Allgemeines

Im Stammdaten-Dialog Benutzer werden die GTC-Anwender periodenübergreifend administriert. Die wichtigsten Eigenschaften der jeweiligen Benutzer, wie beispielsweise die zugeordneten Rollen und Gesellschaften und die Kontaktdaten, sind zur Übersicht tabellarisch dargestellt. Es können beliebig viele Anwender angelegt werden.

Ansichten

Gesperrte Benutzer

Ab Version 21.10.00 werden gesperrte Benutzer in einer eigenen Liste angezeigt. Bis dahin wurden gesperrte Benutzer in der Liste der aktiven Benutzer durch ein vorangestelltes Warndreieck-Icon hervorgehoben.

Folgende Ansichten stehen dem Anwender in der Benutzerübersicht zur Verfügung:

Aktive
Gesperrte
Archivierte

Der Status "gesperrt" bedeutet, dass der Account des Benutzers grundsätzlich noch aktiv ist, jedoch derzeit nicht für einen Login genutzt werden kann. Das kann verschiedene Ursachen haben. So kann es sein, dass der Benutzer zu häufig ein falsches Passwort eingegeben oder sich längere Zeit nicht eingeloggt hat.

Eigenschaften

Im Folgenden wird ein Überblick über die Attribute eines User-Datensatzes gegeben.

Eigenschaft	Beschreibung
User-ID	Die User-ID wird von dem System fortlaufend automatisch vergeben. Jede ID wird nur einmalig einem Benutzer zugewiesen. Auch nach dem Löschen des Benutzers wird die ID nicht wiederverwendet.
Benutzername	Der Benutzername (Loginname) ist frei wählbar und kann aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Eine spätere Änderung nach der initialen Anlage des Benutzers ist möglich.
Vorname (optional)	Hier kann der Vorname des GTC-Anwenders erfasst werden.
Nachname	Hier wird der Nachname des GTC-Anwenders erfasst.
Beschreibung (optional)	Es ist empfehlenswert, Kontaktdaten zu hinterlegen. Dies gilt beispielsweise für Fälle in denen Benutzer in der Berechnung einer Gesellschaft arbeiten und der Zugriff auf die Gesellschaft für andere Benutzer dadurch gesperrt wird. Im Falle der Angabe von Kontaktdaten werden diese bei der entsprechenden Meldung ("Gesellschaft wird gerade von Person Max Mustermann bearbeitet") angezeigt. Die beteiligten Personen können sich leichter abstimmen.
Telefonnummer (optional)
E-Mail (optional)
Ablaufdatum (JJJJ-MM-TT) (optional)	Die Angabe eines Ablaufdatums ist sinnvoll, wenn zum Beispiel externe Berater für einen begrenzten Zeitraum Zugriff zum GTC erhalten sollen. Das angegebene Datum ist der erste Tag, an dem der Zugang gesperrt ist.
Kommentar (optional)	Dieses Feld steht dem Stammdaten-Pfleger für weitere Kommentare / Notizen zur Verfügung. Es wird dem Benutzer nicht im Dialog "Mein Profil" oder an anderen Stellen angezeigt.
Passwort / Passwort bestätigen	Das Passwort muss durch den neu angelegten Benutzer nach dem erstmaligen Login in das GTC geändert werden. Das gilt auch dann, wenn für einen bereits bestehenden GTC-Benutzer das Passwort zurückgesetzt wird.
Elster-Zertifikat (optional)	Nach dem Klick auf den Button Anlegen wird der Benutzer in der GTC-Datenbank gespeichert. Anschließend kann für den Benutzer ein Elster-Zertifikat hinterlegt werden. Es wird jedoch empfohlen, dass die GTC-Anwender selbst ihr personengebundenes Elster-Zertifikat im Dialog Mein Profil hinterlegen. Diese Einstellung betrifft nur Benutzer, die für deutsche Gesellschaften aus dem GTC Steuererklärungen versenden möchten (Zusatzfunktion zum GTC-Standard).

