Im folgenden werden die unterschiedlichen Funktionen in der Datenverarbeitung des Mappings erläutert.

Für jede Funktion haben wir ein Beispiel angegeben, um die Funktionen etwas besser zu erläutern.

Die vorliegende Beispieldatei enthält Positionen mit Werten zu Quartalen und den beiden Halbjahren.

Als Ergebnis soll die Summe der Halbjahreswerte pro Position eingelesen werden.

Über den Button „neuen Eintrag anlegen" können die gewünschten Felder ausgewählt werden.

In diesem Beispiel wurde je ein neuer Eintrag für das Feld „Column 7" und das Feld „Column 8" angelegt. Das Ergebnis wird in die Spalte „Column (9)" übernommen.

Der Eintrag für die Parameter lautet nun „7;8". Bei einer SmartNotes-Version < 2.9 sind diese Werte manuell einzutragen.

In der Positionsvorschau wird die Summe nun als Wert angezeigt.

In diesem Beispiel wollen wir die Summe der Quartale ermitteln und übertragen.

Also die Felder Q1 bis Q4.

Durch Anklicken des Feldes „Parameter" erscheint der Dialog „Bereichsauswahl". In dieser wählen wir die „Von Spalte" und die „Bis Spalte" aus.

Der Eintrag für die Parameter lautet nun „column3,column6". Bei einer SmartNotes-Version < 2.9 ist der Ausdruck „3,6" manuell einzutragen.

In der Positionsvorschau wird die Summe nun als Wert angezeigt.

In diesem Beispiel wollen wir die Summe der Quartale ermitteln und übertragen.

Also die Felder Q1 bis Q4.

Um dies zu realisieren, benötigen wir die Dokumentvariable Q1 (mit Wert column3) und Q4 (mit Wert column6). Bitte auf Groß- und Kleinschreibung achten.

Der Eintrag für die Parameter lautet „%Q1%,%Q4%".

In der Positionsvorschau wird die Summe nun als Wert angezeigt.

In diesem Beispiel wollen wir die Summe der Quartale ermitteln und übertragen.

Also die Felder Q1 bis Q4.

Um dies zu realisieren, benötigen wir nun die Dokumentvariable Q1 (mit Wert column3), Q2 (mit Wert column4), Q3 (mit Wert column5)  und Q4 (mit Wert column6). Bitte auf Groß- und Kleinschreibung achten.

Der Eintrag für die Parameter lautet nun „%Q1%;%Q2%;%Q3%;%Q4%".

In der Positionsvorschau wird die Summe nun als Wert angezeigt.

Die Spalte „column3" enthält Inhalte unterschiedlicher Länge. Da wir diese Spalte für einen späteren „Join" benötigen, bringen wir die Felder auf eine einheitliche Länge.

Die Länge des Feldes soll 8 Zeichen betragen, die leeren Stellen wollen wir mit einem Unterstrich auffüllen. Die Eingabe für den Parameter lautet „8,_" und muss ohne Anführungsstriche erfolgen.

In der Übersicht „Verarbeitete Datenvorschau" wird die Änderung angezeigt.

Für unsere zu importierende RFBILA haben wir bereits die Funktion „FilterNumeric" angewendet. Dadurch bekommen wir aus dem abgebildeten Auszug bereits nur noch die grün markierten Zeilen.

In diesem Import wollen wir ein Mapping für die Positionen ohne Kontonummer beginnen. Bei diesen stört uns nämlich das leere Namensfeld.

Wir verwenden also den Filter „Filter" und lassen uns alle Zeilen anzeigen, bei denen das Feld „Name" leer ist.

Als Ergebnis erhalten wir in der Vorschau nun alle Positionen, die statt der Kontonummer eine Bezeichnung haben.

Im nächsten Schritt würden wir dann in die leeren Felder „Name" den Inhalt aus „Konto" übernehmen.

Dies lässt sich ganz einfach mit der Funktion "Join" mit dem Parameter „Konto" für das Feld „Name" realisieren.

Der abgebildete Auszug einer RFBILA zeigt, dass man für eine Importdatei manchmal sogar mehrere Mappings benötig um alle Daten zu importieren (In diesem Fall werden es zwei).

In diesem Beispiel sehen wir, dass einige Positionen zwar Werte aufweisen, aber keine Kontonummer besitzen.

