Einfügen von Textvariablen

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SmartNotes stellt die Möglichkeit zur Verfügung, Textvariablen – wie aus Word bekannt – auch in Excel zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel .
Bei den Dokumentvariablen handelt es sich um Textbausteine sowie Dokumentvariablen, die nach ihrer Erstellung in der Dokumentvariablenverwaltung komfortabel in jede Excel- und Word-Datei des aktuellen Dokumentes eingefügt werden können. Häufig verwendete Objekte oder Formulierungen können zur Arbeitserleichterung dokumentenweit angelegt und an jeder beliebigen Stelle einer Excel-Datei über das SmartNotes Ribbon abgerufen und eingefügt werden. Ein sinnvoller Anwendungsfall wären beispielsweise Gesellschaftsnamen in Verbindung mit unserem .

Zum Einfügen einer hinterlegten Dokumentvariable wird eine beliebige Zelle in der Excel-Datei selektiert und anschließend der Button „Textvariable einfügen“ im SmartNotes Ribbon von Excel verwendet.

Dadurch öffnet sich der Assistent „Dokumentvariablen“. Hier werden alle bereits angelegten Dokumentvariablen mit den Detailinformationen Name, Wert und Beschreibung aufgelistet.

Bei den drei Einträgen „Aktuelles Jahr [Jahreszahl]“, „Vergangenes Jahr [Jahreszahl]“ und „Stichtag“ handelt es sich um Standardvariablen, die immer zur Verfügung stehen und auf den Stichtag des SmartNotes-Dokumentes Bezug nehmen. Diese drei Variablen werden grundsätzlich nicht in der Dokumentvariablenverwaltung angezeigt, sondern erscheinen nur im Assistenten zum Einfügen.

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Wenn das Einfügen einer Variable abgebrochen werden soll, kann der Assistent jederzeit über den Button „Abbrechen“ verlassen werden.

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Zum Einfügen wird die gewünschte Dokumentvariable mit einem Linksklick in der Übersicht ausgewählt und anschließend der Button „Dokumentvariable einfügen“ verwendet. Dadurch wird der Assistent automatisch geschlossen und die ausgewählte Variable erscheint in der selektierten Zelle. Variablen werden grundsätzlich genauso eingefügt, wie sie angelegt worden sind, also ohne eine spezielle Formatierung. Allerdings ist es an dieser Stelle nun möglich, die Dokumentvariable mit den Formatierungsoptionen von Excel zu verändern.

Bitte beachten Sie, dass der technische Name der Dokumentvariable keinen Unterstrich „_“ enthalten darf. In diesem Fall kann die Dokumentvariable nicht in Excel eingefügt werden.

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In einer Excel Datei kann jede Dokumentvariable nur einmal eingefügt werden. Im Excel-Namensmanager kann sie bei Bedarf gelöscht werden.

Eingabefeld „Filter“

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Über das Eingabefeld „Filter“ kann ein Filterwert für die Berichtsvariablen gesetzt werden.
Die Suche ist universell, d.h. es wird sowohl nach einem Namen, einem Wert als auch einer Beschreibung einer Variable gesucht. Mit Beginn der Eingabe werden nur noch Einträge angezeigt, die dem Suchkriterium entsprechen. Groß- und Kleinschreibung spielen hierbei keine Rolle.

Protokoll anzeigen

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SmartNotes verfügt über eine interne Fehlerprotokollierung, die bspw. auf ungültige Referenzen hinweist. Wenn beim Öffnen einer Excel-Datei Probleme festgestellt werden, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Eine Bearbeitung des Dokumentes ist erst möglich, sobald dieses Hinweisfenster geschlossen wurde. Um die Ergebnisse der Protokollierung erneut aufzurufen, wird der Button „Protokoll anzeigen“ im SmartNotes Ribbon verwendet. Eine beispielhafte Auswertung für Excel ist nachfolgend dargestellt.

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Mit einem Rechtsklick auf den Eintrag kann das Kontextmenü geöffnet und der Unterpunkt „Stacktrace“ ausgewählt werden. Hierüber lassen sich weitere Informationen zur Meldung abrufen, sofern diese vorhanden sind. Die Auswertung kann jederzeit über die Buttons „OK“ und „Abbrechen“ verlassen werden.

Manuelle Werte aus Excel übernehmen

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SmartNotes bietet die Möglichkeit manuell in Excel eingetragene Werte automatisch in die Datenbank zu integrieren. Dazu wird der Button „Manuelle Werte aus Excel übernehmen“ im SmartNotes Ribbon verwendet.

