Auf der Startseite des Benutzerdialogs sind alle angelegten Benutzer aufgelistet. Welche Funktionen dieser Dialog bietet, wird nachfolgend beschrieben.

Praxishinweis

In der Spalte mit dem Ausrufezeichen werden gesperrte Benutzer angezeigt. Diese werden mit einem gelben hinterlegten Ausrufezeichen gekennzeichnet und erscheinen in der tabellarischen Ansicht ganz oben. Eine Sperrung des Benutzers erfolgt nach drei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.

Anlegen eines Benutzers

Beim [Anlegen] eines Benutzers erscheint eine neue Eingabemaske, in der folgende Felder auszufüllen sind:

User-ID	Die User-ID wird als fortlaufende Nummer automatisch vom VAT@GTC vergeben.
Login	Diese Bezeichnung wird vom Benutzer für das Login verwendet. Neben Verwendung des Namens kann ebenfalls eine Bezeichnung für eine Benutzergruppe (z. B. „Reviewer“) angegeben werden, um mehrere Personen als Benutzer nachfolgend mit den gleichen Rollen und Berechtigungsobjekten auszustatten.
Domäne	„---“ Dieser Eintrag ist fest hinterlegt.
Vorname	Optionales Feld.
Nachname	Der Nachname ist unbedingt einzutragen.
Beschreibung	Als Beschreibung könnte bspw. die Position oder der Job-Titel des Benutzers hinterlegt werden.
Telefonnummer, E-Mail	Diese Felder sind optional. Das Ausfüllen wird jedoch empfohlen, um eine mögliche Kontaktaufnahme (u. a. bei Notfällen bzw. konkurrierenden Zugriffen) zu gewährleisten. Bei international agierenden Unternehmen sollte auf die Angabe der jeweiligen Ländervorwahl geachtet werden.
Berufsbezeichnung	Optionales Feld zur besseren Nachvollziehbarkeit der Rollen.
Ablaufdatum	Über die Kalenderfunktion kann ein Benutzer zeitlich befristet angelegt werden. Falls dies nicht erwünscht ist, kann das Feld freigelassen werden.
Passwort	Der Administrator des VAT@GTC vergibt für den jeweiligen Benutzer ein Initialpasswort und lässt ihm dieses anschließend zukommen.
Passwort bestätigen	Bei Abweichungen zwischen dem vergebenen Passwort und der Bestätigung erscheint eine Fehlermeldung.

Abschließend muss der Benutzer über [Speichern] gesichert werden.

Berechtigung einem Benutzer zuordnen

Im Dialog zur Zuweisung von Berechtigungen gibt es zwei Unterdialoge.

Im Unterdialog [Berechtigungen] werden Rollen, Länder und Gesellschaften zugewiesen.
Im Unterdialog [Periodenauswahl] werden Perioden zugeordnet. Standardmäßig werden Berechtigungen über alle Perioden vergeben.

Berechtigungen

Nachdem ein Benutzer gespeichert ist, erscheint in der Funktionsleiste der Unterdialog [Berechtigungen]. Über die Berechtigung erfolgt nun die Zuordnung des Landes, der Rollen sowie der Gesellschaften.

Die Funktion [Kopie auf Basis von] erleichtert es, mehreren Benutzern dieselben Rechte zuzuteilen, indem die Berechtigungen kopiert werden.

Land	Hier ist das Meldeland auszuwählen, für welches die jeweilige Rolle gelten soll. Ist eine Gesellschaft in mehreren Ländern (z. B. DE und SE) registriert, könnte z.B. ein Mitarbeiter die deutsche Meldung bearbeiten während ein anderer Mitarbeiter für die schwedische Meldung zuständig ist. Beiden Mitarbeitern können getrennte Berechtigungen zugewiesen werden, sodass jeder Mitarbeiter nur das sehen und bearbeiten kann, was für ihn relevant ist. „---“ bedeutet, dass die Rolle für alle verfügbaren Länder gelten soll.
Rolle	Per Auswahlliste kann hier aus allen im Gesamtverlauf angelegten aktiven Rollen eine entsprechende Rolle ausgewählt werden. Sollen dem Benutzer mehrere Rollen zugeteilt werden, muss die Auswahl bei manueller Eingabe jeweils einzeln erfolgen. Über die Option „Alle auswählen“ können dem jeweiligen Benutzer auch sämtliche vorhandenen Rollen zugewiesen werden.
Gesellschaft	In diesem Dropdown muss eine Auswahl der Gesellschaft(en) erfolgen, für die der ausgewählte Benutzer berechtigt sein soll. Zur Auswahl stehen alle im Gesamtverlauf angelegten aktiven Gesellschaften. Auch hier ist eine Mehrfachauswahl sowie über „Alle auswählen“ eine Auswahl sämtlicher Gesellschaften möglich. Werden dem Benutzer mehrere Gesellschaften zugewiesen, erscheinen diese als einzelne Berechtigung im Übersichtsbereich.
Cascading	Über die Option [Cascading] können Berechtigungen an untergeordnete Gesellschaften vererbt werden.