Wir sehen aber auch Zeilen, bei denen in der Spalte Wert nichts eingetragen ist. Also auch kein Nullwert.

Da wir diese Zeilen nicht benötigen und uns eine bessere Übersicht für das weitere Mapping verschaffen wollen, fügen wir als erstes die Funktion „FilterNotEmpty" ein.

In unserem Beispiel wenden wir die Funktion „FilterNotEmpty" auf die Spalte „Wert (11)" an. Dieses enthält unsere Werte und darf natürlich nicht leer sein.

In der Vorschau und dem späteren Import ist die Zeile nun nicht mehr vorhanden.

Die abgebildete RFBILA hatten wir bereits in dem Beispiel „FilterNotEmpty" für den Import angepasst.

Dieses Beispiel soll den Unterschied zwischen „FilterNotEmpty" und „FilterNumeric" deutlich machen.

In der vorliegenden RFBILA gibt es Zeilen, bei denen das Feld „Wert" leer ist. Ebenso gibt es aber ein paar Zellen, die dort Text enthalten.

Mit der Funktion „FilterNotEmpty" würden die Zeilen mit dem Text ebenfalls übernommen. Die Funktion "FilterNumeric" blendet diese Zelle aus.

In unserem Beispiel wenden wir die Funktion „FilterNumeric" auf die Spalte „Wert (11)" an. Dieses enthält unsere Programmierung (Konten) und darf in unserem Fall nur Ziffern enthalten.

In der Vorschau und dem späteren Import sind weder leere Zellen noch welche mit Text mehr vorhanden.

Die Importdatei wurde um eine Spalte erweitert, weil nach einem Buchungskreis gefiltert werden soll.

Zum Filtern haben wir eine Dokumentvariable BK angelegt und diese mit dem Wert 200 versehen.

Das Filtern nach Variablen ist eine ideale Möglichkeit wenn Sie z.B. mit dem Factory-Modul arbeiten und für die Sub-Dokumente verschiedene Werte hinterlegen wollen.

Der Wert für den Buchungskreis ist in der Spalte "column2" enthalten.

Wir benötigen also die Spalte "column2", wählen die Funktion "FilterVar" und geben als Parameter den Ausdruck %BK% ein.

Die Datenvorschau zeigt als Ergebnis nun alle gefilterten Datensätze an.

In dem Beispiel soll der Buchungskreis (column2) an die Kontonummer (column1) angehängt werden. Zur optischen Trennung verwenden wir das Zeichen „#". Im Beispiel „Postfix" haben wir dies bereits vorbereitet.

Die Funktion „Join" wird für die Spalte „column1" angelegt und als Parameter wird über das Auswahlmenü die Spalte „column2" ausgewählt.
Bei SmartNotes-Versionen < 2.9 gibt es das Auswahlmenü noch nicht. Der Paramter „column2" ist dort direkt einzutragen.

Die Spalte „column1" wurde nun um das Zeichen „#" und den Wert aus Spalte „column2" erweitert.

Für die weitere Verarbeitung sollen die Inhalte der Spalte „column4" and die der Spalte „column2" angehängt werden.

Um flexibel auf Änderung reagieren zu können definieren wir die Dokumentenvariable „BK_Erweiterung".
Bei der Nutzung des Factory-Moduls ist diese Methode besonders hilfreich, wenn in den einzelnen Sudokumenten unterschiedliche Felder angesprochen werden müssen.

Die Funktion „JoinVar" wird für die Spalte „column2" angelegt und als Parameter wird die Variable „%BK_Erweiterung%" eingetragen.

Die Spalte „column2" wurde nun um die Werte aus Spalte „column4" erweitert.
Dabei wurde „column4" über die Funktion „Fill" mit „0" auf 8 Stellen aufgefüllt (Verab. Index 1).

In diesem Fall benötigen wir neben der Kontonummer (column1) und dem Namen (column3) als Wert die Spalte „column11".

Die Werte der Spalte „column11" sind jedoch in TSD€ angegeben und wir benötigen diese in Einheit 1.

Die Eingabe lautet in diesem Fall also Spalte „column11" mit Funktion „Multiply" und dem Parameter „1000".

Die Werte werden nun in der Vorschau korrekt angezeigt und beim späteren Import entsprechend übernommen.

