Kapitelname

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In der Spalte „Kapitelname“ wird die Dokumentstruktur des geöffneten Dokumentes dargestellt. Hier werden alle angelegten Kapitel und Unterkapitel mit Nummerierung und Bezeichnung aufgeführt.
Hat ein Kapitel ein oder mehrere Unterkapitel, so erscheint links vom Namen ein „+“ oder „-“ Zeichen, über welche die Unterkapitel ein- oder ausgeblendet werden können. Alternativ kann die Tastenkombination „Strg“ und „+“ bzw. „-“ verwendet werden.

Befüllungsart

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Die Spalte „Befüllungsart“ gibt Auskunft über den Modus, also die Art, der Befüllung der angelegten Excel-Dokumente der einzelnen Kapitel. Der Modus einer Excel-Tabelle wird von SmartNotes automatisch vergeben und zwar auf Basis der hinterlegten Programmierung in der Excel-Tabelle. Die Befüllungsart kann vom Benutzer nicht vergeben oder geändert werden.

Bei der Anzeige werden folgende Befüllungsarten unterschieden:

Im Modus „Automatisch“ [„automatic“] ist die Excel-Tabelle so programmiert, dass sie automatisch von SmartNotes mit Berichtswerten befüllt wird. Die Berichtswerte entsprechen hierbei den in SmartNotes importierten Positionen [Konten] des Konsolidierungssystems oder werden durch Rechenoperationen mehrerer Positionen zusammengesetzt. Manuelle Änderungen an den einzelnen Berichtswerten sollten ausschließlich im Rundungsformular vorgenommen werden.
Im Modus „Halbautomatisch" [„semi-automatic“] ist die Excel-Tabelle so programmiert, dass mindestens ein Berichtswert manuell im Rundungsformular oder in der Excel-Tabelle eingepflegt wird. Die manuell gepflegten Berichtswerte sollten möglichst im Rundungsformular eingetragen und bearbeitet werden. Zusätzlich werden Berichtswerte automatisch von SmartNotes über Positionen aus der Datenbank befüllt.
Im Modus „Manuell" [„manual“] ist die Excel-Tabelle so programmiert, dass alle Berichtswerte des Excel-Dokumentes manuell im Rundungsformular oder in der Excel-Tabelle gepflegt werden müssen. Eine automatische Befüllung von Berichtswerten über Positionen findet nicht statt.
Im Modus „Excel" [„Excel“] ist die Programmierspalte mit mindestens einer #e-Programmierung befüllt. Die #e-Programmierungen werden für Verknüpfungen von Zahlen verwendet, die über Excel-Add-ins oder über Verweise auf andere Arbeitsblätter eingeladen werden. Diese Zahlen sind starre Werte, sie aktualisieren sich nur beim Öffnen der Excel-Datei.
Ist in einer Excel-Tabelle keine Programmierung hinterlegt, so ist in der Spalte „Befüllungsart“ für dieses Kapitel nichts eingetragen. Diese Tabellen werden ausschließlich in Excel selbst bearbeitet und stehen nicht unter der Verwaltung von SmartNotes. D.h. dass sie nicht über den Rundungsassistenten bearbeitet werden können und zu den vorhandenen Werten keine Historie gepflegt wird.

Status

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Die Spalte „Status“ gibt mit der enthaltenen Statusanzeige Auskunft über den aktuellen Bearbeitungstand des jeweiligen Kapitels eines Dokumentes. Dieser setzt sich aus der Statussymbolfarbe, der Statusnummer und dem Zeitstempel [Datum und Uhrzeit] der letzten Änderung zusammen. Die Nutzung der Statusstufen ist an das Berechtigungskonzept von SmartNotes gekoppelt und bildet den Workflow innerhalb der Berichtserstellung ab.

Ändern der Statusstufe

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Die Statusstufe eines Kapitels kann im Cockpit durch einen berechtigten Nutzer manuell verändert werden. Durch einen Rechtsklick auf das entsprechende Kapitel öffnet sich das Kontextmenü. Unter dem Menüpunkt "Status ändern" kann anschließend die Statusstufe angepasst werden.

