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ssistent Zugriffsverwaltung |
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| Mit Hilfe des Assistenten können neue Rollen angelegt, bestehende Rollen kopiert, bearbeitet oder gelöscht werden. |
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| Unter dem Reiter „Rollenzuweisung“ können den Rollen im nächsten Schritt Benutzer oder Benutzergruppen zugewiesen werden. Es kann also ausgewählt werden, welche Benutzer welche Rolle übernehmen. Eine Mehrfachauswahl ist dabei möglich. Zudem können auch die Gruppen ausgewählt werden. Es kann also bestimmt werden, welche Gruppe welche Rollen einnehmen. Zum Speichern der vorgenommenen Änderungen wird der Button „Speichern“ verwendet. Graue Listeneinträge erscheinen anschließend schwarz in den Übersichten und das Speichern wird zusätzlich durch einen Hinweis bestätigt. Wenn die Verwaltung der Rollen abgeschlossen ist, kann der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen werden. |
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Neue Rollen anlegen |
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| Zum Anlegen einer neuen Rolle wird in der "Rollenadministration" der Button "Rolle hinzufügen" verwendet. |
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| Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Rolleneigenschaften. Hier können der Rollenname und die Rollenbeschreibung eingetragen werden. Die Angabe eines Rollennamens ist eine Pflichtangabe, wird dieser nicht vergeben, so erscheint neben dem Textfeld ein entsprechender Hinweis. Bei der Vergabe des Namens darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen. Mit dem Klick auf „OK“ wird die neue Rolle in die Rollenübersicht übernommen. Mit den Klick auf „Speichern“ wird die Rolle gespeichert. |
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Rolle kopieren |
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| Zum Kopieren einer bereits angelegten Rolle kann, nachdem diese mit einem Linksklick in der Rollenübersicht ausgewählt wurde, der Button "Ausgewählte Rolle kopieren" verwendet werden. |
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| Zum Bearbeiten einer bereits angelegten Rolle kann, nachdem diese mit einem Linksklick in der Rollenübersicht ausgewählt wurde, über den Button "Ausgewählte Rolle editieren" in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. |
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| Anschließend können Name und Beschreibung der Rolle bearbeitet werden. |
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Rolle löschen |
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| Zum Löschen einer bereits angelegten Rolle kann diese über den Button "Ausgewählte Rolle löschen" gelöscht werden. Dazu wird sie vorher mit einem Linksklick in der Rollenübersicht ausgewählt. |
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Zuweisung von Berechtigungen an Rollen |
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| In der „Rollenadministration” sind „verfügbare Berechtigungen" aufgelistet. Die Berechtigungen sind gruppiert und lassen sich mit den Short-Cuts STRG+„+" und STRG+„-" auf- und zuklappen. Eine Erläuterung der einzelnen Berechtigungen findet sich in dem Kapitel „Verfügbare Berechtigungen". |
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| Um die Berechtigung einer Rolle zuzuweisen wird die Berechtigung markiert und die gewünschte Berechtigungsstufe vergeben. Die Vergabe erfolgt über den Linksklick auf den Kreis rechts neben der entsprechenden Rolle. Die verschiedenen Füllstände des Kreises zeigen die jeweilige Berechtigungsstufe an: | Symbol | Bedeutung |
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| Leerer Kreis: Keine Berechtigung |  Image Modified
| 1/3 Füllung (rot): READER - Lesen des ausgewählten Berechtigungselements |  Image Modified
| 2/3 Füllung (gelb): WRITER - Lesen, Neuanlegen und Bearbeiten des ausgewählten Berechtigungselements |  Image Modified
| 3/3 Füllung (grün): ADMIN - Lesen, Neuanlegen, Bearbeiten und Löschen des ausgewählten Berechtigungselements |
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Nicht alle Berechtigungen bieten die vier Auswahloptionen an. In den Dialogen zum Beispiel wird nur eine Aus- und Abwahl zugelassen, also beschränkt sich die Auswahl auf den leeren und den grünen Kreis. |
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| borderColor | #666666 |
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| bgColor | #ECECEC |
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SmartNotes offers the possibility to create any number of roles. In these roles, permissions are bundled and assigned to individual users or groups on a system-wide, document-wide or chapter-wide level.
In older versions, permissions were assigned directly to users and groups, but this is no longer state of the art and therefore no longer the recommended way of maintaining permissions. For more information, see Group Permissions.
The difference between groups and roles can be described as follows:
- Unlike groups, to which users can be assigned and then permissions can in turn be assigned to the groups, the role reflects a bundle of permissions.
- Groups bundle users, whereas roles bundle permissions.
- The advantages of roles over groups are particularly evident in the subsequent modification of roles and in the creation of new reports.
- Roles are used to bundle permissions and thus simplify the administration of permissions within SmartNotes.
Access Management Assistant |
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| title | Access Management Assistant |
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| With the help of the assistant, new roles can be created, existing roles copied, edited or deleted. |
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| Under the tab "Role Assignment", users or user groups can be assigned to the roles in the next step. It is therefore possible to select which users take on which role. Multiple selection is possible. In addition, the groups can also be selected. It can therefore be determined which group takes on which roles. The "Save" button is used to save the changes made. Grey list entries then appear black in the overviews and the saving is additionally confirmed by a note. When the administration of the roles is completed, the assistant can be exited via the "Close" button. |
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Create New Role |
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| To create a new role, use the "New Role" button in the "Role Administration". |
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| A new window opens with the role properties. The role name and the role description can be entered here. The specification of a role name is mandatory; if this is not specified, a corresponding note appears next to the text field. When assigning the name, the only character that must not be included is the apostrophe [']. In addition, the name must consist of at least three characters. Click on "OK" to add the new role to the role overview. Click on "Save" to save the role. |
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Copy Selected Role |
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| To copy an already created role, the button "Copy Selected Role" can be used after it has been selected with a left click in the role overview. |
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Edit Selected Role |
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| To edit a role that has already been created, select it in the role overview by left-clicking on it and then click on the button "Edit selected role" to switch to editing mode. |
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| The name and description of the role can then be edited. |
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| title | Delete Selected Role |
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| To delete an already created role, it can be deleted via the button "Delete selected role". To do this, it must first be selected in the role overview with a left click. |
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Available Permissions Overview |
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| Available permissions" are listed in the "Role Administration". The permissions are grouped and can be expanded and collapsed with the short cuts CTRL+"+" and CTRL+"-". An explanation of the individual permissions can be found in the chapter "CloudAvailable Permissions". |
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| To assign the authorisation to a role, the authorisation is marked and the desired authorisation level is assigned. The authorisation is assigned by left-clicking on the circle to the right of the corresponding role. The different levels of the circle indicate the respective authorisation level: | Symbol | Mesaning |
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Image Modified | Empty circle: No authorisation | Image Modified | 1/3 filling (red): READER - reading the selected authorisation element. | Image Modified | 2/3 Filling (yellow): WRITER - Read, create and edit the selected authorisation element. | Image Modified | 3/3 Filling (green): ADMIN - Read, create, edit and delete the selected authorisation element. |
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Not all permissions offer the four selection options. In the dialogues, for example, only one selection and one deselection is allowed, so the selection is limited to the empty and the green circle. |
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| borderColor | #666666 |
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