Rundungsformular

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Im Rundungsformular wird der Name der angezeigten Excel-Datei dargestellt. Zusätzlich werden die Excel-Spalten für die Berichtswerte, deren Beschreibung und die zugehörigen Perioden angezeigt. Vorhandene Validierungen werden mit ihrem aktuellen Status ebenfalls aufgelistet . In den einzelnen Zahlenfeldern können anschließend die Berichtswerte manuell verändert, Kommentare angelegt oder Wertentwicklungen betrachtet werden.

Wenn die Änderungen an den Berichtswerten abgeschlossen und die gewünschte Darstellung erreicht ist, kann der Assistent mit dem Button "Schließen" verlassen werden.

Erst mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt.

Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, das Rundungsformular mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten.

Excel Datei öffnen

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Zum Öffnen der zugehörigen Excel-Datei kann der Button „Excel Datei öffnen“ verwendet werden. Die Datei wird lesend geöffnet.

Farben im Rundungsformular

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Die Farben des Rundungsformulars lassen sich in den SmartNotes Dokumenteinstellungen vom Benutzer frei definieren. Die nachfolgend gegebene Beschreibung geht von den unveränderten Standardfarben aus. Die Farben lassen sich bei Bedarf in den ändern.

Die Farben der Zahlenfelder im Rundungsformular haben folgende Bedeutung
Weiß unterlegte Berichtswerte	Automatischer Wert	Diese Berichtswerte wurden noch nicht manuell bearbeitet. Das bedeutet, dass sie den [ggfs. zusammengesetzten] Werten der Positionen aus dem Konsolidierungssystem entsprechen [gerundet].
Grau unterlegte Berichtswerte		Diese Berichtswerte werden im Excel-Dokument auf Basis einer Formel aus anderen Berichtswerten zusammengesetzt. Durch Formeln berechnete Berichtswerte (Summen und Referenzen/ #s und #r) können im Rundungsformular nicht verändert werden.
Gelb unterlegte Berichtswerte	Überschriebener automatischer Wert	Diese importierten/automatischen Berichtswerte wurden manuell von einem Benutzer angepasst (z.B. gerundet).
Hellgelb unterlegte Berichtswerte	Veränderter exakter Wert	Diese Berichtswerte sind exakte Werte, die durch den letzten Import verändert wurden.
Lachsfarben unterlegte Berichtswerte	Manueller Wert	Diese Farbe kennzeichnet manuell einzugebende Berichtswerte (#m-Programmierung).
Rot unterlegte Berichtswerte	Übermäßig gerundeter Wert	Dieser Felder zeigen Werte an, die erst durch das Hinterlegen eines Kommentars gespeichert werden können
Rot umrandete Berichtswerte		Diese Felder enthalten Änderungen, die noch nicht gespeichert sind.

Manuelle Änderungen

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Sind in einer Excel-Datei mehrere Wertespalten für Berichtswerte und Berichtswerte für mehrere Perioden vorhanden, können die anzuzeigenden Spalten in den Auswahlfeldern im oberen Bereich des Rundungsformulars selektiert werden.

Das linke Dropdown-Menü enthält dabei alle Wertespalten einer Excel-Datei [z.B. „Anfangsbestand“, „Zugänge“, „Abgänge“ in einem Spiegel].

Das rechte Dropdown-Menü enthält die Perioden, für die Berichtswerte hinterlegt sind [z.B. „QTD“, „YTD“ oder „Jahr“, „Vorjahr“]. Mit Hilfe der Checkboxen vor den Namen der Wertespalten und Perioden können diese im Rundungsformular ein- bzw. ausgeblendet werden.

Die Bezeichnung der Wertespalten [im gegebenen Beispiel „value_1“] kann im Excel-Dokument durch Vergabe des Zellennamens "column_name_fortlaufende Nummer" festgelegt werden.

