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German

Der Datenimport organisiert das Einladen von Daten aus den verwendeten Vorsystemen in SmartNotes. Mit Hilfe des Datenimports werden die Positionsnummern, Namen und Werte aus einem Vorsystem oder einer Quelldatendatei in die Datenbank von SmartNotes geladen und damit innerhalb von SmartNotes zur Verfügung gestellt. Es können auch mehrere Vorsysteme respektive Quelldateien gleichzeitig angesprochen und Daten aus diesen importiert werden.

In der Importverwaltung können die einzelnen Datenquellen und deren Datenimport verwaltet und angepasst werden.

Beachten Sie bitte, dass nur der "Flat List Import" in einer Standard-Auslieferung enthalten ist. Informationen zu weiteren Schnittstellen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Schnittstellenbeschreibungen.

Info

Daten werden immer für eine bestimmte Periode importiert. Der Import kann für eine oder mehrere Datenquellen durchgeführt werden.

Dabei ist zu beachten, dass jeder Import stets alle Daten der Zielperiode für die importierte Datenquelle aktualisiert.

Beim Import einer Datenquelle werden die dort enthalten Positionen für die ausgewählte Zielperiode aktualisiert. Ist eine Position nicht mehr in der Datenquelle enthalten, so wird diese in der Zielperiode entfernt.

Bei mehreren Datenquellen ist es unerheblich, ob diese in einem Durchgang oder nacheinander importiert werden. 

Nach erfolgreichem Abschluss eines Importes sind die Daten im Data Cache von SmartNotes hinterlegt und der zu Beginn des Prozesses ausgewählten Periode zugeordnet. Eine detaillierte Übersicht der importierten Daten findet sich in der Positionsauswertung und im SmartNotes Programmierungsassistenten in Excel.

German

🌐 Das SmartNotes Handbuch

English

The data import organises the loading of data from the pre-systems used into SmartNotes. With the help of the data import, the position numbers, names and values from a previous system or a source data file are loaded into the SmartNotes database and thus made available within SmartNotes. It is also possible to access several pre-systems or source files at the same time and import data from them.

The individual data sources and their data import can be managed and adjusted in the Data Source Management.

Please note that only the "Flat List Import" is included in a standard delivery. For information on other interfaces, please refer to the chapter CloudInterface Documentation.

Info

Data is always imported for a specific period. The import can be carried out for one or more data sources.

It should be noted that each import always updates all data of the target period for the imported data source.

When importing a data source, the items contained there are updated for the selected target period. If an item is no longer contained in the data source, it will be removed in the target period.

If there are several data sources, it is irrelevant whether they are imported in one go or one after the other. 

After successful completion of an import, the data is stored in the SmartNotes data cache and assigned to the period selected at the beginning of the process. A detailed overview of the imported data can be found in the position evaluation and in the SmartNotes Data View in Excel.

English

🌐 SmartNotes User Manual

German

Quelldaten Import


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Der Assistent „Quelldaten Import“ kann zum Anlegen und Bearbeiten von Datenschnittstellen, zur Datenvorschau und zum Datenimport genutzt werden.
Wenn der Datenimport in der gewünschten Form bearbeitet und durchgeführt wurde, kann der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen werden.
In der Übersicht „Datenquellen“ werden alle angelegten Datenquellen mit ihrem Namen, dem Interface, einer kurzen Beschreibung und dem Zeitpunkt des letzten Datenimports angezeigt. Die jeweils zugehörige Checkbox dient zur Auswahl der Datenquelle für einen nächsten Lauf des Datenimports [s.u.]. Alle weiteren Informationen und Buttons des Assistenten werden in den folgenden Kapiteln eingehend beschrieben.



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titleDaten importieren


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Zum Importieren von Daten wird der Button „Daten Importieren“ verwendet.

Wenn Sie sehr viele Datenquellen verwenden, können Sie über die Funktion „Filter" den gewünschten Eintrag filtern.



