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Um einen Ausgabebereich aus einer Excel-Datei in eine PowerPoint-Datei einzufügen, wird zunächst die zugehörige PowerPoint-Datei im Cockpit geöffnet. Dazu kann im Kontextmenü des Kapitels – zu erreichen über einen Rechtsklick auf das Kapitel – der Eintrag "Power Point Datei bearbeiten" verwendet werden. Alternativ ist es möglich das Dokument mit einem Doppelklick auf das PowerPoint-Symbol bzw. den letzten Änderungszeitpunkt aufzurufen.

Zum Einfügen einer Tabelle oder eines Diagramms aus einer Excel-Datei die entsprechende Folie im PowerPoint-Dokument ausgewählt und anschließend im SmartNotes Ribbon von PowerPoint der Button „Tabelle einfügen“ verwendet.

Um in PowerPoint ein ThinkCell Diagramm einzufügen, muss in der dazugehörigen Exceldatei die Tabelle zunächst mit name_1, value_x  und prog_x programmiert werden, sowie ein Ausgabebereich vergeben werden. Anschließend kann eine PowerPoint-Datei in SmartNotes hinzugefügt werden, die wärend den nachfolgend beschriebenen Aktionenen geöffnet bleiben muss.

In dem Excelschnipsel wird im nächsten Schritt der betroffene Bereich selektiert und im ThinkCell Menü von Excel ein Diagrammtyp ausgewählt, z.B. „gestapelt“.

Dieses Diagramm wird dann in PowerPoint eingefügt. Damit das Diagramm von SmartNotes in PowerPoint aktualisiert werden kann, wird ein Name für das Diagramm hinterlegt. Hierzu kann mit der linken Maustaste auf das PowerPoint Diagramm geklickt und ein beliebiger Name eingetragen werden.

Dieser Name muss ebenfalls für den ausgewählten Bereich in Excel vergeben werden. Hierzu wird in Excel ein zweites Taballenblatt benötigt, welches „TCInfo“ heißt. Auf diesem Blatt wird in Spalte A der Bereich des Diagramms eingetragen und in Spalte B der zuvor vergebene Name.

Im letzten Schritt wird in PowerPoint der Excel-Ausgabereich, wie im vorherigen Kapitel beschrieben, eingefügt. Die PowerPoint-Folie, die diesen Ausgabebereich enthält, kann, wenn Sie in der Präsentation nicht angezeigt werden soll, auch ausgeblendet werden. Nach diesem Schritt ist das ThinkCell Diagramm mit dem Ausgabebereich verbunden und aktualisiert sich in PowerPoint somit automatisch.

SmartNotes verfügt über eine interne Fehlerprotokollierung, die bspw. auf ungültige Referenzen hinweist. Wenn beim Öffnen einer PowerPoint-Datei Probleme festgestellt werden, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Eine Bearbeitung des Dokumentes ist erst möglich, sobald dieses Hinweisfenster geschlossen wurde. Um die Ergebnisse der Protokollierung erneut aufzurufen, wird der Button „Protokoll anzeigen“ im SmartNotes Ribbon verwendet.

Mit einem Rechtsklick auf den Eintrag kann das Kontextmenü geöffnet und der Unterpunkt „Stacktrace“ ausgewählt werden. Hierüber lassen sich weitere Informationen zur Meldung abrufen, sofern diese vorhanden sind. Sie können auch das Ausgabefenster vergrößern, um ggf mehr Informationen zu erhalten. Die Auswertung kann jederzeit über die Buttons „OK“ und „Abbrechen“ verlassen werden.

Die normale Arbeitsweise von SmartNotes sieht vor, dass [bearbeitete] Dokumente mit dem Einchecken auf dem Server aktualisiert und hinterlegt werden. Soll dennoch eine Kopie der geöffneten PowerPoint-Datei auf dem Computer des Benutzers gespeichert werden, so kann dafür der Button „Kopie speichern unter …“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden.

Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, um den Speicherort für die lokale Kopie anzugeben. Als Dateiname wird automatisch der von SmartNotes verwendete Name für das Dokument eingetragen. Dieser kann jedoch im Gegensatz zum Dateityp vom Benutzer beliebig geändert werden. Nach der Auswahl eines Speicherortes kann der Button „Speichern“ verwendet werden, um eine lokale Kopie zu erzeugen. Das Explorer-Fenster wird automatisch geschlossen und die Datei steht anschließend zum Öffnen außerhalb der SmartNotes Laufzeit zur Verfügung. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ beendet werden.

Über den Button „Versionshistorie“ ist es möglich eine ältere Version des aktuell geöffneten PowerPoint-Dokumentes zu öffnen bzw. wiederherzustellen.

Daraufhin erscheint der Assistent zur Versionswiederherstellung. Im Dropdown-Menü werden sämtliche Versionen mit den Detailinformationen Änderungszeitpunkt, letzter Benutzer und Kommentar aufgelistet.

