Ausgabeformat

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Im Bereich „Einheiten“ wird über das Dropdown-Menü „Ausgabeformat“ das Ausgabeformat der hinterlegten Positionen [Einheit / Tsd. / Mio. / Mrd.] festgelegt. Es handelt es sich hierbei um einen Divisor mit dem alle programmierten Zahlen [automatischen Zahlen] verrechnet werden. Wenn also z.B. die importierten Positionen in der Excel-Datei nicht 1:1 übernommen werden, sondern Tausender- oder Millionenbeträgen entsprechen [beispielsweise 5 für 5.000 oder 5.000.000], wird als Ausgabeformat Tsd. oder Mio. gewählt.

Eingaben über das Dropdown-Menü „Eingabeformat“ sind nur notwendig, wenn mit #a Programmierungen gearbeitet wird [siehe Kapitel „“].

Zahlenformatierung

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Zusätzlich kann im Bereich „Zahlenformatierung“, in Abweichung von den für das gesamte SmartNotes-Dokument geltenden Dokumenteinstellungen ( „“), für die jeweilige Excel-Datei eine individuelle Zahlenformatierung festgelegt werden. Sobald ein Klick in das Vorschaufeld der Zahlenformatierung aufgeführt wird, öffnet sich ein weiterer Assistent, der beim Einstellen des gewünschten Formates behilflich ist und eine Vorschau während der Eingabe bietet.

Wenn das Zahlenformat einer Excel-Datei von den für das gesamte Dokument gültigen Vorgaben abweicht, so wird das Vorschaufeld (nach Übernehmen der Einstellungen) mit einer gelblichen Färbung unterlegt.

Zeilenzuweisung

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Um das Zahlenwerk der Excel-Tabellen bequem im SmartNotes Daten Cache bearbeiten zu können, stellt SmartNotes das Tabellen Rundungsformular zur Verfügung, um hier beispielsweise Validierungen zu prüfen, Rundungen durchzuführen oder Änderungen an den Zahlen nachzuvollziehen. Für die korrekte Darstellung der Perioden [z.B. dem aktuellen Jahr und der dazugehörigen Vorjahresperiode] im Rundungsformular ist die Zeilenzuweisung verantwortlich. Beim Einchecken eines Excel-Dokumentes kann diese Zeilenzuweisung vom Benutzer festgelegt werden. Die richtige Darstellung der Zahlenwerte in den Perioden ist Voraussetzung für ein korrektes Vorrollen der Zahlen beim Rolling Forward eines Berichtes.[siehe ].

Je nach Tabellenform kann ein unterschiedlicher Zeilenzuweisungstyp notwendig sein, bei den meisten Tabellen sollte der Standardzuweisungstyp „Programmierung“ für die korrekte Darstellung im Rundungsformular genutzt werden.

Zur Verwendung dieser Funktion muss zunächst die Checkbox „Zeilenzuweisung angeben“ aktiviert werden. Anschließend kann über das Dropdown-Menü eine der folgenden Routinen ausgewählt werden: „Automatisch“, „Programmierung“, „Zeilenposition“ oder „Zeilenbezeichnung“.

SmartNotes erkennt die Zugehörigkeit der Perioden und deren Werte anhand der eingestellten Zeilenzuweisung [z.B. Umsatzerlöse des aktuellen Jahres gehört Umsatzerlöse des Vorjahres]. So geht SmartNotes bei der Zeilenzuordnung Programmierung nur bei gleicher Zuordnungsregel in den prog_Spalten auch vom gleichen Datensatz aus. Eine korrekte Zuordnung der Berichtswerte der aktuellen Periode zu den Vorgängerperioden ist für das Fortschreiben des Dokumentes notwendig.

Standardmäßig ist die Zeilenzuweisung „Programmierung“ voreingestellt.

Automatisch

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Diese Zuordnungsmethode ist lediglich aus Kompatibilitätsgründen vorhanden und sollte nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Als Standard sollte die Zuordnungsmethode Programmierung genutzt werden. SmartNotes versucht im Automatisch-Modus einen automatischen Abgleich [Matching] zwischen Excel-Datei und Rundungsformular vorzunehmen. Dabei werden Prüfschritte angewendet, um die Zugehörigkeiten zu ermitteln.

Programmierung

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Bei der Zeilenzuweisung „Programmierung“ sucht SmartNotes nach identischen Programmierungen, z.B. gleiche Konten in Jahr und Vorjahr. Besonders bei der Programmierung von Spiegeln, in denen die aktuelle und die Vergleichsperiode in verschiedenen Zeilen zu finden sind, führt diese Zeilenzuweisung zum korrekten Match von Jahr und Vorjahr.

