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Über den Menüpunkt „Benutzer" lässt sich die Benutzerverwaltung aufrufen. Außerdem ist die Benutzerverwaltung auch aus der Berichtsübersicht, die sich beim Start von SmartNotes automatisch öffnet, erreichbar. Siehe dazu Kapitel „Dialog Verfügbare Dokumente“.

Alternativ kann der Button „Benutzerverwaltung“ in der Werkzeugleiste verwendet werden.

Mit einem Klick auf „Neuen Eintrag anlegen" lassen sich neue Benutzer hinzufügen.

Im Assistenzbereich „Mitglied folgender Gruppen …“ erscheint links neben den Namen der vorhandenen Benutzergruppen eine Checkbox. Über diese kann ausgewählt werden, welchen Benutzergruppen der neue Nutzer angehören soll.

Im unteren Assistenzbereich „Benutzerdetails“ können der Benutzername, die E-Mail-Adresse, die Abteilung sowie der Vor- und Nachname des neuen Benutzers angegeben werden. Der Benutzername ist eine Pflichtangabe. Wird dieser nicht vergeben, so erscheint neben dem Textfeld ein entsprechender Hinweis. Bei der Vergabe des Namens darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen.

Um den neuen Nutzer temporär in die Benutzerübersicht zu übernehmen, kann in die Benutzerübersicht geklickt und der anschließend erscheinende Dialog „Speichern“ bestätigt werden. Alternativ kann direkt der Button „Zur Liste hinzufügen“ verwendet werden. Der neue Benutzer erscheint anschließend als neuer Eintrag in der Benutzerübersicht.

Um einen Nutzer zu bearbeiten, genügt ein Linksklick auf „Ausgewählten Eintrag bearbeiten". Alternativ kann der Benutzer mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Eine Änderung des Benutzernamens ist aus Sicherheitsgründen nur in Kombination mit der Änderung, also Rücksetzung, des Passworts möglich. Das Textfeld wird daher zu diesem Zeitpunkt noch ausgegraut dargestellt.

Zum endgültigen Speichern der vorgenommenen Änderungen wird der Button „Speichern“ verwendet. Temporär vorgehaltene Listeneinträge erscheinen anschließend schwarz in den Übersichten und das Speichern wird zusätzlich durch einen Hinweis bestätigt.

Wenn die Verwaltung der Benutzer abgeschlossen ist, kann der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen werden.

Die Checkbox „SSO Benutzer anlegen [ohne Passwort]“ ermöglicht die Anlage des Nutzers als Single Sign-on Nutzer. Das bedeutet, dass beim Starten von SmartNotes eine separate Anmeldung mit Benutzername und Passwort nicht notwendig ist, sondern die Anmeldung automatisch mit der Windows-Kennung erfolgt. Zur Nutzung der SSO Anmeldung muss diese explizit auf dem Server freigeschaltet werden. Bei der Anlage eines SSO Benutzers, muss der Domänenname und die Windows Kennung Bestandteil des Benutzernamens sein und durch ein „\" getrennt sein. Beispiel: „Domäne\Max.Mustermann".

Die Checkbox „Zugang abgeschaltet“ ermöglicht es, ein Benutzerkonto [vorübergehend] stillzulegen. Der betroffene Nutzer kann sich fortan nicht mehr in SmartNotes anmelden.

Die Checkbox „2FA Enabled" aktiviert die 2 Faktor Authentifizierung in SmartNotes. Diese Funktion steht ab der Version 2.9 zur Verfügung.

Über den Button „Passwort zurücksetzen“ wird das Passwort des Benutzers zurückgesetzt, was durch eine weitere Sicherheitsabfrage bestätigt werden muss. Zusätzlich wird das Textfeld für den Benutzernamen freigeschaltet, dieser kann anschließend geändert werden.

Der betroffene Anwender wird dann beim nächsten Einloggen aufgefordert, ein neues Passwort zu vergeben.

Um die Vergabe von Berechtigungen zu vereinfachen, können über den Button „Berechtigungen kopieren“ für einen Benutzer die Berechtigungen eines anderen, bereits angelegten Benutzers übernommen werden.

Nach der Auswahl des Nutzers, auf den die Berechtigungen übertragen werden sollen, in der Benutzerübersicht und einem Linksklick auf den Button „Berechtigungen kopieren“ öffnet sich der Dialog „Benutzerberechtigungen kopieren“. Dieser enthält eine Liste aller bereits in SmartNotes angelegten User, von denen die Berechtigungen kopiert werden können. Nach der Auswahl des gewünschten Benutzers mittels Linksklick können die Berechtigungen über den Button „Berechtigungen kopieren“ kopiert werden. 

