Deutsch

Auf der Startseite des Benutzerdialogs sind alle angelegten Benutzer aufgelistet. Welche Funktionen dieser Dialog bietet, wird nachfolgend beschrieben.

Praxishinweis

In der Spalte mit dem Ausrufezeichen [ ! ] werden gesperrte Benutzer angezeigt. Diese werden mit einem gelben Warndreieck [ ] gekennzeichnet und erscheinen in der tabellarischen Ansicht ganz oben.

[1] Eine Sperrung erfolgt nach drei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.

Anlegen eines Benutzers

Beim [] eines Benutzers erscheint eine neue Eingabemaske, in der folgende Felder auszufüllen sind:

User-ID

Die User-ID wird als fortlaufende Nummer automatisch vom VAT@GTC vergeben.

Login

Diese Bezeichnung wird vom Benutzer für das Login verwendet. Neben Verwendung des Namens kann ebenfalls eine Bezeichnung für eine Benutzergruppe (z. B. „Reviewer“) angegeben werden, um mehrere Personen als Benutzer nachfolgend mit den gleichen Rollen und Berechtigungsobjekten auszustatten.

Domäne

„---“ Dieser Eintrag ist fest hinterlegt.

Vorname

Optionales Feld.

Nachname

Der Nachname ist unbedingt einzutragen.

Beschreibung

Als Beschreibung könnte bspw. die Position oder der Job-Titel des Benutzers hinterlegt werden.

Telefonnummer,

E-Mail

Diese Felder sind optional. Das Ausfüllen wird jedoch empfohlen, um eine mögliche Kontaktaufnahme (u. a. bei Notfällen bzw. konkurrierenden Zugriffen) zu gewährleisten.

Bei international agierenden Unternehmen sollte auf die Angabe der jeweiligen Ländervorwahl geachtet werden.

Ablaufdatum

Über die Kalenderfunktion kann ein Benutzer zeitlich befristet angelegt werden. Falls dies nicht erwünscht ist, kann das Feld freigelassen werden.

Passwort

Der Administrator des VAT@GTC vergibt für den jeweiligen Benutzer ein Initialpasswort und lässt ihm dieses anschließend zukommen.

Passwort bestätigen

Bei Abweichungen zwischen dem vergebenen Passwort und der Bestätigung erscheint eine Fehlermeldung.

Berechtigung einem Benutzer zuordnen

Nachdem die Felder ausgefüllt und über [ ] gesichert worden sind, erscheint in der Funktionsleiste der Unterdialog [ ]. Über die Berechtigung erfolgt nun die Zuordnung des Landes, der Rollen sowie der Gesellschaften.

Die Funktion "Kopie auf Basis von" erleichtert es, mehreren Benutzern dieselben Rechte zuzuteilen, indem die Berechtigungen kopiert werden.

Land	Hier ist das Meldeland auszuwählen, für welches die jeweilige Rolle gelten soll. Ist eine Gesellschaft in mehreren Ländern (z. B. DE und SE) registriert, könnte z.B. ein Mitarbeiter die deutsche Meldung bearbeiten während ein anderer Mitarbeiter für die schwedische Meldung zuständig ist. Beiden Mitarbeitern können getrennte Berechtigungen zugewiesen werden, sodass jeder Mitarbeiter nur das sehen und bearbeiten kann, was für ihn relevant ist. „---“ bedeutet, dass die Rolle für alle verfügbaren Länder gelten soll.
Rolle	Per Auswahlliste kann hier aus allen im Gesamtverlauf angelegten aktiven Rollen eine entsprechende Rolle ausgewählt werden. Sollen dem Benutzer mehrere Rollen zugeteilt werden, muss die Auswahl bei manueller Eingabe jeweils einzeln erfolgen. Über die Option „Alle auswählen“ können dem jeweiligen Benutzer auch sämtliche vorhandenen Rollen zugewiesen werden.
Gesellschaft	In diesem Dropdown muss eine Auswahl der Gesellschaft(en) erfolgen, für die der ausgewählte Benutzer berechtigt sein soll. Zur Auswahl stehen alle im Gesamtverlauf angelegten aktiven Gesellschaften. Auch hier ist eine Mehrfachauswahl sowie über „Alle auswählen“ eine Auswahl sämtlicher Gesellschaften möglich. Werden dem Benutzer mehrere Gesellschaften zugewiesen, erscheinen diese als einzelne Berechtigung im Übersichtsbereich.
Cascading	Über die Option [Cascading] können Berechtigungen an untergeordnete Gesellschaften vererbt werden.

Wenn die Länder, Rollen und Gesellschaften zugeordnet wurden, ist es wichtig, über [ ] die Berechtigung für den jeweiligen Benutzer einzufügen. Nachfolgend erscheint der angelegte Benutzer mit seinen Berechtigungen unter der Eingabezeile. Nach Abschluss des Vorganges ist eine Bestätigung über [] erforderlich.