In der vorliegenden Importdatei werden in Spalte 1 (column1) die Kontonummern dargestellt. In einem späteren Schritt wollen wir diese mit dem Buchungskreis (column2) verknüpfen.

Im ersten Schritt benötigen wir hinter der Kontonummer ein optisches Trennzeichen für die spätere Verknüpfung. Als Zeichen wollen wir das „#" (Doppelkreuz/Hash) verwenden.

Folgende Einträge sind dafür notwendig. Die Spalte ist „column1" die Funktion „Postfix" und der Parameter lautet „#".

Die Spalte „column1" ist nun um den Eintrag „#" erweitert.

In der vorliegenden Importdatei werden in Spalte 1 (column1) die Kontonummern dargestellt, in Spalte 2 der Buchungskreis. Beide Werte sollen verknüpft werden und als optischen Trenner das Zeichen „#" erhalten.

Folgende Einträge sind dafür notwendig. Die Spalte ist „column1" die Funktion „PostfixJoin" und der Parameter lautet „#,2". 

Die Spalte „column1" ist nun um den Eintrag „#" und dem Inhalt aus Column2 erweitert.

In diesem Beispiel enthält die Spalte „column2" die Angabe des Buchungskreises, die im späteren Verlauf an die Spalte „column1" angehängt werden soll.

Vorher soll dem Buchungskreis noch das Kürzel „BK" vorangestellt werden.

Dazu wird für die Spalte „column2" die Funktion „Prefix" mit dem Parameter „BK" angelegt.

Die Spalte „column2" enthält nun den Ausdruck „BK" und den Wert des Buchungskreises.

In unsere Importdatei hat sich bei ein paar Kontenbezeichnungen „column3" der Ausdruck „xcr" eingeschlichen. Bis die Ursache geklärt und abgestellt ist, entfernen wir diesen Ausdruck mit Hilfe der Funktion „Remove".

Dazu wird für die Spalte „column3" die Funktion „Remove" mit der Parameter „xcr" angelegt.

Der Ausdruck „xcr" wird nun im Ergebnis nicht mehr angezeigt.

In der Importdatei sind im Namen (column2) Steuerzeichen in Form von „\\" enthalten.

Um diese zu entfernen wird für die Spalten „column3" die Funktion „RemoveUnsupportedCharacters" verwendet.

In der Vorschau und dem Import sind die Steuerzeichen nicht mehr enthalten.

Nach einer Umstellung im Vorsystem enthält die Importdatei bei einigen Namen nun den Ausdruck „Scores" statt wie vorher „Results". Die soll so nicht in den Bericht importiert werden. Der Begriff soll ersetzt werden.

Für die betroffene Namensspalte „column3" wird die Funktion „Replace" mit dem Parameter „Scores,Results" anlegt.

In der Vorschau und dem späteren Import enthalten die betroffenen Zeilen nun den Ausdruck „Results".

In der Importdatei hat eine Position keine Bezeichnung „column3". Anhand der Kontonummer ist feststellbar, dass es sich um die Bezeichnung "Result" handeln muss.

Für die Namensspalte „column3" wir die Funktion „ReplaceEmptyWith" mit dem Parameter „Result" angelegt.

In der Vorschau und dem späteren Import enthält die betroffene Zeile nun den Ausdruck „Result".

Die gelieferte Importdatei wird seit einem Update im Vorsystem nach Bezeichnung (column3) sortiert geliefert.

Für die Bearbeitung des weiteren Mappings möchten wir die Sortierung nach Kontonummer (column1).

Als ersten Eintrag in der Datenverarbeitung wird dazu ein Eintrag für Kontonummer (column1) mit der Funktion „Sort" und dem Parameter „asc" angelegt.

Die weitere Bearbeitung des Mappings können wir nun mit sortierten Kontonummern (column1) durchführen.

In der Importdatei enthält der Name (column3) bei einigen Positionen den Eintrag „- BKnnn". 
Der Eintrag soll entfernt werden, zumal die Angabe für den Buchungskreis in der Spalte „column2" vorhanden ist.

Wir wollen den Namen ab dem Trennzeichen „-" trennen. Durch die Trennung entstehen zwei Ausdrücke, von denen wir den ersten Ausdruck benötigen.

Die Eingabe für die Spalte "column1" lautet also Funktion „Split" mit dem Parameter „-,1".

