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German

Berechtigungen in SmartNotes basieren auf unterschiedlichen Berechtigungsebenen, die teilweise miteinander in Beziehung stehen.

Die Ebenen unterscheiden sich in

  • Systemweite [globalen] Berechtigungen

  • Dokumentweite Berechtigungen

  • Kapitelweite Berechtigungen

die kaskadierend aufeinander aufbauen.

Zudem gibt es statusabhängige Berechtigungen, die sich auf die im Dokument verwendeten Statusstufen beziehen.

Aufgrund der Feingranularität der Berechtigungseinstellungen ist, wie oben bereits beschrieben, das Zusammenspiel der Berechtigungen [z.B. in Bezug auf die Sichtbarkeit von Menüs über die Dialogberechtigungen] zu berücksichtigen. Eine gewährte Berechtigung kann nicht genutzt werden, wenn das zugehörige Menü nicht angezeigt wird oder es aufgrund einer niedrigeren Berechtigungskategorie in einem anderen Bereich nicht aufgerufen werden kann.

Die tatsächliche Berechtigung eines Benutzers wird immer auf Grund der höchsten Berechtigungskategorie in der konkreten Berechtigungsebene vergeben. Werden für einen Nutzer z.B. systemweit für eine Statusstufe Leserechte für Word-Dateien vergeben, zugleich aber dokumentweit für dieselbe Statusstufe Administratorenrechte für Word-Dateien, so erhält der Nutzer vollen Zugriff auf alle Word-Dateien, deren Kapitel sich in dem entsprechenden Status befinden. Diese Überschreibung der systemweiten Leseberechtigung gilt allerdings nur für das konkret höher berechtige SmartNotes-Dokument. In anderen SmartNotes-Dokumenten, die nicht separat berechtigt wurden, sondern die systemweite Rechtevergabe übernehmen, gilt dies folgerichtig nicht. Der Abgleich der dem Benutzer gewährten Rechte [hier zwischen den systemweiten Word Rechten und den dokumentweiten Word Rechten derselben Statusstufe] führt dazu, dass die systemweit niedrigere Berechtigungskategorie durch die dokumentweite höhere Berechtigungskategorie überschrieben wird und der Nutzer Administratorenrechte für die Word-Datei erhält.

English

Permissions in SmartNotes are based on different permission levels, some of which are interrelated.

The levels differ in

  • System-wide [global] permissions

  • Document-wide permissions

  • Chapter-wide permissions

which build on each other in a cascading manner.

In addition, there are status-dependent authorisations that refer to the status levels used in the document.

Due to the fine granularity of the authorisation settings, the interaction of the authorisations [e.g. in relation to the visibility of menus via the dialogue authorisations] must be taken into account, as already described above. A granted authorisation cannot be used if the associated menu is not displayed or it cannot be called up due to a lower authorisation category in another area.

The actual authorisation of a user is always granted on the basis of the highest authorisation category in the concrete authorisation level. If, for example, read rights for Word files are assigned for a user system-wide for one status level, but at the same time administrator rights for Word files are assigned document-wide for the same status level, the user receives full access to all Word files whose chapters are in the corresponding status. However, this overriding of the system-wide read permission only applies to the specific SmartNotes document with the higher permission. Consequently, this does not apply to other SmartNotes documents that have not been separately authorised but take over the system-wide assignment of rights. The comparison of the rights granted to the user [here between the system-wide Word rights and the document-wide Word rights of the same status level] leads to the system-wide lower authorisation category being overwritten by the document-wide higher authorisation category and the user receiving administrator rights for the Word file.

German

Beispiele

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titleBeispiel 1


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Gesetzte Berechtigungen auf die Rolle Editor:

  • Dokumente - Reader
  • Dialog: Dokument Administration

Die Lese-Berechtigung in „Dokumente“ gewährt den grundsätzlichen Lesezugriff auf alle SmartNotes-Dokumente.

Die Berechtigung „Dialog: Dokument Administration“ gewährt Zugriff auf die Dokumentverwaltung, in welcher die SmartNotes-Dokumente administriert werden können [Menüpunkt Stammdaten – Unterpunkt Dokumente].



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Ergebnis:
Da auf der globalen Ebene lediglich das Leserecht für Dokumente vergeben wurde, werden die Buttons zur Neuanlage, Bearbeitung oder zum Löschen von Dokumenten ausgegraut dargestellt.

