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Excel-Dateien stellen die zentrale Basis zur Nutzung von Berichtsdaten aus dem Konsolidierungssystem dar. Bestimmte Zellbereiche können durch die Verwendung von Ausgabebereichen in Word- oder PowerPoint-Dateien übertragen werden.

Für jedes Kapitel eines SmartNotes-Dokumentes kann jeweils eine Excel-Datei hinterlegt werden. Excel-Dokumente können grundsätzlich nach ihrer Befüllungsart unterschieden werden. Diese bezeichnet den Modus, also die Art, wie Berichtswerte aus der SmartNotes-Datenbank in Excel-Tabellen eingebunden werden beziehungsweise wie Excel-Tabellen gepflegt werden.

Der Modus einer Excel-Tabelle wird von SmartNotes automatisch vergeben und zwar auf Basis der Programmierungsangaben in der Tabelle. Die Befüllungsart kann vom Benutzer nicht vergeben oder geändert werden. Im Cockpit wird sie in der gleichnamigen Spalte angezeigt.

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Bei der Anzeige werden folgende Befüllungsarten unterschieden:

• Im Modus „Automatisch“ [„automatic“] ist die Excel-Tabelle so programmiert, dass sie automatisch von SmartNotes mit Berichtswerten befüllt wird. Die Berichtswerte entsprechen hierbei den in SmartNotes importierten Positionen [Konten] des Konsolidierungssystems oder werden durch Rechenoperationen mehrerer Positionen zusammengesetzt. Manuelle Änderungen an den einzelnen Berichtswerten sollten ausschließlich im Rundungsformular vorgenommen werden.

• Im Modus „Halbautomatisch" [„semi-automatic“] ist die Excel-Tabelle so programmiert, dass mindestens ein Berichtswert manuell im Rundungsformular oder in der Excel-Tabelle eingepflegt wird. Die manuell gepflegten Berichtswerte sollten möglichst im Rundungsformular eingetragen und bearbeitet werden. Zusätzlich werden Berichtswerte automatisch von SmartNotes über Positionen aus die Datenbank befüllt.

• Im Modus „Manuell" [„manual“] ist die Excel-Tabelle so programmiert, dass alle Berichtswerte des Excel-Dokumentes manuell im Rundungsformular oder in der Excel-Tabelle gepflegt werden müssen. Eine automatische Befüllung von Berichtswerten über Positionen findet nicht statt.

• Ist in einer Excel-Tabelle keine Programmierung hinterlegt, so ist in der Spalte „Befüllungsart“ für dieses Kapitel nichts eingetragen. Diese Tabellen sind rein manuelle Tabellen und werden ausschließlich in Excel selbst bearbeitet und stehen nicht unter der Verwaltung von SmartNotes. D.h. dass sie nicht über den Rundungsassistenten bearbeitet werden können und zu den vorhandenen Werten keine Historie gepflegt wird.

• Ab Version 2.9: Im Modus [„excel“] enthält die Tabelle externe Excel-Werte, also „#e"-Programmierungen. 

Wie bei der Dokumentenpflege in Excel vorzugehen ist, wird in den folgenden Kapiteln erklärt.

Excel files are the central basis for using report data from the consolidation system. Certain cell ranges can be transferred to Word or PowerPoint files by using output ranges.

An Excel file can be stored for each chapter of a SmartNotes document. Excel documents can basically be differentiated according to their filling mode. This designates the mode, i.e. the way in which report values from the SmartNotes database are integrated into Excel tables or how Excel tables are maintained.

The mode of an Excel table is assigned automatically by SmartNotes on the basis of the programming information in the table. The filling mode cannot be assigned or changed by the user. It is displayed in the cockpit in the column of the same name.

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The following filling modes are distinguished in the display:

• In the mode "automatic" the Excel table is programmed in such a way that it is automatically filled with report values by SmartNotes. The report values correspond to the items [accounts] of the consolidation system imported into SmartNotes or are composed by arithmetic operations of several items. Manual changes to the individual report values should only be made in the Data View.

• In the "semi-automatic" mode, the Excel spreadsheet is programmed so that at least one report value is entered manually in the Data View or in the Excel spreadsheet. The manually maintained report values should be entered and edited in the Data View if possible. In addition, report values are automatically populated from the database by SmartNotes via items.

• In the "manual" mode, the Excel spreadsheet is programmed so that all report values of the Excel document must be maintained manually in the Data View or in the Excel spreadsheet. An automatic filling of report values via positions does not take place.

• If no programming is stored in an Excel table, nothing is entered in the column "Filling type" for this chapter. These tables are purely manual tables and are edited exclusively in Excel itself and are not under the management of SmartNotes. This means that they cannot be edited via the Data View and no history is maintained for the existing values.

• As of Version 2.9: In Modue [„excel“] the table contains external Excel values, „#e" programming. 

How to proceed with document maintenance in Excel is explained in the following chapters.