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Auf der Startseite des Benutzerdialogs sind alle angelegten Benutzer aufgelistet. Welche Funktionen dieser Dialog bietet, wird nachfolgend beschrieben.
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| In der Spalte mit dem Ausrufezeichen werden gesperrte Benutzer angezeigt. Diese werden mit einem gelben hinterlegten Ausrufezeichen gekennzeichnet und erscheinen in der tabellarischen Ansicht ganz oben. Eine Sperrung des Benutzers erfolgt nach drei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen. |
Anlegen eines Benutzers
Beim [Anlegen] eines Benutzers erscheint eine neue Eingabemaske, in der folgende Felder auszufüllen sind:
User-ID | Die User-ID wird als fortlaufende Nummer automatisch vom VAT@GTC vergeben. |
Login | Diese Bezeichnung wird vom Benutzer für das Login verwendet. Neben Verwendung des Namens kann ebenfalls eine Bezeichnung für eine Benutzergruppe (z. B. „Reviewer“) angegeben werden, um mehrere Personen als Benutzer nachfolgend mit den gleichen Rollen und Berechtigungsobjekten auszustatten. |
Domäne | „---“ Dieser Eintrag ist fest hinterlegt. |
Vorname | Optionales Feld. |
Nachname | Der Nachname ist unbedingt einzutragen. |
Beschreibung | Als Beschreibung könnte bspw. die Position oder der Job-Titel des Benutzers hinterlegt werden. |
Telefonnummer, | Diese Felder sind optional. Das Ausfüllen wird jedoch empfohlen, um eine mögliche Kontaktaufnahme (u. a. bei Notfällen bzw. konkurrierenden Zugriffen) zu gewährleisten. Bei international agierenden Unternehmen sollte auf die Angabe der jeweiligen Ländervorwahl geachtet werden. |
| Berufsbezeichnung | Optionales Feld zur besseren Nachvollziehbarkeit der Rollen. |
Ablaufdatum | Über die Kalenderfunktion kann ein Benutzer zeitlich befristet angelegt werden. Falls dies nicht erwünscht ist, kann das Feld freigelassen werden. |
Passwort | Der Administrator des VAT@GTC vergibt für den jeweiligen Benutzer ein Initialpasswort und lässt ihm dieses anschließend zukommen. |
Passwort bestätigen | Bei Abweichungen zwischen dem vergebenen Passwort und der Bestätigung erscheint eine Fehlermeldung. |
Abschließend muss der Benutzer über [Speichern] gesichert werden.
Berechtigung einem Benutzer zuordnen
Im Dialog zur Zuweisung von Berechtigungen gibt es zwei Unterdialoge.
- Im Unterdialog [Berechtigungen] werden Rollen, Länder und Gesellschaften zugewiesen.
- Im Unterdialog [Periodenauswahl] werden Perioden zugeordnet. Standardmäßig werden Berechtigungen über alle Perioden vergeben.
Berechtigungen
Nachdem ein Benutzer gespeichert ist, erscheint in der Funktionsleiste der Unterdialog [Berechtigungen]. Über die Berechtigung erfolgt nun die Zuordnung des Landes, der Rollen sowie der Gesellschaften.
Die Funktion [Kopie auf Basis von] erleichtert es, mehreren Benutzern dieselben Rechte zuzuteilen, indem die Berechtigungen kopiert werden.
Land | Hier ist das Meldeland auszuwählen, für welches die jeweilige Rolle gelten soll. Ist eine Gesellschaft in mehreren Ländern (z. B. DE und SE) registriert, könnte z.B. ein Mitarbeiter die deutsche Meldung bearbeiten während ein anderer Mitarbeiter für die schwedische Meldung zuständig ist. Beiden Mitarbeitern können getrennte Berechtigungen zugewiesen werden, sodass jeder Mitarbeiter nur das sehen und bearbeiten kann, was für ihn relevant ist. „---“ bedeutet, dass die Rolle für alle verfügbaren Länder gelten soll. |
Rolle | Per Auswahlliste kann hier aus allen im Gesamtverlauf angelegten aktiven Rollen eine entsprechende Rolle ausgewählt werden. Sollen dem Benutzer mehrere Rollen zugeteilt werden, muss die Auswahl bei manueller Eingabe jeweils einzeln erfolgen. Über die Option „Alle auswählen“ können dem jeweiligen Benutzer auch sämtliche vorhandenen Rollen zugewiesen werden. |
Gesellschaft | In diesem Dropdown muss eine Auswahl der Gesellschaft(en) erfolgen, für die der ausgewählte Benutzer berechtigt sein soll. Zur Auswahl stehen alle im Gesamtverlauf angelegten aktiven Gesellschaften. Auch hier ist eine Mehrfachauswahl sowie über „Alle auswählen“ eine Auswahl sämtlicher Gesellschaften möglich. Werden dem Benutzer mehrere Gesellschaften zugewiesen, erscheinen diese als einzelne Berechtigung im Übersichtsbereich. |
Cascading | Über die Option [Cascading] können Berechtigungen an untergeordnete Gesellschaften vererbt werden. |
Wenn die Länder, Rollen und Gesellschaften zugeordnet wurden, ist es wichtig, über [Anlegen] die Berechtigung für den Benutzer hinzuzufügen. Nachfolgend erscheint der angelegte Benutzer mit seinen Berechtigungen unter der Eingabezeile. Anschließend können weitere Berechtigungen an den Benutzer vergeben werden.