Um diese Funktionen nutzen zu können, muss der Benutzer mindestens über Schreibrechte [Dokumente - Writer] für Dokumente verfügen.




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titleBeispiel 2


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Gesetzte Berechtigungen:

  • Dokumente - Writer
  • Dialog: Dokument Administration 

Anders als im vorherigen Beispiel gewährt die Schreib-Berechtigung auf „Dokumente“ Lese-, und Bearbeitungsrechte innerhalb der Dokumentverwaltung.



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Ergebnis:
Da für die Dokumentebene ein Schreibrecht vergeben ist, kann der Benutzer in den Bearbeitungsmodus eines Dokumentes wechseln. Hier können die Dokumentendetails editiert und die Berechtigungen für das jeweilige Dokument gepflegt werden. Die Buttons zum Löschen und Wiederherstellen von Dokumenten sind jedoch ausgegraut, da er keine Admin-Rechte auf „Dokumente" hat.






Statusabhängige Berechtigungen


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Unter statusabhängigen Berechtigungen werden diejenigen Berechtigungen verstanden, die über die statusweiten Berechtigungen beeinflusst werden, wie beispielsweise die Office-Dokumente. Die Berechtigungen werden pro Statusstufe gepflegt.

Beispiel:

Rolle Editor:

Systemweite Berechtigungen:

  • Dokumente - Reader
  • Kapitel - Reader

Systemweite Berechtigung für den Status „Report Completed“ mit der Statusfarbe Grün:

  • Excel Reader
  • Word Reader
  • PowerPoint Reader



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Ergebnis: 
Im Cockpit werden alle Kapitel unabhängig von ihrem Status angezeigt, für die Kapitel mit dem Status „Report Completed“ [grün] werden zusätzlich alle Office-Dokumente im reinen Lesemodus [das Icon der Office Dokumente ist mit einem Schloss versehen] angezeigt.




Kapitelweite Berechtigungen


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Wenn Sie Berechtigungen kapitelweit vergeben möchten, dann markieren Sie das/die entsprechende(n) Kapitel und starten über das Kontextmenü die Berechtigungsverwaltung.

Für die Kapitel dürfen noch keine Berechtigungen auf globaler Ebene oder Dokument-Ebene existieren. 



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Vergeben Sie die Berechtigung für das gewählte Kapitel. Sie können die Berechtigungen per Option "Berechtigungen an Unterkapitel durchreichen" auf die Unterkapitel übertragen.




English

Examples


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titleExample 1


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Set permissions on the role Editor:

  • Documents - Reader
  • Dialog: Document Administration

The read permission in "Documents" grants basic read access to all SmartNotes documents.

The permission "Dialog: Document Administration" grants access to the document administration, in which the SmartNotes documents can be administered [menu item CloudMaster Data - sub-item CloudDocuments].



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Result:
Since only the read permission for documents has been assigned on the global level, the buttons for creating, editing or deleting documents are greyed out.

To be able to use these functions, the user must have at least [Documents - Writer] write permission for documents.




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titleExample 2


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Set permissions:

  • Documents - Writer
  • Dialog: Document Administration 

Unlike the previous example, the write permission on "Documents" grants read and edit permissions within the document administration.



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Result:

Since a write permission is assigned for the document level, the user can switch to the edit mode of a document. Here, the document details can be edited and the permissions for the respective document can be maintained. However, the buttons for deleting and restoring documents are greyed out because he has no admin rights on "Documents".






Status dependent permissions


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Status-dependent permissions are those permissions that are influenced by the status-wide permissions, such as the Office documents. The authorisations are maintained per status level.

Example:


Editor role:

System-wide authorisations:

    • Documents - Reader
    • Chapter - Reader

System-wide authorisation for the status "Report Completed" with the status colour green:

  • Excel Reader
  • Word Reader
  • PowerPoint Reader



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Result: 

In the cockpit, all chapters are displayed regardless of their status, for the chapters with the status "Report Completed" [green], all Office documents are additionally displayed in read-only mode [the icon of the Office documents is provided with a lock].




Chapter-wide permissions


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If you want to assign permissions chapter-wide, select the relevant chapter(s) and start the permission management via the context menu.

There must not yet be any permissions for the chapters at global or document level. 



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Assign the permission for the selected chapter. You can transfer the permissions to the subchapters using the option "Push permissions to subchapters".