Benutzer anlegen

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Über den Menüpunkt „Benutzer" lässt sich die Benutzerverwaltung aufrufen. Außerdem ist die Benutzerverwaltung auch aus der Berichtsübersicht, die sich beim Start von SmartNotes automatisch öffnet, erreichbar. Siehe dazu Kapitel „Dialog Verfügbare Dokumente“.

Alternativ kann der Button „Benutzerverwaltung“ in der Werkzeugleiste verwendet werden.

Mit einem Klick auf „Neuen Eintrag anlegen" lassen sich neue Benutzer hinzufügen.

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Im Assistenzbereich „Mitglied folgender Gruppen …“ erscheint links neben den Namen der vorhandenen Benutzergruppen eine Checkbox. Über diese kann ausgewählt werden, welchen Benutzergruppen der neue Nutzer angehören soll.

Im unteren Assistenzbereich „Benutzerdetails“ können der Benutzername, die E-Mail-Adresse, die Abteilung sowie der Vor- und Nachname des neuen Benutzers angegeben werden. Der Benutzername ist eine Pflichtangabe. Wird dieser nicht vergeben, so erscheint neben dem Textfeld ein entsprechender Hinweis. Bei der Vergabe des Namens darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen.

Um den neuen Nutzer temporär in die Benutzerübersicht zu übernehmen, kann in die Benutzerübersicht geklickt und der anschließend erscheinende Dialog „Speichern“ bestätigt werden. Alternativ kann direkt der Button „Zur Liste hinzufügen“ verwendet werden. Der neue Benutzer erscheint anschließend als neuer Eintrag in der Benutzerübersicht.

Benutzer bearbeiten

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Um einen Nutzer zu bearbeiten, genügt ein Linksklick auf „Ausgewählten Eintrag bearbeiten". Alternativ kann der Benutzer mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Eine Änderung des Benutzernamens ist aus Sicherheitsgründen nur in Kombination mit der Änderung, also Rücksetzung, des Passworts möglich. Das Textfeld wird daher zu diesem Zeitpunkt noch ausgegraut dargestellt.

Zum endgültigen Speichern der vorgenommenen Änderungen wird der Button „Speichern“ verwendet. Temporär vorgehaltene Listeneinträge erscheinen anschließend schwarz in den Übersichten und das Speichern wird zusätzlich durch einen Hinweis bestätigt.

Wenn die Verwaltung der Benutzer abgeschlossen ist, kann der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen werden.

SSO Benutzer anlegen

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Die Checkbox „SSO Benutzer anlegen [ohne Passwort]“ ermöglicht die Anlage des Nutzers als Single Sign-on Nutzer. Das bedeutet, dass beim Starten von SmartNotes eine separate Anmeldung mit Benutzername und Passwort nicht notwendig ist, sondern die Anmeldung automatisch mit der Windows-Kennung erfolgt. Zur Nutzung der SSO Anmeldung muss diese explizit auf dem Server freigeschaltet werden. Bei der Anlage eines SSO Benutzers, muss der Domänenname und die Windows Kennung Bestandteil des Benutzernamens sein und durch ein „\" getrennt sein. Beispiel: „Domäne\Max.Mustermann".

Zugang abgeschaltet

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Die Checkbox „Zugang abgeschaltet“ ermöglicht es, ein Benutzerkonto [vorübergehend] stillzulegen. Der betroffene Nutzer kann sich fortan nicht mehr in SmartNotes anmelden.

Hinweis: Das Abschalten von Benutzerzugängen hat Einfluss auf die Anzahl der verwendeten Lizenzen. Nur ein aktives Benutzerkonto wird als eine Lizenz gewertet.

2 Faktor Authentifizierung

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Die Checkbox „2FA Enabled" aktiviert die in SmartNotes. Diese Funktion steht ab der Version 2.9 zur Verfügung.

Passwort zurücksetzen

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Über den Button „Passwort zurücksetzen“ wird das Passwort des Benutzers zurückgesetzt, was durch eine weitere Sicherheitsabfrage bestätigt werden muss. Zusätzlich wird das Textfeld für den Benutzernamen freigeschaltet, dieser kann anschließend geändert werden.

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Der betroffene Anwender wird dann beim nächsten Einloggen aufgefordert, ein neues Passwort zu vergeben.

Berechtigungen kopieren

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Um die Vergabe von Berechtigungen zu vereinfachen, können über den Button „Berechtigungen kopieren“ für einen Benutzer die Berechtigungen eines anderen, bereits angelegten Benutzers übernommen werden.

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Nach der Auswahl des Nutzers, auf den die Berechtigungen übertragen werden sollen, in der Benutzerübersicht und einem Linksklick auf den Button „Berechtigungen kopieren“ öffnet sich der Dialog „Benutzerberechtigungen kopieren“. Dieser enthält eine Liste aller bereits in SmartNotes angelegten User, von denen die Berechtigungen kopiert werden können. Nach der Auswahl des gewünschten Benutzers mittels Linksklick können die Berechtigungen über den Button „Berechtigungen kopieren“ kopiert werden.

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Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob die derzeitigen Berechtigungen des zu bearbeitenden Benutzers vor dem Kopiervorgang gelöscht werden sollen. Werden die ursprünglichen Berechtigungen nicht gelöscht, dann werden die aktuellen Berechtigungen des Nutzers um die neuen, zu kopierenden Berechtigungen ergänzt. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn der Benutzer momentan mehr Berechtigungen besitzt als der Nutzer, dessen Rechte kopiert werden sollen. Für weitere Informationen siehe Kapitel „.

Um die Änderungen temporär zu übernehmen, kann anschließend in die Benutzerübersicht geklickt werden, der Benutzer wird anschließend als blauer Eintrag in der Übersicht dargestellt.

Benutzer aus ActiveDirectory übernehmen

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SmartNotes ermöglicht es SmartNotes-Benutzer aus dem AcitveDirectory zu übernehmen. Dabei werden für jeden Domäne-Benutzer ein entsprechender SSO SmartNotes-Benutzer angelegt. Dieses erfolgt durch das Anknüpfen der Benutzergruppen an die ActiveDirectory-Gruppen. Siehe dazu Kapitel „“.