Berechtigungen in SmartNotes basieren auf unterschiedlichen Berechtigungsebenen, die teilweise miteinander in Beziehung stehen. Die Ebenen unterscheiden sich in - Systemweite [globalen] Berechtigungen
- Dokumentweite Berechtigungen
- Kapitelweite Berechtigungen
die kaskadierend aufeinander aufbauen. Zudem gibt es statusabhängige Berechtigungen, die sich auf die im Dokument verwendeten Statusstufen beziehen. Aufgrund der Feingranularität der Berechtigungseinstellungen ist, wie oben bereits beschrieben, das Zusammenspiel der Berechtigungen [z.B. in Bezug auf die Sichtbarkeit von Menüs über die Dialogberechtigungen] zu berücksichtigen. Eine gewährte Berechtigung kann nicht genutzt werden, wenn das zugehörige Menü nicht angezeigt wird oder es aufgrund einer niedrigeren Berechtigungskategorie in einem anderen Bereich nicht aufgerufen werden kann. Die tatsächliche Berechtigung eines Benutzers wird immer auf Grund der höchsten Berechtigungskategorie in der konkreten Berechtigungsebene vergeben. Werden für einen Nutzer z.B. systemweit für eine Statusstufe Leserechte für Word-Dateien vergeben, zugleich aber dokumentweit für dieselbe Statusstufe Administratorenrechte für Word-Dateien, so erhält der Nutzer vollen Zugriff auf alle Word-Dateien, deren Kapitel sich in dem entsprechenden Status befinden. Diese Überschreibung der systemweiten Leseberechtigung gilt allerdings nur für das konkret höher berechtige SmartNotes-Dokument. In anderen SmartNotes-Dokumenten, die nicht separat berechtigt wurden, sondern die systemweite Rechtevergabe übernehmen, gilt dies folgerichtig nicht. Der Abgleich der dem Benutzer gewährten Rechte [hier zwischen den systemweiten Word Rechten und den dokumentweiten Word Rechten derselben Statusstufe] führt dazu, dass die systemweit niedrigere Berechtigungskategorie durch die dokumentweite höhere Berechtigungskategorie überschrieben wird und der Nutzer Administratorenrechte für die Word-Datei erhält. | 
