Verfügbare Dokumente

40%

60%

Durch einen Doppelklick auf ein Dokument oder durch dessen Auswahl und einem anschließenden Klick auf „Auswählen“ wird der ausgewählte Bericht geöffnet.

SmartNotes vermerkt das zuletzt geladene Dokument und wird es beim nächsten Login des Benutzers als Vorauswahl markieren.

40%

60%

Das Feld „Filter“ stellt eine Suchfunktion für Dokumente zur Verfügung. Mit Beginn der Eingabe werden nur noch Dokumente angezeigt, die dem Suchkriterium entsprechen. Der Button „Filter sperren“ [rechts neben dem Suchfeld] deaktiviert diese Funktion und graut das Feld aus. Dadurch wird der letzte Filtereintrag vorgehalten und bei einem erneuten Login automatisch wieder gesetzt.

Nach erfolgreicher Anmeldung und anschließender Dokumentauswahl wird das SmartNotes Cockpit mit dem ausgewählten Dokument geöffnet.

40%

60%

Alternativ kann für ein ausgewähltes Dokument direkt die zugehörige Dokumentverwaltung, die Benutzerverwaltung oder die Workflow Verwaltung über die Buttonleiste des Assistenten geöffnet werden, sofern der angemeldete Benutzer hierzu berechtigt ist. Dabei wird ausschließlich der jeweilige Verwaltungsassistent geöffnet, nicht das zugehörige Dokument. Unabhängig von Dokumenten können auch die allgemeinen SmartNotes Einstellungen geöffnet werden, die zu diesem Zeitpunkt jedoch nur die global verfügbaren Reiter aufweisen [im Unterschied zum Öffnen der Einstellungen aus einem Dokument heraus].

Dokumente sperren

40%

60%

In dem Dialog „Verfügbare Dokumente“ kann ein Benutzer, bei entsprechender Berechtigung, ganze Dokumente mit einer Sperre belegen. In gesperrten Dokumenten stehen lediglich Funktionalitäten und Auswertungen zur Verfügung, die keinerlei Einfluss auf den aktuellen Stand des Dokumentes haben. [Ungewollte] Änderungen sind nicht mehr möglich, so kann z.B. kein Datenimport mehr durchgeführt werden und auf Schnipsel kann nur noch lesend zugegriffen werden.

40%

60%

Zur Sperrung eines Dokumentes wird der gewünschte Bericht in der Übersicht der verfügbaren Dokumente selektiert und anschließend mittels Rechtsklick das Kontextmenü geöffnet. Die Option „Dokument sperren“ kann nun ausgewählt werden und das betroffene Dokument wird anschließend mit einem Vorhängeschloss versehen.

40%

60%

Um ein Dokument wieder zu entsperren, kann nach dem gleichen Vorgehen verfahren werden.

Die Funktion zum Sperren und Entsperren von Dokumenten steht nun auch unter zur Verfügung.

Hinweis: Selbst Administratoren verlieren ihre Privilegien innerhalb eines gesperrten Dokumentes. Dieses ist dementsprechend vor jeglichen Modifizierungen geschützt. Die Office-Dateien innerhalb des gesperrten Dokumentes werden nicht mit einem symbolischen Vorhängeschloss im Cockpit versehen, können aber dennoch lediglich im Lesemodus geöffnet werden. Sämtliche SmartNotes Funktionalitäten, die Änderungen nach sich ziehen, sind deaktiviert.
Referenzen auf dokumentfremde Berichtsdaten, Tabellen oder Word-Dateien werden durch ein Dokumentschloss NICHT „eingefroren“. Änderungen an den externen Quellen wirken sich somit auch auf das geschlossene Dokument aus.