Das Verändern der einzelnen Statusstufen ist an das Berechtigungskonzept von SmartNotes gebunden und die Auswahlmöglichkeit der vorhandenen Statusstufen hängt von der Rolle des angemeldeten Nutzers ab. Alle von dem Nutzer nicht auswählbaren Statusstufen werden ausgegraut angezeigt.

Benutzer, die beispielsweise keine Berechtigung zur Qualitätssicherung von Kapiteln besitzen, können diese auch nicht in eine entsprechende Statusstufe setzen.

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Hier zu sehen ist eine Beispielkonfiguration für die Statusanzeige, um dessen Möglichkeiten aufzuzeigen. Grundsätzlich ist der dargestellte Workflow mit seinen verschiedenen Statusstufen kundenindividuell und beliebig komplex aufbaubar.

Statusstufe 1 ist mit der Farbe Rot und der Bezeichnung „Initial Input“ dargestellt. Dies bedeutet, dass sich mindestens ein Wert der zugehörigen Tabelle[n] durch einen Datenimport geändert hat. Diese Stufe [„Import Status“] kann bei der Veränderung eines Wertes durch einen Datenimport automatisch von SmartNotes gesetzt werden.
Statusstufe 2 mit der Farbe Gelb und der Bezeichnung „In Progress“ zeigt an, dass die Office-Dokumente des Kapitels derzeit noch in Bearbeitung sind. Diese Statusstufe wird manuell vergeben, wenn sich ein Office-Dokument eines Kapitels noch in Bearbeitung befindet beziehungsweise automatisch von SmartNotes gesetzt, nachdem manuelle Änderungen an Berichtsdaten in einem Kapitel mit der Statusstufe 1 vorgenommen wurden
Statusstufe 3 mit der Farbe Grau und der Bezeichnung „QA“ zeigt an, dass die Office-Dokumente des Kapitels von dem für die Erstellung des Kapitels verantwortlichen Benutzer fertig bearbeitet und zur Qualitätssicherung durch das Rechnungswesen freigegeben sind beziehungsweise die Qualitätssicherung durch das Rechnungswesen gerade durchgeführt wird.
Statusstufe 4 mit der Farbe Grün und der Bezeichnung „Report Completed“ bedeutet, dass das jeweilige Kapitel fertiggestellt und geprüft ist. Sind alle Kapitel eines Dokumentes mit der Statusstufe 5 versehen, steht die finale Version eines Dokumentes bereit.

Letzte Datenänderung

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Die Spalte „letzte Datenänderung“ gibt den Zeitpunkt [Datum und Uhrzeit] der letzten Datenänderung an der hinterlegten Excel-Tabelle an. Der Zeitstempel ändert sich bei jedem Speichern [Einchecken] der Excel-Datei, beim Speichern von Änderungen im Rundungsformular und bei einem neuen Datenimport

Validierung

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Validierungen dienen dazu, mögliche Abweichungen von gleichen Werten innerhalb eines Dokumentes auf einen Blick zu erfassen. So kann zum Beispiel der Wert einer Positionsnummer aus der SmartNotes-Datenbank mit der Summe der Berichtswerte, aus denen sich diese Positionsnummer zusammensetzt, validiert werden. Validierungen können dabei sowohl für Werte innerhalb einer einzelnen Excel-Tabelle als auch zwischen zwei verschiedenen Excel-Tabellen angelegt werden. Für weitere Informationen siehe „“.

Die Spalte „Validierung“ zeigt für jeden einzelnen Schnipsel die Anzahl der angelegten Validierungen an [hintere Zahl; Bsp. 0/1] und wie viele dieser Validierungen aufgehen [vordere Zahl; Bsp. 0/1].