Manuell veränderte [gerundete] Berichtswerte werden nur dann überschrieben, wenn sich durch einen neuen Import der exakte Wert der Position [Zahlenwert der Positionsnummer] aus dem Konsolidierungssystem gegenüber dem alten Wert verändert hat. Manuelle Anpassungen gehen daher nicht verloren, wenn keine Wertänderungen an den Positionen im Konsolidierungssystem vorliegen. Ändert sich jedoch der Wert im Konsolidierungssystem, wird der in SmartNotes manuell angepasste Wert beim nächsten Datenimport durch den neuen Wert aus dem Konsolidierungssystem ersetzt. Dies ist so konzipiert worden, da eine manuelle Anpassung des Berichtswertes beispielsweise aufgrund getätigter Journal-Buchungen veraltet ist.

In den Zahlenfeldern der Spalten können anschließend die Berichtswerte manuell verändert und die Änderungen mit dem Button „Speichern“ in die Excel-Datei übernommen werden.

Kommentare

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Die einzelnen Berichtswerte innerhalb des Rundungsformulars können mit einem Kommentar versehen werden, welcher z.B. die manuelle Änderung von Berichtswerten beschreibt und begründet.

Berichtswerte bei denen dies der Fall ist, werden mit einem roten Dreieck in der rechten oberen Ecke markiert.

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Zum Anlegen eines Kommentars wird mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Berichtswert das Kontextmenü geöffnet.

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Über den Menüpunkt „Kommentare“ öffnet sich der „Kommentare“ Assistent, in dem neue Kommentare angelegt werden können. Ein Löschen oder Bearbeiten von einmal angelegten Kommentaren ist aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und einer eindeutigen Historie nicht möglich.

Verlassen werden kann der Assistent über den Button „Schließen“.

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Im oberen Bereich des Assistenten wird angezeigt für welchen Berichtswert gerade Kommentare angezeigt werden. In der Kommentarliste wird für jeden Kommentar das Datum der Erstellung, der Benutzername des Erstellers und der Text des Kommentars angezeigt

Zum Anlegen neuer Kommentare wechselt der Assistent über den Button „Neuen Eintrag anlegen“ in den Anlegemodus. Dabei wird im unteren Teil des Assistenten das Textfeld zur Eingabe des Kommentartextes freigeschaltet und der Button „Kommentar hinzufügen“ eingeblendet. Ist der Kommentar eingegeben, kann er über den Button „Kommentar hinzufügen“ übernommen werden und erscheint automatisch in der Kommentarliste. Ein weiteres Speichern ist nicht notwendig.

Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen, muss der Assistent „Kommentare“ über den Button „Beenden“ verlassen werden, bevor der Kommentar über den Button „Kommentar hinzufügen“ gespeichert wurde. Die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage muss dann mit „Nein“ beantwortet werden.

Zahlenhistorie

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Innerhalb des Rundungsformulars kann die Zahlenhistorie einzelner Berichtswerte nachvollzogen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Änderungen automatisch durch einen neuen Datenimport oder manuell durch einen Benutzer erfolgt sind.

Zum Nachvollziehen der Historie kann innerhalb des Rundungsformulars das Kontextmenü einzelner Berichtswerte geöffnet und der Assistent „Zahlenhistorie“ über den Menüpunkt aufgerufen werden.

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Im oberen Bereich des Assistenten wird angezeigt für welchen Berichtswert die Wertentwicklung gerade angezeigt wird. In der Liste werden für jede Änderung des Berichtswertes detaillierte Informationen angezeigt. Dazu gehören:

Datum: Das Datum, an dem eine Änderung erfolgt ist.
Benutzer: Der Benutzername desjenigen, der die Änderung vorgenommen hat.
Benutzerwert: Der Wert, den der Nutzer bei einer manuellen Änderung eingetragen hat. Der Wert im Feld „old value“ ist dann leer [Überschreibung des default value].
Standardwert: Der Wert, wie SmartNotes ihn kaufmännisch gerundet hat und wie er in der Tabelle angezeigt werden soll [z.B. in Bezug auf den Faktor und Nachkommastellen].
Alter Wert: Der exakte Wert des vorherigen Imports. Ein Abgleich der Werte ist dabei möglich.
Exacter Wert: Der Wert, wie er aus dem Vorsystem kommt.

