Jahresupdate - Neuerungen in der 2.9

Mit dem neuen Jahresrelease SmartNotes 2.9 werden Ihnen, neben den ESEF Updates, einige neue Features zur Verfügung stehen.

Dabei gibt es neue Funktionen, die Sie aktiv nutzen können und einige Updates „unter der Haube“, die Ihnen die generelle Arbeit mit SmartNotes erleichtern.

Neue SmartNotes Funktionen

Übersetzungsfunktion

Beim Einspielen eines Schnipsels in das entsprechende Kapitel der Zweitsprache werden die vorhandenen Ausgabebereiche automatisch durch die in Excel vorhandenen Ausgabebereiche der Zweitsprache ersetzt. Gleiches gilt für Fließtextzahlen, auch diese werden automatisch auf ihr „Pedant“ der Zweitsprache umgebogen. Die Übersetzung der Fließtexte müssen Sie zwar immer noch selbstständig vornehmen, aber die komplette Schnipselanlage, inkl. Layouting übernimmt SmartNotes für Sie. Mehr dazu finden Sie unter „Mehrsprachigkeit".

Reimport von Ergebnisdokumenten

Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung der Übersetzungsfunktion. Ein Teil von Ihnen lassen Ihre Ergebnisdokumente von einem externen Übersetzer in eine zweite oder dritte Sprache überführen. Durch den Reimport von ganzen Ergebnisdokumenten ist es jetzt möglich, diese übersetzten Dokumente in die jeweiligen Sprachen in SmartNotes zu importieren. Dabei wird das Gesamtdokument wieder auf die jeweiligen Schnipsel, analog zur Defaultsprache, aufgeteilt. Damit stehen auch bei externer Übersetzung nicht nur die Default-, sondern auch die übersetzten Dokumente in SmartNotes zur Verfügung. Eine externe Dokumentation oder Archivierung entfällt.

Erweiterter Reviewprozess über den Teams-Sharepoint

Mit der neuen Version können Sie Schnipsel, Teildokumente oder auch ganz Dokumente auf den Teams-Sharepoint auslagern und dort bearbeiten. Im Anschluss können diese dann wieder nach SmartNotes reimportiert werden. Damit kann ein extern stattfindender Reviewprozess weiter optimiert und die Änderungen und Kommentare können direkt nach SmartNotes zurückgespielt werden.

Word-Gesundheitscheck

Dem Excel-Gesundheitscheck haben wir jetzt den Word-Gesundheitscheck zur Seite gestellt.

In älteren SmartNotes 2.8 Versionen konnte es passieren, dass einzelne Schnipsel nicht mehr direkt geöffnet werden konnte. Das lag z.B. an der Verwendung von Smileys in den Kommentaren oder geschützte Trennstriche in Excel.

Alle in dem Zusammenhang bekannten Probleme wurden gefixt. Der Gesundheitscheck sorgt dafür, dass wir bei ähnlich gelagerten Fällen die Ursache sehr schnell identifzieren und damit fixen können.

-0 durch beliebigen Text ersetzen

In den Einstellungen können jetzt auch durch Excel gerundete -0 Werte automatisch vom neuen Parser in einen beliebigen Wert oder Text umgewandelt werden, beispielsweise durch eine Null. Mehr Infos gibt es hier.

2 Faktor Authentifizierung

Erstmals bietet SmartNotes die Möglichkeit der 2 Faktor Authentifizierung bei der Anmeldung. Wie diese eingerichtet und genutzt wird, finden Sie hier.

Import Mapping mit Dropdown

Einige Datenverarbeitungsfunktionen beim Import waren ein wenig umständlich, beispielsweise das Spaltenzählen bei der Nutzung der Join-Funktion. Diese Funktion kann nun mittels Drop-Down Menü bequemer genutzt werden, es werden gleich alle Spalten übersichtlich angezeigt. Welche Verarbeitungsfunktionen durch die Neuerung betroffen sind, finden Sie hier.