Über [Löschen] kann eine Berechtigung wieder entfernt werden.
Nach Abschluss des gesamten Vorganges ist immer eine Bestätigung über [Speichern] erforderlich.
Periodenauswahl
Im Unterdialog Periodenauswahl gibt es die Möglichkeit, die Berechtigungen des Nutzers auf bestimmte Perioden einzuschränken. Dies ist relevant, wenn bspw. ein Prüfer nur Einblick auf die Perioden im Rahmen des angesetzten Prüfzeitraums erhalten soll. Wenn das Häkchen bei [Perioden unabhängig] gesetzt ist, erhält der Benutzer eine Berechtigung für sämtliche Perioden. Ist dieses Häkchen nicht gesetzt, kann aus allen angelegten Perioden eine manuelle Auswahl erfolgen, für welche Perioden der Benutzer berechtigt sein soll. Standardmäßig werden Berechtigungen über alle Perioden vergeben.
Elster-Zertifikat
Nachdem ein Benutzer erfolgreich angelegt worden ist, kann er ein Elster-Zertifikat (Dateityp .pfx) hinterlegen. Es dient der Identifizierung und der Sicherheit bei der elektronischen Übermittlung der Steuerdaten an das örtliche Finanzamt und an das Online-Portal des BZSt. Wenn der Benutzer Meldungen versenden soll, ist die Hinterlegung des Zertifikats zwingend erforderlich. Die Abfrage der von Elster vergebenen Pin sichert das elektronische Elster-Zertifikat vor fremden Zugriffen.
Eine Hinterlegung des Elster-Zertifikats ist auch unter [Stammdaten: Home: Mein Profil] möglich.
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Seit dem Besteuerungszeitraum 2011 ist jeder Unternehmer nach §18 (3) UStG verpflichtet, die Umsatzsteuerjahreserklärung elektronisch zu übermitteln. Wenn eine Übermittlung aus dem VAT@GTC heraus getätigt werden soll, muss dies über eine authentifizierte Übermittlung (ELSTER-Zertifikat) erfolgen. Nur in Härtefällen sieht die deutsche Finanzverwaltung von einer elektronisch authentifizierten Versendung ab. ELSTER-Zertifikate werden von der Finanzverwaltung ausgestellt und können online über das ElsterOnline-Portal beantragt werden. Ein schriftlicher Antrag ist somit nicht erforderlich. Das Zertifikat wird als Softwarezertifikat, USB-Stick oder Signatur-Karte vergeben. |
Welche der nachfolgenden Funktionen sichtbar sind, ist abhängig von der jeweiligen Rolle sowie den zugehörigen Berechtigungsobjektwerten.
- Die [Bearbeitungsfunktion
] ermöglicht Änderungen bei bestehenden Benutzern. Auch das Zurücksetzen des Passworts und das Hinterlegen des Elster-Zertifikats erfolgen hierüber. Zusätzlich können über die Funktion [Berechtigungen] beim jeweiligen Benutzer neue Berechtigungen hinzugefügt oder vorhandene gelöscht werden (Siehe unter Berechtigungen). - Die [Anzeigefunktion
] dient zur Detailansicht des Benutzers mit den jeweiligen Berechtigungen. Änderungen sind hierüber jedoch nicht möglich. - Wird im Hauptdialog [Löschen
] ausgewählt, erscheint eine neue Seite, welche erneut die Detailansicht des Benutzers auflistet. Hier kann nochmal entschieden werden, ob der Benutzer tatsächlich gelöscht werden soll. Das Löschen in der Detailansicht löst eine Archivierung des Benutzers aus. Über die Anzeigefunktion können alle archivierten Benutzer wieder angezeigt werden.
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| Eine Archivierung des Benutzers erfolgt ebenfalls, wenn ein Benutzer sich über einen längeren Zeitraum nicht im VAT@GTC eingeloggt oder nach Passwort-Zurücksetzung sich kein neues Initial-Passwort vergeben hat. |
Die zuvor gelöschten Benutzer können über [Wiederherstellung 
] reaktiviert werden und erscheinen daraufhin in der Anzeigefunktion wieder bei den aktiven Benutzern. Bei der Wiederherstellung ist darauf zu achten, für den Benutzer ein Startpasswort zu vergeben.
Passwort vergessen - E-Mail Zusendung
Wenn unter den Einstellungen Verbindungsparameter, ein STMP Server eingerichtet ist, kann der Benutzer ein neues Passwort anfordern und dieses per E-Mail erhalten.
