Allgemeines

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Mehrsprachigkeit kann in SmartNotes auf unterschiedliche Weisen genutzt werden: parallel (gleichzeitige Arbeit in allen Sprachen) oder nacheinander (z.B. Übermittlung an einen Übersetzer).

Die Zahlenpflege findet dabei in derselben Excel-Tabelle statt. Es werden jedoch separate Word- und PowerPoint-Dateien genutzt, die unabhängig voneinander befüllt werden. Wird das finale Dokument an einen Übersetzer gesendet, kann auf die Anlage von Word- und PowerPoint-Dokumenten in der Zweitsprache vollständig verzichtet werden.

Durch das kann im SmartNotes Cockpit bequem zwischen den Sprachen gewechselt werden.

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In der Zweitsprache angelegte Word- und PowerPoint-Dateien werden unabhängig von der Default Sprache gepflegt. Es ist zudem nicht notwenig, die gesamten Schnipsel aus der Erstsprache zu übernehmen - eventuell sollen in der Zweitsprache nur ausgewählte Kapitel verwendet werden. SmartNotes weist die fehlenden Word-Schnipsel in der zweiten Sprache als braune Felder aus, es besteht jedoch keine Pflicht, diese Dateien auch einzubinden.

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Office erlaubt nur eine Culture Vorgabe in einem geöffneten Dokument. Es ist nicht möglich, die sprachspezifischen Vorgaben wie Dezimal- oder Tausendertrennzeichen unabhängig voneinander in einem Dokument zu pflegen. Office orientiert sich stets an der Systemsprache des Benutzers.

SmartNotes unterstützt bei der Hinterlegung der Culture Vorgaben. Durch einen Wechsel zwischen den Sprachen im Cockpit können die Office Dokumente unabhängig von der Systemsprache mit den jeweiligen Culture Vorgaben geöffnet werden. Diese Culture Vorgaben werden in den gepflegt. Wechselt ein Benutzer beispielsweise zwischen Deutsch und Englisch und öffnet jeweils die Office-Dokumente, so wird ihm einmal ein deutsches und ein englisches Format angezeigt.

Excel

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In einem Excel Dokument werden die Tabellen jeder Sprache angelegt und programmiert. Zur grundlegenden Excel-Programmierung wird in diesem Kapitel eingegangen: . Die Programmierung der Zweitsprache muss dabei der Default Sprache entsprechen, damit der Wertabgleich durch SmartNotes erfolgen kann.

Es werden nur zusätzliche Ausgabebereiche, Namens-, Werte- und Fußnotenspalten vergeben. Eine weitere Programmierspalte wird nicht angelegt, da die Zahlen direkt aus der Erstsprache übernommen werden sollen.

Ausgabebereich

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Um die Tabelle der Zweitsprache in Word oder PowerPoint einbinden zu können, muss ein Ausgabebereich vergeben werden. Bei der Benennung ist darauf zu achten, dass der Name des Ausgabebereichs dem der Erstsprache entspricht. Zusätzlich zu dem Namen wird dann noch das sprachspezifische Postfix verwendet.

Beispiel: Wenn der Ausgabebereich der Erstsprache „outarea" heißt, so muss der Ausgabebereich der Zweitsprache (in diesem Fall englisch) „outarea_en" lauten.

Unterscheiden sich die Namen der Ausgabebereiche, z.B. „outarea_Vorjahr" und „outarea_PreviousYear" so greifen Funktionen wie das Übersetzungsdokument oder die Übersetzungsfunktion nicht.

Wertespalten

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In der SmartNotes Programmierung sind die Wertespalten mit den Programmierspalten verbunden. Eine Wertespalte value_1 wird demnach mit Werten befüllt, die in der Programmierspalte prog_1 verknüpft sind.

Die Wertespalte der Zweitsprache weist eine ähnliche Verbindung zur Erstsprache auf. Wird eine Spalte der Zweitsprache mit value_1 hinterlegt, befüllt sich diese automatisch in derselben Zeile mit den Werten aus der value_1 Spalte der Erstsprache.

Dabei ist zu beachten, dass Änderungen in der Zweitsprache stets von der Erstsprache überschrieben werden; eine unabhängige Pflege der Werte ist nur ohne eine Programmierung möglich.

