Einfügen von Tabellen

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Um einen Ausgabebereich aus einer Excel-Datei in eine PowerPoint-Datei einzufügen, wird zunächst die zugehörige PowerPoint-Datei im Cockpit geöffnet. Dazu kann im Kontextmenü des Kapitels – zu erreichen über einen Rechtsklick auf das Kapitel – der Eintrag "Power Point Datei bearbeiten" verwendet werden. Alternativ ist es möglich das Dokument mit einem Doppelklick auf das PowerPoint-Symbol bzw. den letzten Änderungszeitpunkt aufzurufen.

Zum Einfügen einer Tabelle oder eines Diagramms aus einer Excel-Datei die entsprechende Folie im PowerPoint-Dokument ausgewählt und anschließend im SmartNotes Ribbon von PowerPoint der Button „Tabelle einfügen“ verwendet.

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Dadurch öffnet sich der Assistent „Tabelle einfügen“.

Beim Öffnen des Assistenten trifft SmartNotes eine intelligente Vorauswahl, indem automatisch die Excel-Datei des dem PowerPoint-Dokument zugehörigen Kapitels voreingestellt ist. Sollte für das entsprechende Kapitel keine Excel-Datei [mit Ausgabebereich] hinterlegt sein, so sucht SmartNotes nach dem in der Gliederung nächstgelegenen Excel-Dokument und verwendet dieses als Vorauswahl.

Bericht auswählen

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In der Tabellenübersicht wird unter „Bitte Bericht auswählen“ über das Dropdown-Menü zunächst das Dokument mit der gewünschten Tabelle ausgewählt. Dabei wird vor den Namen der einzelnen Dokumente das zugehörige Bezugsjahr aufgeführt und beides zur besseren Übersicht durch ein „-“ voneinander getrennt.

Kapitel auswählen

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Unter „Bitte Kapitel auswählen“ werden über das Dropdown-Menü die einzelnen Kapitelüberschriften des ausgewählten Dokumentes, denen eine Excel-Datei zugeordnet ist, angezeigt und es kann ein Kapitel ausgewählt werden, indem die gewünschte Tabelle [in der zugehörigen Excel-Datei] zu finden ist.

Ausgabebereich auswählen

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Anschließend werden unter „Bitte Ausgabebereich auswählen“ die in der Excel-Datei vorhandenen Ausgabebereiche [z.B. outarea] aufgelistet.

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Der Ausgabebereich wird dabei je nach ausgewählter Einstellung in den Dokument-Einstellungen [Metadatei [Grafik], Bitmap oder Excel Tabelle [OLE-Objekt]] in die PowerPoint-Datei eingebunden. Die Berichtswerte können daher nicht in der PowerPoint-Datei selbst verändert werden, sondern müssen im Rundungsformular oder in der entsprechenden Excel-Datei angepasst werden. Die Berichtswerte in der Tabelle [im Ausgabebereich] werden bei jeder Verwendung des PowerPoint-Dokumentes, beispielsweise beim Öffnen oder bei der Generierung des Geschäftsberichts, automatisch aktualisiert.

Alternativ kann das gesamte Dokument über den Button „Aktualisieren“ im SmartNotes Ribbon aktualisiert werden.

Nach der Auswahl des gewünschten Ausgabebereichs kann dieser über den Button „Einfügen“ importiert werden.

Einfügen von ThinkCell Diagrammen

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Um in PowerPoint ein ThinkCell Diagramm einzufügen, muss in der dazugehörigen Exceldatei die Tabelle zunächst mit name_1, value_x und prog_x programmiert werden, sowie ein Ausgabebereich vergeben werden. Anschließend kann eine PowerPoint-Datei in SmartNotes hinzugefügt werden, die wärend den nachfolgend beschriebenen Aktionenen geöffnet bleiben muss.

In dem Excelschnipsel wird im nächsten Schritt der betroffene Bereich selektiert und im ThinkCell Menü von Excel ein Diagrammtyp ausgewählt, z.B. „gestapelt“.

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Dieses Diagramm wird dann in PowerPoint eingefügt. Damit das Diagramm von SmartNotes in PowerPoint aktualisiert werden kann, wird ein Name für das Diagramm hinterlegt. Hierzu kann mit der linken Maustaste auf das PowerPoint Diagramm geklickt und ein beliebiger Name eingetragen werden.

