Benutzer anlegen und verwalten

Im Stammdatendialog Benutzer werden die GTC-Anwender periodenübergreifend administriert. Die wichtigsten Attribute der jeweiligen Benutzer wie z.B. die zugeordneten Rollen und Gesellschaften und die Kontaktdaten, sind zur Übersicht tabellarisch dargestellt. Es können beliebig viele Anwender angelegt werden.

Anwender, bei denen im Übersichtsdialog ein Warndreieck erscheint, sind für den Zugang zum GTC gesperrt. Diese Anwender müssen erst wieder durch einen Benutzer-Administrator freigeschaltet werden, z.B. in dem das Passwort zurückgesetzt wird.

Im Folgenden wird ein Überblick über die Eigenschaften eines User-Datensatzes gegeben.

User-ID

Die User-ID wird von dem System fortlaufend automatisch vergeben. Jede ID wird nur einmalig einem Benutzer zugewiesen. Auch nach dem Löschen des Benutzers wird die ID nicht wiederverwendet.

Login (*)

Der (GTC)-Loginname ist frei wählbar und kann aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Eine spätere Änderung nach der initialen Anlage des Benutzers ist möglich.

Vorname

Die Angabe des Vornamen ist optional.

Nachname (*)

Die Angabe des Nachnamens ist verpflichtend.

Beschreibung / Telefonnummer / E-Mail

Diese Angaben sind optional. Es ist empfehlenswert, Kontaktdaten zu hinterlegen. Dies gilt z.B. für Fälle in denen Benutzer in einer Gesellschaft arbeiten und der Zugriff auf die Gesellschaft für andere Benutzer dadurch gesperrt wird. Im Falle der Angabe von Kontaktdaten werden diese dann bei der entsprechenden Meldung (Gesellschaft wird gerade von Person Max Mustermann bearbeitet) angezeigt.

Ablaufdatum

Die Angabe eines Ablaufdatums (optional) ist sinnvoll, wenn z.B. externe Berater für einen begrenzten Zeitraum Zugriff zum GTC erhalten sollen. Das angegebene Datum ist der erste Tag, an dem der Zugang gesperrt ist.

Passwort / Passwort bestätigen (*)

Das Passwort muss durch den neu angelegten Benutzer nach dem erstmaligen Login in das GTC geändert werden. Das gilt auch dann, wenn für einen bereits bestehenden GTC-Benutzer das Passwort zurückgesetzt wird.

Elster-Zertifikat

Nach dem Klick auf den Button Anlegen wird der Benutzer in der GTC-Datenbank gespeichert. Anschließend kann für den Benutzer ein Elster-Zertifikat hinterlegt werden. Es wird jedoch empfohlen, dass die GTC-Anwender selbst ihr personengebundenes Elster-Zertifikat im Dialog Mein Profil hinterlegen. Diese Einstellung betrifft nur Benutzer, die für deutsche Gesellschaften aus dem GTC Steuererklärungen versenden möchten (Zusatzfunktion zum GTC-Standard).

Zuweisung von Rollen

Nach der initialen Anlage des neuen Benutzers kann die Zuweisung von Rechten bzw. Rollen erfolgen. Diese Zuweisung kann gesellschaftsindividuell (z.B. lokaler Gesellschaftsbetreuer) oder gesellschaftsübergreifend (z.B. Teilkonzernverantwortlicher) erfolgen.

Neben der manuellen Zuweisung von Rollen können die Einstellungen auch auf Grundlage bereits vorgenommener Benutzerkonfigurationen vorgenommen werden. Hierfür steht die Funktion Kopie auf Basis von zur Verfügung. Das Nutzen dieser Kopierfunktion kann z.B. sinnvoll sein, wenn mehrere Personen dieselben Gesellschaften betreuen und hierfür über dieselben Berechtigungen verfügen sollen. In diesem Fall muss die detaillierte Konfiguration nur einmalig vorgenommen werden.

Durch die Vergabe von individuellen Rollen wird eine sehr differenzierte Berechtigungsvergabe sichergestellt. Auf dieser Grundlage können auch Funktionstrennungen wie z.B. das Vier-Augen-Prinzip realisiert werden.

Rolle (*)

Die Rollen, die hier ausgewählt werden können, wurden zuvor im Stammdatendialog Rollen gepflegt.

So kann beispielsweise einem Wirtschaftsprüfer die entsprechende Rolle Auditor zugewiesen werden (nur Leserechte). 

Gesellschaft (*)

Jede Rolle kann auf eine (oder mehrere) Gesellschaften beschränkt werden.

Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass ausländische Wirtschaftsprüfer nur auf die jeweiligen Landesgesellschaften zugreifen können sollen.

Wird bei einer Zuordnung auf "Reporting Dimensionen" und / oder "Land" eingeschränkt, kann die Zuordnung bei der Gesellschaft auch auf (---) eingestellt werden. 

Reporting Dimension (*)

Die ausgewählte Rolle kann ebenfalls auf in den Stammdaten hinterlegte Reporting Dimensionen beschränkt werden. Falls keine Einschränkung erfolgen soll ist (---) zu wählen.

Land (*)

Rollen können auf Länder begrenzt werden. Falls keine Einschränkung erfolgen soll ist (---) zu wählen.

Beispiele für Rollenzuordnungen