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob die derzeitigen Berechtigungen des zu bearbeitenden Benutzers vor dem Kopiervorgang gelöscht werden sollen. Werden die ursprünglichen Berechtigungen nicht gelöscht, dann werden die aktuellen Berechtigungen des Nutzers um die neuen, zu kopierenden Berechtigungen ergänzt. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn der Benutzer momentan mehr Berechtigungen besitzt als der Nutzer, dessen Rechte kopiert werden sollen. Für weitere Informationen siehe Kapitel „Berechtigungsverwaltung".

Um die Änderungen temporär zu übernehmen, kann anschließend in die Benutzerübersicht geklickt werden, der Benutzer wird anschließend als blauer Eintrag in der Übersicht dargestellt.

SmartNotes ermöglicht es SmartNotes-Benutzer aus dem AcitveDirectory zu übernehmen. Dabei werden für jeden Domäne-Benutzer ein entsprechender SSO SmartNotes-Benutzer angelegt. Dieses erfolgt durch das Anknüpfen der Benutzergruppen an die ActiveDirectory-Gruppen. Siehe dazu Kapitel „Gruppe an Active Directory-Gruppe anknüpfen“.

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The user administration can be called up via the menu item "Users". In addition, the user administration can also be accessed from the report overview, which opens automatically when SmartNotes is started. See chapter „CloudAvailable Documents Dialog“.

Alternatively, the "User Administration" button in the tool bar can be used.

New users can be added by clicking on "Create new entry".

In the assistance area "Member of the following groups ..." a checkbox appears to the left of the names of the existing user groups. This can be used to select which user groups the new user should belong to.

In the lower assistant area "User details", the user name, the e-mail address, the department as well as the first and last name of the new user can be entered. The user name is mandatory. If this is not entered, a corresponding note appears next to the text field. When assigning the name, the only character that must not be included is the apostrophe [']. In addition, the name must consist of at least three characters.

To temporarily add the new user to the user overview, click on the user overview and confirm the "Save" dialogue that appears. Alternatively, the button "Add to list" can be used directly. The new user then appears as a new entry in the user overview.

To edit a user, a left click on "Edit selected entry" is sufficient. Alternatively, the user can be put into edit mode with a double click.

For security reasons, changing the user name is only possible in combination with changing, i.e. resetting, the password. The text field is therefore still greyed out at this point.

The "Save" button is used to finally save the changes made. Temporarily retained list entries then appear black in the overviews and the saving is additionally confirmed by a note.

When the administration of the users is completed, the assistant can be exited via the "Close" button.

The checkbox "Create SSO user [without password]" enables the user to be created as a single sign-on user. This means that when SmartNotes is started, a separate login with user name and password is not necessary, but the login takes place automatically with the Windows ID. To use the SSO login, it must be explicitly activated on the server. When creating an SSO user, the domain name and the Windows ID must be part of the user name and separated by a "\". Example: "Domain\John.Doe".

The checkbox "Access disabled" allows a user account to be [temporarily] disabled. The affected user can henceforth no longer log in to SmartNotes.

The checkbox "2FA Enabled" activates the 2 factor authentication in SmartNotes. This function is available from version 2.9.

The user's password is reset via the "Reset password" button, which must be confirmed by another security prompt. In addition, the text field for the user name is enabled, which can then be changed.

The affected user is then prompted to enter a new password the next time they log in.

In order to simplify the allocation of authorisations, the authorisations of another, already created user can be taken over for a user via the button "Copy Permissions".

After selecting the user to whom the permissions are to be transferred in the user overview and left-clicking on the button "Copy permissions", the dialogue "Copy user permissions" opens. This contains a list of all users already created in SmartNotes from whom the permissions can be copied. After selecting the desired user by left-clicking, the permissions can be copied via the button "Copy permissions". 

A confirmation prompt follows asking whether the current permissions of the user to be edited should be deleted before the copying process. If the original permissions are not deleted, then the user's current permissions are supplemented by the new permissions to be copied. This is particularly important if the user currently has more permissions than the user whose permissions are to be copied. For more information, see the chapter "CloudAuthorization Administration".

To apply the changes temporarily, you can then click in the user overview; the user is then shown as a blue entry in the overview.

SmartNotes enables SmartNotes users to be taken over from the AcitveDirectory. A corresponding SSO SmartNotes user is created for each domain user. This is done by linking the user groups to the ActiveDirectory groups. See chapter „Apply users from ActiveDirectory“.

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