Das neue Passwort entspricht den strengsten Passwortrichtlinien und erfüllt die vorab definierte Mindestlänge für Passwörter. Nach der erstmaligen Anmeldung, muss dieses dann erneuert werden
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User
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The start page of the user dialogue contains the list of all existing users. The functions of this dialogue are described below.
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| The column with the exclamation mark is used to display the locked users. They are marked with an exclamation mark on a yellow background and appear at the top of the overview table. A user is locked after 3 unseccessful login attemps. |
Create a User
After clicking on [Create], a new input mask appears. It is possible to fill in the following fields:
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User-ID
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The User ID is automatically assigned by the VAT@GTC as a serial number.
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Login
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This name is entered by the user to log in. Instead of a name, a name for the user group (e.g. “reviewer”) can be entered aswell, in order to assign the same roles and object values to several users.
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Domain
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„---“ this entry is permanently stored.
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First name
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Optional field.
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Last name
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The last name is a required entry.
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Description
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User’s position or job title can be entered as description.
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Phone number, Email
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These fields are optional. However, filling them out is recommended in case it is necessary to contact the user (e.g. in case of emergency or competing access). Please mind to enter area codes for international companies.
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Expiration date
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Using the calendar function, a user can be created for a limited period of time. If this is not required, leave the field empty.
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Password
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The VAT@GTC administrator provides every user with an initial password.
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Confirm password
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If the confirmation password differs from the initial password, an error message pops up.
Finally, the user must be saved via [Save].
Assigning authorisations to users
There are two sub-dialogues in the dialogue for assigning authorisations.
- In the sub-dialogue [Authorisations], roles, countries and companies are assigned.
- In the sub-dialogue [Choose periods], periods are assigned. By default, authorisations are assigned across all periods.
Authorisations
After the user is saved, the [Authorizations] button appears on the function bar. Open the [Authorizations] dialogue to assign country, role and company.
The function [Copy based on] simplifies giving multiple users the same authorisations.
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Country
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Role
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Choose the corresponding role from the dropdown list that contains all available active roles. If one user has several roles, every role has to be assigned separately.
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Company
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Select the company(ies) for the corresponding role. The dropdown list contains all available active companies. Multiple selection is possible. Even if several companies have been selected, they are displayed as one authorisation in the overview.
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Cascading
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By using the function [Cascading] the authorisation can be handed down to subordinated companies.
Once countries, roles and companies have been assigned, it is important to add the authorisations for every user by clicking the [Create] button. The created user with the authorisations is displayed under the input line. Afterwards futher authorisations can be made.
An authorisation can be removed again via [Delete].
When the changes are completed, confirm them by clicking [Save].
Choose periods
In the Period selection sub-dialogue, it is possible to restrict the user's authorisations to certain periods. This is relevant if, for example, an auditor should only have access to the periods within the set audit period. If [Period independent] is ticked, the user receives authorisation for all periods. If this checkbox is not set, a manual selection can be made from all created periods for which periods the user should be authorised. By default, authorisations are granted for all periods.
Elster certificate
After a user has been created successfully, a certificate for electronic submitting of the VAT return [file type .pfx] can be assigned. It serves to identify and secure the electronic transmission of the tax data to the local tax office and can also be used for the online portal of the Federal Central Tax Office (BZSt). The PIN query secures the electronic Elster certificate against unauthorised access.
Elster certificate can also be saved under [Master data: Home: My Profile].
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From the VAT period 2011 onwards, the companies are obliged to submit their annual VAT declaration electronically according to § 18 (3) UStG (Value Added Tax Act). To send the VAT declaration using the VAT@GTC, the transmission must be authenticated by the ELSTER User certificate. The German fiscal authorities do not require the electronically authenticated transmission from certain companies. ELSTER certificates are issued by the financial administration and can be ordered online via the ElsterOnline portal. A written application is therefore no longer required. The certificate is issued as a software certificate, USB stick or signature card. |
Available functions depend on the assigned roles and authorisations.
- The [Edit ] function allows to change already existing users. The password can be reset here. In addition, use the [Authorisations] button to add new permissions or delete the existing ones for the selected user (See: Authorisations).
- The [Display function] is used for a detailed view of the user with the respective authorisations. However, changes are not possible via this function.
- When clicking on the [] button in the main dialogue, a new page with the detail view of the selected user opens where the deletion has to be confirmed. Deleted users will be archived. Select [Archived data] in the display function to view all archived users.
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The user is archived if s/he has not logged in to the VAT@GTC over a long period of time or has not changed the password after the password reset. |
Deleted users can be restored by using the [Restore] button. Afterwards they appear in the user overview as active users. When restoring the user, do not forget to provide the user with the initial password.
Forgot password - send E-mail
If a STMP server is set up under Connection Information settings, the user can request a new password and receive it by e-mail.
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