Word Datei bearbeiten

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Um ein Word-Dokument zu bearbeiten wird innerhalb des Cockpits das Kontextmenüs eines Kapitels mit der rechten Maustaste aufgerufen.

Anschließend kann die Word-Datei über den Menüpunkt „Word Datei bearbeiten“ geöffnet werden.

Alternativ ist es möglich das Dokument mit einem Doppelklick auf das Word-Symbol aufzurufen. In den einzelnen Word-Dateien sind sämtliche Funktionen, die Word bietet, verfügbar.

Office-Datei ohne Update öffnen

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Office-Dateien können über das Kontextmenü ohne Update geöffnet und bearbeitet werden.

Mit dieser Funktionen wird der Word-Schnipsel geöffnet, ohne dass die Tabellen, Fließtextzahlen und Diagramme aktualisiert werden.

Besonders Dateien mit sehr vielen Tabellen oder Fließtextzahlen lassen sich so sehr viel schneller öffnen, um z.B. reine Text-oder Layoutänderungen vorzunehmen.

Hinweis: Layoutänderungen am darüberliegenden „" werden auch beim Öffnen ohne Update angezeigt. Lediglich die Fließtextzahlen und Werte in Tabellen und Diagrammen werden nicht aktualisiert.

Ausgewählte Worddateien bearbeiten

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Neben dem Standardvorgehen eine einzelne Word-Datei zu öffnen, ist es auch möglich mehrere Word-Dateien gleichzeitig in zusammengesetzter Form in derselben Instanz als ein Dokument zu öffnen und zu bearbeiten. Dieser sogenannte „Multi-CheckOut“ erfolgt ebenfalls über das Kontextmenü im Cockpit.

Zunächst werden mehrere Kapitel mit Word-Dateien markiert und anschließend wird mit einem Rechtsklick in den markierten Bereich das Kontextmenü aufgerufen. Der Menüpunkt „Ausgewählte Worddateien bearbeiten“ weist SmartNotes an alle markierten Word-Dateien in einer Word-Instanz als ein Dokument zusammenzusetzen. Diese Funktion sollte nur dazu genutzt werden, Textmarken und Querverweise zu setzen. Bei inhaltlichen Änderungen empfehlen wir die Word-Dateien einzeln zu bearbeiten.

Um die Ausgabebereiche einer Excel-Datei an den gewünschten Stellen im Ergebnisdokument darzustellen, werden sie in den entsprechenden Word-Dateien an den gewählten Positionen eingefügt. Zusätzlich kann im Fließtext auf einzelne Berichtswerte der Excel-Dateien referenziert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sich Änderungen an der Datenbasis [z.B. durch den Import aktueller Daten aus dem Konsolidierungssystem] auch in den Word-Dateien wiederfinden. So können bei der Erzeugung eines Ergebnisdokumentes automatisch die aktuellsten vorhandenen Berichtswerte verarbeitet werden.

Die Vorgehensweise zur Einbindung von Ausgabebereichen in den Word-Dokumenten und der Nutzung von Berichtswerten im Fließtext wird in den folgenden Kapiteln beschrieben.

Protokoll anzeigen

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SmartNotes verfügt über eine interne Fehlerprotokollierung, die bspw. auf ungültige Referenzen hinweist.

Wenn beim Öffnen einer Word-Datei Probleme festgestellt werden, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Eine Bearbeitung des Dokumentes ist erst möglich, sobald dieses Hinweisfenster geschlossen wurde.

Um die Ergebnisse der Protokollierung erneut aufzurufen, wird der Button „Protokoll anzeigen“ im SmartNotes Ribbon verwendet.

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Mit einem Rechtsklick auf den Eintrag kann das Kontextmenü geöffnet und der Unterpunkt „Stacktrace“ ausgewählt werden.

Hierüber lassen sich weitere Informationen zur Meldung abrufen, sofern diese vorhanden sind. Die Auswertung kann jederzeit über die Buttons „OK“ und „Abbrechen“ verlassen werden.

Mit lokalem Dokument vergleichen

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SmartNotes bietet die Möglichkeit die aktuell geöffnete Word-Datei mit einem anderen Dokument, das auf dem Computer des Benutzers gespeichert ist, zu vergleichen. Dazu wird im SmartNotes Ribbon der Button „Mit lokalem Dokument vergleichen“ verwendet.

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Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, um das gewünschte lokale Dokument auszuwählen. Es können lediglich Dateien des Typs „.doc“ und „.docx“ zum Vergleich herangezogen werden. Nach der Auswahl des Word-Dokumentes mittels Linksklick kann der Vergleich mit dem Button „Öffnen“ gestartet werden. Alternativ ist es auch möglich einen Doppelklick auf die gewünschte Datei auszuführen.

