenfalls auf die Logout-Seite geleitet. Aus diesem Grund sollten die bearbeiteten Daten regelmäßig gespeichert werden, um den Verlust vorgenommener Eingaben zu vermeiden.

Grundstruktur der Anwendung

Die einzelnen Hauptdialoge sind in weitere Unterdialoge untergliedert. Der Inhalt und die Nutzung der einzelnen Dialoge werden in den nachfolgenden Abschnitten erklärt. Welche Dialoge allerdings einem Benutzer pro Periode und Gesellschaft angezeigt werden, hängt maßgeblich von den Einstellungen ab, die in den Stammdaten oder während des Meldeprozesses vorgenommen werden.

Anwendungsempfehlung

Nicht empfohlen	Richtige Anwendung
Das VAT@GTC sollte nicht über den Webbrowser geschlossen werden.	Die Beendigung des VAT@GTC sollte immer über [LogOut] erfolgen.
Um im VAT@GTC in den vorherigen Dialog zurück zu gelangen, sollte nicht die Zurückfunktion des Webbrowsers genutzt werden	Um auf die vorherige Seite zurückzukehren, sollte immer die [Zurückfunktion] des VAT@GTC verwendet werden. Die Funktion ist insbesondere dann von Relevanz, wenn innerhalb eines Dialogs mehrere Unterdialoge bearbeitet werden und erst nach einer vollständigen Bearbeitung das Speichern möglich ist.
Das VAT@GTC sollte nicht in mehreren Tabs oder Fenstern geöffnet sein.	Um eine sichere Anwendung des VAT@GTC zu gewährleisten, sollte die Anwendung im Webbrowser nur einmal geöffnet sein.
Die Anwendung benötigt etwas Zeit, um die Versendung durchzuführen. Durch mehrmaliges Klicken kann es zur mehrfachen Versendung der Meldung kommen.	Nach Betätigung des Buttons bitte abwarten bis die neue Seite des Browsers fertig geladen wurde.

Dialogfunktion und Symbole

Bestimmte Dialogfunktionen und Symbole tauchen wiederkehrend auf. Daher werden diese nachfolgend allgemein beschrieben.

Dialogfunktionen

Anlegen		Anlegen eines neuen Datensatzes.
Bearbeiten		Bearbeiten eines bestehenden Datensatzes.
Berechtigung		Hierüber können die Berechtigungen des jeweiligen Benutzers angezeigt und bearbeitet werden.
Changelog		Über Changelog wird eine Datei erstellt, die auflistet, wer welche Änderungen an welchem Datensatz im aktuellen Dialog durchgeführt hat. Dies ist möglich, da alle Änderungen im Bereich der Stammdaten, insbesondere im Bereich der Gesellschaften, in der Datenbank des VAT@GTC gespeichert werden. Beim Anklicken erscheint typischerweise eine Abfrage des Webbrowsers, ob die Datei direkt geöffnet oder gespeichert werden soll.
Detailansicht		Vollständige Anzeige des Datensatzes.
Drucken		Mit der Druckfunktion wird ein neues Fenster mit einer Druckansicht des aktuellen Dialogs generiert.
Excel-Ansicht		Hierüber besteht die Möglichkeit, die aktuelle Ansicht in ein Excel-Sheet zu exportieren und im xls-Fomat auf einem beliebigen Speicherort abzulegen. Beim Anklicken erscheint typischerweise eine Abfrage des Webbrowsers, ob die Datei direkt geöffnet oder gespeichert werden soll.
Export		Die Datensätze können exportiert werden.
Hilfetext		Beim Überfahren mit der Maus wird ein Hilfetext eingeblendet, der das Feld detailliert erläutert.
Hinzufügen		Neuen Datensatz hinzufügen.
Import		Die Datensätze können importiert werden.
Kalenderfunktion		Das Kalendersymbol weist auf Felder hin, in denen ein Datum einzutragen ist. Typischerweise wird dahinter das Format angezeigt, in welchem das Datum angegeben werden soll, z. B. JJJJ-MM-TT.
Kopieren		Mit der Kopierfunktion können bestehende Datensätze dupliziert werden. Weitere Änderungen können vorgenommen werden. Dies erleichtert das Erstellen eines neuen Datensatzes, da nicht mehr alle Felder manuell zu befüllen sind.
Kommentar hinterlegen		Hier besteht die Möglichkeit, einen Kommentar sowie einen Anhang zu hinterlegen.
Kommentar vorhanden		Zeigt auf, dass ein Kommentar hinterlegt worden ist.
Korrektur anlegen		Das Pluszeichen neben dem Status einer versendeten Meldung ermöglicht das Anlegen einer Korrektur. Es ist nur im Dialog [Jahresstatus] verfügbar.
Länderformulare		Im Länderdialog können hierüber Formulare hochgeladen werden.
LogOut		Abmeldung vom VAT@GTC.
Löschen		Löschen [Archivieren] eines bestehenden Datensatzes.
Mein Profil		[Mein Profil] ist unter dem Dialog [Home] zu finden.

