Anzeige der Gesellschaften

Es gibt drei verschiedene Anzeigevarianten für die Gesellschaften. Die [Liste], die [USt Organschaft] und die [Matrix]. Beim Betreten des Dialogs wird zunächst immer die Listenansicht angezeigt.

Liste

In dieser Ansicht werden die Gesellschaften tabellarisch aufgelistet. In den Zeilen befinden sich die Gesellschaften, in den Spalten befinden sich die entsprechenden Infos zu den einzelnen Gesellschaften. Über die Funktion [Zeige/Verberge Spalten] können die angezeigten Spalten ausgewählt werden.

Praxishinweis

Die Speicherdauer der Listeneinstellungen kann unter [Einstellungen → Mein Profil] angepasst werden.

Nur aus dieser Ansicht heraus können bereits vorhandene Gesellschaften bearbeitet, gelöscht oder in der Detailansicht untersucht werden.

Organschaft

Farblegende der Organschaft:

Lila → (Zwischen-)Organträger
Helllila → Dem (Zwischen-)Organträger zugehörige Organgesellschaft
Blau → Teilgesellschaften
Rot → Standalone-Gesellschaft

Die Übersicht der USt-Organschaft ist sinnvoll um eine genaue Übersicht aller Gesellschaften zu erhalten.

Matrix

Die Matrixübersicht erstreckt sich stets über alle Perioden, die sich im selben Kalenderjahr wie die aktuell ausgewählte Perioden befinden. Über diese Ansicht lässt sich daher unter anderem gut erkennen, welche Gesellschaft in welchen Perioden existiert.

Die Gesellschaften werden nur anhand der Unit-Nummer dargestellt, da sich der Name und die vollständige Unit ID innerhalb eines Jahres ändern können.

In den einzelnen Feldern der Tabelle sind folgende Informationen zu finden:

Die Unit ID: Die Unit ID setzt sich zusammen aus der Unit-Nummer, dem Meldeland und dem Unit-typen. Handelt es sich nicht um einen Organträger, wird anschließend die Unit ID des Organträgers angehangen. Die Unit-ID endet immer mit "—". Getrennt werden die einzelnen Informationen mit einer Raute. Anhand der Unit ID kann man daher auch immer erkennen, welchem Organkreis eine Gesellschaft wann angehört hat.
Meldet eine Gesellschaft quartärlich, so wird sie mit einem roten Q markiert.
Wird die Meldung einer Gesellschaft manuell erstellt, so wird sie mit einem grünen M markiert.
Meldet eine Gesellschaft die ZM, so wird sie mit einem blauen Z markiert.

Anlegen einer Gesellschaft

Das Anlegen einer Gesellschaft erfolgt in den fünf Teildialogen [Gesellschafts-Einstellungen], [Organschaftsdaten], [Melderelevante Daten], [Mitarbeiterdaten] sowie [Zusatzinformationen für die Meldungsformulare].

Die Dialoge müssen nacheinander mit den relevanten Daten befüllt und abschließend mit [Speichern] gesichert werden. Wie die einzelnen Teildialoge zu befüllen sind, wird in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Praxishinweis

Für den Fall, dass eine Lizenz mit begrenzter Gesellschaftszahl hinterlegt ist und mindestens 90%, aber nicht 100% der Gesellschaften bereits vorhanden sind, gibt es eine Warnung, dass die maximale Anzahl der Gesellschaften bald erreicht ist. Für den Fall, dass das Gesellschaftslimit voll ausgeschöpft ist, wird die Anlage einer neuen Gesellschaft verhindert. Falls weitere Gesellschaften angelegt werden sollen, muss AMANA wegen einer Lizenzerweiterung angesprochen werden.

Gesellschafts-Einstellungen

Allgemeine Informationen

In dem ersten Teildialog [Gesellschafts-Einstellungen] ist die Periode bereits vorgegeben. Entspricht diese nicht der gewünschten Periode, kann diese im Dialog [Home] geändert werden. Die Änderung wird in der Ansicht vermerkt, sodass die Bearbeitung im Dialog [Gesellschaft] weitergeführt werden kann. Es wird empfohlen, die Gesellschaften in ihrer Hierarchie von oben nach unten anzulegen, d. h. zunächst Organträger, dann Zwischenorganträger und schließlich Organgesellschaften sowie zunächst Zwischenorgangesellschaften und anschließend Teilgesellschaften.