Zuweisung von Rollen

Nach der initialen Anlage des neuen Benutzers kann die Zuweisung von Rechten bzw. Rollen erfolgen. Diese Zuweisung kann gesellschaftsindividuell (z.B. lokaler Gesellschaftsbetreuer) oder gesellschaftsübergreifend (z.B. Teilkonzernverantwortlicher) erfolgen.

Neben der manuellen Zuweisung von Rollen können die Einstellungen auch auf Grundlage bereits vorgenommener Benutzerkonfigurationen vorgenommen werden. Hierfür steht die Funktion Kopie auf Basis von zur Verfügung. Das Nutzen dieser Kopierfunktion kann z.B. sinnvoll sein, wenn mehrere Personen dieselben Gesellschaften betreuen und hierfür über dieselben Berechtigungen verfügen sollen. In diesem Fall muss die detaillierte Konfiguration nur einmalig vorgenommen werden.

Durch die Vergabe von individuellen Rollen wird eine sehr differenzierte Berechtigungsvergabe sichergestellt. Auf dieser Grundlage können auch Funktionstrennungen wie z.B. das Vier-Augen-Prinzip realisiert werden.

Eigenschaft	Beschreibung
Rolle	Die Rollen, die hier ausgewählt werden können, wurden zuvor im Stammdatendialog Rollen gepflegt. So kann beispielsweise einem Wirtschaftsprüfer die entsprechende Rolle Auditor zugewiesen werden (nur Leserechte).
Gesellschaft	Jede Rolle kann auf eine (oder mehrere) Gesellschaften beschränkt werden. Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass ausländische Wirtschaftsprüfer nur auf die jeweiligen Landesgesellschaften zugreifen können sollen. Wird bei einer Zuordnung auf "Reporting Dimensionen" und / oder "Land" eingeschränkt, kann die Zuordnung bei der Gesellschaft auch auf (---) eingestellt werden.
Reporting Dimension	Die ausgewählte Rolle kann ebenfalls auf in den Stammdaten hinterlegte Reporting Dimensionen beschränkt werden. Falls keine Einschränkung erfolgen soll ist (---) zu wählen.
Land	Rollen können auf Länder begrenzt werden. Falls keine Einschränkung erfolgen soll ist (---) zu wählen.

Die Zuweisung der Gesellschaft --- gilt nur im Stammdatenbereich als Zuweisung aller Gesellschaften. Die Zuweisung einer Rolle mit Bewegungsdatenberechtigungen muss immer im Kontext einer Gesellschaft/Reporting Dimension/Land geschehen. Möchte man einen Benutzer für alle Gesellschaften berechtigen, kann dies über einzelne Zuweisungen oder die Funktion "kaskadierend" erfolgen.

Sollten bei Ihnen die Optionen Reporting Dimension und Land nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich gerne an unsere Hotline.

Beispiele für Rollenzuordnungen

Rolle	Gesellschaft	Reporting Dimension	Land	Ergebnis
Bearbeiter Einzelgesellschaft	A0001 A1001 B3001	---	---	Der Anwender kann genau die drei angegebenen Gesellschaften bearbeiten.
Bearbeiter Einzelgesellschaft (cascading)	A0001	---	---	Der Anwender kann die Gesellschaft A0001 und alle Gesellschaften, die in der Konzernstruktur unter der Gesellschaft A0001 hängen, bearbeiten.
Bearbeiter Einzelgesellschaft	---	---	Deutschland	Der Anwender kann alle Gesellschaften, die dem Land "Deutschland" zugeordnet sind, bearbeiten.
Bearbeiter Einzelgesellschaft	---	Geschäftsbereich Chemie	Deutschland	Der Anwender kann alle Gesellschaften, die dem Land "Deutschland" oder der Reporting Dimension "Geschäftsbereich Chemie" zugeordnet sind, bearbeiten.
Bearbeiter Einzelgesellschaft	---	---	---	Falls die Rolle auch Stammdatenberechtigungen beinhaltet, kann der Anwender alle diese Stammdaten einsehen. Bewegungsdaten hingegen sind nicht aufrufbar.