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Dieser Name muss ebenfalls für den ausgewählten Bereich in Excel vergeben werden. Hierzu wird in Excel ein zweites Taballenblatt benötigt, welches „TCInfo“ heißt. Auf diesem Blatt wird in Spalte A der Bereich des Diagramms eingetragen und in Spalte B der zuvor vergebene Name.

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Im letzten Schritt wird in PowerPoint der Excel-Ausgabereich, wie im vorherigen Kapitel beschrieben, eingefügt. Die PowerPoint-Folie, die diesen Ausgabebereich enthält, kann, wenn Sie in der Präsentation nicht angezeigt werden soll, auch ausgeblendet werden. Nach diesem Schritt ist das ThinkCell Diagramm mit dem Ausgabebereich verbunden und aktualisiert sich in PowerPoint somit automatisch.

Protokoll anzeigen

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SmartNotes verfügt über eine interne Fehlerprotokollierung, die bspw. auf ungültige Referenzen hinweist. Wenn beim Öffnen einer PowerPoint-Datei Probleme festgestellt werden, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Eine Bearbeitung des Dokumentes ist erst möglich, sobald dieses Hinweisfenster geschlossen wurde. Um die Ergebnisse der Protokollierung erneut aufzurufen, wird der Button „Protokoll anzeigen“ im SmartNotes Ribbon verwendet.

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Mit einem Rechtsklick auf den Eintrag kann das Kontextmenü geöffnet und der Unterpunkt „Stacktrace“ ausgewählt werden. Hierüber lassen sich weitere Informationen zur Meldung abrufen, sofern diese vorhanden sind. Sie können auch das Ausgabefenster vergrößern, um ggf mehr Informationen zu erhalten. Die Auswertung kann jederzeit über die Buttons „OK“ und „Abbrechen“ verlassen werden.

Lokale Kopie speichern

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Die normale Arbeitsweise von SmartNotes sieht vor, dass [bearbeitete] Dokumente mit dem Einchecken auf dem Server aktualisiert und hinterlegt werden. Soll dennoch eine Kopie der geöffneten PowerPoint-Datei auf dem Computer des Benutzers gespeichert werden, so kann dafür der Button „Kopie speichern unter …“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden.

Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, um den Speicherort für die lokale Kopie anzugeben. Als Dateiname wird automatisch der von SmartNotes verwendete Name für das Dokument eingetragen. Dieser kann jedoch im Gegensatz zum Dateityp vom Benutzer beliebig geändert werden. Nach der Auswahl eines Speicherortes kann der Button „Speichern“ verwendet werden, um eine lokale Kopie zu erzeugen. Das Explorer-Fenster wird automatisch geschlossen und die Datei steht anschließend zum Öffnen außerhalb der SmartNotes Laufzeit zur Verfügung. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ beendet werden.

Versionshistorie anzeigen

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Über den Button „Versionshistorie“ ist es möglich eine ältere Version des aktuell geöffneten PowerPoint-Dokumentes zu öffnen bzw. wiederherzustellen.

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Daraufhin erscheint der Assistent zur Versionswiederherstellung. Im Dropdown-Menü werden sämtliche Versionen mit den Detailinformationen Änderungszeitpunkt, letzter Benutzer und Kommentar aufgelistet.

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Nach der Auswahl der gewünschten Version mittels Linksklick kann diese mit dem Button „Öffnen“ in der momentan aktiven PowerPoint-Instanz angezeigt werden. Soll eine ältere Version wieder als aktueller Stand auf dem Server hinterlegt werden, so muss das Dokument nach der Versionswiederherstellung erneut eingecheckt werden. Wenn auf die ursprüngliche geöffnete Version zugegriffen werden soll, dann kann dies ebenfalls über den Assistenten erfolgen. Der Assistent kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ verlassen werden.

Format konvertieren

Hinweis: Der Button wird nur dann angezeigt, wenn es sich bei dem hinterlegten PowerPoint-Dokument um eine ppt-Datei handelt.

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SmartNotes stellt die Möglichkeit zur Verfügung, hinterlegte PowerPoint-Dateien ins moderne pptx-Format zu konvertieren. Dazu kann der Button „PPTX Format“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden. Es wird empfohlen sämtliche Office-Dateien im neuen Format in SmartNotes zu hinterlegen, weil somit eine höhere Funktionalität gewährleistet wird.

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Nach der Betätigung des Buttons ändert sich die Dateiendung des ausgecheckten PowerPoint-Dokumentes in der Programmleiste. Zur endgültigen Übernahme der Konvertierung muss das PowerPoint-Dokument anschließend wieder auf dem Server eingecheckt werden.