Gehen alle Validierungen eines Kapitels auf, so wird dies durch einen grünen Haken in der Validierungsspalte angezeigt. Geht mindestens eine Validierung nicht auf, so wird statt des grünen Hakens ein rotes Ausrufungszeichen angezeigt. Die Berichtswerte [Zahlenmaterial] des betroffenen Excel-Dokumentes [Tabelle] müssen dann kontrolliert und gegebenenfalls manuell korrigiert werden.

Excel, Word und Powerpoint

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Die in SmartNotes für die einzelnen Kapitel eines Dokumentes hinterlegten Office-Dokumente [Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien] werden im Cockpit durch unterschiedliche Symbole sowie dem Zeitpunkt der letzten Änderung charakterisiert und in den jeweiligen Spalten [Excel, Word und PowerPoint] angezeigt.

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Übersicht der einzelnen Symbole

Beschreibung	Icon	Bedeutung
Excel 2007 Symbol		Excel-Dokument ist im xlsx-Format hinterlegt.
Excel 2003 Symbol		Excel-Dokument ist im xls-Format hinterlegt.
Kleines Excel-Symbol auf weißem Blatt Papier		Excel-Dokument ist hinterlegt, wird aber nicht von SmartNotes verwaltet.
Word 2007 Symbol		Word-Dokument ist im docx-Format hinterlegt.
Word 2003 Symbol		Word-Dokument ist im doc-Format hinterlegt.
Lila Word-Symbol		Word-Dokument wird referenziert.
Braunes Word-Symbol		Word-Dokument ist in einer anderen Sprache hinterlegt.
PowerPoint 2007 Symbol		PowerPoint-Dokument ist im pptx-Format hinterlegt.
PowerPoint 2003 Symbol		PowerPoint-Dokument ist im ppt-Format hinterlegt.
Rotes Office-Symbol		Fehler im hinterlegten Dokument. Das Icon richtet sich nach dem betroffenen Dateitypen.
Vorhängeschloss		Dokument wird momentan von einem anderen Benutzer bearbeitet und ist für den Schreibzugriff gesperrt.
Graues Office-Symbol		Es ist kein Office-Dokument für das jeweilige Kapitel hinterlegt. Das Icon richtet sich nach dem betroffenen Dateitypen.
Graues Office-Symbol mit Fragezeichen		Fehlende Berechtigung das Office-Dokument zu lesen bzw. zu bearbeiten. Das Icon richtet sich nach dem betroffenen Dateitypen.

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Ist kein Excel-, Word- oder PowerPoint-Dokument für ein Kapitel hinterlegt, dann wird das jeweilige Symbol ausgegraut dargestellt.

Letzter Bearbeiter

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In der Spalte „letzter Bearbeiter“ werden der Name und der Login-Name desjenigen Benutzers angezeigt, welcher eines der zugehörigen Office-Dokumente zuletzt gespeichert [eingecheckt] hat.

Letzter Kommentar

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In der Spalte „Letzter Kommentar“ werden der jeweils letzte von einem Benutzer hinterlegte Kommentar oder auch Änderungen des Status eines Kapitels angezeigt.

Anhänge

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SmartNotes bietet die Möglichkeit beliebig viele Anhänge zu einzelnen Kapiteln einzufügen. Es können sowohl sämtliche Dateitypen als auch Links als Anhang hinterlegt werden. Es kann eine Größenbegrenzung bis zu 10 MB pro Datei in den Systemeinstellungen festgelegt werden, der Standardwert beträgt 3MB . Um einen Anhang zu hinterlegen, wird zunächst das gewünschte Kapitel mit einem Linksklick markiert und anschließend das Kontextmenü mit einem Rechtsklick geöffnet. Der Unterpunkt „Anhänge anzeigen“ ruft den Assistenten zur Anhangsverwaltung auf. Alternativ kann auch ein Doppelklick in die Spalte „Anhänge“ des gewünschten Kapitels ausgeführt werden.