Kopie auf Basis von	Ähneln viele der Gesellschaftsdaten einer bereits angelegten Gesellschaft (diese muss ebenfalls in der ausgewählten Periode existieren), so können deren Stammten hierüber direkt in die aktuelle Ansicht kopiert werden. Eine nachträgliche Anpassung ist möglich.
ID	Jede Gesellschaft benötigt im VAT@GTC eine eindeutige Identifikationsnummer. Es ist empfehlenswert, dass diese einmalig zu vergebene Identifikationsnummer mit der in sonstigen Systemen verwendeten Gesellschaftsnummer identisch ist.
Name	Der Name der Gesellschaft sollte der tatsächliche und vollständige Unternehmensname inkl. der Rechtsform sein. Dies ist notwendig, da er später in Versendungsdateien an das Finanzamt angegeben wird.
Abweichender Firmenname	Ergänzende Angaben zum Firmennamen.
Kurzname	Hier kann für interne Zwecke ein Kurzname der Gesellschaft eingetragen werden.
Sitz	Mit dem Sitz der Gesellschaft ist der Ort der Verwaltung der Gesellschaft gemeint. Der Eintrag kann für interne Zwecke vorgenommen werden und hat für das VAT@GTC keine weitere funktionelle Bedeutung.
Straße, Hausnummer, Hausnummerzusatz PLZ, Ort, Adressergänzung	Diese Felder werden für die Übermittlung der umsatzsteuerlichen Meldungen an die Steuerbehörden verwendet.
Sitzland	Der offizielle Sitzland der Gesellschaft.
Meldeland	Das Meldeland bezieht sich auf das Land in dessen Kontext die Periode existiert.
Postfach, PLZ	Ein Postfach kann eingetragen werden.
Art des Unternehmens	Diese Eingabe dient lediglich als Zusatzinformation für interne Zwecke.
Geschäftsfeld	Hier erfolgt die Eingabe des Geschäftsfelds oder einer Branche, in welcher die Gesellschaft tätig ist. Diese Eingabe dient lediglich als Zusatzinformation für interne Zwecke.
Steuernummer	Es ist die vollständige und richtige Steuernummer der Gesellschaft einzutragen. Sie wird später bei der Übermittlung der umsatzsteuerlichen Meldungen an die Steuerbehörden verwendet. Die [Sofort-Hilfe] bietet wichtige Informationen, wie genau die Steuernummer aufgebaut ist, um die richtige Eingabe zu erleichtern. Eine Überprüfung der Richtigkeit der eingegebenen Steuernummer kann seitens des VAT@GTC nicht vorgenommen werden.
Zuständiges Finanzamt (Nr.)	Es ist die vollständige und richtige Nummer des zuständigen Finanzamtes einzutragen (sie ist online oder auf den Korrespondenzpapieren mit dem zuständigen Finanzamt zu finden). Die Nummer des zuständigen Finanzamtes ist für die elektronische Übermittlung der Voranmeldung und Jahreserklärung zwingende Voraussetzung. Die [Sofort-Hilfe] bietet wichtige Informationen, wie genau die Nummer des Finanzamts aufgebaut ist, um die richtige Eingabe zu erleichtern. Eine Überprüfung der Richtigkeit der eingegebenen Finanzamtsnummer kann seitens des VAT@GTC nicht vorgenommen werden.
Verrechnungskonto Finanzamt	Wird im Unternehmen an Stelle von Debitoren- und Kreditorenkonten lediglich ein Sammelkonto genutzt, so kann das Feld Verrechnungskonto Finanzamt aktiviert werden. Nach der Aktivierung erscheint nur noch die Zeile [Verrechnungskonto Finanzamt] anstelle der beiden Zeilen [Debitor Kontonummer] und [Kreditor Kontonummer].
Debitor Kontonummer	Das Debitorenkonto erfasst die offenen Forderungen (Umsatzsteuererstattung) gegenüber dem Finanzamt. Die Befüllung der Felder ist optional. Die enthaltenen Daten können in einem Excel-Report oder einem Buchungsbeleg ausgewertet werden.
Kreditor Kontonummer	Das Kreditorenkonto erfasst die Verbindlichkeiten (Umsatzsteuerzahllast) gegenüber dem Finanzamt. Die Befüllung der Felder ist optional. Die enthaltenen Daten können in einem Excel-Report oder einem Buchungsbeleg ausgewertet werden.
Bemerkung	In diesem Feld können weitere Informationen zur Gesellschaft eingetragen werden. Das Feld ist optional zu befüllen und hat keine Auswirkungen auf andere Bereiche des VAT@GTC.

