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- Checkbox "CustomXML Dateien Entfernen"
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Hinweis: Die Einstellungen für Word werden dokumentweit angewendet, d.h. sie gelten nur für das aktuelle SmartNotes-Dokument. Wird in ein anderes SmartNotes-Dokument gewechselt, so müssen die Einstellungen dort separat vorgenommen werden. |
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Sprachabhängige Einstellungen |
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Die Überschrift „Sprachabhängige Einstellungen“ ist mit einem in Klammern geschriebenen Sprachzusatz versehen [z.B. „[Deutsch]“]. Dieser stellt die aktuell im SmartNotes Cockpit verwendete Sprachversion dar und wird in Abhängigkeit von der genutzten Dokumentsprache vergeben. Die sprachabhängigen Einstellungen können also für jede Dokumentsprache einzeln vorgenommen werden. Sollten Einstellungen für eine andere Sprache getätigt werden, so muss zunächst die aktuelle Dokumentsprache gewechselt werden. |
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| Die Einstellungen für die Word Formatvorlage sind sprachenabhängig. Es ist pro Sprache eine Formatvorlage zu hinterlegen. Wenn noch keine Formatvorlage hinterlegt ist, steht nur der Button „Word Formatvorlage hinzufügen" zur Verfügung. Bei bereits hinterlegter Formatvorlage stehen die Button „Word Formatvorlage löschen" und „Word Formatvorlage bearbeiten" zur Verfügung. |
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| title | Fließtext-Einstellungen |
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| Über den Button „Fließtext-Einstellungen“ öffnet sich der Assistent „Fließtextzahlen Einstellungen“. Hier können für ein Dokument sprachspezifisch ein Präfix und ein Postfix zu den im Fließtext genutzten Werten für Prozent, Währung, Währung in Tausend, Währung in Millionen und Währung in Milliarden definiert werden. Beim Einfügen eines neues Fließtextes wird dieser automatisch um den neu definierten Präfix bzw. Postfix erweitert. Auch bestehende Fließtexte werde automatisch aktualisiert, wenn Fließtextzahlen Einstellungen geändert werden. |
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Sprachunabhängige Einstellungen |
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Die unten aufgeführten Einstellungen sind erst ab einer fortgeschrittenen Version 2.9 sprachunabhängig. In der Version 2.9.0.69 oder einer älteren SmartNotes Version müssen die Einstellungen für jede Sprache vorgenommen werden. |
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| title | Checkbox „Word CheckIn Kommentar erzwingen“ |
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| Die Checkbox sorgt dafür, dass beim Einchecken einer Word-Datei ein Kommentar hinterlegt werden muss. |
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| title | Checkbox „Bei schreibgeschützten Word Dateien Kommentar zulassen“ |
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| Wird die Checkbox „Bei schreibgeschützten Word Dateien Kommentar zulassen“ aktiviert, erscheint beim Schließen von schreibgeschützten Word-Schnipseln ein Fenster zur Kommentierung. Nach einem Klick auf dem Button „Ja“, kann der Kommentar wie in einem Check-In Fenster eingegeben werden. Dieser Kommentar wird, wie der Check In Kommentar, in der Historie angezeigt. |
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| title | Checkbox „Word löschen erfordert Benutzerkommentar“ |
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| Bei gesetzter Option muss beim Löschen einer Word Datei ein Kommentar eingegeben werden. |
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| title | „Excel Tabellenformat“ |
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| Die mit Word-Dateien verknüpften Excel-Tabellen können als „RTF Tabelle“, „Metadatei [Grafik]“, „Bitmap“, „HTML Tabelle“ oder „Excel Tabelle [OLE-Objekt]“ in ein Word-Dokument eingefügt werden. Bitmaps und Metadateien [Metafile [as Image]] stellen den Ausgabebereich [Tabelle] als Abbildung dar. Ein Vorteil dabei ist, dass die Formatierungen der Zellen durch die Abbildung 1:1 in das Ergebnisdokument übernommen werden. Der Nachteil besteht zum einen darin, dass Abbildungen nicht mehr verändert werden und damit auch nicht miteinander verglichen werden können und zum anderen, dass das Druckbild der Tabellen von niedriger Qualität ist. Veränderungen zwischen zwei Tabellen müssen manuell untersucht werden. Ein Vorteil vom Excel-Tabellenformat HTML ist, dass die Tabellen auch nach dem Einfügen noch verändert und automatisiert miteinander verglichen werden können, so dass Veränderungen leichter zu identifizieren sind. Darüber hinaus zeigt das Druckbild eine sehr hohe Qualität mit dieser Einstellung. |
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| title | Checkbox "CustomXML Dateien Entfernen" |
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| Wird die Checkbox „CustomXml Dateien Entfernen" aktiviert, löscht SmartNotes bei jedem CheckIn die CustomXml Dateien. Der Vorteil dabei ist, dass die von Word geschriebenen Xml Dateien nicht mehr zu Performance-Problemen innerhalb von Word führen können. | Note |
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| Text pad CustomXML |
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| Text pad CustomXML |
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| nopanel | true |
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Bevorzugtes Verhalten beim Einfügen von Tabellen |
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| Der Radiobutton „Bei jedem Checkout neu einfügen“ ermöglicht es, dass mit Word-Dateien verknüpfte Excel-Tabellen bei jedem Checkout neu eingefügt werden. Das neuerliche Einfügen erfolgt auch dann, wenn keine Änderungen an der eingefügten Tabelle vorgenommen werden. Der Radiobutton „Bei Änderungen neu einfügen“ ermöglicht es, dass mit Word-Dateien verknüpfte Excel-Tabellen bei einem Checkout nur dann neu eingefügt werden, wenn der letzte Änderungszeitpunkt der Excel-Datei jünger als der letzte Änderungszeitpunkt der Word-Datei ist. Die Tabelle bleibt so lange in Word unberührt, bis sich die Quelldatei erneut ändert. Der Radiobutton „Werte innerhalb der Tabelle aktualisieren“ ermöglicht es, dass mit Word-Dateien verknüpfte Excel-Tabellen bei jedem Checkout nur inhaltlich aktualisiert werden. Es wird nicht die gesamte Tabelle erneut nach Word importiert, sondern lediglich die Werte der Tabelle. |
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Textblock Einstellungen |
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| In den Textblockeinstellungen können Sie ein Template für die Textblöcke hinterlegen. Der Dialog zum Einfügen und Bearbeiten ist vergleichbar mit den Word-Formatvorlagen. |
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| borderColor | #666666 |