Pfeilfunktionen

Nach links/ zurück		Um auf die vorherige Seite zurückzukehren, sollte immer der [Zurück]-Button des VAT@GTC und nicht der des Webbrowsers verwendet werden.
Nach rechts		Dieser Pfeil ist bei Teilgesellschaften oder Wiedervorlagen zu finden und führt zur jeweiligen Teilgesellschaft/ Wiedervorlage.
Speichern		Speichern des Datensatzes.
Spracheinstellungen		Die Flagge zeigt an, in welcher Sprache die aktuelle Anwendung verwendet wird.
Storno		Führt zu einer Gegenbuchung bei der Meldungserstellung.
Versendung		Hierüber kann im Fall einer manuellen Versendung über den TC eine Meldung als [versendet] markiert werden.
Wiederherstellen		Wiederherstellen eines archivierten Datensatzes.
Zurücksetzung der Abstimmungsstandards		Hierrüber können die Abstimmungsstandards für alle Gesellschaften zurückgesetzt werden.

Symbole

Fehlermeldung		Beim Erscheinen dieses Zeichens wird auf eine Fehlermeldung hingewiesen (z. B. fehlerhafte Abstimmungen). Der Fehler muss behoben werden, bevor weitergearbeitet werden kann. Praxishinweis Wenn das Symbol erscheint, kann darauf geklickt werden, um detaillierte Informationen über die Fehlermeldung zu erhalten.
Gesamte Auswahl	---	Die drei Bindestriche tauchen in Dropdown-Listen auf und kennzeichnen die zur Auswahl stehenden gesamten Werte.
Häkchen-Symbol		Gibt Aufschluss darüber, dass die Aktion erfolgreich durchgeführt worden ist.
Häkchen-Symbol im Kasten		Kennzeichnet den Bearbeitungsstatus als erledigt.
Hinweis		Beim Erscheinen dieses Zeichens wird auf eine Abweichung hingewiesen (z. B. bei fehlerhaften Abstimmungen innerhalb der festgelegten Toleranzgrenze). Der Fehler muss nicht behoben werden, um fortzufahren.
Info-Symbol		Ist bei der Meldungserstellung dieses Symbol sichtbar, so kann mit der Maus darübergefahren werden, um Datum, Uhrzeit und Benutzer angezeigt zu bekommen.
Pflichtfeld		Kennzeichnung für Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen.

Allgemeine Meilensteine

Import	Abstimmungen	Anpassungen	Meldung schließen	Übertragung
Import hat stattgefunden	Abstimmungen ohne Fehlermeldungen	-	-	-
Import hat noch nicht stattgefunden	Abstimmungen wurden noch nicht gestartet	Keine manuellen Anpassungen vorgenommen	Offene Meldung, die noch nicht geschlossen worden ist	Meldung noch nicht versendet
-	Durchgeführte Abstimmungen mit Fehlermeldungen	-	-	-
-	Einzelne Abstimmungen mit Fehlermeldung	-	-	-
-	Behobene Fehlermeldungen	-	-	-
-	-	Notwendige Anpassungen wurden gestartet, jedoch noch nicht vollendet	-	-
-	Abstimmungen ohne Fehlermeldungen	Manuelle Anpassungen wurden vorgenommen und Meldung ist geschlossen	Meldung wurde geschlossen	Meldung versendet
Manuelle Eingabe, hier kein Import notwendig	-	-	-	-