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titleDatenquellen


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Diejenigen Datenquellen, die importiert werden sollen, können über die Checkboxen links vom Namen ausgewählt werden. Um alle vorhandenen Datenquellen für den Datenimport auszuwählen, kann die Checkbox im Spaltenkopf verwendet werden. Das Abwählen einzelner Datenquellen ist danach immer noch möglich.




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titleDatenimport Vorschau


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Eine Positionsvorschau wird über den Button "Positionsvorschau aktualisieren" gestartet. Nach Auswahl bzw. Bestätigung der Importeinstellungen erscheint eine Vorschau mit Daten wie Programmierung, Name, Wert, etc.



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Die Anpassungsmöglichkeiten während des Imports wird in der Importverwaltung über die Checkbox „Fragen“ gesteuert, beispielsweise die importierte Periode oder ein Buchungskreis. Die Zielperiode kann unabhängig davon bei jedem Import gewählt werden.

Der Datenimport wird anschließend über den Button „Fortfahren“ gestartet.



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Wenn Sie mehrere Datenquellen gleichzeitig importieren, dann können Sie auch "Werte an alle zusammenhängenden Parameter übergeben".

Dies Funktion steht Ihnen im Kontexmenü (rechte Maustaste) zur Verfügung.




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Darauf erscheint die Sicherheitsabfrage „Auftrag: Positionen importieren“. Wird diese bestätigt, schließt sich das Fenster für die Positionsvorschau und es öffnet sich der Assistent „Remote Worker Übersicht“ und zeigt den aktuellen Fortschritt des Datenimport-Auftrags. Die Remote Worker Übersicht kann über den Button „Schließen“ geschlossen werden.

Die Details können heruntergeladen werden.





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titleImport zurücksetzen


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Mit Klick auf den Button „Letzten Import rückgängig machen“ wird der zuletzt durchgeführte Datenimport für das jeweilige Dokument rückgängig gemacht. Diese Funktion steht erst nach dem zweiten Import zur Verfügung.


Nach Anklicken des Buttons muss dieser Prozess zunächst bestätigt werden.




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titlePositionsvorschau aktualisieren



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Sind im Assistenten „Quelldaten Import“ bereits Datenquellen hinterlegt, so kann über den Button „Positionsvorschau aktualisieren“ eine Vorschau auf die Positionsdaten angestoßen werden. Eine Auswahl der anzuzeigenden Datenquellen kann über die jeweiligen Checkboxen in der Übersicht „Datenquellen“ getroffen werden.



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Hierbei wird der Assistent „Datenimport Vorschau“ aufgerufen. In diesem werden in der Parameterübersicht der Name, die Beschreibung und der Wert derjenigen Datenquellen angezeigt, die im Assistenten „Quelldaten Import“ ausgewählt wurden.


Diejenigen Parameter, die in der Datenquellenverwaltung über die Checkbox in der Spalte „Fragen“ zur individuellen Bearbeitung freigegeben wurden, können an dieser Stelle noch einmal für den aktuellen Datenimport angepasst werden.

Zur anschließenden Erstellung der Positionsvorschau wird der Button „Fortfahren“ verwendet.



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Der Assistent „Datenimport Vorschau“ wird anschließend automatisch geschlossen und im Assistenten „Quelldaten Import“ erscheint ein neuer Assistenzbereich namens „Import Vorschau“, mit den jeweiligen Positionsdaten. Als Detailinformationen werden dabei die Programmierung, der Name und der zugehörige Wert der Positionen angezeigt. Zusätzlich werden auch der alte Wert des letzten Imports und die Differenz zum neuen Wert aufgeführt.



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Die gesamte Liste der Import Vorschau kann, nachdem ein Wert ausgewählt wurde, mit der Tastenkombination „Strg“ + „F“ nach einem beliebigen Eintrag durchsucht werden.

Außerdem ist es möglich die gesamte Übersicht mit Hilfe der Tastenkombination „Strg“ + „E“ nach Excel zu exportieren.