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Daraufhin öffnet sich der Assistent zum Verwalten und Einfügen von Anhängen. Im Assistenzbereich „Anhänge“ werden alle Anhänge mit den Detailinformationen Name und Erstellungszeitpunkt aufgelistet. Die Spalten können durch einen Linksklick auf den jeweiligen Spaltenkopf auf Basis des Spalteninhalts in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden. Mit einem weiteren Mausklick werden die Zeilen in absteigender Reihenfolge sortiert. Die Spalte nach der sortiert wird und die Art der Sortierung werden durch ein Dreieck am rechten Rand bzw. in der Mitte des jeweiligen Spaltenkopfes angezeigt.

Das Bearbeiten von bereits angelegten Anhängen ist grundsätzlich nicht möglich. Soll bspw. der Name eines Anhangs geändert werden, so muss der betreffende Anhang zunächst gelöscht und anschließend neu angelegt werden. Wenn die Verwaltung der Anhänge abgeschlossen ist, kann der Assistent mit dem Button „Schließen“ verlassen werden.

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Erst mit dem Speichern der Änderungen werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt.

Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, den Assistenten zur Anhangsverwaltung zu schließen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten.

Neuen Anhang anlegen

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Zum Anlegen eines neuen Anhangs wird der Button „“ verwendet.

Im unteren Assistenzbereich „Anhangs Informationen“ kann anschließend ein Name für den anzulegenden Anhang vergeben sowie eine Datei oder ein Link bestimmt werden, der als Anhang hinterlegt wird. Die Angabe eines neuen Namens bzw. einer neuen Bezeichnung ist optional, wird kein Name vergeben, so verwendet SmartNotes automatisch den Namen der Datei bzw. des Links. Bei der Vergabe des Namens bestehen keine Einschränkungen in Bezug auf Sonderzeichen oder Mindestlänge. Wird nur ein Name vergeben und keine Datei oder ein Link eingebunden, dann erscheint ein Hinweis auf fehlerhafte Eingabe.

Datei anhängen

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Um eine [lokale] Datei für das ausgewählte Kapitel zu hinterlegen, wird der Button „Datei laden“ verwendet.

Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, um eine [lokale] Datei auszuwählen. Es gibt keine Beschränkungen in Bezug auf Dateitypen, so dass jede beliebige Datei als Anhang eingebunden werden kann.

Sind alle Einstellungen für den neuen Anhang vorgenommen, so kann dieser über den Button „Zur Liste hinzufügen“ temporär gespeichert werden. Der neue Anhang wird anschließend in der Übersicht „Anhänge“ angezeigt und es können weitere Funktionen des Assistenten genutzt werden.

Link anhängen

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Link anhängen

Um einen Link für das ausgewählte Kapitel zu hinterlegen, wird der Button „Link einfügen“ verwendet.

Daraufhin öffnet sich ein weiterer Assistent, der zwei Möglichleiten zum Einbinden eines Links anbietet. Als erste Möglichkeit kann im Feld „URL“ eine Webadresse oder ein [lokaler] Dateipfad manuell eingetragen werden. Als zweite Möglichkeit kann der rechts neben dem URL-Feld gelegene Button zum Öffnen eines Explorer-Fensters genutzt werden. Es gibt keine Beschränkungen in Bezug auf Dateitypen, so dass jede beliebige Datei als Anhang eingebunden werden kann.

Um den eingetragenen Link bzw. die ausgewählte Datei zu bestätigen, wird der Button „Senden“ verwendet. Sind alle Einstellungen für den neuen Anhang vorgenommen, so kann dieser über den Button „Zur Liste hinzufügen“ temporär gespeichert werden. Der neue Anhang wird anschließend in der Übersicht „Anhänge“ angezeigt und es können weitere Funktionen des Assistenten genutzt werden.

Anhang löschen

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Zum Löschen eines vorhandenen Anhangs kann dieser in der Übersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden.

Tags

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In der Spalte „Tags“ finden Sie eine Übersicht der vom User gesetzten Tags innerhalb der Kapitel

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