Um einen historischen Wert aus der Liste automatisch zu übernehmen und als aktuellen Wert einzutragen, kann dieser, nachdem er mit dem Linksklick ausgewählt und damit blau markiert wurde, mit dem Button „Wert übernehmen“ übernommen werden. Der Assistent wird automatisch geschlossen und es erfolgt kein weiterer Hinweis.

Zellprogrammierung anzeigen

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Über den Menüpunkt „Zellprogrammierung anzeigen“ wird im Rundungsformular die zu einem Berichtswert gehörende Programmierung dargestellt.

Detailinformationen

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Zum Ein- oder Ausblenden von Detailinformationen im Rundungsformular wird der Button „Details ein- / ausblenden“ verwendet.

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Dabei werden sowohl die vor dem letzten Import gerundeten Berichtswerte [Spalte „Alter Wert“] und die exakten Berichtswerte auf Basis der Positionen aus dem Konsolidierungssystem, d.h. ohne Rundung auf Tausend oder Millionen [Spalte „Exakter Wert“] angezeigt.

Nachdem ein neuer Import der Positionen aus dem Konsolidierungssystem durchgeführt wurde, können im Rundungsformular die Veränderungen der Berichtswerte gegenüber dem vorangegangenen Import in der Spalte „Alter Wert" eingesehen werden. Berichtswerte, die hellgelb hinterlegt sind, zeigen an, dass ein durch den letzten Import veränderter Berichtswert vorliegt und die Berichtswerte gegenüber dem Berichtswert in der Spalte „Alter Wert“ abweichen.

Sind Felder grau hinterlegt, dann existieren dort keine Veränderungen oder es sind Tabellenfelder, in denen keine Programmierung hinterlegt ist.

Zeilen in Excel [automatisch] ein- und ausblenden

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Wenn die Detailinformationen eingeblendet werden, dann erscheint zusätzlich am rechten Rand des Rundungsformulars die Ansichtsspalte. Mit den Werten in dieser Spalte ist es möglich zu bestimmen, wie die zugehörigen Zeilen in Excel angezeigt werden.

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Ein Linksklick in eine Zelle der Ansichtsspalte öffnet ein Dropdown-Menü, über welches die Werte zur Anzeige ausgewählt werden können.

Folgende Werte stehen zur Auswahl:

Kein Wert [leeres Feld]: Die Zeile erhält keine Ansichtsoption.
r: Die Zeile wird automatisch ausgeblendet, wenn alle in ihr enthaltenen User Werte [durch den Benutzer überschriebene Werte] ODER die kaufmännisch gerundeten Werte 0 entsprechen.
a: Die Zeile wird automatisch ausgeblendet, wenn alle in ihr enthaltenen, exakten [vor Rundung] Werte gleich 0 sind bzw. automatisch eingeblendet wenn die Werte größer oder kleiner 0 sind.
A: Die Zeile wird immer ausgeblendet.
E: Die Zeile wird immer eingeblendet.

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Die Ausblendeinstellungen können im Rundungsassistenten für alle Zeilen des Kapitels gleichzeitig gesetzt werden.

Wird für alle Kapitel gleichzeitig eine Voreinstellung konfiguriert, so gehen bestehende Einstellungen dabei verloren!

Validierung von Berichtswerten

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Zum Ein- oder Ausblenden von Validierungen wird der Button „Validierungen ein- / ausblenden“ verwendet.

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Dabei werden sowohl die Ergebnisse der Validierung als auch die validierten Berichtswerte angezeigt. Sind die validierten Berichtswerte grün hinterlegt, so ist die Validierung erfolgreich; sind sie rot hinterlegt, so liegt eine Abweichung innerhalb der Validierung vor.

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Um die Abweichung einer Validierung einfach nachvollziehen zu können, ist das Springen zum Rundungsformular der B-Validierung und von dort wieder zurück über ein Doppelklick auf den Button rechts neben der Validierungsangabe möglich.

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Durch ein Auflegen des Mauszeigers [Mouseover] werden Informationen zur Validierung des Kapitels und die Benennung der Zeile angezeigt.

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