Zuordnung der Verbindungs-Informationen und Schnittstellen

Im Abschnitt [Zuordnung der Verbindungs-Informationen] kann per Auswahlliste das ERP-System oder die ERP-Gruppe ausgewählt werden, auf welchem die Gesellschaft gebucht wird. Voraussetzung dafür ist, dass alle zur Verfügung stehenden ERP-Systeme im Administrationsbereich hinterlegt wurden (Die Konfigurierung der ERP-Systeme erfolgt im Dialog Einstellungen → Verbindungsparameter). Zudem besteht die Möglichkeit per Freitexteingabe zusätzliche Informationen zu hinterlegen.

Im Abschnitt [Zuordnung der Schnittstellen] können Import-Schnittstellen zugeordnet werden, die unter [Einstellungen → Schnittstellenkonfiguration] angelegt werden. Dazu gehören einerseits verschiedene Import-Varianten, d.h. eine Webservice bzw. Netzlaufwerk Schnittstelle, oder auch eine einfache Definierung der Import-Datei, inklusive Dateityp und Kodierung hinterlegt werden. Ist keine Information hinterlegt, so wird die Standard-Einstellung verwendet. Die Standardeinstellung gilt entweder universell, oder muss hinterlegt werden. Siehe hierfür: Schnittstellenkonfiguration.

Praxishinweis

Über [Anlegen] wird der Dateneintrag vorgenommen ohne den Dialog zu verlassen. Der neue Dateneintrag erscheint unter der Eingabezeile. Final gespeichert wird die Änderung erst über das [Speichern] aller Änderungen der Gesellschaft.

Organschaftsdaten

Im Teildialog [Organschaftsdaten] kann festgelegt werden, ob die Gesellschaft Teil einer umsatzsteuerlichen Organschaft ist. Über den [USt-Organtyp] wird bestimmt, um was für eine Gesellschaftsform es sich dabei genau handelt. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Organschaftsdaten	Beschreibung
Standalone	Die Angabe „Standalone“ ist zu wählen, wenn die anzulegende Gesellschaft ihre umsatzsteuerlichen Meldungen eigenständig abgibt.
USt-Organgesellschaft	„USt-Organschaft“ ist in den Fällen auszuwählen, in denen die anzulegende Gesellschaft Teil eines umsatzsteuerlichen Organkreises ist. Wird eine USt-Organgesellschaft angelegt, muss in dieser Periode zuvor ein übergeordneter USt-Organträger angelegt worden sein. Nach der Auswahl „USt-Organschaft“ wird das unmittelbar darunter stehende, zuvor ausgegraute Dropdownmenü aktiviert. Mittels dieser Auswahlliste ist die Organgesellschaft einer übergeordneten Gesellschaft zuzuordnen.
USt-Organträger	Um einen Organträger als solchen im VAT@GTC zu definieren, ist die Angabe USt-Organträger im Dropdownmenü einschlägig. Organträger geben die kumulierten Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahreserklärungen mit den summierten Werten sämtlicher zum Organkreis gehörender Gesellschaften ab.
Zwischenorganträger	Wenn die Daten einer Organgesellschaft nicht unmittelbar an den USt-Organträger übermittelt werden, sondern zuvor mit den Daten anderer Organgesellschaften zwischenkonsolidiert werden sollen, so ist der Organtyp „Zwischenorganträger“ einschlägig. Wird ein Zwischenorganträger angelegt, muss in dieser Periode zuvor ein übergeordneter USt-Organträger angelegt worden sein.
Teilgesellschaft	Die Teilgesellschaft ist ein Sondertyp im VAT@GTC und kommt zur Anwendung, wenn eine Gesellschaft aus mehreren Buchungskreisen besteht oder buchhalterisch in mehreren unterschiedlichen SAP-Systemen abgebildet wird, wie bspw. aufgrund einer Verschmelzung oder Umstrukturierung. Die Teilgesellschaft dient dazu, einen Buchungskreis abzubilden. Mehrere Buchungskreise also Teilgesellschaften im VAT@GTC- können in der übergeordneten Gesellschaft (OT / ZOT) zu einer legalen Einheit kumuliert werden. Alternativ zu Teilgesellschaften können auch Organgesellschaften verwendet werden, dies hat allerding den Nachteil, dass keine gebündelte ZM für die rechtliche Gesellschaft abgegeben werden kann. Bei Teilgesellschaft hingegen erfolgt bei der ZM eine Konsolidierung im (Zwischen-)Organträger, sodass nur eine ZM-Abgabe erforderlich ist.