Meilensteine Meldungsstatus

	Mit der Bearbeitung der Meldung wurde noch nicht begonnen.
	Meldung ist in Bearbeitung.
	Meldung ist geschlossen.
	Datei zur Versendung der Meldung wurde erstellt.
	Fehler bei Versendung.
	Meldung wurde versendet.
	Umsatzsteuerzahllast wurde beglichen und Rechnungsbeleg hochgeladen.
	Wird der Meldestatus einer Gesellschaft auf [Meldung geschlossen] gesetzt, ohne dass ein Import des RFUMSV00-Reports stattgefunden hat (obwohl Import im Stammdatenbereich gewählt), so wird durch das nebenstehende Symbol verdeutlicht, dass die Meldedaten dieser Gesellschaft besonders kritisch zu betrachten sind. Entweder wurde der Import vergessen oder die Gesellschaft trägt die Meldedaten manuell ins Formular ein, was per se eine hohe Fehleranfälligkeit aufweist. In diesem Fall sollte überlegt werden, ob die Gesellschaft auf [manuell] gesetzt werden soll.
	Wenn die Meldung der Gesellschaft geschlossen wurde, leitet das System über diesen Direktlink im [Jahresstatus] in den Bereich [Meldung Versenden].
	Die Zahl im inneren des Meilensteins gibt Aufschluss darüber, wie viele Korrekturen angelegt wurden.

Ansicht, Sortieren und Filtern von Daten

Ansicht

In den Dialogen kann ausgewählt werden, ob aktive oder archivierte Datensätze angezeigt werden sollen. Aktive Daten sind alle relevanten Daten innerhalb des VAT@GTC. Wenn bestimmte Daten nicht mehr benötigt werden, so können diese gelöscht und ins Archiv verschoben werden.

Sie sind anschließend unter [archivierte] in der tabellarischen Übersicht des Dialogs zu finden. Das VAT@GTC löscht die Daten nicht tatsächlich, sondern archiviert diese, sodass sie später noch einsehbar oder sogar reaktivierbar sind.

Sortieren

	Die Doppelpfeile neben Spaltenüberschriften von Tabellen zeigen an, dass aktuell keine Sortierung der Spalte vorliegt. Durch Auswahl der Pfeiltasten kann eine Sortierung der vorhandenen Einträge in auf- oder absteigender Reihenfolge vorgenommen werden.
	Der Pfeil nach oben zeigt an, dass die Tabelle nach dieser Spalte aufsteigend sortiert ist. Durch erneute Betätigung wird die Sortierung absteigend vorgenommen.
	Der Pfeil nach unten zeigt an, dass die Tabelle nach dieser Spalte absteigend sortiert ist. Durch erneute Betätigung wird die Sortierung aufsteigend vorgenommen.

Zeige/ Verberge Spalten

Über [Zeige/ Verberge Spalten] kann kundenindividuell eingestellt werden, welche Spalten im jeweiligen Dialog angezeigt werden sollen.

Suchen

Die Suchfunktion steht in den meisten Dialogen zur Verfügung und unterstützt bei der gezielten Suche innerhalb einer dargestellten Datenmenge. Bereits nach Eingabe der ersten Zeichen des Suchbegriffes erscheinen die ersten Ergebnisse, welche auf die Suche zutreffen.

Filtern

In bestimmten Übersichtsdialogen bedarf es der Auswahl einer Periode, Gesellschaft oder eines Buchungskreises, um Daten im Voraus zu filtern und somit die gewünschte Anzeige zu erhalten.

Die Auswahl der Periode sollte stets vor der Auswahl einer Gesellschaft erfolgen, da nur solche Gesellschaften ausgewählt werden können, die für die gewählte Periode existieren und für welche der jeweilige Benutzer mindestens Leserechte hat.

