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German

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Über das SmartNotes Add-In und die AddIns können auch Dokumentvariablen in den Fließtext der Word-Dateien eingefügt werden.

Bei den Dokumentvariablen handelt es sich um Textbausteine, die nach ihrer Erstellung in der Dokumentvariablenverwaltung komfortabel in jede Excel- und Word-Datei des aktuellen Dokumentes eingefügt werden können. Häufig verwendete Objekte oder Formulierungen können zur Arbeitserleichterung dokumentenweit angelegt und an jeder beliebigen Stelle einer Word-Datei über das SmartNotes Ribbon abgerufen und eingefügt werden. Ein sinnvoller Anwendungsfall wären beispielsweise Stichtage. In den Bericht eingefügte Dokumentvariablen bezeichnen wir im weiteren Text auch als Berichtsvariablen.

Für Informationen zum Anlegen und Bearbeiten lesen Sie bitte auch das Kapitel „Dokumentvariablen“.

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<< Bearbeiten von Word-Dokumenten

Einfügen von Dokumentvariablen

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Zum Einfügen einer hinterlegten Berichtsvariable in den Fließtext wird der Cursor an die entsprechende Stelle in der Word-Datei gesetzt und anschließend der Button „Textvariable einfügen“ im SmartNotes Ribbon von Word verwendet.

Dadurch öffnet sich der Assistent „Dokumentvariablen einfügen“. Hier werden alle bereits angelegten Berichtsvariablen mit den Detailinformationen Name, Wert und Beschreibung aufgelistet.

Note
Bei den zwei Einträgen „Aktuelles Jahr [Jahreszahl]“ und „Vorjahr [Jahreszahl]“ handelt es sich um Standardvariablen, die immer zur Verfügung stehen und Bezug nehmen auf auf den Stichtag des SmartNotes-Dokumentes. Diese zwei Variablen werden grundsätzlich nicht in der Dokumentvariablenverwaltung angezeigt, sondern erscheinen nur im Assistenten zum Einfügen.

Wenn das Einfügen einer Variable abgebrochen werden soll, kann der Assistent über das X oben rechts geschlossen werden.

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Zum Einfügen wird die gewünschte Reportvariable mit einem Linksklick in der Übersicht ausgewählt und anschließend der Button „Dokumentvariable einfügen“ verwendet. Dadurch wird der Assistent automatisch geschlossen und die ausgewählte Variable erscheint grau unterlegt an der zuvor gesetzten Stelle des Cursors im Word-Dokument. Variablen werden grundsätzlich genauso eingefügt, wie sie angelegt worden sind, also ohne eine spezielle Formatierung. Allerdings ist es an dieser Stelle nun möglich, die Reportvariable mit den Formatierungsoptionen von Word zu verändern.

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title	Eingabefeld „Filter“

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Über das Eingabefeld „Filter“ kann ein Filterwert für die Berichtsvariablen gesetzt werden.

Die Suche ist universell, d.h. es kann sowohl nach einem Namen, einem Wert als auch einer Beschreibung einer Variable gesucht werden. Mit Beginn der Eingabe werden nur noch Einträge angezeigt, die dem Suchkriterium entsprechen. Groß- und Kleinschreibung spielen hierbei keine Rolle.

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<< Zurück zu - Fließtextzahlen einfügen --

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Zurück zur Übersicht - Word-Dokumente

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Weiter mit - Anlegen von Fußnoten >>

English

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Via the SmartNotes Add-In, document variables can also be inserted into the continuous text of the Word files.

The document variables are text modules that can be conveniently inserted into any Excel and Word file of the current document after they have been created in the document variable management. Frequently used objects or formulations can be created document-wide to make work easier and can be called up and inserted at any point in a Word file via the SmartNotes ribbon. A useful application would be, for example, key dates.

For information on creating and editing, please also read the chapter "Document variables".

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<< Edit Word Files

Insert Text Variables

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This opens the "Insert Report Variables" wizard. All report variables that have already been created are listed here with the detailed information name, value and description.

Note
The two entries "Current Year [year]" and "Previous Year [year]" are standard variables that are always available and refer to the key date of the SmartNotes document. These two variables are generally not displayed in the document variable management, but only appear in the insertion wizard.

If the insertion of a variable is to be cancelled, the assistant can be closed via the X at the top right.

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To insert, the desired report variable is selected with a left click in the overview and then the button "Insert document variable" is used. This automatically closes the assistant and the selected variable appears with a grey background at the previously set cursor position in the Word document. Variables are basically inserted exactly as they were created, i.e. without any special formatting. However, at this point it is now possible to change the report variable with the formatting options of Word.

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title	Eingabefeld „Filter“

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A filter value for the report variables can be set via the "Filter" input field.

The search is universal, i.e. it is possible to search for a name, a value as well as a description of a variable. When you start typing, only entries that match the search criterion are displayed. Upper and lower case are irrelevant here.

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<< Back to - Insert Report Values into the Text --

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Back to overview - Word-Documents

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Continue with - Insert Footnotes >>

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