Zeilenposition

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SmartNotes identifiziert die zusammengehörigen Berichtswerte anhand ihrer Zeilenposition. Stehen mehrere Werte in derselben Zeilen, so werden sie als einander zugehörig aufgefasst. Diese Zuordnung wird z.B. in Tabellen verwendet in denen die Werte der aktuelle Periode und der Vergleichsperiode sich in nebeneinander liegenden Spalten befinden, unabhängig von der gewählten Programmierung. Stehen z.B. zwei Berichtswerte in derselben Zeile und haben verschiedene Programmierungen, z.B. #s6 und #m6, erkennt SmartNotes diese bei der Zeilenzuweisung „Zeilenposition“ als zusammengehörig.

Zeilenbezeichnung

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SmartNotes identifiziert die Berichtswerte anhand ihrer Zeilenbezeichnung [name-Spalte]. Weisen mehrere Werte die exakt selbe Bezeichnung auf, so werden sie als einander zugehörig aufgefasst. Diese Zuordnungsform sollte sehr selten vorkommen.

Manuelle Zahlen übernehmen

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Mit der Checkbox „Manuelle Zahlen [#m] übernehmen“ wird festgelegt, dass die in der Tabelle manuell programmierten Zahlen von SmartNotes erkannt und in die SmartNotes-Datenbank übernommen werden .

Hinweis: Manuelle Werte müssen nach ihrer initialen Anlage stets vor dem Einchecken in die SmartNotes-Datenbank übernommen werden, da sonst jegliche Änderungen verloren gehen. Dazu kann sowohl die Checkbox „Manuelle Zahlen [#m] übernehmen“ im CheckIn-Dialog wie auch die Funktion „Manuelle Werte aus Excel übernehmen“ im SmartNotes Ribbon verwendet wird.

CheckIn Vorschau

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SmartNotes stellt mit der aktuellen Version die Möglichkeit einer Vorschau der getätigten Änderungen zur Verfügung. Dazu wird sowohl im einfachen als auch im erweiterten CheckIn Dialog der Button „CheckIn Vorschau“ verwendet. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht, die sämtliche programmierten Berichtsdaten der bearbeiteten Excel-Datei auflistet.

SmartNotes hebt sämtliche Änderungen farblich hervor und kann darüber hinaus auch schon die Auswirkungen auf andere Werte bzw. Summen [in anderen Kapiteln] aufzeigen. Rot hervorgehobene und durchgestrichene Zeilen kennzeichnen gelöschte Zeilen und Spalten einer Excel-Datei, fett hervorgehobene Zeilen weisen auf Änderungen in der Programmierung hin, wenn z.B. die Positionsnummer geändert wurde. Das Warndreieck zeigt an, ob durch das Löschen von Excel- Zeilen Referenzen, Validierungen oder Fließtextzahlen zerstört wurden.

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Dazu kann für jeden Wert die Funktion „Referenz anzeigen“ in der letzten Spalte genutzt werden. Nach einem einfachen Klick öffnet sich eine weitere Detailübersicht, die die direkte Referenzdatei eines Wertes anzeigt.

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Werden referenzierte Dateien gelöscht, so lässt sich dies in der SmartNotes Historie der Referenzdatei oder der Auswertung der Historie nachvollziehen.

Nach Betrachtung der Vorschau kann diese jederzeit wieder verlassen werden, indem das Fenster geschlossen wird. Mit einem Klick auf den Button „Einchecken“ wird das Excel-Dokument für das entsprechende Kapitel hinterlegt. Im Cockpit ändert sich das Symbol der Excel-Datei in der Spalte „Excel“ und wird um den letzten Änderungszeitpunkt ergänzt.

Wird der Button „Einchecken“ verwendet, ohne dass vorher die Vorschau genutzt wurde, aber dennoch Zeilen oder Spalten bzw. Wertespalten-Definitionen gelöscht wurden, so erscheint die Vorschau automatisch. Die Änderungen müssen an dieser Stelle bestätigt werden, bevor die Excel-Datei eingecheckt werden kann.

Letzte Kommentare

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Beim CheckIn von Excel-Dateien bietet SmartNotes die Möglichkeit persönliche Kommentare zu hinterlegen. Die Kommentarfunktion ermöglicht Informationen über die letzten Änderungen der Datei oder den Grund der neuen Speicherung zu hinterlegen. Dieser wird z.B. in der Historie des Dokumentes in SmartNotes angezeigt [vgl. Historie der Office-Dokumente].

Mit der Funktion „Letzte Kommentare“ hat der Benutzer die Möglichkeit, seine zuletzt 20 verwendeten Kommentare erneut zu nutzen.

CloudCheckIn of Excel files