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titleReferences


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Mit einem einfachen Linksklick auf den Link „References“ kann eine Übersicht aufgerufen werden, die Auskunft darüber gibt, an welchen Stellen der zugehörige Berichtswert im aktuellen SmartNotes-Dokument verwendet wird.



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Button Auswahl filtern
Button Auswahl filtern

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titleButton Auswahl filtern


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Über den Button „Auswahl filtern“, rechts neben dem Assistenzbereich „Import Vorschau“, kann in der Listenansicht zwischen allen verfügbaren Werten und Werten, die eine Differenz zum letzten Import aufweisen, umgeschaltet werden.






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titleRemote Worker Übersicht


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Über den Button „Remote Worker Übersicht öffnen“ öffnet sich der Assistent für die Remote Worker Übersicht. Bei einigen Aktionen, wie z.B. dem Starten des Kopierprozesses eines Dokumentes, öffnet sich der Assistent auch automatisch.

Die Remote Worker Übersicht zeigt alle Jobs an, die aktuell auf dem Server laufen oder in der Warteschleife liegen. Dabei werden die Detailinformationen Namen, Status, Start- und Endzeitpunkt, Laufzeit, eine Meldung [z.B. dem aktuellen Fortschrittsstand] und der Besitzer des Auftrags angezeigt.

Note

Da es sich um Prozesse handelt, die auf dem Server laufen, kann nach Start eines Prozesses die Remote Worker Übersicht geschlossen und mit SmartNotes wie gewohnt weiter gearbeitet werden. Eine Benachrichtigung über die Beendigung [z.B. des Kopierprozesses eines Dokumentes] auf dem Server findet nicht statt.





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titleCheckbox „Alle aktiven Serveragenten anzeigen“


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Die Checkbox „Alle aktiven Serveragenten anzeigen“ zeigt, bei entsprechender Berechtigung, zusätzlich zu den von einem Benutzer angestoßenen Aufträgen, alle Jobs an, die aktuell vom Server bearbeitet werden oder noch in der Warteschleife liegen. Wird die Checkbox nicht aktiviert oder verfügt der Benutzer nicht über die entsprechenden Berechtigungen, dann sieht er nur die von ihm angestoßenen Aufträge.





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Ein bereits gestarteter Kopiervorgang kann mit Hilfe des Kontextmenüs wieder abgebrochen werden. Mit einem Rechtsklick auf den Kopiervorgang wird das Kontextmenü geöffnet und anschließend der Menüpunkt „Prozess abbrechen“ ausgewählt.

Der Kopiervorgang wird ohne weitere Sicherheitsabfrage abgebrochen und der Abbruch in der „Remote Worker Übersicht“ in den Spalten „Status“ und „Meldungen“ vermerkt.

Nach Beendigung des Kopiervorgangs wechselt der Status in „finished“ und wird mit einem grünen Haken versehen. Zusätzlich werden die restlichen Detailinformationen wie z.B. „Endzeitpunkt“ und „Meldungen“ aktualisiert.

Wenn die Remote Worker Übersicht nicht mehr benötigt wird, dann kann der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen werden.




English

Data Import from Source Systems


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The "Data Import" assistant can be used to create and edit data interfaces, to preview data and to import data.

When the data import has been edited and carried out in the desired form, the wizard can be exited via the "Close" button.

In the "Data sources" overview, all created data sources are displayed with their name, the interface, a short description and the time of the last data import. The corresponding checkbox is used to select the data source for the next data import run [see below]. All further information and buttons of the wizard are described in detail in the following chapters.



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titleImport Data


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The button "Import Data" is used to import data.

If you use a lot of data sources, you can filter the desired entry using the "Filter" function.



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titleData Source


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By clicking on the partial import, the user also has the option of importing and updating individual data sources in the data source management. 

