Im Dialog Massendatenimport können die Importe der Meldedaten so wie der Abstimmungsreports für alle Gesellschaften auf einmal durchgeführt werden. Wie auch beim klassischen manuellen Import gibt es beim Massendatenimport 2 wichtige Schritte: Dem Import der Daten in das System und die anschließende Übernahme in die Gesellschaft. Der Import der Daten erfolgt je nach Importvariante unterschiedlich. Das Speichern in der Meldung ist unabhängig von der Importvariante immer der selbe Prozess.
Import
Beim Import wird im Hintergrund stets geprüft, ob die Struktur der Daten bzw. Dateien valide sind.
Webservice Import
Beim Webservice Import wird der Import-Prozess nicht im VAT@GTC angestoßen. Die Daten werden stattdessen vom Vorsystem, meist vom SAP, an die definierte Schnittstelle geschickt. Sobald dieser Vorgang erfolgreich durchgeführt wurde, sind die Daten bereit für die Übernahme in die Meldung, vorausgesetzt die richtige Periode ist ausgewählt. Falls beim Webservice-Import Fehler auftreten, kann dies leider nicht in diesem Dialog angezeigt werden. Wenn also wider Erwarten keine Importe angezeigt werden, dann kann dies in den Logdateien näher analysiert werden. Diese sind unter [Einstellungen] → [Administration] zu finden. Da diese sehr technisch sind, kann der vat-support@amana.de an dieser Stelle weiterhelfen.
Netzlaufwerkimport
Beim Netzlaufwerkimport werden die Dateien für den Import in der Regel zwar vom Vorsystem automatisiert erstellt und auf dem Netzlaufwerk abgelegt, der Importprozess in das VAT@GTC wird jedoch wie auch beim manuellen Import aus dem Netzlaufwerk aus dem VAT@GTC angestoßen. Im Dialog Massendatenimport muss dazu die Schaltfläche [Importdaten aus dem Netzlaufwerk auslesen] betätigt werden. Dabei wird geprüft, ob sich neue Dateien gemäß dem Dateinamensmuster für die aktuell ausgewählte Periode und die dem Netzlaufwerk zugeordneten Gesellschaften vorhanden sind. Das gilt sowohl für Multibuchungskreisdateien, sowie bei eigenen Dateien für jeden Buchungskreis.
Manueller Multibuchungskreis-Import
Die dritte Importvariante ist der manuelle Multibuchungskreis-Import. Wenn die Schaltfläche [Manueller Multibuchungskreis-Import] betätigt wird, öffnet sich ein Pop-Up. Da eine Multibuchungskreis-Importdatei nur pro Vorsystem generiert werden kann, muss beim Import die entsprechende ERP-Zuordnung über ein Drop-Down ausgewählt werden. Es werden die ERP-Gruppen und Server zur Auswahl angeboten, die unter [Einstellungen] → [Verbindungsparameter] konfiguriert sind. Darüber hinaus muss der Reporttyp ausgewählt werden. Hierbei stehen der RFUMSV00, der RFUMSV10 und der RFBILA zur Auswahl. Anschließend kann die Multibuchungskreisdatei vom lokalen System ausgewählt werden. Über die Schaltfläche [Import] kann diese Datei abschließend hochgeladen werden.
Importierte Daten
In der abgebildeten Tabelle kann der aktuelle Status der Gesellschaft nachvollzogen werden. Über die Spalten Gesellschafts-ID, Gesellschaft und Buchungskreis kann die Gesellschaft identifiziert werden. Dies sind auch die Informationen, die technisch zur Zuordnung der Importdaten verwendet werden. In den Spalten [Neue Import Daten: V00/V10/RFBILA] kann eingesehen werden, ob neue Importdaten vorhanden sind, die noch nicht in die Meldung übernommen wurden. Wenn keine neuen Importdaten für eine Gesellschaft für diesen Report vorhanden sind, ist der entsprechende Eintrag in der Tabelle "-". Sind neue Daten vorhanden, ist der Eintrag ein Zeitstempel des Imports. Wenn die Maus sich über diesem Zeitstempel befindet, wird zudem die Anzahl der Zeilen dieses Imports angezeigt.
Übernahme der Daten
Wenn neue Importdaten verfügbar sind, können diese anschließend auch für alle Gesellschaften in die Meldung übernommen werden. Über die Checkbox in jeder Zeile kann ausgewählt werden, für welche Gesellschaften die Übernahme der Daten in die Meldung vorgenommen werden soll. Gesellschaften, für die neue Daten verfügbar sind, werden automatisch vorausgewählt. Über die Checkbox in der Überschrift der Tabelle können alle Gesellschaften an- oder abgehakt werden. Ist eine Meldung geschlossen, kann der Haken nicht gesetzt werden.
Über die Schaltfläche [Import] kann die Übernahme in die Meldung durchgeführt werden. Dabei werden alle verfügbaren Daten aller angehakten Gesellschaften übernommen. Wenn Daten erfolgreich in die Meldung übernommen wurden, ist dies über die Spalten [Import Status: V00/V10/RFBILA] nachzuvollziehen. Wenn noch keine Werte in die Gesellschaft übernommen wurden, dann ist hier ein "-" eingetragen. Sobald Werte in die Gesellschaft erfolgreich übernommen wurden, ist in dieser Zelle der Tabelle ein Haken und der Text "Ok" eingetragen. Der Eintrag in der Spalte Neue Import Daten wird dabei wieder zurück auf "-" gesetzt. Sobald die Seite neu geladen wird, ist anschließend dann der Zeitstempel der Übernahme in dieser Spalte anstelle des Hakens eingetragen.
Import fehlerhaft
Der Import des RFUMSV00 kann zum Beispiel daran scheitern, dass ein Steuerkennzeichen nicht, oder nicht valide gemappt ist. In diesem Fall ist ein Rotes X mit dem Text "Fehler" eingetragen. Mit einem Klick auf diesen Eintrag öffnet sich ein Pop-Up, in dem die Ursache für diesen Fehler beschrieben wird. Die Importdaten werden dabei nicht gelöscht, sodass unter [Neue Import Daten: V00] weiterhin der Zeitstempel zu sehen ist. Sobald die Ursache für den Fehler, in dem Fall das fehlende Mapping, behoben wird, kann die Datei erneut über [Import] in die Meldung übernommen werden und muss nicht erneut in das System importiert werden.
Wenn ein Steuerkennzeichen gar nicht angelegt ist, wird das sowohl beim Import des RFUSMV00, als auch des RFUMSV10 zu einem Fehler führen.
Beim RFBILA kann es passieren, dass Konten des RFBILA nicht in den Abstimmungskonten hinterlegt sind. Dies ist kein Fehler der den Import verhindert. Daher kann hier auch der Status [Ok] angeklickt werden, mit dem sich ein Pop-Up mit dem Inhalt der Warnung geöffnet wird.
Über die Schaltfläche [Import Fehlerprotokoll] können nach der Übernahme alle aktuellen Fehlermeldungen und Warnungen abgerufen werden, über alle Gesellschaften und Reports.