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Daraufhin erscheint ein Informationsfenster, das darauf hinweist, dass nur alle mit „#m“ programmierten Werte der aktuell geöffneten Excel-Datei in die Datenbank übernommen werden. Um den Importprozess anzustoßen, wird die Abfrage mit dem Button „OK“ bestätigt. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ beendet werden.

Werden manuelle Werte nicht über den Rundungsassistenten, sondern direkt in Excel gepflegt, so müssen diese nach ihrer initialen Anlage stets vor dem Einchecken in die SmartNotes-Datenbank übernommen werden, da sonst jegliche Änderungen verloren gehen. Dazu kann sowohl die Checkbox „Manuelle Zahlen [#m] übernehmen“ im CheckIn-Dialog, wie auch die Funktion „Manuelle Werte aus Excel übernehmen“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden.

Lokale Kopie der Excel-Datei speichern

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Neben dem Einchecken von Excel-Dateien kann auch eine lokale Kopie der Datei gespeichert werden. Dies ist über den Button „Kopie speichern unter …“ im SmartNotes Ribbon möglich.

Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, um den Speicherort für die lokale Kopie anzugeben. Als Dateiname wird automatisch der von SmartNotes verwendete Name für das Dokument eingetragen. Dieser kann jedoch im Gegensatz zum Dateityp vom Benutzer beliebig geändert werden. Nach der Auswahl eines Speicherortes kann der Button „Speichern“ verwendet werden, um eine lokale Kopie zu erzeugen. Das Explorer-Fenster wird automatisch geschlossen und die Datei steht anschließend zum Öffnen außerhalb der SmartNotes Laufzeit zur Verfügung. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ beendet werden.

Versionshistorie anzeigen

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Über den Button „Versionshistorie“ ist es möglich eine ältere Version des aktuell geöffneten Excel-Dokumentes zu öffnen bzw. wiederherzustellen.

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Dabei erscheint der Assistent zur Versionswiederherstellung. Im Dropdown-Menü werden sämtliche Versionen mit den Detailinformationen Änderungszeitpunkt, letzter Benutzer und Kommentar aufgelistet.

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Nach der Auswahl der gewünschten Version mittels Linksklick kann diese mit dem Button „Öffnen“ geöffnet und durch Einchecken auch als neue aktuelle Version gespeichert werden. Wenn auf die ursprüngliche geöffnete Version zugegriffen werden soll, dann kann dies ebenfalls über den Assistenten erfolgen.
Der Assistent kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ verlassen werden.

Zahlenhistorie

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Innerhalb von Excel kann die Änderungshistorie der einzelnen Berichtswerte nachvollzogen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Änderungen automatisch durch einen neuen Datenimport oder manuell durch einen Benutzer vollzogen wurden. Manuelle Änderungen, die im Rundungsformular vorgenommen wurden, sind ebenfalls in Excel einsehbar.

Zum Nachvollziehen der Änderungshistorie wird die gewünschte Zelle markiert und anschließend der Button „Zahlenhistorie“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden, um den Assistenten „Wertentwicklung“ aufzurufen. Für weitere Informationen siehe Kapitel „“.

Kommentarhistorie

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Die einzelnen Berichtswerte innerhalb von Excel können mit einem Kommentar versehen werden, welcher z.B. Informationen zu manuellen Änderungen enthält. Berichtswerte bei denen das der Fall ist, werden mit einem roten Dreieck in der rechten oberen Ecke markiert. Kommentare, die im Rundungsformular angelegt wurden, sind ebenfalls in Excel einsehbar.
Nachdem die gewünschte Zelle markiert wurde, kann über den Button „Kommentarhistorie“ im SmartNotes Ribbon der Assistent „Kommentare“ geöffnet werden, in dem neue Kommentare angelegt werden können. Ein Löschen oder Bearbeiten von einmal angelegten Kommentaren ist aus Compliance-Gründen und einer eindeutigen Nachvollziehbarkeit nicht möglich. Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie unter „“.

Format konvertieren

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SmartNotes stellt die Möglichkeit zur Verfügung, hinterlegte Excel-Dateien in das aktuelle xlsx-Format zu konvertieren. Dazu kann der Button „XLSX Format“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden. Es wird empfohlen, sämtliche Office-Dateien im neuen Format in SmartNotes zu hinterlegen, weil somit eine höhere Funktionalität gewährleistet wird.

Hinweis: Der Button wird nur dann angezeigt, wenn es sich bei dem hinterlegten Excel-Dokument um eine xls-Datei handelt.

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Nach der Betätigung des Buttons ändert sich die Dateiendung des ausgecheckten Excel-Dokumentes in der Programmleiste. Zur endgültigen Übernahme der Konvertierung muss das Excel-Dokument anschließend wieder auf dem Server eingecheckt werden.

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