Those data sources that are to be newly imported can be selected via the checkboxes to the left of the name. To select all existing data sources for the data import, the checkbox in the column header can be used. It is still possible to deselect individual data sources afterwards.




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titleData Import Preview


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A position preview is started via the button "Refresh Position Preview". After selecting or confirming the import settings, a preview with data such as programming, name, value, etc. appears.



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The adjustment options during the import are controlled in the import administration via the "Request" checkbox, for example the imported period or a company code. The target period can be selected independently for each import.

The data import is then started via the "Continue" button.



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f you import several data sources at the same time, you can also "push values to all related parameters".

This function is available in the context menu (right mouse button).



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The security question "Job: Import positions" appears. If this is confirmed, the window for the position preview closes and the "Remote Worker Overview" wizard opens and shows the current progress of the data import job. The Remote Worker Overview can be closed by clicking the "Close" button.

The details can be downloaded.






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titleUndo Last Import


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Click on the button "Undo last import" to undo the last data import carried out for the respective document. This function is only available after the second import.

After clicking the button, this process must first be confirmed.




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titleRefresh Position Preview


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If data sources are already stored in the "Import source data" wizard, a preview of the position data can be triggered via the "Refresh Position Preview" button. A selection of the data sources to be displayed can be made via the respective checkboxes in the "Data sources" overview.



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The "Data Import Preview" wizard is called up. In the parameter overview, the name, the description and the value of those data sources are displayed that were selected in the "Source Data Import" wizard.

Those parameters that were released for individual editing in the data source administration via the checkbox in the "Questions" column can be adjusted again at this point for the current data import.

The "Continue" button is used to subsequently create the position preview.



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The "Data Import Preview" wizard is then automatically closed and a new wizard area called "Import Preview" appears in the "Source Data Import" wizard with the respective position data. The programming, the name and the corresponding value of the positions are displayed as detailed information. In addition, the old value of the last import and the difference to the new value are listed.



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After a value has been selected, the entire list of the import preview can be searched for any entry with the key combination "Ctrl" + "F".

It is also possible to export the entire overview to Excel with the key combination "Ctrl" + "E".



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titleReferences


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With a simple left-click on the "References" link, an overview can be called up that provides information on where the associated report value is used in the current SmartNotes document.



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Button Filter selection
Button Filter selection

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titleButton Filter selection


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The "Filter selection" button to the right of the "Import preview" assistant area can be used to switch between all available values and values with a difference to the last import in the list view.





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titleRemote Worker Overview


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Click on the button "Open Remote Worker Overview" to open the wizard for the Remote Worker Overview. For some actions, such as starting the copying process of a document, the wizard also opens automatically.

The Remote Worker Overview shows all jobs that are currently running on the server or are in the queue. The detailed information name, status, start and end time, runtime, a message [e.g. the current progress status] and the owner of the job are displayed.


Note

As these are processes running on the server, the Remote Worker overview can be closed after starting a process and work with SmartNotes can continue as usual. There is no notification of the end [e.g. of the copying process of a document] on the server.




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titleCheckbox „Display all active server remote workers"


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The checkbox "Displax all active server remote workers" shows, with the appropriate authorisation, in addition to the jobs initiated by a user, all jobs that are currently being processed by the server or are still in the queue. If the checkbox is not activated or if the user does not have the corresponding authorisation, he/she will only see the jobs initiated by him/her.





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A copying process that has already been started can be cancelled again with the help of the context menu. Right-click on the copying process to open the context menu and then select the menu item "Cancel Worker".

The copying process is cancelled without any further confirmation prompt and the cancellation is noted in the "Remote Worker Overview" in the columns "Status" and "Messages".

After the copying process is finished, the status changes to "finished" and is marked with a green tick. In addition, the remaining detailed information such as "end time" and "messages" are updated.

If the Remote Worker Overview is no longer needed, the assistant can be closed by clicking the "Close" button.



German

🌐 Das SmartNotes Handbuch

English

🌐 SmartNotes User Manual