Gruppenverwaltung

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Der Assistent kann zum Anlegen neuer sowie zum Bearbeiten und Löschen bereits vorhandener Gruppen und zum Zuweisen von Benutzern zu einzelnen Gruppen genutzt werden. In der „Gruppenübersicht" werden alle bisher angelegten Gruppen mit ihrem Namen und einer Beschreibung dargestellt.

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Nach Anklicken einer Gruppe werden in der Übersicht „Zugewiesene Benutzer“ die jeweils zugewiesenen Benutzer angezeigt.

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Zusätzlich werden im unteren Assistenzbereich unter „Gruppendetails“ weitere Detailinformationen zu der ausgewählten Gruppe angezeigt .

Zum endgültigen Speichern der vorgenommenen Änderungen wird der Button „Speichern“ verwendet. Graue Listeneinträge erscheinen anschließend schwarz in den Übersichten und das Speichern wird zusätzlich durch einen Hinweis bestätigt.

Wenn die Verwaltung der Gruppen abgeschlossen ist, kann der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen werden.

Neue Gruppe anlegen

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Zum Anlegen einer neuen Gruppe wird der Button „neuen Eintrag anlegen“ verwendet.

Im Assistenzbereich „Zugewiesene Benutzer“ erscheint links neben den Namen der angelegten Benutzer eine Checkbox. Über diese kann ausgewählt werden, welche Benutzer der neuen Gruppe zugewiesen werden.

Im unteren Assistenzbereich können in den „Gruppendetails“ der Gruppenname und eine Beschreibung der Gruppe angelegt werden. Die Angabe eines Gruppennamens ist eine Pflichtangabe, wird dieser nicht vergeben, so erscheint neben dem Textfeld ein entsprechender Hinweis. Bei der Vergabe des Namens darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen.

Um die neue Gruppe temporär in die Gruppenübersicht zu übernehmen, kann in die Gruppenübersicht geklickt und der anschließend erscheinende Dialog „Speichern“ bestätigt werden. Alternativ kann direkt der Button „Zur Liste hinzufügen“ verwendet werden. Die neue Gruppe erscheint anschließend als blauer Eintrag in der Gruppenübersicht.

Gruppen kopieren

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Zum Kopieren einer bereits angelegten Gruppe kann, nachdem diese mit einem Linksklick in der Gruppenübersicht ausgewählt wurde, der Button „Auswahl kopieren“ angeklickt werden.

Es ist zu beachten, dass diese Funktion weitgehend der Neuanlage einer Gruppe entspricht, nur dass der neu angelegten Gruppe zusätzlich die Rechte der kopierten Benutzergruppe zugewiesen werden. Die selektierte Gruppe wird nicht tatsächlich kopiert, sondern nur als Vorlage verwendet. Es werden also keine zugewiesenen Benutzer der zu kopierenden Gruppe übernommen. Die weitere Vorgehensweise entspricht der Beschreibung im Kapitel „“.

Gruppen bearbeiten

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Zum Bearbeiten einer bereits angelegten Gruppe kann, nachdem diese mit einem Linksklick in der Gruppenübersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann die gewünschte Gruppe auch durch einen Doppelklick auf den Gruppennamen in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Anschließend können im Bereich „Zugewiesene Benutzer“ die Mitglieder der Gruppe bearbeitet werden. Im Assistenzbereich „Gruppendetails“ können zusätzlich der Gruppenname und die Gruppenbeschreibung angepasst werden.

Button Berechtigungen kopieren

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Nach der Auswahl einer Gruppe in der Gruppenübersicht ist es möglich über den Button „Berechtigung kopieren“, die Berechtigungen einer bereits angelegten Gruppe auf diese zu übertragen. Es erscheint eine Übersicht, die alle in SmartNotes angelegten Gruppen auflistet. Nach der Auswahl der gewünschten Gruppe mittels Linksklick können die Berechtigungen mit dem Button „Gruppenberechtigungen kopieren“ kopiert werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die derzeitigen Berechtigungen der zu bearbeitenden Gruppe zuerst entfernt werden sollen. Werden die ursprünglichen Berechtigungen nicht gelöscht, dann werden die aktuellen Berechtigungen der Gruppe um die neuen, zu kopierenden Berechtigungen ergänzt. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn die Gruppe momentan mehr Berechtigungen besitzt als die Gruppe, deren Rechte kopiert werden sollen. Für weitere Informationen siehe Kapitel „“.

Um die Änderungen temporär zu übernehmen, kann in die Gruppenübersicht geklickt werden, die Gruppe wird anschließend als blauer Eintrag in der Übersicht dargestellt.

Gruppe an Active Directory-Gruppe anknüpfen

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SmartNotes ermöglich es Benutzergruppen an die zentralgesteuerten Domäne-Gruppen anzubinden. Dieses bringt folgende Vorteile:

Gleiche organisatorische Struktur auf Domäne- und SmartNotes-Niveau
Automatische Übernahme der Domäne Benutzer als SSO SmartNotes Benutzer
Automatisches Aktualisieren der Gruppenmitglieder aus ActiveDirectory

AD-Synchronisation soll bei Administrator aktiviert und konfiguriert werden.

Eine neue Gruppe kann sowohl direkt alle Eigenschaften als auch Mitgliedschaften aus AD beziehen. Dieses wird durch Betätigen des Buttons „Von Active Directory" erreicht.

Dieser Button wird sichtbar nachdem man in den „Gruppe erstellen“-Modus wechselt.

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Die Benutzer aus der ausgewählten AD-Gruppe können entweder komplett übernommen werden oder der entsprechenden SmartNotes-Gruppe werden nur die Benutzer zugewiesen, die bisher in SmartNotes existierten. Diese Auswahl kann im anschließenden Dialog mit den Buttons „Ja“ und „Nein“ getroffen werden.

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Die zugewiesenen Benutzer können proaktiv aus dem Gruppenverwaltungsdialog aus der ActiveDirectory aktualisiert werden. Ansonsten geschieht dies automatisch nach jedem Neustart des SmartNotes-Servers. Eine manuelle Aktualisierung kann mit dem Button „Zugehörigkeiten aktualisieren" angestoßen werden.

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Eine mit AD verknüpfte SmartNotes-Gruppe übernimmt automatisch den Namen der ActiveDirecory-Gruppe, der nicht mehr manuell angepasst werden kann. Ebenso können die Gruppenmitgliedschaften nicht mehr manuell angepasst werden.

Die Verbindung zu AD kann bei jeder Gruppe einzeln mithilfe des Buttons „ActiveDirectory entkoppeln" unterbrochen werden. Dabei bleiben alle Benutzer weiterhin dieser Gruppe zugewiesen, können jedoch ab jetzt manuell hinzugefügt oder entfernt werden.

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Es kann auch eine bereits existierende Gruppe an das ActiveDirectory angeknüpft werden. Dazu muss diese Gruppe „in Bearbeitung“ gesetzt werden und der Button „Mit ActiveDirectory verbinden" betätigt werden.

Gruppe löschen

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Zum Löschen einer vorhandenen Gruppe kann diese in der Gruppenübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Benutzergruppe löschen“ muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ ist nicht notwendig, da die Änderung automatisch in die Gruppenübersicht übernommen wird.