In der Vorschau werden nun die Namen ohne den zweiten Teil „- BKnn" angezeigt.

Natürlich kann von den getrennten Teilen auch der zweite Teil verwendet werden. In diesem Beispiel wäre das Ergebnis allerdings nicht sinnvoll.

In der vorliegenden Importdatei beginnen die Namensspalten (column2) mit den Ausdrücken „DACH" oder „EMEA". Diese wollen wir nicht importieren.

Da die Ausdrücke am Anfang die gleiche Länge aufweisen, können wir die Namensspalte ab dem sechsten Zeichen übernehmen. Da die Bezeichnungen nicht sehr lang sind, wählen wir die 40 Zeichen danach aus.

Die Eingabe für die Spalte „column2" lautet daher: Funktion „Substring" mit dem Parameter „6,40". 

Die Anzahl der zu übernehmenden Zeichen kann länger gewählt werden als tatsächliche Zeichen vorhanden sind. Es ist also nicht notwendig, die exakte Länge zu bestimmen.

In der Vorschau und dem späteren Import sind die ungewünschten Ausdrücke nun nicht mehr vorhanden.

In der Importdatei werden für die Positionen in „column1" die Werte pro Unterposition „column3" geliefert.

Als Ergebnis soll die Summe aller Werte pro Hauptposition ausgewiesen werden.

Um das gewünschte Ergebnis zu bekommen, müssen zwei Funktionen eingefügt werden:

Die Funktion „TakeOver" übernimmt die Werte der vorherigen Zeile, wenn kein Wert vorhanden ist. Dies soll für die Spalte „column1" geschehen. Ein Parameter ist nicht notwendig. Die Funktion muss an erster Stelle stehen (Verarb. Index = 0).

Die nachfolgende Funktion „Sum" summiert dann die Werte aller gleichnamiger Positionen in der Spalte „column1". In dem Beispiel wäre dies die Summe aller Sätze für „10H2", „50000000", usw.

In der Vorschau wird nun jedes Gruppenelement mit der Summe (column5) aus allen Unterpositionen angezeigt.

Ohne die Funktion „TakeOver" würde eine Gesamtsumme für die leeren Spalten (column1) gebildet.

In der vorliegenden Importdatei sind die Angaben für Konto (column1) und Bezeichnung (column2) nicht in jeder Zeile enthalten.

Da wir auch die einzelnen Unterpositionen benötigen, sollen die leeren Spalten mit den vorherigen Werten gefüllt werden.

Die Funktion „TakeOver" benötigen wir in diesem Fall für die Spalten Konto (column1) und Bezeichnung (column2), jeweils ohne Parameter.

In der Vorschau werden die übernommenen Werte nun angezeigt und später auch importiert.

In der Importdatei sind bei manchen Namensspalten (column2) ein oder mehrere Leerzeichen am Anfang.

Dies muss natürlich abgestellt werden, da keine Tabelle im späteren Dokument ordentlich zu gestalten wäre.

Die Eingabe für die Namenspalte (column2) ist recht einfach. Als Funktion wird „Trim" ausgewählt, ein Parameter ist nicht notwendig.

In der Vorschau und dem späteren Import haben die Werte in „column2" keine führenden Leerzeichen mehr und werden linksbündig angezeigt.

In the following, the different functions in the data processing of the mapping are explained.

For each function we have given an example to explain the functions a little better.

This sample file contains items with values for quarters and the two half-years.

As a result, the sum of the half-year values per item is to be imported.

The desired fields can be selected via the button "Create new entry".

In this example, a new entry was created for the field "Column 7" and the field "Column 8". The result is transferred to the column "Column (9)".

The entry for the parameters is now "7;8". With a SmartNotes version < 2.9, these values must be entered manually.

In the position preview, the sum is now displayed as a value.

In this example, we want to determine and transfer the sum of the quarters.

So the fields Q1 to Q4.

By clicking on the "Parameter" field, the "Range Selection" dialogue appears. In this we select the "From column" and the "To column".

The entry for the parameters is now "column3,column6". With a SmartNotes version < 2.9, the expression "3,6" must be entered manually.

In the position preview, the sum is now displayed as a value.

In this example, we want to determine and transfer the sum of the quarters.

So the fields Q1 to Q4.