Elster-Zertifikat

Nachdem ein Benutzer erfolgreich angelegt worden ist, kann er ein Elster-Zertifikat (Dateityp .pfx) hinterlegen. Es dient der Identifizierung und der Sicherheit bei der elektronischen Übermittlung der Steuerdaten an das örtliche Finanzamt und an das Online-Portal des BZSt. Wenn der Benutzer Meldungen versenden soll, ist die Hinterlegung des Zertifikats zwingend erforderlich. Die Abfrage der von Elster vergebenen Pin sichert das elektronische Elster-Zertifikat vor fremden Zugriffen.

Eine Hinterlegung des Elster-Zertifikats ist auch unter [Stammdaten: Home: Mein Profil] möglich.

Praxishinweis

Ab dem Besteuerungszeitraum 2011 ist jeder Unternehmer nach §18 (3) UStG verpflichtet, die Umsatzsteuerjahreserklärung elektronisch zu übermitteln. Wenn eine Übermittlung aus der VAT@GTC heraus getätigt werden soll, muss dies über eine authentifizierte Übermittlung (ELSTER-Zertifikat¹⁴) erfolgen. Nur in Härtefällen sieht die deutsche Finanzverwaltung von einer elektronisch authentifizierten Versendung ab.

[14] ELSTER-Zertifikate werden von der Finanzverwaltung ausgestellt und können online über das ElsterOnline-Portal beantragt werden. Ein schriftlicher Antrag ist somit nicht erforfderlich. Das Zertifikat wird als Softwarezertifikat, USB-Stick oder Signatur-Karte vergeben.

Berechtigungsbeschränkung auf Perioden

Es besteht die Möglichkeit, die Berechtigungen des Benutzers auf bestimmte Perioden einzuschränken. Dies ist relevant, wenn bspw. ein Prüfer nur Einblick auf die Perioden im Rahmen des angesetzten Prüfzeitraums erhalten soll.

Wenn das Häkchen bei [Perioden unabhängig ] gesetzt ist, erhält der Benutzer eine Berechtigung für sämtliche Perioden. Ist dieses Häkchen nicht gesetzt, kann aus allen angelegten Perioden eine manuelle Auswahl erfolgen, für welche Perioden der Benutzer berechtigt sein soll.

Bearbeiten, Anzeigen und Löschen eines Benutzers

Welche der nachfolgenden Funktionen sichtbar sind, ist abhängig von der jeweiligen Rolle sowie den zugehörigen Berechtigungsobjektwerten.

Die [Bearbeitungsfunktion ] ermöglicht Änderungen bei bestehenden Benutzern. Auch das Zurücksetzen des Passworts erfolgt hierüber.

Zusätzlich können über die Funktion [ ] beim jeweiligen Benutzer neue Berechtigungen hinzugefügt oder vorhandene gelöscht werden. Anschließend müssen die Änderungen unter [ ] bestätigt werden. Darüber hinaus sind Änderungen bei der Periodenauswahl möglich, sodass nachträglich Berechtigungsbeschränkungen auf Perioden vorgenommen oder aufgehoben werden können.

Die [Anzeigefunktion ] dient zur Detailansicht des Benutzers mit den jeweiligen Berechtigungen. Änderungen sind hierüber jedoch nicht möglich.

Wird im Hauptdialog [Löschen] ausgewählt, erscheint eine neue Seite, welche erneut die Detailansicht des Benutzers auflistet. Hier kann nochmal entschieden werden, ob der Benutzer tatsächlich gelöscht werden soll. Das Löschen in der Detailansicht löst eine Archivierung des Benutzers aus. Über die Anzeigefunktion können alle archivierten Benutzer wieder angezeigt werden.

Praxishinweis

Eine Archivierung des Benutzers erfolgt ebenfalls, wenn ein Benutzer sich über einen längeren Zeitraum nicht im VAT@GTC eingeloggt oder nach Passwort-Zurücksetzung sich kein neues Initial-Passwort vergeben hat.

Die zuvor gelöschten Benutzer können über [Wiederherstellung ] reaktiviert werden und erscheinen daraufhin in der Anzeigefunktion wieder bei den aktiven Benutzern. Bei der Wiederherstellung ist darauf zu achten, für den Benutzer ein Startpasswort zu vergeben.

[1] Der Zeitraum beträgt standardmäßig 400 Tage, ist allerdings konfigurierbar.

[2] Dem Benutzer stehen 15 Tage zur Verfügung, um sich ein Initial-Passwort zu vergeben. Dieser Zeitraum ist ebenfalls konfigurierbar.

Passwort vergessen - E-Mail Zusendung

Wenn unter den Einstellungen Verbindungsparameter, ein STMP Server eingerichtet ist, kann der Benutzer ein neues Passwort anfordern und dieses per E-Mail erhalten.