Beispiel:

In der deutschen Version der Gewinn- und Verlustrechnung wurde auf das aktuelle Jahr folgende Programmierung vergeben: value_1_PAKTUELLESJAHR01

Damit SmartNotes die Zahlen in der englischen Version automatisch zuweisen kann, muss die Programmierung der Erstsprache entsprechen. In dem Fall ist dies: value_1_PAKTUELLESJAHR01_en

Durch das „_en" kann SmartNotes die Wertespalte als eine Zweitsprache identifizieren und den Inhalt der Wertespalte aus der deutschen Tabelle in die englische übertragen.

Die "Default Language" muss nicht zwangsläufig "Deutsch" bedeuten, auch wenn es bei vielen deutschsprachigen Unternehmen der Fall ist.

Wäre beispielsweise "Englisch" als Defaultsprache angelegt und "Deutsch" als zweite Sprache, dann würden die Programmierungen für die zweite Sprache den Anhang "_de" erhalten.

Namensspalte

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Eine Zuweisung der Namensspalte in der Zweitsprache bewirkt, dass der die Zeilenbezeichnungen sprachabhängig anzeigt. Wird der Rundungsassistent im Cockpit der Zweitsprache geöffnet, finden sich dort die entsprechenden Zeilenbezeichnungen.

Diagramme

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Auch Diagramme müssen zweisprachig eingefügt werden. Der Aufbau der Diagramme entspricht dabei der typischen Excel-Funktion. Wichtig dabei ist, dass die Datengrundlage jedes Diagramms auf die Tabelle der entsprechenden Sprache gelegt wird.

Der Name des Diagramms kann über das Namensfeld oben links angepasst werden. Dazu wird das Diagramm ausgewählt und der Name oben manuell eingetragen. Durch ENTER wird die Eingabe bestätigt.

Dieser Name steht anschließend in Word zum zur Verfügung.

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Damit die Culture-Vorgaben in den Diagrammen gewährleistet werden können, muss die linksstehende Einstellung vorgenommen werden. Der Haken bei „Wert aus Zeile" muss angewählt und der Bereich in der Tabelle ausgewählt werden. Der Haken bei „Wert" hingegen wird entfernt.

Word

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Im Cockpit der Zweitsprache kann wie gewohnt ein Word-Dokument angelegt werden. Eingebundene Tabellen und Fließtextzahlen werden den Culture Vorgaben entsprechend angezeigt. Mehr zum Thema Word-Dokumente finden Sie hier: .

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Einige sowie die zentrale Formatvorlage müssen sprachabhängig gepflegt werden. Unter „" können die Prä- und Postfixe der Fließtextzahlen je Sprache definiert werden.

Auch in den gibt es sprachabhängige Einstellungen, die separat von der Erstsprache gepflegt werden müssen.

PowerPoint

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Im Cockpit der Zweitsprache kann wie gewohnt ein PowerPoint-Dokument angelegt werden. Eingebundene Tabellen werden den Culture Vorgaben entsprechend angezeigt. Mehr zum Thema PowerPoint-Dokumente finden Sie hier: .

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Einige sowie der Folienmaster müssen sprachabhängig gepflegt werden.

Übersetzungsfunktion

Ab der Version 2.9 ist es möglich, ein Word-Dokument aus der Erstsprache in die Zweitsprache einzupflegen. Dazu kann der Word-Schnipsel aus der Erstsprache mittels Rechtsklickmenü gespeichert werden. In der Zweitsprache kann die Datei dann über „Externe Word-Datei hinzufügen" eingefügt werden.

SmartNotes ersetzt allerdings NICHT die vorhandenen Ausgabebereiche durch die Ausgabebereiche der Zweitsprache.

Auch Fließtextzahlen werden NICHT auf das „Pendant" der Zweitsprache umgebogen.

Übersetzungsdokument

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Wird die Zweitsprache nicht in SmartNotes gepflegt, sondern nach Erstellung des Berichts an einen Übersetzer übermittelt, gibt es die Möglichkeit, ein Übersetzungsdokument zu erstellen. Diese Option ist für Word-Ergebnisdokumente verfügbar. Dazu wird der Haken bei „Übersetzungsdokument" gesetzt und die gewünschte Sprache ausgewählt. Bei der anschließenden Generierung des Ergebnisdokuments werden alle Tabellen und Fließtextzahlen durch die Vorgaben der Zweitsprache ersetzt.

Näheres zur Erzeugung von Ergebnisdokumenten finden Sie in folgendem Kapitel: .

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