Ausführliches Logging

Mit der 2.9 wurde auch eine Option des ausführlichen Loggings eingebaut. Diese Funktion zwingt den Parser dazu, dem Nutzer laufend Statusmeldungen zu geben, beispielsweise ob eine Datei richtig geöffnet wurde oder ob alle Zahlen korrekt geladen worden sind. Diese Funktion ist nicht zur dauerhaften Nutzung während der produktiven Arbeit in SmartNotes gedacht, sondern zur schnelleren Fehlersuche. So können wir zukünftig viel schneller Fehler lokalisieren und Lösungen finden.

Anpassungen „unter der Haube“

Anpassungen die „unter der Haube“ stattgefunden haben, sind z.B.

Weiterentwicklung der ActiveDirectory Schnittstelle

Hier wurde massiv an der Performance gearbeitet, so dass der Datenaustausch zwischen dem ActiveDirectory und SmartNotes wesentlich schneller abläuft.

Performanceverbesserungen

Sämtliche Performanceverbesserungen haben wir nicht nur der neuen SmartNotes Version 2.9 angedeihen lassen, sondern auch parallel in die SmartNotes 2.8 Versionen integriert. Im Detail sind das:

Die Beseitigung des Garbage-Collector Flaschenhalses, hierbei konnten Dokumente mit sehr vielen Excel-Dateien und mehr als 30 parallelen Usern ausgebremst werden
Die serverseitige Erstellung der Ergebnisdokumente wurde optimiert, indem das Zusammenfügen der einzelnen Schnipsel jetzt wesentlich performanter läuft. Achten Sie einmal auf die Laufzeiten in der Remote Worker Übersicht.
Die clientseitige Erstellung Ergebnisdokumente wurde optimiert, so dass die clientseitige Nachbereitung viel effizienter läuft.

Layoutaktualisierung

Die Layoutaktualisierung durch den LayoutRoboter wurde auf den Server verlagert und läuft jetzt wesentlich schneller ab. Wie der serverseitige Layoutroboter aktiviert wird, ist hier beschrieben.
Bitte beachten Sie, dass der serverseitige LayoutRoboter nur genutzt werden kann, wenn der LayoutRoboter als .xml-Datei hinterlegt ist.

Detailverbesserung in der Schnittstelle

Gerade Nutzer der LucaNet oder SAP-BW Schnittstelle kennen das. Ändert sich die Spaltenstruktur bzw. die Anzahl der Spalten in den Rohdaten, dann musste das Mapping bisher neu gepflegt werden. Das entfällt mit der Version 2.9, da sich SmartNotes die (technischen) Namen der Spalten merkt und die entsprechenden Mapping-Informationen wieder herstellt.

MaxObjectCount für alle Caches in der 2.9 deaktiviert

Früher kam es schonmal vor, dass es bei zu vollen Caches zu Performance-Problemen in SmartNotes kam. Dann musste den Caches mehr Platz eingeräumt und diese manuell hochgesetzt werden. Das entfällt mit der 2.9, da sich SmartNotes hier automatisch den Arbeitsspeicher nimmt, den es braucht.

Parser-Aktualisierungen von Tabellen

Es kommt immer wieder vor, dass einzelne Tabellen nicht über die SmartNotes Logik, sondern über AddIns oder Links zu externen Excel-Dateien befüllt werden sollen. Bislang hat SmartNotes versucht, diese Dateien auf dem Server zu berechnen. Das musste aber fehlschlagen, weil die entsprechenden AddIns oder Links serverseitig nicht vorhanden waren. In Word wurde für die entsprechenden Zellen "#NAME" ausgegeben. Bislang konnte das nur geheilt werden, indem die Tabellen im XLS-Format abgespeichert wurden und damit eine Verwendung des alten Parsers erzwungen wurde.

Mit der Version 2.9 hat der Benutzer die Möglichkeit, die serverseitige Berechnung explizit abzuschalten. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

Wenn die Datei keine einzige prog-/value-Spalte enthält, wird die Datei nicht mehr auf dem Server berechnet.
Wenn die Datei mindestens eine "#e" Programmierung enthält, wird die Datei ebenfalls nicht mehr serverseitig berechnet.

Hierdurch kann auch für diese Dateien der neue Parser verwendet werden, es ist kein Umstieg auf den alten Parser erforderlich.