Der Periodenexport bietet die Möglichkeit eine Periode mit all ihren Daten in ihrer Gesamtheit oder in Teilen zu exportieren.

Voraussetzungen

Der Periodenexport steht zur Verfügung, wenn das entsprechende Customizing durch AMANA aktiviert wurde. Nach einer Stabilisierungsphase ist es geplant, den Export allen Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Exportfunktion kann unter anderem dazu verwendet werden, Perioden in ihrer Gesamtheit außerhalb des GTC zu sichern.

Es ist unter Umständen im Supportfall nützlich, auf die Originaldaten einer Periode zurückgreifen zu können. Im Bedarfsfall stimmen Sie bitte intern ab, ob eine Herausgabe der Daten gestattet ist. AMANA sorgt nach Eintreffen der Periodendaten für eine entsprechend sichere Ablage und Anonymisierung und wird die Daten nur für den definierten Supportfall verwenden.

Um einen Periodenexport anstoßen zu können, benötigen Sie die Berechtigung "Master Data: Period export - Execute". Anschließend finden Sie den Exportdialog im Bereich "Stammdaten / Perioden / Periodenexport".

Export durchführen

Der Dialog ist so gestaltet, dass der Export flexibel durchgeführt werden kann. Die Flexibilität wird durch verschiedene Parameter gewährleistet, die im Folgenden beschrieben sind.

Parameter	Kurzbeschreibung
Quellperiode	Auswahlliste: Periode, die exportiert werden soll
Art der Daten	Auswahlliste: Nur Stammdaten: Daten aus dem GTC-Bereich "Stammdaten" Stamm- und Bewegungsdaten ( Ertragsteuern): Daten aus den GTC-Bereichen "Stammdaten" und "Einzelgesellschaft" Achtung: Der Bereich "(Teil-)Konzern" kann zur Zeit noch nicht komplett exportiert werden. Es besteht zur Zeit nur die Möglichkeit, Informationen zu Konsolidierungen zu exportieren. Der "Bilanzvergleich" gehört zu den Stammdaten. Er wird inklusive der dort vorhandenen Werte exportiert. Ob diese berücksichtigt werden oder nicht, ist im Periodenimport näher geregelt.
Bilanzpositionsmapping anwenden	Checkbox: Aktiv: Sofern ein Export-Mapping für (Bilanz-)Positionen hinterlegt ist, wird dieses beim Periodenexport angewendet. Exportmapping Das Exportmapping für (Bilanz-)Positionen wird im Dialog "Schnittstellen / Positionsmapping" hinterlegt. Dazu ist in dem Dialog die Bilanzart "IFRS / Local GAAP" und der Mappingtyp "IFRS => Extern" auszuwählen.
Gesellschaftsauswahl	Auswahlliste: Die Gesellschaften, die exportiert werden sollen, werden hier festgelegt: Alle Gesellschaften Ausgewählte Gesellschaften: Es öffnet sich ein weiteres Auswahlfeld "Einzelgesellschaften", welches eine Mehrfachauswahl unterstützt. Über Reporting Dimensionen: Es öffnet sich ein weiteres Auswahlfeld "Reporting Dimensionen", welches eine Mehrfachauswahl unterstützt. Über Organkreise: Es öffnet sich ein weiteres Auswahlfeld "Organkreise", welches eine Mehrfachauswahl unterstützt.
Beteiligungsstruktur	Checkbox: Aktiv: Es werden Zuordnungsinformationen zu den übergeordneten Einheiten und dem Organtyp sowie Organträger exportiert. Achtung: Bei Auswahl "Alle Gesellschaften" wird die Beteiligungsstruktur immer exportiert.
Konsolidierungsdaten	Checkbox: Aktiv: Es werden die Informationen zu Konsolidierungen aus dem Bereich "(Teil-)Konzern" exportiert. Achtung: Dieser Parameter wird nur angezeigt, wenn die Auswahl "Alle Gesellschaften" getroffen wurde.
Nur aktive Datensätze	Checkbox: Aktiv: nur aktive Datensätze exportieren Nicht aktiv: aktive und archivierte Datensätze exportieren Achtung: Dieser Parameter wird nur angezeigt, wenn die Auswahl "Alle Gesellschaften" getroffen wurde. "Datensätze" sind in dem Zusammenhang alle Stammdaten, die zwischen den Zuständen "aktiv" und "archiviert" unterscheiden. Momentan können die folgenden Datensätze archiviert werden: Länder, Gesellschaften, Reporting Dimensionen, Bilanzpositionen.
Export verschlüsseln	Checkbox: Aktiv: Das Exportpaket wird verschlüsselt. Es öffnet sich ein weiteres Eingabefeld "Passwort", welches in dem Fall ausgefüllt werden muss. Mit diesem Passwort wird die Exportdatei letztendlich gesichert. Das Passwort muss den konfigurierten Passwortrichtlinien entsprechen.

Nachdem die Parameter ausgewählt wurden, kann der Export über die Schaltfläche "Export starten" angestoßen werden. Unter Umständen kann der Export eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden während des Exports durch einen Statusbalken über den Fortschritt des Exports informiert.

Log-Informationen werden während des gesamten Vorgangs in die Logdatei PERIODENTRANSFER geschrieben. Jedoch wird zusätzlich eine für den Anwender lesbare Protokolldatei erzeugt.

Wenn der Export durchgelaufen ist, wird das Ergebnis in einer kurzen Zusammenfassung angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit die exportierten Daten als "*.gpt"-Datei und die detaillierten Protokollinformationen als "*.txt"-Datei herunterzuladen. Die Protokolldatei kann beispielsweise mit Excel geöffnet werden. Über die Schaltfläche "Neuen Export starten" wird der aktuelle Status des durchgeführten Exports gelöscht und ein neuer Export kann angestoßen werden.

Sie können während des Exports in anderen Perioden im GTC weiterarbeiten. Das Ausloggen ist ebenfalls möglich. Der Export wird im Hintergrund fortgeführt. Sie können sich zu einem späteren Zeitpunkt wieder anmelden und bekommen je nach Fortschritt des Exports den nun aktuellen Statusbalken oder die Ergebnisseite angezeigt.

Sperrmechanismen

Um sicherzustellen, dass die Daten in der Exportdatei einen konsistenten Zustand abbilden, kann der Export nur dann gestartet werden, wenn zu dem Zeitpunkt

kein Anwender die Daten der Quellperiode in einem Dialog im Zugriff hat und
sich kein anderer Periodenexport oder -import in der Ausführung befindet.

Der erste Punkt stützt sich auf den im GTC verwendeten Sperrmechanismus für konkurrierende Zugriffe. Sobald ein Anwender einen Detaildialog betritt, wird ein Sperreintrag hinterlegt. Beim Start eines Periodenexports wird überprüft, ob ein Sperreintrag für diese Periode existiert.

Zur Absicherung der zweiten Bedingung wird bei Durchführung des Periodentransfers ein Sperrvermerk auf die gerade verwendete Periode gesetzt. Beim Periodenexport ist dies die Quellperiode. Einerseits kann durch diesen Sperrvermerk kein weiterer Periodenexport oder-import angestoßen werden. Andererseits können Anwender in einer durch den Transfer gesperrten Periode keine Änderungen vornehmen. Sie bekommen in dem Fall einen entsprechenden Hinweis angezeigt.

Nach Abschluss des Periodentransfers wird der Sperrvermerk für die Periode automatisch zurückgesetzt, unabhängig davon, ob der Export erfolgreich durchgeführt werden konnte oder ob ein Fehler aufgetreten ist.