Quell- und Zieldokument

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Im Assistenten wird im Bereich „Dokument fortschreiben" als „Quell Dokument“ automatisch der Name des aktuellen, fortzuschreibenden Dokumentes angezeigt.

Eine Änderung des Namens des Quell Dokumentes ist nicht möglich, fortgeschrieben werden kann also grundsätzlich nur das aktuell geöffnete SmartNotes-Dokument.

Der unter „Ziel Dokument“ eingetragene Name gibt den Namen des neuen Dokumentes wieder, so wie er in der Dokumentenübersicht der Dokumentverwaltung angezeigt werden wird.

Als Standardwert ist der Name des aktuellen Dokumentes eingetragen. Der Name kann jedoch vom Benutzer frei angepasst werden. Bei der Vergabe des Namens bestehen keine Einschränkungen in Bezug auf Sonderzeichen oder Mindestlänge.

Stichtag

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Der Stichtag wird automatisch vom aktuellen Dokument [Quell Dokument] übernommen und um ein Jahr vorgeschoben, kann jedoch auch manuell angepasst werden. Dazu kann die zugehörige Kalenderfunktion genutzt werden, „Dokument fortschreiben“. Alternativ können mit einem Linksklick auf den Tag beziehungsweise das Jahr diese direkt manuell angepasst werden. Weitere Änderungen an den Dokumentendetails können nach Anfertigung des fortgeschriebenen Dokumentes in der Dokumentverwaltung vorgenommen werden.

Sind in dem ursprünglichen Dokument Formatvorlagen für die Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien enthalten, so werden diese automatisch in das Folgedokument übernommen. Eine Fortschreibung der Historie findet nicht statt. Zusätzlich besteht im Assistenzbereich „Perioden Optionen“ die Auswahlmöglichkeit ob die Werte, Kommentare und Positionen in den Fortschreibungsprozess eingeschlossen werden sollen, „Dokument fortschreiben“.

Die Auswahl kann über die Checkboxen in der jeweiligen Spalte getroffen werden. Für weitere Informationen siehe „".

Die Programmierungen in den Excel-Dateien des fortgeschriebenen Dokumentes [z.B. die Spaltenüberschriften der Tabellen] werden automatisch fortgeschrieben und angepasst. So wird bspw. die Zelle „sn_year“ automatisch das neue Bezugsjahr enthalten.

Falls im ursprünglichen [dem fortzuschreibenden] Dokument Referenzen auf Berichtswerte innerhalb desselben Dokumentes existieren, so sind diese im fortgeschriebenen Dokument ebenfalls enthalten. Referenzen auf Berichtswerte eines anderen Dokumentes müssen bei der Erstellung eines Nachfolgedokumentes gesondert beachtet und ggfs. manuell nachgetragen werden.

Zielperiode

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In der Spalte „Zielperiode“ ist es möglich die Perioden des Quell Dokumentes manuell für das fortzuschreibende Dokument zu definieren. Dies geschieht mit Hilfe eines Dropdown-Menüs, welches mit einem Linksklick aufgerufen werden kann.

Dokumentwerte Mapping

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Das Fortschreiben des Dokumentes wird über den Button „Fortschreiben“ angestoßen. In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Dokument kopieren“ muss der Fortschreibungsprozess über den Button „Ja“ noch einmal bestätigt oder über den Button „Nein“ abgebrochen werden.

Der Assistent zum Fortschreiben des Dokumentes fertigt an dieser Stelle eine Kopie des aktuellen Dokumentes an. Die Dauer des Prozesses hängt vom Umfang des fortzuschreibenden Dokumentes und der Auslastung des Servers ab.

Berichtsdaten, die nicht vorgerollt werden können, werden vor dem Fortschreiben des Dokuments angezeigt. Ein typischer Grund ist eine nicht übereinstimmende von aktuellem Jahr und Vorjahr.

Nach dem Start der Fortschreibung öffnet sich automatisch der Assistent „Remote Worker Übersicht“. Alternativ kann der Assistent über den Button „Remote Worker Übersicht öffnen“ gestartet werden. Für weitere Informationen siehe .

Zum Wechseln in das neu angelegte Dokument siehe „".