In den Dialogen [Steuerkennzeichen] und [Steuerkennzeichen en Mapping] muss nach Auswahl einer Periode und einer Gesellschaft ein Buchungskreis ausgewählt werden. Dies ist nur möglich, wenn der Buchungskreis zuvor im Dialog [Buchungskreise] angelegt wurde.

Konkurierende Zugriffe

Für den Fall, dass mehrere Personen gleichzeitig dieselben Daten bearbeiten, sind zur Vermeidung von inkonsistenten Zuständen bzw. der gegenseitigen Überschreibung eingegebener Daten im VAT@GTC Vorkehrungen getroffen worden.

Der Benutzer, der als zweiter einen Dialog aufruft, erhält einen entsprechenden Warnhinweis im oberen Bildschirmbereich, dass sich die Daten gerade in Bearbeitung befinden. Die Darstellung für den zweiten Benutzer erfolgt in Form einer [Read only]-Ansicht (schreibgeschützte Leseansicht).

Ist der Benutzer jedoch mit den Rechten [superuser] ausgestattet, kann er die Daten im Dialog dennoch bearbeiten. Bevor die Änderungen gespeichert werden können, kommt es zu einem wiederholten Warnhinweis, dass es zu einer Überschreibung von Daten aufgrund gleichzeitiger Bearbeitung kommen kann. Es ist empfehlenswert, den jeweiligen Kollegen direkt zu kontaktieren und abzustimmen, in welcher Reihenfolge die Bearbeitung erfolgen soll. Die Kontaktdaten (u. a. E-Mail-Adresse und Telefonnummer) der anderen Person sind im VAT@GTC ersichtlich.

Meldeprozesse

Mit dem VAT@GTC können derzeit vier verschiedene umsatzsteuerliche Meldungen erstellt und an das Finanzamt versendet werden. Der Prozess geschieht weitgehend automatisch. In Abhängigkeit der Stammdateneinstellungen ist ein manuelles Eingreifen des Benutzers in unterschiedlicher Intensität notwendig. In den nachfolgenden Punkten sind in Kurzform die Standardprozessschritte aufgelistet.

Voranmeldung

Monatliche Meldungserstellung	Vierteljährliche Meldungserstellung
Erledigung von Wiedervorlagen (sofern aus Vormonaten vorhanden) Import (monatlich) auf Grundlage der SAP-Reports RFUMSV00, RFUMSV10, RFBILA00 Meldungsanpassungen (monatlich) Abstimmungen und Korrektur von Abstimmungsfehlern (monatlich) Meldung schließen (monatlich) Meldung Organkreis (monatlich) Meldung versenden (monatlich)	Erledigung von Wiedervorlagen (sofern aus Vormonaten vorhanden) Import (monatlich) auf Grundlage der SAP-Reports RFUMSV00, RFUMSV10, RFBILA00 Meldungsanpassungen (monatlich) Abstimmungen und Korrektur von Abstimmungsfehlern (monatlich) Meldung schließen (monatlich) Meldung Organkreis (monatlich) Meldung versenden (vierteljährlich)

Zusammenfassende Meldung

Monatliche Meldungserstellung	Vierteljährliche Meldungserstellung
Import (monatlich) auf Grundlage des SAP- Reports RFASLM00 Meldungsanpassungen (monatlich) Abstimmungen und Korrektur von Abstimmungsfehlern (monatlich) Meldung schließen (monatlich) Meldung versenden (monatlich)	Import (vierteljährlich) auf Grundlage des SAP- Reports RFASLM00 Meldungsanpassungen (vierteljährlich) Abstimmungen und Korrektur von Abstimmungsfehlern (vierteljährlich) Meldung schließen (vierteljährlich) Meldung versenden (vierteljährlich)

Jahreserklärung

Erledigung von Wiedervorlagen (sofern aus Voranmeldungen vorhanden)
Voranmeldungserstellung (monatlich oder vierteljährlich)
Konsolidierung der Voranmeldungen (jährlich)
Meldungsanpassungen (jährlich)
Meldung schließen (jährlich)
Meldung Organkreis (jährlich)
Meldung versenden (jährlich)

Sondervorauszahlung

Erzeugung der Meldedaten (jährlich)
SVZ versenden (jährlich)

Allgemeine Hinweise