To realise this, we need the document variables Q1 (with value column3) and Q4 (with value column6). Please pay attention to upper and lower case.

The entry for the parameters is "%Q1%,%Q4%".

In the position preview, the sum is now displayed as a value.

In this example, we want to determine and transfer the sum of the quarters.

So the fields Q1 to Q4.

To realise this, we now need the document variables Q1 (with value column3), Q2 (with value column4), Q3 (with value column5) and Q4 (with value column6). Please pay attention to upper and lower case.

The entry for the parameters is now "%Q1%;%Q2%;%Q3%;%Q4%".

In the position preview, the sum is now displayed as a value.

The column "column3" contains contents of different lengths. Since we need this column for a later "Join", we bring the fields to a uniform length.

The length of the field should be 8 characters, we want to fill the empty spaces with an underscore. The entry for the parameter is "8,_" and must be made without inverted commas.

The change is displayed in the "Processed data preview" overview.

For our RFBILA to be imported, we have already applied the function "FilterNumeric". As a result, we already get only the lines marked in green from the extract shown.

In this import we want to start a mapping for the positions without account number. For these, the empty name field bothers us.

So we use the filter "Filter" and display all lines where the field "Name" is empty.

As a result, we now get all items in the preview that have a name instead of the account number.

In the next step, we would then transfer the content from "Account" into the empty "Name" fields.

This can easily be done with the function "Join" with the parameter "Account" for the field "Name".

The excerpt of an RFBILA shows that sometimes you even need several mappings for one import file to import all the data (in this case there will be two).

In this example we see that some items have values but no account number.

But we also see rows where there is nothing in the Value column. So there is no zero value either.

Since we do not need these rows and want to get a better overview for further mapping, we first insert the function "FilterNotEmpty".

In our example we apply the function "FilterNotEmpty" to the column "Value (11)". This contains our values and of course must not be empty.

In the preview and the later import, the lines are no longer present.

We had already adapted the RFBILA shown in the example "FilterNotEmpty" for the import.

This example should make the difference between "FilterNotEmpty" and "FilterNumeric" clear.

In the present RFBILA, there are rows where the field "Value" is empty. However, there are also a few cells that contain text there.

With the function "FilterNotEmpty", the rows with text would also be taken over. The function "FilterNumeric" hides this cell.

In our example, we apply the function "FilterNumeric" to the column "Value (11)". This contains our programming (accounts) and in our case may only contain numbers.

In the preview and the later import, there are neither empty cells nor cells with text.

The import file was extended by one column because it is to be filtered according to an accounting area.

For filtering, we have created a document variable BK and given it the value 200.

Filtering by variables is an ideal option if you work with the Factory module, for example, and want to store different values for the sub-documents.

The value for the company code is contained in the column "column2".

We therefore need the column "column2", select the function "FilterVar" and enter the expression %AE% as a parameter.

Die Datenvorschau zeigt als Ergebnis nun alle gefilterten Datensätze an.

In the example, the company code (column2) is to be appended to the accounting area (column1). We use the character "#" for optical separation. We have already prepared this in the "Postfix" example.

The "Join" function is created for the column "column1" and the column "column2" is selected as a parameter via the selection menu.
SmartNotes versions < 2.9 do not yet have the selection menu. The parameter "column2" is to be entered there directly.

The column "column1" has now been extended by the character "#" and the value from column "column2".

For further processing, the contents of column "column4" are to be appended to those of column "column2".

In order to be able to react flexibly to changes, we define the document variable "AE_Extension".
When using the Factory module, this method is particularly helpful if different fields have to be addressed in the individual Sud documents.

The function "JoinVar" is created for the column "column2" and the variable "%AE_Extension%" is entered as a parameter.

The column "column2" has now been extended by the values from column "column4".
In doing so, "column4" was filled with "0" to 8 digits via the "Fill" function (Processing 1).

In this case, in addition to the account number (column1) and the name (column3), we need the column "column11" as a value.

However, the values of column11 are in TSD€ and we need them in unit 1.

In this case, the input is column "column11" with function "Multiply" and parameter "1000".

The values are now correctly displayed in the preview and taken over accordingly during the later import.

In the present import file, column 1 (column1) shows the account numbers. In a later step we want to link these with the accounting area (column2).

In the first step, we need an optical separator after the account number for the later link. We want to use the "#" (hash) as a character.