Die übergeordnete Gesellschaft dient der Zuordnung der Gesellschaft in der Organschaftsstruktur. Abhängig vom gewählten Organtyp stehen jeweils nur bestimmte Gesellschaften in der Auswahlliste zur Verfügung:

Da Organträger und Standalones keine übergeordneten Gesellschaften haben, ist das Feld in diesem Fall deaktiviert.
Organgesellschaften, Zwischenorganträger und Teilgesellschaften können Organträger und Zwischenorganträger als übergeordnete Gesellschaft auswählen.

Datumsgrenzen innerhalb dieser Periode

Diese Grenzen dienen dazu, Zu- und Abgänge einer Organgesellschaft taggenau erfassen zu können. Die Datumsgrenze zu Beginn und Ende des Monats wird durch Informationen aus dem Dialog [Periode] gefüllt.

Das Datum ist zu ändern, falls die Gesellschaft nicht zum Monatsersten in den Organkreis eingetreten ist oder der Austritt aus dem Organkreis nicht zum Monatsletzten erfolgte. Dies wird ebenfalls bei der Erstellung der Jahreserklärung berücksichtigt.

Praxishinweis

Wenn die Datumsgrenzen innerhalb dieser Periode vom Standard abweichen, können SAP-Reports nur importiert werden, wenn diese exakt nach diesen Datumsgrenzen generiert werden, andernfalls wird beim Import eine Fehlermeldung ausgegeben.

Periodenübergreifend

Die periodenübergreifenden Felder stehen zur Verfügung, um zu dokumentieren, wann eine Gesellschaft in den Organkreis eingetreten bzw. ausgetreten ist. Der Beginn der Periodenübergreifenden Grenzen dient lediglich zur Information. Das Enddatum wird dazu verwendet, die Übernahme der Sondervorauszahlung in der End-Periode zu ermöglichen, insbesondere für den Fall, dass diese vom Standard (Dezember) abweicht.

Melderelevante Daten

In diesem Unterdialog werden Informationen über die Meldung der jeweiligen Gesellschaft festgelegt. Des Weiteren erfolgt hier die Einstellung, ob eine Zusammenfassende Meldung erstellt und versendet werden soll.

Mitarbeiterdaten

Der Teildialog [Mitarbeiterdaten] ist dafür geeignet, die jeweiligen Verantwortlichen für die anzulegende Gesellschaft zu erfassen.

Verantwortlicher USt-VA	Aus der Auswahlliste ist derjenige Benutzer auszuwählen, welcher den monatlichen Meldeprozess für die Gesellschaft begleitet. Der Eintrag ist zwingend erforderlich, wenn die Gesellschaft Umsatzsteuermeldungen aus dem VAT@GTC an das Finanzamt sendet. Bei allen anderen Gesellschaften ist der Eintrag rein informativ.
Verantwortlicher Steuerabteilung	Aus der Auswahlliste ist derjenige Benutzer auszuwählen, welcher verantwortlich für die Steuerabteilung ist. Der Eintrag dient rein informativen Zwecken.
Telefonnummer, E-Mail	Telefonnummer und E-Mail der Verantwortlichen werden automatisch eingetragen, wenn für den ausgewählten Benutzer in den Benutzerstammdaten bereits eine Telefonnummer und/oder eine E-Mail hinterlegt worden ist, ansonsten bleibt das jeweilige Feld leer. Ein manueller Eintrag ist nicht möglich.

Zusatzinformationen für die Meldungsformulare

Mitwirkung an der Steuererklärung

Dieser Abschnitt ist nur sichtbar in Organträgern und Standalones.

Unter Mitwirkung an der Steuererklärung in der Auswahlliste [Ansprechpartner] ist derjenige Benutzer auszuwählen, welcher an der Steuererklärung dieser Gesellschaft mitgewirkt hat (alle auswählbar außer Superuser).