Nach der Auswahl der gewünschten Version mittels Linksklick kann diese mit dem Button „Öffnen“ in der momentan aktiven PowerPoint-Instanz angezeigt werden. Soll eine ältere Version wieder als aktueller Stand auf dem Server hinterlegt werden, so muss das Dokument nach der Versionswiederherstellung erneut eingecheckt werden. Wenn auf die ursprüngliche geöffnete Version zugegriffen werden soll, dann kann dies ebenfalls über den Assistenten erfolgen. Der Assistent kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ verlassen werden.

SmartNotes stellt die Möglichkeit zur Verfügung, hinterlegte PowerPoint-Dateien ins moderne pptx-Format zu konvertieren. Dazu kann der Button „PPTX Format“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden. Es wird empfohlen sämtliche Office-Dateien im neuen Format in SmartNotes zu hinterlegen, weil somit eine höhere Funktionalität gewährleistet wird.

Nach der Betätigung des Buttons ändert sich die Dateiendung des ausgecheckten PowerPoint-Dokumentes in der Programmleiste. Zur endgültigen Übernahme der Konvertierung muss das PowerPoint-Dokument anschließend wieder auf dem Server eingecheckt werden.

To insert an output area from an Excel file into a PowerPoint file, the associated PowerPoint file is first opened in the Cockpit. To do this, the entry "Edit PowerPoint file" can be used in the context menu of the chapter - accessed by right-clicking on the chapter. Alternatively, it is possible to open the document by double-clicking on the PowerPoint symbol or the last modification time.

To insert a table or a diagram from an Excel file, select the corresponding slide in the PowerPoint document and then use the "Insert table" button in the SmartNotes ribbon of PowerPoint.

To insert a ThinkCell diagram in PowerPoint, the table must first be programmed with name_1, value_x and prog_x in the corresponding Excel file, and an output area must be assigned. Then a PowerPoint file can be added in SmartNotes, which must remain open during the actions described below.

In the next step, the affected area is selected in the Excel snippet and a chart type is selected in the ThinkCell menu of Excel, e.g. "stacked".

This diagram is then inserted into PowerPoint. So that the diagram can be updated from SmartNotes in PowerPoint, a name is stored for the diagram. To do this, click on the PowerPoint diagram with the left mouse button and enter a name of your choice.

This name must also be assigned for the selected area in Excel. For this purpose, a second tab sheet is needed in Excel, which is called "TCInfo". On this sheet, the area of the chart is entered in column A and the previously assigned name in column B. The name of the chart is then entered in column A.

In the last step, the Excel output area is inserted in PowerPoint as described in the previous chapter. The PowerPoint slide containing this output area can also be hidden if it is not to be displayed in the presentation. After this step, the ThinkCell chart is connected to the output area and thus updates itself automatically in PowerPoint.

SmartNotes has an internal error logging function that indicates invalid references, for example. If problems are detected when opening a PowerPoint file, a corresponding message is displayed. The document can only be edited once this message window has been closed. To call up the results of the logging again, the button "Show log" in the SmartNotes Ribbon is used.

Right-click on the entry to open the context menu and select the sub-item "Stacktrace". This can be used to call up further information on the message, if this is available. You can also enlarge the output window to obtain more information if necessary. The report can be exited at any time using the "OK" and "Cancel" buttons.

The normal mode of operation of SmartNotes is that [edited] documents are updated and stored on the server when they are checked in. However, if a copy of the opened PowerPoint file is to be saved on the user's computer, the button "Save copy as ..." in the SmartNotes ribbon can be used.

An explorer window then opens to specify the storage location for the local copy. The name used by SmartNotes for the document is automatically entered as the file name. However, in contrast to the file type, this can be changed by the user as desired. After selecting a location, the button "Save" can be used to create a local copy. The Explorer window is closed automatically and the file is then available for opening outside the SmartNotes runtime. The process can be terminated at any time by pressing the "Cancel" button.

Via the button "Version history" it is possible to open or restore an older version of the currently opened PowerPoint document.

The Version Restore Wizard appears. All versions are listed in the drop-down menu with detailed information on the time of change, last user and comment.

After selecting the desired version by left-clicking, it can be displayed in the currently active PowerPoint instance by clicking the "Open" button. If an older version is to be stored on the server again as the current version, the document must be checked in again after the version restoration. If the original open version is to be accessed, this can also be done via the wizard. The wizard can be exited at any time by clicking the "Cancel" button.

SmartNotes offers the possibility to convert saved PowerPoint files into the modern pptx format. The button "PPTX format" in the SmartNotes ribbon can be used for this purpose. It is recommended to save all Office files in the new format in SmartNotes, because this ensures a higher functionality.

After pressing the button, the file extension of the checked-out PowerPoint document changes in the programme bar. For final acceptance of the conversion, the PowerPoint document must then be checked back in on the server.