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| bgColor | #ECECEC |
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| borderWidth | 2 |
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Zurück zur Übersicht - SmartNotes Cockpit
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The assistant for the document settings can be found under the menu item "Document" and can be called up with the sub-item "Settings". Alternatively, it can be called up directly via the "Settings" button in the toolbar. The Word document settings can be found under the tab "Word settings". The corresponding Word settings are summarised in the area "Language-dependent settings". The individual setting options of this area are explained in more detail in the following chapters. |
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| Note |
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Note: The settings for Word are applied document-wide, i.e. they only apply to the current SmartNotes document. If you switch to another SmartNotes document, the settings must be made separately there. |
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Language-Dependent Settings |
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The heading "Language-dependent settings" is provided with a language suffix written in brackets [e.g. "[German]"]. This represents the language version currently used in the SmartNotes Cockpit and is assigned depending on the document language used. The language-dependent settings can therefore be made individually for each document language. If settings are to be made for another language, the current document language must first be changed. |
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| The settings for the Word Layout Master are language-dependent. A format template must be stored for each language. If no style sheet has been saved yet, only the button "Add Word Layout Master" is available. If a style sheet has already been saved, the buttons "Delete Word Layout Master" and "Edit Word Layout Master" are available. |
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| Click on the button "Text Value Settings" to open the wizard "Word Text Value Settings". Here you can define a language-specific prefix and postfix for the values used in the text valiues for percent, currency, currency in thousands, currency in millions and currency in billions. When a new text value is inserted, it is automatically extended by the newly defined prefix or postfix. Existing text values are also automatically updated when text value settings are changed. |
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Language-Invariant Settings |
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The settings listed below are only language-independent from an advanced version 2.9. In version 2.9.0.69 or an older SmartNotes version, the settings must be made for each language. |
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| title | Checkbox „Word CheckIn requires user comment“ |
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| The checkbox ensures that a comment must be stored when checking in a Word file. |
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| title | Checkbox „Allow comments to write-protected Word files" |
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| If the checkbox "Allow comments to write-protected Word files" is activated, a window for comments appears when read-only Word snippets are closed. |
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| After clicking the "Yes" button, the comment can be entered as in a check-in window. This comment, like the Check In comment, is displayed in the history. |
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| title | Checkbox „Word delete requires user comment" |
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| If this option is set, a comment must be entered when deleting a Word file. |
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| title | „Excel table format“ |
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| The Excel tables linked to Word files can be inserted into a Word document as "RTF Table", "Metafile [Graphic]", "Bitmap", "HTML Table" or "Excel Table [OLE Object]". Bitmaps and metafiles [Metafile [as Image]] represent the output area [Table] as an image. One advantage is that the formatting of the cells is transferred 1:1 to the result document by the image. The disadvantage is, on the one hand, that illustrations can no longer be changed and thus cannot be compared with each other and, on the other hand, that the printed image of the tables is of low quality. Changes between two tables must be examined manually. An advantage of the Excel table format HTML is that the tables can still be changed and automatically compared with each other after insertion, so that changes are easier to identify. Furthermore, the print image shows a very high quality with this setting. |
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| title | Checkbox "Remove CustomXML files" |
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| If the checkbox "Remove CustomXml files" is activated, SmartNotes deletes the CustomXml files with each CheckIn. The advantage of this is that the xml files written by Word cannot lead to performance problems within Word anymore. | Note |
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| Text pad CustomXML |
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| Text pad CustomXML |
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| nopanel | true |
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Preferred Table Refresh Behavior |
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| The radio button - "Insert table on each Check Out" enables Excel tables linked to Word files to be re-inserted at each checkout. The new insertion also takes place if no changes are made to the inserted table.
- "Insert table on data change" enables Excel tables linked to Word files to be re-inserted at a checkout only if the last modification time of the Excel file is later than the last modification time of the Word file. The table remains untouched in Word until the source file changes again.
- "Refresh table valuese" enables Excel tables linked to Word files to be updated only in terms of content with each checkout. The entire table is not re-imported into Word, but only the values of the table.
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Textblock Settings |
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| In the Text block settings you can store a template for the text blocks. The dialogue for inserting and editing is comparable to the Word format templates. |
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