The following entries are necessary for this. The column is "column1", the function is "Postfix" and the parameter is "#".

The column "column1" is now extended by the entry "#".

In the present import file, the account numbers are shown in column 1 (column1), the company code in column 2. Both values are to be linked and receive the character "#" as a visual separator.

For the column "column1", the function "PostfixJoin" is created with the parameter "#,2".

In the data preview, the column "column1" is now linked to the column "Column2", visually separated by a "#".

In this example, the column "column2" contains the company code that is to be appended to the column "column1" later on.

Before that, the abbreviation "AE" is to be placed in front of the company code.

For this purpose, the function "Prefix" with the parameter "AE" is created for the column "column2".

The column "column2" now contains the expression "AE" and the value of the accointing area.

In our import file, a few account designations "column3" contain the expressions "BK100", "BK200", "BK300". We remove these expressions with the help of the function "Remove". 

For this purpose, the function "Remove" with the parameter "BK100" is created for the column "column3".

Since we are dealing with three different expressions, we need another function for the parameters "BK200" and "BK300".

The expressions "BK100", "BK200" and "BK300" are now no longer displayed in the result.

In the import file, the name (column2) contains control characters in the form of "\\".

To remove these, the function "RemoveUnsupportedCharacters" is used for the columns "column2", without Parameter.

The control characters are no longer included in the preview and the import.

After a change in the previous system, the import file now contains the expression "Score" instead of "Result" for some names. This should not be imported into the report. The term should be replaced.

Für die betroffene Namensspalte „column3" wird die Funktion „Replace" mit dem Parameter „Scores,Results" anlegt.

In the preview and the later import, the affected lines now contain the expression "Results".

In the import file, an item does not have the name "column2". Based on the account number, it can be determined that it must be the name "Personnel Expenses".

For the name column "column2", the function "ReplaceEmptyWith" is created with the parameter "Personnel Expenses".

In the preview and the later import, the affected row now contains the expression "Personnel Expenses".

Since an update in the previous system, the delivered import file is sorted by description (column3).

For the processing of the further mapping we would like the sorting by accounting area (column2).

For this purpose, an entry for account number (column2) with the function "Sort" and the parameter "asc" is created as an entry in the data processing.

We can now carry out further processing of the mapping with the sorted column (column1).

In the import file, the name (column3) contains the entry "- BKnnn" for some items. 
The entry is to be removed, especially since the company code is specified in the column "column2".

We want to separate the name from the separator "-". The separation creates two expressions, of which we need the first expression.

The input for the column "column1" is therefore function "Split" with the parameter "-,1".

The preview now shows the names without the second part "- BKnn".

In the present import file, the name columns (column2) start with the expressions "DACH" or "EMEA". We do not want to import these.

Since the expressions have the same length at the beginning, we can take the name column from the sixth character. Since the names are not very long, we select the 40 characters after that.

The input for the column "column2" is therefore: Function "Substring" with the parameter "6,40". 

The number of characters to be taken over can be chosen longer than actual characters are present. It is therefore not necessary to determine the exact length.

In the preview and the later import, the unwanted expressions are now no longer present.

In the import file, the values per sub-item "Position" are delivered for the items in "column1".

The result should be the sum of all values per main position.

To get the desired result, two functions must be inserted:

The function "TakeOver" takes over the values of the previous row if there is no value. This is to be done for the column "Position". A parameter is not necessary. The function must be in the first position (Verarb. Index = 0).

The following function "Sum" then adds up the values of all items with the same name in the column "Position". In the example, this would be the sum of all records for "10H2", "50000000", etc.

In the preview, each group element is now displayed with the sum (EUR) of all sub-items.

Without the "TakeOver" function, a total sum would be formed for the empty columns (Programming).

In the present import file, the details for account (Position) and designation (Description) are not included in each row.

Since we also need the individual sub-items, the empty columns are to be filled with the previous values.

In this case, we need the function "TakeOver" for the columns Account (column1) and Designation (column2), each without parameters.

In the preview, the transferred values are now displayed and later also imported.

In the import file, some name columns (column2) have one or more spaces at the beginning.

This must of course be eliminated, as no table in the later document would have to be neatly arranged.

The input for the name column (column2) is quite simple. Trim" is selected as the function, a parameter is not necessary.