Die Daten dieses Benutzers werden als mitwirkender an der Steuererklärung mit ans Finanzamt übermittelt.

Datenlieferant

Der Datenlieferant kann an dieser Stelle frei für die Voranmeldung (inkl. Sondervorauszahlung), die Jahreserklärung und die Zusammenfassende Meldung angegeben werden.

Im Übertragungsprotokoll wird dieser unter "Übermittelt von" ausgegeben.

Im Übertragungsprotokoll der Voranmeldung wird der Datenlieferant angegeben:

Im Übertragungsprotokoll der ZM steht die versendete Gesellschaft:

Bankverbindung

Hier kann die Bankverbindung einer Gesellschaft hinterlegt werden.

Feld	Verwendung
IBAN	Bei der Übermittlung der Rumänischen Umsatzsteuermeldung wird diese Information verwendet.
BIC	Dieses Feld dient nur zur Information.
Geldinstitut (Zweigstelle) und Ort	Bei der Übermittlung der Rumänischen Umsatzsteuermeldung wird diese Information verwendet.
Abweichender Kontoinhaber	Dieses Feld dient nur zur Information.
Banktyp	Entspricht dem SAP-Partnerbanktyp BVTYP. Wird im Report Buchungsbeleg & Zahlungsanweisung ausgegeben, wenn ein Wert in den Stammdaten gesetzt ist.

Bearbeiten, Löschen und Wiederherstellen einer Gesellschaft

Über die [Bearbeitungsfunktion] wird die Detailansicht der ausgewählten Gesellschaft aufgerufen, in der Änderungen bereits gespeicherter Daten vorgenommen werden können. Allerdings sind die ID sowie die Organschaftsdaten (außer Perioden) nicht mehr änderbar. Nach dem Speichern wird automatisch zur Gesellschaftsübersicht gewechselt.

Über die [Detailansicht] wird eine Detailansicht der ausgewählten Gesellschaft aufgerufen, jedoch sind Änderungen hierüber nicht möglich. Das [Löschen] einer Gesellschaft bewirkt lediglich eine Archivierung der gelöschten Gesellschaft. Über die Anzeigefunktion können alle archivierten Gesellschaften angezeigt werden. Die zuvor gelöschten Gesellschaften können über [Wiederherstellung] reaktiviert werden und erscheinen daraufhin in der Anzeigefunktion wieder bei den aktiven Gesellschaften.

Ändern des USt-Organtyps einer Gesellschaft

Wenn sich der Organtyp einer Gesellschaft ändert, kann dies nicht direkt unter Gesellschaft bearbeiten angepasst werden. Vielmehr muss die Gesellschaft in der aktuellen Periode gelöscht werden und mit dem entsprechenden neuen Organtyp neu angelegt werden. Wenn sich nur die Organschaftsstruktur ändert, aber keine Änderung des Organtyps durchgeführt werden muss (bspw. von Organgesellschaft auf Zwischenorganträger), ist eine Änderung direkt möglich, denn im Organkreis kann eine Gesellschaft einer anderen Muttergesellschaft zugeordnet werden.

Meldefristen

Da ausländische Meldefristen und Fristveränderungen i. d. R. von den deutschen Meldefristen abweichen, können hier beliebige Kriterien mit individuellen Fristen definiert werden. So ist z. B. eine Fristveränderung auf Grund einer Überschreitung von Umsatzgrenzwerten denkbar.

Auf der Seite der Meldefristen sind links in einer Übersicht der bzw. die Organträger sowie alle Standalones abgebildet.

Auf der rechten Seite unter [Fälligkeit] können beliebige Kriterien festgelegt werden. Nachdem der Name für ein Kriterium bestimmt wurde, wird dieses über [Hinzufügen] eingefügt.

Nach der Erfassung des Kriteriums kann nun im zweiten Schritt die Fälligkeit mit individuellen Fristen für jeden der einstellbaren Meldezeiträume (Monat/Quartal/Jahr) definiert werden. Pro Periode und Gesellschaft können diese Kriterien individuell zugeordnet werden.

Im Anschluss können die festgelegten Kriterien im Unterdialog [Melderelevanten Daten] der jeweiligen Gesellschaft ausgewählt werden.

Zum besseren Monitoring sind die definierten Fristen im [VAT-Monatsstatus] ersichtlich.