Nach der Auswahl des gewünschten Vergleichsdokumentes öffnet sich eine neue Word-Instanz, in der beide Dateien hinsichtlich ihrer Unterschiede dargestellt werden. Die Abweichungen werden in hellrot gekennzeichnet und durchgestrichen, so dass auf den ersten Blick die wesentlichen Differenzen zwischen den Dateien ersichtlich werden. Außerdem wird auf der linken Seite eine genaue Zusammenfassung über die Anzahl und Art der Veränderungen gegeben. Diese Funktion kann bspw. hilfreich sein, wenn sich die Berichtswerte innerhalb des SmartNotes-Dokumentes geändert haben und ein Vergleich mit den Ausgangsdaten gezogen werden soll. In dieser Ansicht steht das SmartNotes Add-In nur in eingeschränkter Funktion zur Verfügung.

Die Ansicht kann über den Schließen-Button des Fensters oder alternativ mit der Tastenkombination „Alt“ + „F4“ verlassen werden. Das Speichern des temporären Vergleichsdokumentes ist weder auf dem SmartNotes-Server noch als lokale Kopie auf dem Computer des Anwenders möglich.

Kopie speichern unter

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Die normale Arbeitsweise von SmartNotes sieht vor, dass [bearbeitete] Dokumente mit dem Einchecken auf dem Server aktualisiert und hinterlegt werden.

Soll dennoch eine Kopie der geöffneten Word-Datei auf dem Computer des Benutzers gespeichert werden, so kann dafür der Button „Kopie speichern unter …“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden.

Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, um den Speicherort für die lokale Kopie anzugeben. Als Dateiname wird automatisch der von SmartNotes verwendete Name für das Dokument eingetragen. Dieser kann jedoch im Gegensatz zum Dateityp vom Benutzer beliebig geändert werden. Nach der Auswahl eines Speicherortes kann der Button „Speichern“ verwendet werden, um eine lokale Kopie zu erzeugen. Das Explorer-Fenster wird automatisch geschlossen und die Datei steht anschließend zum Öffnen außerhalb der SmartNotes Laufzeit zur Verfügung. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ beendet werden.

Versionshistorie anzeigen

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Über den Button „Versionshistorie“ im SmartNotes Ribbon ist es möglich eine ältere Version des aktuell geöffneten Word-Dokumentes zu öffnen bzw. wiederherzustellen.

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Daraufhin erscheint der Assistent zur Versionswiederherstellung. Im Dropdown-Menü werden sämtliche Versionen mit den Detailinformationen Änderungszeitpunkt, letzter Benutzer und Kommentar aufgelistet.

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Nach der Auswahl der gewünschten Version mittels Linksklick stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Einerseits kann mit dem Button „Vergleichen“ eine Vergleichsübersicht der aktuell geöffneten und der selektierten Version des Dokumentes aufgerufen werden.
Andererseits kann mit dem Button „Öffnen“ die ausgewählte Version in der momentan aktiven Word-Instanz angezeigt werden.

Soll eine ältere Version wieder als aktueller Stand auf dem Server hinterlegt werden, so muss das Dokument nach der Versionswiederherstellung erneut eingecheckt werden. Wenn auf die ursprüngliche geöffnete Version zugegriffen werden soll, dann kann dies ebenfalls über den Assistenten erfolgen. Der Assistent kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ verlassen werden.

Format konvertieren

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SmartNotes stellt seit geraumer Zeit die Möglichkeit zur Verfügung, hinterlegte Word-Dateien ins aktuelle docx-Format zu konvertieren. Dazu kann der Button „DOCX Format“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden. Es wird empfohlen sämtliche Office-Dateien im neuen Format in SmartNotes zu hinterlegen, weil somit eine höhere Funktionalität gewährleistet wird.

Der Button wird nur dann angezeigt, wenn es sich bei dem hinterlegten Word-Dokument um eine doc-Datei handelt.

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Nach der Betätigung des Buttons ändert sich die Dateiendung des ausgecheckten Word-Dokumentes in der Programmleiste. Zur endgültigen Übernahme der Konvertierung muss das Word-Dokument anschließend wieder auf dem Server eingecheckt werden.

Word-Aktualisierung temporär deaktivieren

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Über das SmartNotes Cockpit lassen sich Word-Aktualisierungen temporär deaktivieren.

Diese Funktion ist besonders sinnvoll, wenn beispielsweise Layoutänderungen vorgenommen werden und die Tabellen und Fließtextzahlen zur Bearbeitung kein Update benötigen.

Diese Funktion lässt sich innerhalb einer Sitzung aus- und abwählen. Nach dem Schließen von SmartNotes wird diese Funktion automatisch abgewählt und muss erneut ausgewählt werden.