Wenn die Länder, Rollen und Gesellschaften zugeordnet wurden, ist es wichtig, über [Anlegen] die Berechtigung für den Benutzer hinzuzufügen. Nachfolgend erscheint der angelegte Benutzer mit seinen Berechtigungen unter der Eingabezeile. Anschließend können weitere Berechtigungen an den Benutzer vergeben werden.

Über [Löschen] kann eine Berechtigung wieder entfernt werden.

Nach Abschluss des gesamten Vorganges ist immer eine Bestätigung über [Speichern] erforderlich.

Periodenauswahl

Im Unterdialog Periodenauswahl gibt es die Möglichkeit, die Berechtigungen des Nutzers auf bestimmte Perioden einzuschränken. Dies ist relevant, wenn bspw. ein Prüfer nur Einblick auf die Perioden im Rahmen des angesetzten Prüfzeitraums erhalten soll. Wenn das Häkchen bei [Perioden unabhängig] gesetzt ist, erhält der Benutzer eine Berechtigung für sämtliche Perioden. Ist dieses Häkchen nicht gesetzt, kann aus allen angelegten Perioden eine manuelle Auswahl erfolgen, für welche Perioden der Benutzer berechtigt sein soll. Standardmäßig werden Berechtigungen über alle Perioden vergeben.

Elster-Zertifikat

Nachdem ein Benutzer erfolgreich angelegt worden ist, kann er ein Elster-Zertifikat (Dateityp .pfx) hinterlegen. Es dient der Identifizierung und der Sicherheit bei der elektronischen Übermittlung der Steuerdaten an das örtliche Finanzamt und an das Online-Portal des BZSt. Wenn der Benutzer Meldungen versenden soll, ist die Hinterlegung des Zertifikats zwingend erforderlich. Die Abfrage der von Elster vergebenen Pin sichert das elektronische Elster-Zertifikat vor fremden Zugriffen.

Eine Hinterlegung des Elster-Zertifikats ist auch unter [Stammdaten: Home: Mein Profil] möglich.

Praxishinweis

Seit dem Besteuerungszeitraum 2011 ist jeder Unternehmer nach §18 (3) UStG verpflichtet, die Umsatzsteuerjahreserklärung elektronisch zu übermitteln. Wenn eine Übermittlung aus dem VAT@GTC heraus getätigt werden soll, muss dies über eine authentifizierte Übermittlung (ELSTER-Zertifikat) erfolgen. Nur in Härtefällen sieht die deutsche Finanzverwaltung von einer elektronisch authentifizierten Versendung ab.

ELSTER-Zertifikate werden von der Finanzverwaltung ausgestellt und können online über das ElsterOnline-Portal beantragt werden. Ein schriftlicher Antrag ist somit nicht erforderlich. Das Zertifikat wird als Softwarezertifikat, USB-Stick oder Signatur-Karte vergeben.

Bearbeiten, Anzeigen und Löschen eines Benutzers

Welche der nachfolgenden Funktionen sichtbar sind, ist abhängig von der jeweiligen Rolle sowie den zugehörigen Berechtigungsobjektwerten.

Die [Bearbeitungsfunktion ] ermöglicht Änderungen bei bestehenden Benutzern. Auch das Zurücksetzen des Passworts und das Hinterlegen des Elster-Zertifikats erfolgen hierüber. Zusätzlich können über die Funktion [Berechtigungen] beim jeweiligen Benutzer neue Berechtigungen hinzugefügt oder vorhandene gelöscht werden (Siehe unter Berechtigungen).
Die [Anzeigefunktion ] dient zur Detailansicht des Benutzers mit den jeweiligen Berechtigungen. Änderungen sind hierüber jedoch nicht möglich.
Wird im Hauptdialog [Löschen] ausgewählt, erscheint eine neue Seite, welche erneut die Detailansicht des Benutzers auflistet. Hier kann nochmal entschieden werden, ob der Benutzer tatsächlich gelöscht werden soll. Das Löschen in der Detailansicht löst eine Archivierung des Benutzers aus. Über die Anzeigefunktion können alle archivierten Benutzer wieder angezeigt werden.

Praxishinweis

Eine Archivierung des Benutzers erfolgt ebenfalls, wenn ein Benutzer sich über einen längeren Zeitraum nicht im VAT@GTC eingeloggt oder nach Passwort-Zurücksetzung sich kein neues Initial-Passwort vergeben hat.

Die zuvor gelöschten Benutzer können über [Wiederherstellung ] reaktiviert werden und erscheinen daraufhin in der Anzeigefunktion wieder bei den aktiven Benutzern. Bei der Wiederherstellung ist darauf zu achten, für den Benutzer ein Startpasswort zu vergeben.

Passwort vergessen - E-Mail Zusendung

Wenn unter den Einstellungen Verbindungsparameter, ein STMP Server eingerichtet ist, kann der Benutzer ein neues Passwort anfordern und dieses per E-Mail erhalten.

Das neue Passwort entspricht den strengsten Passwortrichtlinien und erfüllt die vorab definierte Mindestlänge für Passwörter. Nach der erstmaligen Anmeldung, muss dieses dann erneuert werden.