Dokumente taggen

40%

60%

Damit die Dokumentauswahl nach anderen Kriterien als nach dem Berichtsjahr sortiert anzeigen lassen kann, besteht die Möglichkeit, Dokumente zu "taggen": Jedem Dokument können eines oder mehrere Schlagworte ("Tags") zuzuordnet werden. Die Tag-Verwaltung kann über das Kontextmenu geöffnet werden:

40%

60%

In der Tag-Verwaltung kann das ausgewählte Dokument schon bestehenden Tags zugeordnet werden, indem die entsprechenden Checkboxen aktiviert werden und anschließend gespeichert wird. Neue Tags lassen sich über die anlegen.

Dokumentansicht ändern

40%

60%

Bei der Auflistung von Dokumenten in der Übersicht „Verfügbare Dokumente“ kann zwischen vier unterschiedlichen Ansichten gewechselt werden: Der ungruppierten Ansicht, der nach Jahren gruppierten Ansicht, der nach Tag gruppierten Ansicht und der nach Namen gruppierten Ansicht.

Die Ansichten werden über das Kontextmenü der Dokumentenübersicht mittels eines Rechtsklicks aufgerufen. Zum Wechseln zwischen den verschiedenen Darstellungen kann die gewünschte Auswahl einfach über die linke Maustaste aktiviert werden. Beim Verlassen eines Dokumentes wird die letzte Darstellung der Liste gesichert, so dass beim nächsten Start von SmartNotes die verfügbaren Dokumente auf die gleiche Weise angezeigt werden.

Für Beispiele und Erklärungen bitte den gewünschten Punkt aufklappen.

Ungruppierte Ansicht

40%

60%

In der ungruppierten Liste werden die Dokumente ohne weitere Strukturebenen in chronologischer und alphabetischer Reihenfolge dargestellt.

Nach Jahr gruppierte Ansicht

40%

60%

In der nach Jahr gruppierten Ansicht werden die Dokumente unter ihrem Bezugsjahr zusammengefasst und in alphabetischer Reihenfolge dargestellt. Die Ordner können mit einem Linksklick auf die „+“ und „-“ Zeichen ein- bzw. aufgeklappt werden.

Nach Name gruppierte Ansicht

40%

60%

In der nach Name gruppierten Ansicht werden die Dokumente thematisch unter ihren Namen zusammengefasst und in chronologischer Reihenfolge dargestellt. Die Ordner können mit einem Linksklick auf die „+“ und „-“ Zeichen ein- bzw. aufgeklappt werden.

Nach Tag (Kennzeichen) gruppierte Ansicht

40%

60%

In der nach Tag gruppierten Ansicht werden die Dokumente thematisch unter ihren Tags zusammengefasst und in chronologischer Reihenfolge dargestellt. Die Ordner können mit einem Linksklick auf die „+“ und „-“ Zeichen ein- bzw. aufgeklappt werden. Wenn ein Dokument mehrere Tags hat, taucht es in allen entsprechenden Ordnern auf. Dokumente ohne Tags werden im Ordner "Dokumente ohne Tags" angezeigt.

Favoriten

40%

60%

Für den schnellen und einfachen Zugriff können Dokumente als Favoriten gespeichert werden. Dazu wird mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet und mit einem Linksklick auf den Eintrag „Favorit hinzufügen“ das Dokument in die Favoritenliste aufgenommen. Zur visuellen Kenntlichmachung werden Dokumente, die der Favoritenliste zugeordnet sind, mit einem goldenen Stern gekennzeichnet.

40%

60%

Um die Favoritenliste anzuzeigen, kann diese über den Menüeintrag „Favoriten anzeigen“ im Kontextmenü aufgerufen werden. Die Dokumente werden anschließend in chronologischer und alphabetischer Reihenfolge dargestellt.

40%

60%

Soll ein Dokument wieder aus der Favoritenliste entfernt werden, so wird dieses zunächst markiert und anschließend das Kontextmenü mit einem Rechtsklick geöffnet. Mit einem Linksklick auf den Eintrag „Favorit entfernen“ wird das Dokument aus der Favoritenliste entfernt und der goldene Stern am Namen nicht mehr angezeigt.

CloudAvailable Documents Dialog