Das neue Passwort entspricht den strengsten Passwortrichtlinien und erfüllt die vorab definierte Mindestlänge für Passwörter. Nach der erstmaligen Anmeldung, muss dieses dann erneuert werden.

English

The start page of the user dialogue contains the list of all existing users. The functions of this dialogue are described below.

Good to know

The column with the exclamation mark [ ! ] is used to display the locked users13. They are marked with a yellow warning triangle [ ] and appear at the top of the overview table.

[1] A user is locked after 3 unsuccessful login attempts.

Create a User

After clicking on the [Create ] button, a new input mask appears. It is necessary to fill in the following fields:

User-ID	The User ID is automatically assigned by the VAT@GTC as a serial number.
Login	This name is entered by the user to log in. Instead of a name, you can also enter a name for the user group (e.g. “reviewer”, in order to assign the same roles and object values to several users.
Domain	„---“ this entry is permanently stored.
Frist name	Optional field.
Last name	The last name is a required entry.
Description	User’s position or job title can be entered as description.
Phone number, Email	These fields are optional. However, filling them out is recommended in case it is necessary to contact the user (e.g. in case of emergency or competing access). Please mind to enter area codes for international companies
Expiration date	Using the calendar function, a user can be created for a limited period of time. If this is not required, leave the field empty.
Password	The VAT@GTC administrator provides every user with an initial password.
Confirm password	If the confirmation password differs from the initial password, an error message pops up.

Assigning authorisations to users

After the fields have been filled out and assured by [Save ] the [Authorizations ] button appears on the function bar. Open the [Authorizations ] dialogue box to assign country, role and company.

^Country	Select a reporting country, the role applies to. If the company is registered in more than one country (e.g. DE and SE), one employee can work on the German VAT return and another on the Swedish return. The employees can be granted to different permissions so that each one can see and edit only what is relevant for them. “---“ means that the role is relevant for all available countries.
Role	Choose the corresponding role from the dropdown list that contains all available active roles. If one user has several roles, every role has to be assigned separately.
Company	Select the company(ies) for the corresponding role. The dropdown list contains all available active companies. Multiple selection is possible. Even if several companies have been selected, they are displayed as one authorisation in the overview.
Cascading	By using the function [cascading] the authorisation can be handed down to subordinated companies.

Once countries, roles and companies have been assigned, it is important to add the authorisations for every user by clicking the [Create ] button. The created user with the authorisations is displayed under the input line. After you have made your changes, confirm them by clicking [Save ].

Elster-Zertifikat

After a user has been created successfully in the VAT@GTC, a certificate for electronic submitting of the VAT return [file type .pfx] can be assigned. It serves to identify and secure the electronic transmission of the tax data to the local tax office and can also be used for the online portal of the Federal Central Tax Office (BZSt). The PIN query secures the electronic Elster certificate against unauthorised access.

Elster certificate can also be saved under [Master data: Home: My Profile].

Good to know!

From the VAT period 2011 onwards, the companies are obliged to submit their annual VAT declaration electronically according to § 18 (3) UStG (Value Added Tax Act). If you want to send the VAT declaration using the VAT@GTC, the transmission must be authenticated by the ELSTER User certificate14. The German fiscal authorities do not require the electronically authenticated transmission from certain companies.

[14] ELSTER certificates are issued by the financial administration and can be ordered online via the ElsterOnline portal. A written application is therefore no longer required. The certificate is issued as a software certificate, USB stick or signature card.

Restrict authorisations: choose periods

It is possible to restrict user’s permissions to a certain period. This is relevant, for example, if the auditor needs to be granted access to the data only for the audit period.

If the [Period independent ] checkbox is activated, the user is granted permissions for all periods. If the checkbox is not activated, you can select relevant periods from the dropdown menu.

Edit, view and delete users

Available functions depend on the assigned roles and authorisations. The [Edit ] function allows to change already existing users. The password can be reset here.

In addition, use the [Authorizations ] button to add new permissions or delete the existing ones for the selected user. Save the applied changes with [Save ]. Here you can also choose another period or make authorisations period-independent.

The [view ] function provides a detailed overview of users with the corresponding permissions. However, this function does not allow applying changes to the selected users.

If you click 0n the [Delete ] button in the main dialogue, a new page with the detail view of the selected user opens where you can decide whether the user should actually be deleted. Deleted users will be archived. Select [Archived data] in the display function to view all archived users.

Good to know!

The user is archived if s/he has not logged in to the VAT@GTC over a long period of time15 or has not changed the password after the password reset16

Deleted users can be restored by using the [Restore ] button. Afterwards they appear in the user overview as active users. When restoring the user, do not forget to provide the user with the initial password.

[1] The default period is 400 days (can be customised).

[2] The user has 15 days to change the password (period can be customised).